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Ganzheitliche TFM-Konzepte für eine Gebäudebewirtschaftung

Systematische und umfassende Planung als Schlüssel zum Erfolg im technischen Betriebsmanagement

Systematische und umfassende Planung als Schlüssel zum Erfolg im technischen Betriebsmanagement

Systematische und umfassende Planung bildet die Grundlage für ein erfolgreiches technisches Betriebsmanagement, das alle relevanten Aspekte abdeckt, Risiken minimiert und gleichzeitig Effizienz und Sicherheit maximiert. Die Planungsphase umfasst eine eingehende Analyse der spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten des Unternehmens sowie des relevanten rechtlichen Rahmens. Diese Phase führt zur Entwicklung eines umfassenden Konzepts und erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen beteiligten Abteilungen und Teams. Das Raumhandbuch gemäß VDI 6028 Teil 1 spielt eine entscheidende Rolle beim gesetzeskonformen Betrieb von gebäudetechnischen Anlagen. Es legt Nutzung und Ausstattung für jeden einzelnen Raum eines Gebäudes fest. Die kontinuierliche Aktualisierung und Anpassung des Raumhandbuchs sind wesentliche Aspekte dieser Planungsarbeit.

Planung in der technischen Betriebsführung

Planerische Voraussetzungen für den nachhaltigen Betrieb

Facility Management: Ein Überblick über den Lebenszyklus

Facility Management: Ein Überblick über den Lebenszyklus

Visualisierung der Schlüsselphasen: Entwicklung, Betrieb und Verwertung im Facility Management.

Das Raumbuch gemäß VDI 6028 Blatt 1 bildet eine grundlegende Voraussetzung für den rechtssicheren Betrieb von gebäudetechnischen Anlagen. Es legt die Nutzung fest und spezifiziert die Ausstattung für jeden Raum innerhalb des Gebäudes.

Wir berücksichtigen die Wartung dieser Anlagen konsequent und integrieren spezifische Anforderungen des Gebäudes, wie beispielsweise baurechtliche Vorgaben, in unsere Planung und Gestaltung.

Wir achten sorgfältig auf die fortlaufende Aktualisierung und Anpassung des Raumbuchs. Gemäß VDI 6039 halten wir das Raumbuch während des gesamten Lebenszyklus des Gebäudes auf dem neuesten Stand und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor. Auf diese Weise gewährleisten wir, dass das Raumbuch stets den aktuellen Zustand genau abbildet und rechtlich einwandfrei ist.

Die Funktionale Leistungsbeschreibung (FLB)

Die Funktionale Leistungsbeschreibung hat eine zentrale Rolle in unserer Entwurfsplanung für Fabrikbauten. Sie gewährleistet, dass wir die spezifischen Anforderungen und Funktionen einer Fabrik angemessen berücksichtigen, was zu einem erfolgreichen und effizienten Bauprozess beiträgt.

Im Kontext des Fabrikbaus ist die Funktionale Leistungsbeschreibung besonders bedeutsam, da sie die konkreten Anforderungen und Funktionen einer Fabrik festlegt. Dazu zählen Prozesse, die innerhalb der Fabrik stattfinden sollen, notwendige Infrastrukturelemente, Anforderungen bezüglich Energieeffizienz und Umweltverträglichkeit, Sicherheitsstandards und vieles mehr. Sie ermöglicht es uns, fehlerhafte Planungen und ungeeignete Investitionen zu vermeiden, und trägt zur Steigerung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit beim Fabrikbau bei.

Betreiben und instand halten

In unserer Rolle als Betreiber übernehmen wir eine erhebliche Verantwortung, die sich aus rechtlichen, vertraglichen und ethischen Verpflichtungen ergibt. Unsere Betreiberverantwortung besteht darin, alle erforderlichen und angemessenen Aufgaben zuverlässig und fachgerecht auszuführen.

Wir akzeptieren diese Verantwortung selbstbewusst und erfüllen unsere Aufgaben gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen und vertraglichen Verpflichtungen. Unangemessenes Verhalten bei der Erfüllung dieser Anforderungen und Verpflichtungen kann rechtliche Folgen nach sich ziehen.

Wir sind uns der potenziellen Konsequenzen bewusst und nehmen unsere Betreiberverantwortung äußerst ernst. Durch unsere zuverlässige und fachkundige Handlungsweise schützen wir uns nicht nur vor möglichen rechtlichen Auswirkungen, sondern gewährleisten auch das Vertrauen und die Sicherheit unserer Kunden, Partner und Mitarbeiter. Dieser verantwortungsbewusste Ansatz ist der Schlüssel zu unserem anhaltenden Erfolg und unserer Reputation als verlässlicher Betreiber.

