Vom Auftragnehmer anzufordernde Berichte

Protokolle der regelmäßigen Wartung und Prüfung aller Brandschutzanlagen: z. B. Brandmeldeanlage (BMA), Rauchabzugsanlagen (RWA), Sprinkleranlage, Feuerlöscher (Prüfung alle 2 Jahre), Hydranten, Brandschutztüren/Feststellanlagen etc. Enthält Prüfnachweise durch Sachkundige (z. B. Wartungsprotokolle, VdS-Prüfberichte bei Sprinkler).

Brandschutz (technisch)

Landesbauordnungen/Sonderbauvorschriften – verlangen je nach Gebäude bestimmte Brandschutzeinrichtungen und deren Wartung nach Norm/Herstellerangaben. Versicherungsauflagen (VdS-Richtlinien) – setzen Nachweise (z. B. jährliche VdS-Prüfung der Sprinkleranlage) für vollen Versicherungsschutz voraus. DGUV Vorschrift 1 §22 – fordert ausreichende Anzahl ausgebildeter Brandschutzhelfer (indirekt relevant für Feuerlöscher-Prüfung/Schulung).

Gemäß gesetzlichen Vorgaben je Anlage (z. B. Feuerlöscher 2-jährlich, Sprinkler mind. jährlich, BMA vierteljährlich wartungspflichtig, Notbeleuchtung jährlich, etc.).

Dokumentation regelmäßig durchgeführter Notfall- und Räumungsübungen (Evakuierungsdrills). Enthält Datum, Uhrzeit, Übungsszenario, Ablauf, aufgefallene Probleme und Verbesserungsmaßnahmen. Zeigt, dass Beschäftigte das Gebäude im Brand-/Notfall geordnet verlassen können.

Notfallorganisation (Brandschutz)

Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) §4(4) – verpflichtet Arbeitgeber zu Notfallübungen und Unterweisung im Brandfall. ASR A2.3 – Konkretisierung: empfiehlt i. d. R. jährliche Räumungsübungen und Kontrolle der Fluchtwege.

Jährlich empfohlen (bzw. gemäß Gefährdungsbeurteilung; zusätzliche Übungen bei Bedarf).

Nachweis der organisatorischen Brandschutzmaßnahmen: Vorhandensein einer aktuellen Brandschutzordnung (Teile A, B, C nach DIN 14096) sowie Schulungsnachweise. Dazu zählen: Zertifikate/Ausbildungsnachweise der benannten Brandschutzhelfer (mind. 5% der Beschäftigten) und Dokumentation der jährlichen Unterweisung aller Mitarbeiter zum Verhalten im Brandfall.

Brandschutz (organisatorisch)

DIN 14096 – fordert schriftliche Brandschutzordnung Teil A-C für viele Gebäude. ArbStättV §4, DGUV V1 §22 – verlangen Bestellung und Ausbildung von Brandschutzhelfern sowie jährliche Mitarbeiterschulung im Brandschutz.

Mindestens jährlich (Unterweisungen) bzw. Brandschutzordnung aktuell halten (Überprüfung z. B. jährlich oder bei Änderung).

Begehungsprotokolle und Prüfnachweise, dass Flucht- und Rettungswege frei von Hindernissen, korrekt beschildert und beleuchtet sind. Enthält Kontrollen der Notausgangsbeschilderung und Funktionsprüfungen der Notbeleuchtung. Diese Berichte werden oft im Rahmen von Arbeitssicherheits-/Brandschutzbegehungen erstellt.

Brandschutz / Arbeitssicherheit

ArbStättV – fordert sichere, jederzeit nutzbare Fluchtwege und Notbeleuchtung. ASR A2.3 – empfiehlt regelmäßige Kontrollen der Flucht- und Rettungspläne. Landesbauordnung – schreibt je nach Gebäude Notbeleuchtung vor, Prüfnachweise oft jährlich (z. B. Batterietest).

Regelmäßig, z. B. monatlich visuell (Fluchtwege frei) und jährlich messtechnisch (Notbeleuchtung).

Schriftliche Gefährdungsbeurteilungen für alle relevanten Arbeitsbereiche und Anlagen. Enthält die systematische Identifikation von Gefährdungen (mechanisch, elektrisch, ergonomisch, etc.) und die abgeleiteten Schutzmaßnahmen. Die GBU-Dokumente müssen aktuell gehalten und bei Änderungen fortgeschrieben werden.

