Timeline der Transformation des TFM für einen Neubau
Funktion der Timeline im Technischen Facility Management bei Standortverlagerungen
Eine Timeline im Technischen Facility Management dient bei Standortverlagerungen der strukturierten, phasenbezogenen Steuerung aller technischen und organisatorischen Maßnahmen. Sie zeigt Meilensteine – etwa für Umzug, Rückbau, Inbetriebnahme, Ausschreibungen oder Nachnutzerübergaben – und ermöglicht so eine Ressourcendisposition, Risikominimierung und Transformation.
Technisches Facility Management
Zeitplan für Planung, Umsetzung und Betrieb (2025–2027, ff.)
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Mai – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen
Verantwortlich: Facility Management, Technisches FM, Steering
-Definition der strategischen Zielsetzung für das TFM: Verfügbarkeit, Sicherheit, Wirtschaftlichkeit
-Abgleich mit gesetzlichen Vorgaben: BetrSichV, GEG, DGUV, VDI 3810
-Festlegung von Zuständigkeiten, Schnittstellen (intern/extern), Leistungsbilder
-Integration in ESG-Strategie und technisches Risikomanagement
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Mai 2025: Start der Mitbestimmung
Verantwortlich: Facility Management in Zusammenarbeit mit dem Technischen Facility Management, der Instandhaltung und dem Betriebsrat
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Juni 2025: Funktionale Prüfung der ausführungsgerechten Werk- und Montageplanung
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Juni 2025 - September: Abgrenzung GU / Nutzerausbau
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Juli 2025- Dezember 2026: Realisierung Nutzerausbauten
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Juni 2025 - ff. Bündlelung der Nutzerausbauten
Bestenfalls beim GU
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Juni – September 2025: Bestandsaufnahme & Zielbildentwicklung (Neubau & Bestand)
Verantwortlich: Technisches Facility Management, Gewerkeverantwortliche, CAFM
-Erhebung aller technischen Anlagen inkl. Wartungs- und Prüfstatus
-Bewertung der Betreiberverantwortung, Fristenlage und Dokumentation
-Definition eines Zielbilds für die TFM-Organisation: intern, extern, hybrid
-Ermittlung notwendiger Ressourcen, Qualifikationen und digitaler Tools
- Zusammenstellung der Anlagenlisten zur Findung des Bestbieters
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Oktober 2025 – Mai 2026: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren
Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Rechtsabteilung
-Erstellung von Leistungsverzeichnissen für einen TTS-Vertrag, Berücksichtigung der Nachunternehmerverträge des GU und der Nutzereinbauten
-Definition von KPIs: Anlagenverfügbarkeit, Störungsbehebungszeit, Prüfquote
-Vorgabe von Mindeststandards: Qualifikation (z. B. TRBS), Reaktionszeit, Reporting
-Auswahl geeigneter Dienstleister und Organisation für den Doppelbetrieb zweier Liegenschaften
1. Energiemanagement – Ausschreibung, Messkonzept & KPIs, Auswahl Software- & Technikpartner
2. Fluidmanagement – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Auswahl spezialisierter Anbieter
3. Gasanlagen – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Auswahl qualifizierter Fachfirmen
4. Heiztechnik – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Auswahl geeigneter Fachfirmen
5. Instandhaltung – Ausschreibung, CAFM-Anforderungen & KPIs, Auswahl qualifizierter Anbieter für Technik & digitale Services
6. Krananlagen – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Auswahl erfahrener Fachfirmen für Kranbau & Prüfung
7. Lichttechnik – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Auswahl qualifizierter Anbieter für Lichtsysteme & Steuerung
