Aufbauorganisation im Technischen Facility Management
Effiziente Kommunikation und Innovation durch klare Verantwortlichkeiten und flexible Organisationsstrukturen
Die klare Definition von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten trägt zu einer reibungslosen Kommunikation und Koordination innerhalb des Unternehmens bei. Durch die Einbindung interdisziplinärer Teams wird der Austausch von Expertise gefördert und die Entstehung innovativer Lösungsansätze begünstigt. Eine anpassungsfähige Organisationsstruktur gestattet Unternehmen, sich den Veränderungen im Markt und technologischen Fortschritten anzupassen. Die fortlaufende Evaluierung und Anpassung der Aufbauorganisation erhöht die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.
Aufbauorganisation für effiziente Technische Betriebsführung
Hierarchische Struktur im Technischen Facility Management
Unsere Aufbauorganisation im Bereich Technisches Facility Management (TFM) zeigt eine hierarchische Struktur und umfasst diverse Teams und Verantwortungsbereiche, die eng miteinander kooperieren. An der Spitze der Organisation steht die Gruppenleitung TFM, die das gesamte technische Facility Management koordiniert. Ihr Hauptaugenmerk liegt auf der effektiven Zusammenarbeit der unterschiedlichen Gewerke und Abteilungen, um die Unternehmensziele hinsichtlich technischer und baulicher Infrastruktur zu erreichen.
Die Verantwortlichen für die verschiedenen Gewerke im Facility Management – wie Elektro, Sanitär, Klima- und Lüftungstechnik – tragen die Verantwortung für die professionelle und zielgerichtete Instandhaltung, Reparatur und Wartung der Anlagen und Einrichtungen in ihren jeweiligen Bereichen. Sie leiten Teams von Technikern und Fachkräften, die sie bei der Umsetzung von Aufgaben und Projekten in ihren Bereichen unterstützen.
Unser Service-Desk fungiert als zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen und Störungsmeldungen im Facility Management. Dieser ist in der Regel rund um die Uhr besetzt und gewährleistet schnelle Reaktionszeiten auf sämtliche Anfragen und Störungsmeldungen. Unsere Mitarbeiter am Service-Desk nehmen Anfragen und Störungsmeldungen entgegen, analysieren die Probleme und leiten sie an die zuständigen Gewerkeverantwortlichen oder Techniker weiter.
Zur Automatisierung und Optimierung verschiedener Prozesse im Facility Management setzen wir eine FM-Software ein. Diese ermöglicht die Speicherung und Verwaltung sämtlicher Daten und Informationen zur technischen und baulichen Infrastruktur in einer zentralen Datenbank. Die FM-Software unterstützt die Gruppenleitung TFM und die Gewerkeverantwortlichen bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten sowie bei der Budget- und Ressourcenplanung.
Die Gebäudeautomation dient der Steuerung und Überwachung der technischen Anlagen und Einrichtungen in einem Gebäude. Hierzu zählt unter anderem die Steuerung von Beleuchtung, Heizung, Klima- und Lüftungsanlagen sowie Sicherheitstechnik. Ein Team von Technikern und Ingenieuren arbeitet eng mit den Gewerkeverantwortlichen und der Gruppenleitung TFM zusammen, um die Gebäudeautomation zu betreuen.
Für die Planung und Konstruktion von technischen Anlagen und Einrichtungen nutzen wir ein CAE- und CAD-System. Dies ermöglicht die Visualisierung und Dokumentation der technischen Elemente. Ein Team von Ingenieuren und Technikern arbeitet eng mit den Gewerkeverantwortlichen und unserer Gruppenleitung TFM zusammen, um das CAE- und CAD-System zu pflegen.
Organigramm im Technischen Facility Management: Struktur und Verantwortlichkeiten
Facility Management (FM) Leitung ist verantwortlich für die strategische Ausrichtung des FM und dient als Schnittstelle zur Geschäftsführung und anderen Abteilungen.
Technisches Facility Management ist verantwortlich für die Planung, Umsetzung und Steuerung von technischen Prozessen und ist die Schnittstelle zu Lieferanten, Auftragnehmern und externen Dienstleistern.
Gewerkeverantwortliche sind verantwortlich für die technische Betriebsführung und Instandhaltung von Anlagen und Gebäuden und dienen als Schnittstelle zur technischen FM-Abteilung und zu Lieferanten.
Energiemanagement ist verantwortlich für die Überwachung und Optimierung des Energieverbrauchs und dient als Schnittstelle zur technischen FM-Abteilung und zum Umweltmanagement.
Umweltmanagement ist verantwortlich für die Einhaltung von Umweltstandards und -vorschriften und dient als Schnittstelle zur technischen FM-Abteilung und zum Energiemanagement.
Betriebliche Sicherheit ist verantwortlich für die Gewährleistung der Sicherheit von Mitarbeitern und Besuchern und ist die Schnittstelle zur technischen FM-Abteilung und zum Risikomanagement.
Risikomanagement ist verantwortlich für die Identifikation und Bewertung von Risiken im FM und dient als Schnittstelle zur FM-Leitung, zum Sicherheitsmanagement und zu anderen Abteilungen.
CAFM/CAD ist verantwortlich für die Verwaltung von Dokumenten und Daten im FM.
Externe Stakeholder beinhalten Lieferanten und Dienstleister, Behörden und Aufsichtsbehörden, Kunden und Mieter, sowie Nachbarn und Anwohner.
Geschäftsverteilungsplan im Facility Management
Ein Geschäftsverteilungsplan im Bereich Technisches Facility Management bildet ein Dokument ab, das die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb des Technischen Facility Managements eines Unternehmens oder einer Organisation festlegt. In der Regel obliegt die Erstellung des Plans dem Facility Manager, der die Aufgaben für jedes Teammitglied innerhalb des Technischen Facility Managements definiert.