Arbeitssicherheit / Gesundheitsschutz

Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) §§5, 6 – verpflichtet Arbeitgeber zur Erstellung und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen und Schutzmaßnahmen. Bei Delegation an Dienstleister bleibt der AG in der Verantwortung, die Erstellung und Aktualisierung zu kontrollieren.

Laufend aktualisieren, Überprüfung mind. jährlich oder bei Veränderungen.

Protokolle von regelmäßigen Arbeitssicherheits-Begehungen im Gebäude (gemeinsam durch z. B. die Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt). Dokumentiert werden der Zustand der Arbeitsplätze und Verkehrswege hinsichtlich Sicherheit (Ergonomie, Beleuchtung, Lärm, Ordnung etc.) sowie festgestellte Mängel und vorgeschlagene Verbesserungen.

Arbeitssicherheit

DGUV Vorschrift 1 – fordert regelmäßige Überprüfungen der Arbeitsstätten durch die Sicherheitsfachkraft (implizit). ArbStättV – verlangt sichere Arbeitsbedingungen, die durch Begehungen überprüft werden. Solche Begehungen sind Bestandteil der Organisationspflicht des Arbeitgebers.

Regelmäßig, z. B. vierteljährlich oder halbjährlich.

Nachweise über Arbeitsschutz-Unterweisungen aller Mitarbeiter. Insbesondere jährliche Unterweisungen zu relevanten Sicherheitsthemen (Bedienung von Feuerlöschern, Ergonomie am Arbeitsplatz, Verhalten in Notfällen etc.). Jeder Mitarbeiter zeichnet die Teilnahme; die Dokumentation umfasst Datum, Inhalte und Teilnehmer.

Arbeitssicherheit / Gesundheitsschutz

ArbSchG – verpflichtet zur Unterweisung der Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz, angemessene Intervalle (i. d. R. jährlich). DGUV Vorschrift 1 – fordert mind. jährliche Sicherheitsunterweisung aller Beschäftigten und Dokumentation.

Jährlich (für alle Mitarbeiter).

Meldungen und Berichte zu Arbeitsunfällen: z. B. offizielle Unfallmeldungen an die Berufsgenossenschaft, interne Unfalluntersuchungsberichte mit Ursachenermittlung und Maßnahmenableitung. Eine Unfallstatistik (Anzahl Unfälle, Ausfalltage) kann Teil des Berichts sein. Diese Dokumente dienen der Aufarbeitung von Vorfällen und Prävention künftiger Unfälle.

Arbeitssicherheit

DGUV Vorschrift 1 – verpflichtet zur Unfallanzeige bei meldepflichtigen Arbeitsunfällen und empfiehlt Analyse der Unfallursachen. ArbSchG – verlangt aus Unfällen zu lernen und Arbeitsschutzmaßnahmen entsprechend anzupassen (allg. Pflicht zur Fürsorge und Verbesserung).

Anlassbezogen (bei Unfällen sofortige Meldung/Bericht). Gesamtübersicht jährlich (Unfallstatistik).

Messprotokolle zur Innenraumluftqualität und zum Raumklima: z. B. CO₂-Konzentration, Temperatur, Luftfeuchtigkeit in Büros. Diese Berichte zeigen, dass ein gesundes Raumklima sichergestellt ist (Lüftung ausreichend, keine Überschreitung von Richtwerten). Gegebenenfalls gehören hierzu auch Prüfergebnisse von Lüftungsanlagen auf Schimmel oder Keimbelastung.

Gesundheitsschutz (Arbeitsplatz)

Arbeitsstättenverordnung und zugehörige ASR (z. B. ASR A3.6) – fordern gesundheitlich zuträgliche Raumluftbedingungen (Lüftung, Klima). Das regelmäßige Monitoring dokumentiert die Einhaltung dieser Vorgaben. IfSG §4 – allgemeine Pflicht zur Vermeidung gesundheitsgefährdender Bedingungen (hier angewandt auf Raumluft).

Regelmäßig (z. B. jährlich messtechnische Überprüfung; CO₂ ggf. kontinuierlich mit Sensoren).

Bericht über Verkehrssicherungs-Begehungen auf dem Grundstück. Dabei werden Außenwege, Parkplätze, Eingänge und Grünanlagen regelmäßig auf Gefahren geprüft (z. B. Stolperstellen, Löcher, defekte Beleuchtung, beschädigte Gehwegplatten). Festgestellte Gefahren und erledigte Sicherungsmaßnahmen (Absperren, Reparatur) werden dokumentiert.