8. RLT-Anlagen – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Auswahl geeigneter Anbieter für Planung & Installation
9. Sanitärtechnik – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Auswahl qualifizierter Fachfirmen und Hygieneprüfer
10. Sicherheitstechnik – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Auswahl zertifizierter Anbieter (z. B. VdS) für Zutritt, Video & Alarmtechnik
11. Sprinkleranlagen – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Auswahl VdS-zertifizierter Fachfirmen für Planung & Wartung
12. Trinkwassersysteme – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Vergabe an zertifizierte Fachfirmen nach TrinkwV & VDI 6023
13. Zutrittskontrollsysteme – Ausschreibung, technische Anforderungen & KPIs, Auswahl DSGVO-konformer Anbieter für sicherheitskritische Gebäude
14. Wegeleitsystem – Ausschreibung, barrierefreies & CI-konformes Konzept, KPIs zu Verständlichkeit & Wartung, Auswahl erfahrener Fachfirmen
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September – Dezember 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Oktober 2025 – März 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren für die Bestandsliegenschaft
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung
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Juli 2026 – November 2027: Digitalisierung im TFM
Verantwortlich: Facility Management, IT, Dokumentation, Objektleitung
-Testeinsatz von CAFM-Systemen, Prüf-Apps und Schnittstellen zu GLT/Leitsystemen
-Erfassung und Strukturierung der Anlagendaten in digitaler Form (TGA-Dokumentation)
-Entwicklung eines standardisierten Wartungs- und Prüfkalenders
-Anbindung von Leistungsnachweisen und Prüfprotokollen an digitale Systeme
1. Smart Lift Monitoring – Fernüberwachung und Zustandserkennung von Aufzugsanlagen2. Smart Fire Safety – Digitale Brandschutzdokumentation und smarte Sensorik
3. Smart Air Monitoring – Druck-, Volumenstrom- und Leckage-Erkennung in Lüftungssystemen
4. E-Prüfdatenmanagement – Digitale Prüfmittelverwaltung und Datenarchivierung
5. Smart Grids – Netzanalyse und automatisierte Schaltprotokolle im Stromnetz
6. Smart Energy Management – Wärmepumpensteuerung, CO₂-Bilanzierung und Fernüberwachung
7. Smart Metering – Intelligente Energiezähler und Verbrauchsanalysen
8. Fluid Monitoring – Messung und Nachverfolgung von Betriebsflüssigkeiten
9. Sicherheitsmonitoring – Gasleck-, Drucküberwachung und Notfallmeldesysteme
10. Funktionsprüfung GA – Tests von Regelstrategien und Systemintegrationen in der Gebäudeautomation
11. Heizungsmonitoring – Monitoring von Vorlauf/Rücklauf und Effizienzanalyse
12. Smart Maintenance – Mobile Wartung mit QR-Codes, Fotos und Prüfstatusanzeige
13. Betriebsvorbereitung – Monitoring kranrelevanter Parameter im Testbetrieb
14. Lichtsteuerung – Präsenz-, Helligkeits- und Zeitsteuerung intelligenter Beleuchtung
15. Interne Testprüfungen & Audit-Simulationen – Probeläufe mit Reaktionsketten
16. Smart Ventilation – CO₂-, Feuchte- und Partikelmessung zur Raumluftqualitätskontrolle
17. Spülstrategien – Automatische Hygienespülungen und Temperaturüberwachung
18. Systemtest (technisch) – Installation und Integration sicherheitstechnischer Systeme
19. Testinstallation & Pilotzonen – Hydrauliktests und Integration der Brandmeldeanlage (BMA)
20. Monitoringfunktionen (Hygiene) – Temperatur- und Stagnationserkennung in Leitungen
21. Zutrittskontrolle (Pilotbetrieb) – Zugangssystemtests inkl. Notöffnung und Protokollierung
22. Wegeleitsystem (Pilotinstallation) – Sichtbarkeitsprüfung und Besucherführung in Pilotzonen
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Juni 2926 – Januar 2027: Inbetriebnahme und Integration