Übernahme

Mit der Übernahme einer Liegenschaft, eines Gebäudes oder einer Anlage betreten wir eine entscheidende Phase, in der wir die Verantwortung für den sicheren Betrieb übernehmen. Wir planen diese Übernahme äußerst gründlich, insbesondere wenn uns Erfahrung mit dem speziellen Gebäude und seinen gebäudetechnischen Anlagen fehlt (siehe auch VDI 6039).

Eine unserer zentralen Aufgaben während der Übernahme besteht in der Erfassung des Bestands. Dies schließt sämtliche sicherheitsrelevanten Aspekte ein. Wir analysieren sowohl die vorhandenen gebäudetechnischen Systeme und Einrichtungen als auch die organisatorischen Gegebenheiten. Wir ordnen die unterschiedlichen vertraglichen und rechtlichen Verpflichtungen zu, die typischerweise von der Art des Gebäudes, der gebäudetechnischen Systeme und Einrichtungen sowie ihrer Nutzung abhängen.

Basierend auf den Bestandsdaten identifizieren und bewerten wir die Risiken. Dieser Prozess ist von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass wir sämtliche Aspekte des Betriebs umfassend erfassen und angemessen behandeln können. Unser Ziel ist es, einen sicheren und effizienten Betrieb zu gewährleisten, und wir nehmen unsere Verantwortung in diesem Bereich äußerst ernst.

Für weitere Informationen und geeignete Dokumente zum Konzept des Technischen Betriebsmanagements besuchen Sie bitte unseren Dokumenten-Shop für FM.

Service-Level-Vereinbarungen (SLAs): Kernelemente und Auswirkungen

  • zu leistende Services (Art, Umfang, Zeiten)

  • Qualität der Services und Messbarkeit

  • Kriterien für Erfüllung

  • Folgen bei Nichterfüllung

Verhandlung von SLAs auf Basis des Vertragsinhalts und relevanter Faktoren

  • Der Umfang der beauftragten Leistungen beinhaltet unter anderem Prüfungen, Inspektionen, Wartungen und Instandsetzungen.

  • Die Nutzung des Objekts kann variieren, beispielsweise als Verwaltungsgebäude oder Produktionshalle.

  • Die Wichtigkeit des Objekts spielt auch eine Rolle, zum Beispiel bei einem Hochregallager.

  • Für das Objekt existiert eine Immobilienstrategie, zum Beispiel der Beschluss, es im Eigentum zu behalten.

Die garantierte Servicequalität

Mit den vereinbarten SLAs sind Grundlagen geschaffen, um die zugesicherte Leistungsqualität für den Auftraggeber transparent zu machen.

Beispielhaft sind einige Vorschläge für SLAs nachfolgend benannt:

  • Termintreue

  • Einhaltung von Reaktionszeiten und Neutralisationszeiten/Lösungszeiten bei Störungen

  • Sicherstellung der Verfügbarkeit von technischen Einrichtungen

  • Qualität der erbrachten Dienstleistungen (Dokumentation, Arbeitsgüte)

Leistungsorientierte Vertragsgestaltung basierend auf SLA-Priorisierung

In der Vertragsgestaltung des Dienstleistungsmanagements werden Verträge sorgfältig nach festgelegten Service-Leveln A bis C klassifiziert, wie in der Richtlinie VDI 3810 Teil 1 beschrieben. Diese Verträge beinhalten Bestimmungen zur Überprüfung der erfolgreichen Dienstleistungserbringung. Aufbauend auf der SLA-Logik werden leistungsorientierte Zahlungssysteme integriert, welche durch finanzielle Anreize und Strafen die Qualität und Zuverlässigkeit der Dienstleistung fördern und so die Interessen von Anbieter und Klienten auf kontinuierliche Verbesserungen und gegenseitige Zufriedenheit ausrichten.

AUFGABEN UND INSTANDHALTUNG

Die festgelegten Abkommen werden hinsichtlich ihrer vereinbarten Priorisierung in Service-Level A bis C gestaffelt (siehe VDI 3810 Blatt 1). Ebenfalls in den Verträgen zu vereinbaren ist der Nachweis der erfolgreichen Erbringung der abgesprochenen Dienstleistung. Basierend auf der SLA-Logik können darauf folgend leistungsorientierte Bezahlungssysteme (wie Pönalen oder Bonus-/Malusoptionen) vertraglich in Betracht gezogen werden.

Vertragsgegenstand

Der Vertragsgegenstand umfasst die zu erbringenden Instandhaltungsleistungen. Die spezifischen Aufgaben werden aus dem Vertragsdokument oder der Bezugnahme auf die festgelegten technischen Standards abgeleitet. Wir präsentieren einen umfassenden Überblick über die erforderlichen technischen und administrativen Maßnahmen. Hierbei legen wir besonderen Fokus auf Aspekte der Funktionsfähigkeit und der Betriebssicherheit. Zugleich vernachlässigen wir nicht die Gelegenheiten zur Steigerung der Energieeffizienz. Diese Vereinbarung zielt auch auf die Erhöhung der Verkehrssicherheit ab und strebt den Werterhalt durch eine strukturierte Instandhaltung an.