Verkehrssicherungspflicht (Außen)

BGB §§ 823, 836 – verpflichten Eigentümer, ihr Grundstück so zu unterhalten, dass Dritte nicht gefährdet werden. Verkehrssicherungspflicht (Richterrecht) – erfordert regelmäßige Kontrollen und das Beseitigen erkannter Gefahren (z. B. unebene Wege). Delegation an Dienstleister entbindet den Betreiber nicht von der Kontrollpflicht.

Regelmäßig, z. B. wöchentlich oder monatlich Begehung (häufiger bei hoher Publikumsfrequenz, zusätzlich anlassbezogen nach Unwettern).

Nachweise der Schnee- und Eisbeseitigung im Winter. Jedes Räumen/Streuen wird mit Datum, Uhrzeit, Ort und Maßnahme (Schneeräumen, Salz streuen etc.) festgehalten. So kann im Haftungsfall belegt werden, dass der Räum- und Streupflicht entsprochen wurde.

Verkehrssicherungspflicht (Winter)

Verkehrssicherungspflicht – umfasst winterliche Räum- und Streupflicht, typischerweise konkretisiert durch kommunale Satzungen (z. B. Schneeräumen bis 7 Uhr). Bei Unfällen auf glatten Wegen haftet der Betreiber bei Vernachlässigung der Pflicht. Die Dokumentation schützt vor Haftungsansprüchen.

Jeder Einsatz wird dokumentiert (im Winter täglich bei Schneefall/Glätte).

Prüfberichte über die Kontrolle der Bäume auf dem Gelände. Qualifizierte Baumkontrolleure überprüfen in regelmäßigen Abständen Stand- und Bruchsicherheit der Bäume (auf morsche Äste, Krankheitsbefall etc.) und dokumentieren erforderliche Maßnahmen (Rückschnitt, Fällung) zur Gefahrenabwehr.

Verkehrssicherungspflicht (Außen)

BGB §823 – bei Schäden durch herabfallende Äste haftet der Besitzer bei Verletzung der Verkehrssicherung. Daher sind Bäume regelmäßig durch Fachkundige zu kontrollieren. FLL-Baumkontrollrichtlinie (branchenüblich) empfiehlt Prüfintervalle (jährlich bei frequentierten Bereichen, zusätzlich nach Stürmen).

Regelmäßig, z. B. jährlich Baumkontrolle (ggf. nach Sturm zusätzlich).

Dokumentation der Inspektion von Fassade, Dach und Absturzsicherungen. Mindestens jährlich wird das Gebäude auf gefährliche lose Bauteile geprüft (z. B. Fassadenteile, Dachteile, Verkleidungen), die herabstürzen könnten. Ebenfalls Kontrolle von Geländern, Dachabsturzsicherungen, Schneefanggittern etc. auf Zustand und Festigkeit. Festgestellte Mängel und Reparaturen werden aufgezeichnet.

Verkehrssicherungspflicht (Gebäude)

BGB §836 – der Gebäudehalter haftet für Unfälle durch bauliche Mängel (herabfallende Gebäudeteile) bei Verletzung der Instandhaltungspflicht. Daher sind regelmäßige Fassaden- und Dachkontrollen Stand der Technik. Oftmals in Prüfverordnungen der Länder vorgeschrieben (z. B. bei bestimmten Fassadenkonstruktionen).

Jährlich (übliche Faustregel, ggf. häufiger bei älteren Gebäuden).

Berichte zur technischen Sicherheit und Sauberkeit im Parkhaus/Tiefgarage. Beinhaltet z. B. jährliche Prüfung der CO-Warnanlage und Lüftung (Einhaltung von CO-Grenzwerten), Kontrolle der Sprinkler/Löschanlagen und Rauchabzüge (falls vorhanden), regelmäßige Reinigung der Fahrbahnen (Entfernen von Ölspuren) und Überprüfung der Markierungen sowie Beleuchtung.