Der Geschäftsverteilungsplan im Bereich Technisches Facility Management bildet eine bedeutende Komponente des Facility Managements und trägt zur Koordination des Teams, zur Steigerung der Effizienz und Qualität sowie zur Vermeidung von Fehlern bei. Durch die klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten deckt er sämtliche Aspekte des Technischen Facility Managements ab und erfüllt die Ansprüche der Gebäudenutzer.
Elemente eines typischen Geschäftsverteilungsplans
Technisches Management: Dieses Team überwacht und führt Wartungs- und Reparaturarbeiten an den technischen Einrichtungen im Gebäude aus. Dazu zählen Klimaanlagen, Heizungs- und Lüftungssysteme, Sanitäranlagen, Elektroinstallationen und Aufzüge.
Sicherheits- und Umweltmanagement: Dieses Team überwacht die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und Umweltstandards im Gebäude. Dazu zählen die Durchführung von Inspektionen und Tests, die Überwachung von Brandschutz- und Evakuierungsplänen sowie die Einhaltung von Umweltauflagen.
Energie- und Ressourcenmanagement: Dieses Team überwacht und optimiert die Energieeffizienz und die Ressourcennutzung im Gebäude. Dazu zählen die Durchführung von Energieaudits, die Identifizierung von Einsparungspotenzialen und die Implementierung von Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs und der Kosten.
Projektmanagement: Dieses Team plant und führt technische Projekte im Gebäude durch. Dazu zählen die Planung von Renovierungs- und Umbauarbeiten, die Einführung neuer Technologien und die Implementierung von Instandhaltungsplänen.
Trends im Technischen Facility Management: Anpassung an neue Anforderungen
Zentralisierung: Immer mehr Unternehmen konzentrieren ihre Facility-Management-Aktivitäten auf zentrale Teams oder Abteilungen, um eine bessere Koordination und Kontrolle zu gewährleisten. Dies kann dazu beitragen, Doppelaufwände und Ineffizienzen zu reduzieren und eine einheitliche Facility-Management-Strategie zu verfolgen.
Innovationspartnerschaften: Innovationspartnerschaften beziehen sich auf die Zusammenarbeit zwischen Facility-Management-Organisationen und Technologieunternehmen, um innovative Lösungen für das Technische Facility Management zu entwickeln. Diese Partnerschaften können dazu beitragen, die Einführung neuer Technologien zu beschleunigen und die Effektivität der Facility-Management-Aktivitäten zu verbessern.
Outsourcing: Viele Unternehmen outsourcen Teile ihres Facility-Managements, um sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Outsourcing-Partner können Spezialwissen und Erfahrung in bestimmten Bereichen des Facility-Managements einbringen, was zu einer höheren Effizienz und besseren Ergebnissen führen kann.
Resourcing: Resourcing bezieht sich auf die Verwendung von externen Ressourcen wie Freelancern, Beratern oder Servicepartnern, um bestimmte Facility-Management-Aufgaben oder Projekte durchzuführen. Dies kann dazu beitragen, spezialisierte Fähigkeiten und Ressourcen zu nutzen und gleichzeitig die Kosten zu senken.
Leistungsbündelung: Bei der Leistungsbündelung werden verschiedene Facility-Management-Leistungen gebündelt, um eine umfassende und integrierte Facility-Management-Lösung anzubieten. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Dienstleistern zu verbessern.
Digitalisierung: Die zunehmende Digitalisierung der Facility-Management-Prozesse erfordert eine Anpassung der Aufbauorganisation. Technische Facility-Management-Organisationen integrieren zunehmend digitale Tools und Plattformen, um die Überwachung und Steuerung von technischen Einrichtungen und Systemen zu verbessern. Das erfordert spezialisiertes Personal für die Bedienung und Wartung dieser Systeme.
Multidispiziplinarität: Facility-Management-Organisationen müssen eine immer größere Bandbreite an Aufgaben bewältigen, die von Gebäudetechnik und -infrastruktur bis hin zur Verwaltung von Arbeitsplätzen und Dienstleistungen reichen. Eine multidisziplinäre Aufbauorganisation kann sicherstellen, dass die richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen vorhanden sind, um alle erforderlichen Aufgaben effektiv zu erledigen.
Nachhaltigkeit: Eine nachhaltige Aufbauorganisation im Technischen Facility Management berücksichtigt die ökologischen und sozialen Auswirkungen der Facility-Management-Aktivitäten. Das erfordert spezialisierte Mitarbeiter, die sich mit Umwelt- und Nachhaltigkeitsfragen auskennen und dazu beitragen können, nachhaltige Facility-Management-Strategien zu entwickeln und umzusetzen.
Customer Experience: Customer Experience ist ein wichtiger Trend im Technischen Facility Management, der sich auf die Schaffung eines positiven Kundenerlebnisses konzentriert. Facility-Management-Organisationen können ihre Dienstleistungen und Prozesse so gestalten, dass sie die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden erfüllen und somit die Zufriedenheit und Bindung der Kunden erhöhen.
Agile Methoden: Agile Methoden, wie sie in der Software-Entwicklung und anderen Bereichen angewendet werden, können auch im Technischen Facility Management genutzt werden, um schnell auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren und kontinuierlich zu verbessern. Agile Methoden betonen eine enge Zusammenarbeit, kontinuierliches Feedback und schnelle Iterationen, um schnellere Ergebnisse zu erzielen und die Effektivität der Facility-Management-Aktivitäten zu steigern.