Verantwortlich: Facility Management, Bauleitung, Qualitätsmanagement
1. Aufzugsanlagen – Sicherheits- und Notrufsysteme, GLT-Anbindung, Nutzer-Feedbacksystem
2. Brandschutzsysteme – Inbetriebnahme, behördliche Abnahmen, Integration in Störungs- und Wartungssysteme, Mängeldokumentation
3. Druckluftanlagen – Inbetriebnahme, Druckprüfungen, Netztests, Integration in Wartungs- und Störungssysteme
4. Elektrische Prüfsysteme – Rollout, CAFM-Integration, Echtzeit-Dashboard für Prüfstatus und Verantwortlichkeiten
5. Elektrotechnische Systeme – Inbetriebnahme, Netzqualitätsmessung, EMV-Prüfung, Integration in CAFM und Gebäudeautomation, Störmeldesystem
6. Energiemanagementsystem – Rollout, Messsystem-Abnahme, Berichtsroutinen, Auditvorbereitung (Juni – Juli 2026)
7. Fluidmanagement – Inbetriebnahme, Sicherheits- und Umweltabnahme, Integration in Wartung und QM, ESG-Dokumentation
8. Gasanlagen – Systemausbau, Sachverständigenabnahme, Integration in CAFM und Alarmierung, Betriebsfreigabe mit Schulung
9. Gebäudeautomation – Rollout, Funktionsprüfung, Integration in digitales Betriebsführungssystem, Betriebshandbuch mit Eskalationslogik
10. Heiztechnik – Inbetriebnahme, hydraulischer Abgleich, Integration in CAFM und Energiereporting, Betriebsfreigabe mit Serviceplanung
11. Instandhaltung – Einführung digitale Strategie, standardisierte Prozesse in CAFM, Übergabe an Betreiber, Integration in ESG und Risikoanalyse
12. Krananlagen – Inbetriebnahme, Last- und Sicherheitsprüfungen, CAFM-Integration, Regelbetrieb gemäß VDI/VDE/DGUV
13. Lichttechnik – Inbetriebnahme, Integration in Monitoring, Betriebsparameter & Wartungszyklen, Regelbetrieb mit Nutzerinfos
14. PVO-Strukturen – Rollout zentrales Dashboard, Prüfstandards & Eskalationsprozesse, Integration in Aufbau- und Ablauforganisation
15. RLT-Anlagen – Inbetriebnahme, Volumenstrom-/Temperatur-/Schallmessung, Integration in Energiemanagement & Monitoring, Betreiberübergabe
16. Sanitärtechnik – Inbetriebnahme, Hygienefreigabe, Integration in CAFM & ESG, Nutzerkommunikation
17. Sicherheitstechnik – Inbetriebnahme, Alarmkettentests, Betreiberübergabe, Integration in Prüf- und Eskalationssysteme
18. Sprinkleranlagen – Inbetriebnahme, Sachverständigenabnahme, Integration in CAFM & Notfallorganisation, Freigabe zum Regelbetrieb
19. Trinkwassertechnik – Rollout, Spül- & Prüfeinheiten, Freigabe nach TrinkwV/VDI 6023, Integration in Hygienemonitoring
20. Zutrittskontrolle – Rollout, Betreiberübergabe, Integration in GA & Notfallmanagement, Rechte-/Rollenstruktur
21. Wegeleitsystem – Einbau, Sichtbarkeits- & Sicherheitsprüfung, Integration in Notfallpläne, digitale Lagepläne & Schulung
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Oktober 2026 – März 2027: Pilotphase & Schulungen
Verantwortlich: Facility Management, Personalentwicklung, Objektverantwortliche
-Schulung der technischen Betriebsführung: Rollenverständnis, Prozesse, Reporting
-Auswertung der Pilotphase: KPIs, Rückmeldungen, Systemintegration
-Anpassung der Prozessmodelle: Störungsmanagement, Mängelverfolgung, Betreiberpflichten
-Festlegung der finalen Betriebsorganisation für TFM
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Oktober – Februar 2027: Objektübernahmen
Verantwortlich: Technisches Facility Management
-Übernahme von Anlagen und Systemen, Einbindung des TTS-Service Providers, Aufstellung des zukünftigen Betriebsteams für den Neubau und Betreuung des Bestands
- Übernahme der Bestandsdokumentationen
-Einbindung in Budget- und Ressourcenplanung -
September 2026 – Juni 2028: Schrittweise Reduzierung der Leistungen in der Bestandsliegenschaft
