Schnittstelle zur Personalabteilung in der technischen Betriebsführung

Die Personalabteilung fungiert als wichtiger Partner für das Technische Facility Management (TFM) und beeinflusst direkt die Bereitstellung von Dienstleistungen sowie die Einhaltung der Servicestandards.

Der Begriff "Servicecenter" bezieht sich auf eine Organisation, die eine Vielzahl von Dienstleistungen für ihre Kunden anbietet. Diese Dienstleistungen können unterschiedlichster Art sein und administrative Aufgaben, technische Unterstützung sowie kommerzielle Dienstleistungen umfassen.

Ein Servicecenter strebt danach, eine einheitliche und effiziente Bereitstellung von Dienstleistungen sicherzustellen. Es erfüllt die Anforderungen und Bedürfnisse seiner Kunden und bietet ihnen eine zentrale Anlaufstelle für ihre Anliegen.

• Personalbeschaffung und -einstellung: TFM stützt sich auf qualifiziertes und motiviertes Personal, um seine Dienstleistungen auf hohem Niveau zu erbringen. Die Personalabteilung hat eine entscheidende Funktion bei der Rekrutierung und Einstellung von qualifiziertem Personal und gewährleistet, dass TFM über das benötigte Personal verfügt, um seine Dienstleistungen effizient und wirksam zu erbringen.

• Schulung und Weiterbildung: Die Personalabteilung trägt die Verantwortung für die Schulung und Weiterbildung des Personals, welches für die Durchführung der TFM-Dienstleistungen zuständig ist. Diese Schulungen und Weiterbildungen stellen sicher, dass das Personal in der Lage ist, seine Aufgaben wirksam und effizient auszuführen und die Service Level Agreements (SLAs) von TFM einzuhalten.

• Integrierte Dienstleistungen: Ein Dienstleistungszentrum Personal stellt eine Reihe von Personalwesen-Dienstleistungen unter einem Dach bereit, einschließlich der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Personaladministration, Rekrutierung und Einstellung.

• Effizienz: Durch die Integration von Dienstleistungen macht ein Dienstleistungszentrum Personal Prozesse effizienter und automatisiert zeitaufwändige manuelle Arbeiten.

• Kosteneinsparungen: Durch Prozessoptimierung und die Reduzierung manueller Aufgaben trägt ein Dienstleistungszentrum Personal zur Kosteneinsparung in Unternehmen bei.

• Expertenwissen: Die Mitarbeiter im Dienstleistungszentrum Personal besitzen fundiertes Fachwissen im Bereich Personalwesen und stehen Unternehmen bei komplexen personalrechtlichen Fragen zur Seite.

• Datensicherheit: Ein Dienstleistungszentrum Personal erfüllt hohe Anforderungen an die Datensicherheit und stellt sicher, dass vertrauliche Informationen sicher verarbeitet werden.

• Flexibilität: Ein Dienstleistungszentrum Personal kann flexible Lösungen anbieten, um den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens zu entsprechen.

• Rekrutierungszeit: Dieser KPI verzeichnet die Zeit von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung des Kandidaten. Eine kurze Rekrutierungszeit deutet auf eine effiziente Besetzung von Stellen durch die Personalabteilung hin.

• Mitarbeiterzufriedenheit: Dieser KPI erfasst das Zufriedenheitslevel der Mitarbeiter bezüglich ihrer Arbeitsbedingungen, ihrer Vorgesetzten und ihres Arbeitsumfeldes. Hohe Mitarbeiterzufriedenheit hilft dabei, das Personal motiviert und produktiv zu halten.

• Fluktuation: Dieser KPI verzeichnet den Prozentsatz der Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen. Eine niedrige Fluktuation deutet darauf hin, dass die Personalabteilung erfolgreich Talente bindet und den Mitarbeiterverlust reduziert.

• Schulungszeit: Dieser KPI erfasst die Zeit, die Mitarbeiter für Schulungen und Weiterbildungen aufwenden. Mehr Zeit für Schulungen hilft den Mitarbeitern, ihre Aufgaben effizienter und effektiver zu erfüllen.