Verfahrensbeteiligte

Zwischen den Vertragsparteien wird eine klare Zuordnung der Verantwortungsbereiche, die Angemessenheit der Kommunikationswege und eine eindeutige Festlegung von Entscheidungsbefugnissen vereinbart. Die klare Definition dieser Aspekte ist entscheidend für eine effektive und reibungslose Zusammenarbeit. Sie erleichtert eine zügige Entscheidungsfindung und stellt sicher, dass alle Parteien ihre jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten begreifen und erfüllen können.

Gesetzliche Pflichten

Die Instandhaltung ist eine rechtliche Verpflichtung, die ohne Ausnahme erfüllt werden muss. Dennoch können in individuellen Verträgen spezifische Zuweisungen getroffen werden, die Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten neu definieren. Hierbei spielt die Auswahl, Anleitung und Überwachung eines Auftragnehmers sowie dessen Fachkenntnisse und Verlässlichkeit eine entscheidende Rolle. Es ist unerlässlich, dass diese Faktoren gründlich berücksichtigt werden, um einen effizienten und rechtskonformen Betrieb sicherzustellen.

Wartung basierend auf der Lebenszyklusanalyse

Das Ziel der Wartung besteht darin, die Funktionalität und den Wert von Anlagegütern zu bewahren, zu steigern und zu nutzen. Dabei berücksichtigt sie den gesamten Lebenszyklus der Systeme. Das bedeutet, dass sowohl aktuelle Nutzungserfordernisse als auch zukünftige Nutzungsänderungen einbezogen werden. Ihr Ziel ist es, die optimale Leistung der Systeme über ihre gesamte Lebensdauer hinweg sicherzustellen. Dieser Ansatz hilft, die Investitionsrendite zu maximieren und den bestmöglichen Wert für das Unternehmen zu erzeugen.

Gemeinsame Zielsetzung der Vertragsparteien: Sicherung und Optimierung der Immobilienbewirtschaftung

  • Erfüllung des Regelungsbedarfs bezüglich der technischen und administrativen Maßnahmen

  • Konkretisierungen der Maßnahmen zur Erhaltung der Funktionstauglichkeit

  • Nutzung von Energieeinsparmöglichkeiten

  • Erhöhung der Verkehrssicherheit

  • Werterhalt durch eine systematische Instandhaltung

Verantwortung für Verkehrssicherheit: Pflichten und Standards

Die beteiligten Parteien müssen ihre Verkehrssicherheitspflichten eigenständig übernehmen und erfüllen, sich an erforderliche Sicherheitsstandards halten und in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen angemessen handeln. Jede verantwortliche Person erkennt und erfüllt die unterschiedlichen Rollen, die sie innehat. Zum Beispiel agiert der Auftragnehmer auch als Arbeitgeber für seine Mitarbeiter, während ein Mieter in seiner Rolle als Arbeitgeber die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften gegenüber seinen Mitarbeitern sicherstellen muss. Arbeitgeber und Arbeitnehmer betrachten sich auch als Versicherungsnehmer ihrer Unfall- und/oder Sach- und Haftpflichtversicherungen, da sie in diesem Kontext zusätzliche Verpflichtungen haben.

Klare Zuständigkeiten und Kommunikation

  • eine klare Zuordnung der Verantwortungsbereiche gegeben ist,

  • die Kommunikationswege zwischen den Beteiligten beschrieben sind und

  • die Entscheidungsbefugnisse als Grundlage der Organisation der wechselseitigen Pflichten klar geregelt sind.

Vertragliche Regelungen können von gesetzlichen Vorgaben abweichen

Im Falle einer abweichenden vertraglichen Regelung, sofern rechtlich zulässig, erfordert die Umsetzung, dass die spezielle Vereinbarung zwischen den Parteien in der Praxis umgesetzt wird. Das bedeutet, dass die Übertragung von Verpflichtungen zur Ausführung einer Handlung in der Regel dazu führt, dass der Übertragende eine Aufsichtspflicht hat. Diese bezieht sich darauf, ob der Empfänger der delegierten Aufgabe diese angemessen erfüllt.

Um den Wert des Anlagevermögens zu bewahren, zu steigern und zu nutzen, ist ein umfassendes Verständnis der Instandhaltung unerlässlich.