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Januar 2027 – Juli 2029: Optimierung und Abschlussevaluation
Verantwortlich: Technisches Facility Management,
-Stetige Umzüge, Inbetriebnahmen, Nutzerbetreuung
-Optimierung der Organisationseinheiten, Reaktionszeiten und Eskalationswege und Nutzungszeiten
1. Fluidmanagement – Abschlussevaluation, Betriebsdatenanalyse, Optimierung & Standortübertragbarkeit2. Energiemanagement – Abschlussevaluation, Zielerreichung (EnPIs, CO₂), Optimierung & Zertifizierungsdokumentation
3. Gasanlagen – Abschlussevaluation, Nutzungsdatenanalyse, Optimierung & Auditvorbereitung (Aug. – Sept. 2026)
4. Gebäudeautomation – Abschlussevaluation, Betriebsdatenanalyse, Optimierung von Regelstrategien & Wartung, Lessons Learned
5. Heiztechnik – Abschlussevaluation, Effizienzauswertung, Optimierung von Regelstrategien & Wartung, Standortübertragbarkeit
6. Instandhaltung – Abschlussevaluation, Kennzahlenanalyse, Optimierung von Wartung & Servicelogik, Audit- & ESG-Vorbereitung
7. Krananlagen – Abschlussevaluation, Ausfallratenanalyse, Optimierung von Wartung & Schulung, Lessons Learned für Folgeprojekte
8. Lichttechnik – Abschlussevaluation, Verbrauchs- & Feedbackanalyse, Optimierung & Standardisierung für weitere Standorte
9. PVO – Abschlussevaluation, Systemeffizienz & Datenqualität, Optimierung von Prüfplanung & ESG-Prozessen
10. Sanitärtechnik – Abschlussevaluation, Verbrauchs- & Hygienedatenanalyse, Optimierung von Spülplänen & Wartung, Lessons Learned
11. Sicherheitstechnik – Abschlussevaluation, Fehler- & Feedbackanalyse, Parameternachjustierung, Konzernweite Standards
12. Sprinklertechnik – Abschlussevaluation, Analyse von Fehlfunktionen & Prüfprotokollen, Optimierung & Standardisierung für Folgeprojekte
13. Trinkwassersysteme – Abschlussevaluation, Analyse von Temperatur & Prüfberichten, Optimierung & Hygienekonzept für Dauerbetrieb
14. Zutrittskontrolle – Abschlussevaluation, Zugriffsdatenanalyse, Optimierung von Rollen & Berechtigungen, Standardmodell für Folgeprojekte
15. Wegeleitsystem – Abschlussevaluation, Nutzerfeedbackanalyse, Optimierung von Platzierung & Barrierefreiheit, Rollout-Dokumentation
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Dezember 2026 – Februar 2027: Go-Live im Neubau
Verantwortlich: Facility Management, Unternehmenskommunikation
-Offizielle Ingangsetzung des TFM-Betriebsmodells (TTS-Vertrag) für den Neubau
-Kommunikation der Zuständigkeiten, Prozesse, Meldestellen und Reportingpflichten
-Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
-Verankerung im technischen Controlling, ESG-Berichtswesen und Instandhaltungsstrategie
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Januar 2027-Juni 2028: Laufender Betrieb des Technischen Facility Managements (beide Liegenschaften)
Sicherstellung des reibungslosen und sicheren Betriebs aller technischen Anlagen zur Unterstützung der täglichen Geschäftsprozesse.
-Prüfung: Regelmäßige Tests und Funktionsprüfungen zur frühzeitigen Erkennung potenzieller Störungen und zur Gewährleistung der Systemzuverlässigkeit.
-Inspektionen: Durchführung geplanter Inspektionen gemäß gesetzlichen und technischen Standards zur Bewertung des Anlagenzustands und zur Einhaltung von Vorschriften.
-Instandsetzungen: Schnelle Behebung von Störungen und Defekten, um die Funktionalität und Sicherheit der Anlagen wiederherzustellen.
-Optimierung: Kontinuierliche Verbesserung der Betriebsabläufe durch den Einsatz moderner Technologien und Datenanalysen zur Effizienzsteigerung
-Ersatzteilmanagement: Effiziente Verwaltung und Lagerung von Ersatzteilen, um eine schnelle Verfügbarkeit bei Wartungs- und Reparaturarbeiten sicherzustellen.