• Diversität und Inklusion: Dieser KPI erfasst den Grad an Diversität und Inklusion innerhalb der Belegschaft. Hohe Werte für Diversität und Inklusion deuten darauf hin, dass das Unternehmen eine vielfältige Belegschaft hat und in der Lage ist, eine breitere Kundenbasis zu bedienen.

Die Rolle des Personalbereichs als Servicezentrum hat einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg des Technischen Facility Managements (TFM).

Eine der wichtigsten Aufgaben des Personalbereichs in Bezug auf das TFM besteht darin, passende Mitarbeiter für spezifische Aufgaben zu identifizieren und einzustellen. Dies beinhaltet das Verfassen von Stellenbeschreibungen, das Veröffentlichen von Stellenanzeigen, das Durchführen von Bewerbungsgesprächen und die Auswahl der geeignetsten Kandidaten. Eine sorgfältige Auswahl und Anstellung von Mitarbeitern gewährleistet, dass das Unternehmen über das benötigte Personal verfügt, um seine Geschäftsziele zu erreichen.

Das Personalzentrum ist auch dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter angemessen geschult und weitergebildet sind, um ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Dies kann sowohl interne als auch externe Schulungen umfassen, um die Fähigkeiten und das Wissen der Mitarbeiter zu erweitern. Qualitativ hochwertige Schulungen tragen dazu bei, dass die Mitarbeiter besser auf ihre Aufgaben vorbereitet sind, was wiederum die Arbeitsqualität beeinflusst.

Ein weiterer wesentlicher Bereich, in dem das Personalzentrum eine wichtige Rolle spielt, ist die Mitarbeiterbindung. Die Bindung der Mitarbeiter ist für den Unternehmenserfolg von großer Bedeutung, insbesondere in einem wettbewerbsintensiven TFM-Markt. Die Personalabteilung kann dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung zu stärken, indem sie ein positives Arbeitsumfeld schafft, die Arbeitsbedingungen verbessert und Anreize sowie Belohnungen für hervorragende Leistungen anbietet. Eine hohe Mitarbeiterbindung trägt dazu bei, dass das Unternehmen talentierte Mitarbeiter langfristig bindet, was sich positiv auf die Arbeitsqualität und die Zufriedenheit der Kunden auswirkt.

Im Technischen Facility Management (TFM) sind Zielvereinbarungen ein bedeutender Teil des Managementprozesses. Sie definieren klare und messbare Ziele sowie Erwartungen, die von den Mitarbeitern des Unternehmens erfüllt werden sollen. Indem Ziele und Metriken festgelegt werden, können die Mitarbeiter ihre Leistung besser überwachen und steigern, was zur Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele beiträgt.

Im TFM können Zielvereinbarungen auf verschiedenen Ebenen festgelegt werden, sei es auf Unternehmensebene, in Abteilungen oder für individuelle Mitarbeiter.

• Die Reduzierung von Anlagenausfallzeiten stellt ein entscheidendes Ziel im TFM dar, da sie einen direkten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit hat. Ein möglicher Indikator für diese Zielsetzung ist die Anzahl der Ausfallstunden pro Monat oder Quartal.

• Ein weiteres Ziel im TFM besteht in der Steigerung der Energieeffizienz, da dies zur Senkung der Betriebskosten beiträgt und gleichzeitig den CO2-Fußabdruck des Unternehmens verringert. Als Metrik hierfür dient möglicherweise der Energieverbrauch pro Quadratmeter oder die Reduzierung des Energieverbrauchs im Vergleich zum Vorjahr.

• Die Verbesserung der Kundenbetreuung ist im TFM von großer Bedeutung für eine hohe Kundenzufriedenheit. Eine Zielvereinbarung kann beispielsweise in einer schnelleren Reaktionszeit bei Anfragen oder in einer höheren Servicequalität bestehen. Eine mögliche Metrik hierfür ist die Kundenbewertung oder die Anzahl positiver Kundenfeedbacks.

• Ein zusätzliches wichtiges Ziel ist die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, denn zufriedene Mitarbeiter sind tendenziell produktiver und engagierter. Mögliche Messgrößen hierfür sind Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen oder die Verringerung der Fluktuationsrate.