Dieses setzt voraus, dass

  • alle beteiligten Bereiche Zusammenarbeiten,

  • festgelegte Instandhaltungsziele verfolgt werden,

  • Prozessbeschreibungen vorliegen,

  • zu erfüllende Aufgaben definiert sind und

  • die Verantwortungstragenden durch entsprechende Stellenbeschreibungen den Umfang ihrer zu erbringenden Tätigkeiten zweifelsfrei vorgegeben bekommen.

Strategien und Instandhaltung

Die Entscheidung über die Instandhaltungsstrategie orientiert sich an den Unternehmenszielen und konzentriert sich auf die Eigenschaften und Nutzung der Liegenschaft. Innerhalb dieser Strategie legen wir fest, welche Maßnahmen jenseits der gesetzlichen Anforderungen erforderlich sind. Dies erfordert Ressourcen wie Budgets, Fachkenntnisse und Informationen.

Die Definitionen im Bereich der Instandhaltung werden gemäß DIN EN 13306 standardisiert. Diese Definitionen werden verbindlich, wenn sie in den jeweiligen Aufträgen und Verträgen gegenseitig berücksichtigt werden.

Unsere Stategien:

  • der präventiven,

  • der vorausbestimmten,

  • der zustandsorientierten,

  • der voraussagenden,

  • der korrektiven,

  • der aufgeschoben korrektiven,

  • der sofortig korrektiven,

  • der geplanten sowie

  • der ferngesteuerten Instandhaltung.

Verbindliche Vorgaben für den Einsatz externer Dienstleister: Eine unternehmerische Verantwortung

Bei der Beauftragung externer Unternehmen ist es für jeden Unternehmer unerlässlich, eindeutige Regelungen zur Nutzung dieser Dienstleister zu etablieren. Diese Notwendigkeit leitet sich aus § 8 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und § 5 BGV A 1 ab, die die Sicherstellung der Arbeitssicherheit bei der Kooperation mit mehreren Arbeitgebern innerhalb des Unternehmens regeln.

Um die Übertragung unternehmerischer Verantwortlichkeiten an externe Partner zu vereinfachen, ist es erforderlich, Qualifikationsnachweise, Arbeitsabläufe, Prüfprotokolle und bei Bedarf weitere relevante Dokumente vorzulegen. Sollten Unstimmigkeiten in der Dokumentation festgestellt werden, ist es entscheidend, diese umgehend zu erkennen und zu korrigieren.

Delegationspflichten und Organisationsverantwortung

  • Beauftragten ohne Weisungsrechte

  • Verpflichtung und Bestellung

  • Berichtswesen

  • Fortbildung

  • Beauftragten mit Weisungsrechten

  • Verpflichtung und Bestellung

  • Umsetzungsverantwortung

  • Berichtswesen

Anforderungen für eine rechtskonforme Aufgabendelegation

  • Der Delegationsempfänger verfügt über das Fachwissen, das erforderlich ist, um die übernommenen Aufgaben ordnungsgemäß und sicher zu erfüllen.

  • Die zur Erfüllung der Aufgaben notwendigen Mittel und Unterlagen liegen vor und stehen zur Verfügung.

  • Das spezifische Aufgabenfeld der übertragenen Pflichten ist klar erkennbar.

  • Der Delegationsempfänger erweist sich als zuverlässig.

  • Der Delegierende überprüft, ob der Delegationsempfänger fachkundig und zuverlässig ist.

Arbeitsschutz

Gemäß den Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) in Kombination mit den entsprechenden Verordnungen ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Beurteilung der Gefährdungssituation durchzuführen. Hierbei muss er die Risiken identifizieren, die mit den Arbeitsplätzen und den ausgeübten Tätigkeiten verbunden sind, und die erforderlichen Maßnahmen zur Vorbeugung arbeitsbedingter Gesundheitsrisiken ermitteln. Eine Anleitung zur Erstellung der Gefährdungsbeurteilung findet man beispielsweise in der TRBS 1111.

Als Arbeitgeber trägt er die Verantwortung für das Wohlergehen seiner Mitarbeiter. Diese Verantwortung erfüllt der Arbeitgeber, indem er im Rahmen der betrieblichen Abläufe Gefährdungen erkennt und durch angemessene Maßnahmen für Sicherheit sorgt. Dabei muss er den aktuellen Stand der Technik berücksichtigen.

Anmerkung:

Ein Unterschied besteht zwischen dem aktuellen Stand der Technik und den etablierten technischen Normen. Die etablierten technischen Normen werden durch die fachgerechte und verlässliche Anwendung von Lösungsansätzen definiert, die erprobt, anerkannt und erfolgversprechend sind. Dennoch ist es in Fällen besonderer Risiken notwendig, fortschrittliche Techniken und erkenntnisreiche Arbeitsmethoden einzubeziehen, was dem aktuellen Stand der Technik entspricht.

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