• Im TFM existieren oft Compliance-Ziele, beispielsweise im Bereich Arbeitsschutz oder Umweltvorschriften. Eine Zielvereinbarung kann die Erreichung bestimmter Compliance-Ziele beinhalten, wie die Reduzierung von Arbeitsunfällen oder die Einhaltung von Umweltvorschriften. Mögliche Messgrößen hierfür sind die Erfüllung von Compliance-Prüfungen oder die Verringerung von Verstößen gegen Vorschriften.

• Technische Schulungen und Zertifizierungen sind unerlässlich für Mitarbeiter im technischen Facility Management. Sie müssen fundierte Kenntnisse in Elektrotechnik, Klima- und Heizungstechnik, Sanitärtechnik und mechanischen Systemen haben. Unternehmen ermutigen und unterstützen ihre Mitarbeiter, Schulungen und Zertifizierungen in diesen Bereichen zu absolvieren, um ihr technisches Wissen und ihre Fähigkeiten zu verbessern.

• Management- und Führungskompetenzen sind ebenso wichtig für Mitarbeiter im technischen Facility Management. Sie führen oft Teams, planen und führen Projekte durch und verwalten Budgets und Ressourcen. Daher entwickeln und verbessern sie kontinuierlich ihre Management- und Führungskompetenzen, um ihre Rolle effektiver auszuüben.

• Soft Skills sind ein weiterer wichtiger Aspekt im technischen Facility Management. Mitarbeiter müssen effektiv kommunizieren, präsentieren, delegieren und Konflikte lösen können. Unternehmen ermutigen ihre Mitarbeiter, ihre Soft Skills zu entwickeln und so ihre Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Stakeholdern zu verbessern.

• Die technologische Entwicklung im Bereich des technischen Facility Managements schreitet schnell voran. Unternehmen stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand der Technik sind und sich regelmäßig mit neuen Technologien und innovativen Lösungen vertraut machen.

• Unternehmen setzen Mentoring- und Coaching-Programme ein, um ihre Mitarbeiter im technischen Facility Management zu unterstützen und zu fördern. Erfahrene Mitarbeiter oder externe Experten agieren als Mentoren und geben wertvolle Einblicke und Ratschläge, die die Karriereentwicklung der Mitarbeiter unterstützen.

• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sind unerlässlich. Mitarbeiter halten die geltenden Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzvorschriften ein, um sich und andere vor Verletzungen und gesundheitlichen Beeinträchtigungen zu schützen.

• Umweltschutz ist ebenfalls von großer Bedeutung. Mitarbeiter befolgen die Umweltschutzvorschriften, schützen die Umwelt und fördern nachhaltige Praktiken. Dies umfasst auch die korrekte Entsorgung von Abfall und Chemikalien.

• Im Bereich des Brandschutzes halten Mitarbeiter die Brandschutzvorschriften ein und sorgen dafür, dass die Gebäude und Anlagen sicher sind und bei einem Brand schnell evakuiert werden können.

• Qualitätsmanagement spielt eine wichtige Rolle. Mitarbeiter sorgen dafür, dass die Arbeiten im technischen FM den geltenden Qualitätsstandards entsprechen und dass sie die Qualität der Dienstleistungen kontinuierlich überwachen und verbessern.

• Datenschutz ist ein weiterer kritischer Bereich. Mitarbeiter halten die geltenden Datenschutzbestimmungen ein, um personenbezogene Daten zu schützen und sicherzustellen, dass diese nur für legitime Zwecke verwendet werden.

• Im Bereich der IT-Sicherheit sichern Mitarbeiter die IT-Systeme und Daten im technischen FM gegen unbefugten Zugriff und Missbrauch.

• Im Lieferanten- und Vertragsmanagement sorgen Mitarbeiter dafür, dass die Lieferanten und Vertragspartner im technischen FM die geltenden Compliance-Anforderungen erfüllen und dass die Verträge und Vereinbarungen den geltenden Gesetzen und Standards entsprechen.