Verkehrssicherung / Brandschutz

BetrSichV/PrüfVO – CO-Warnanlagen sind messtechnisch zu prüfen (Arbeitsschutz bei Tiefgaragen). BGB §836 – Betreiber haftet für Sicherheit in baulichen Anlagen (Parkhaus als Gebäude). VdS-Richtlinien – falls Sprinkler im Parkhaus, jährliche VdS-Prüfung erforderlich (Versicherungsauflage). StVZO – verlangt Kennzeichnung von Parkhausfahrwegen (Markierungen).

Jährlich (technische Prüfungen), laufend (Reinigung, Sichtkontrollen).

Dienst- und Wachbücher der Sicherheitsdienste: Enthalten alle sicherheitsrelevanten Vorkommnisse pro Schicht. Insbesondere Streifengang-Protokolle der Wachleute mit Zeiten, Routen und Beobachtungen. Dadurch wird die erbrachte Leistung des Werkschutzes und die Entdeckung von Unregelmäßigkeiten dokumentiert.

Objektsicherheit (Security)

Keine explizite gesetzliche Pflicht zum Wachdienst; Umfang richtet sich nach Risiko. BGB – allgemeine Pflicht zum Schutz von Eigentum und Vermeidung von Gefahren für Dritte. Die Dokumentation der Rundgänge dient als Nachweis der Sorgfaltsmaßnahmen.

Täglich (jede Schicht) im Wachbuch dokumentiert.

Einzelberichte zu Sicherheitsvorfällen: z. B. Unbefugter Zutritt, Diebstahl, Sabotage, Auslösen von Alarmanlagen, medizinische Notfälle etc.. Jeder Vorfall wird mit Datum/Zeit, beteiligten Personen, Maßnahmen (z. B. Polizei alarmiert) und Ergebnis erfasst. Diese Berichte ermöglichen es, Trends zu erkennen und nachzuverfolgen, wie Sicherheitsvorfälle gehandhabt wurden.

Objektsicherheit (Security)

BGB §823 – Betreiber haftet für Verletzung der Verkehrssicherung auch bei Sicherheitslücken (z. B. mangelhafter Schutz vor Einbruch). Eine lückenlose Ereignisdokumentation untermauert die Erfüllung der Sicherungspflichten. StGB – bei strafbaren Handlungen (Diebstahl, Sachbeschädigung) ist die Sachverhaltsaufklärung für Anzeige erforderlich (unterstützt durch Bericht).

Anlassbezogen (unverzüglich bei jedem Vorfall).

Register aller Besucher und Fremdfirmen im Gebäude (sofern vom Sicherheits-/Empfangsdienst geführt). Enthält Name, Firma, Kontakt, Ein- und Austrittszeit. Gewährleistet Nachvollziehbarkeit, wer sich im Gebäude aufgehalten hat – wichtig auch für Notfälle (Evakuierungskontrolle). Datenschutz wird beachtet (Hinweisschilder, minimale Datenerfassung).

Objektsicherheit / Zutritt

DSGVO Art. 5, 28 – erfordert Datenminimierung und Zweckbindung sowie ggf. Auftragsverarbeitung-Vertrag, wenn ein Dienstleister die Besucherdaten verarbeitet. ArbStättV / Brandschutz – verlangen organisatorisch, im Notfall zu wissen, welche Personen im Gebäude sind (Besucherregistrierung als gängige Maßnahme).

Laufend (ständige Führung; Auswertung z. B. monatlich auf Auffälligkeiten).

Dokumentation der Schlüssel- und Ausweisausgaben: Liste aller ausgegebenen Schlüssel, Chipkarten etc. mit Zuordnung zu Personen, Berechtigungsbereichen und Datum. Enthält auch Vermerke über gesperrte/verlorene Schlüssel und übernommene Schließmedien. Gewährleistet Kontrolle über Zutrittsberechtigungen.

Objektsicherheit / Zutritt

BGB – als Betreiber obliegt die Verkehrssicherung auch der Zutrittskontrolle (Verhinderung unbefugten Zugangs). Kein spezifisches Gesetz für Schlüsselverwaltung, jedoch Bestandteil der organisatorischen Sicherungsmaßnahmen (ggf. Teil eines ISO 27001-basierten Sicherheitskonzepts für Zutrittskontrolle).

Laufend (aktualisieren bei jeder Ausgabe/Rücknahme; regelmäßige Revision der Liste, z. B. jährlich).

Nachweise der Funktionsprüfungen und Wartungen sicherheitstechnischer Systeme: z. B. Einbruchmeldeanlage, Zutrittskontrollsystem, Videoüberwachung (CCTV). Enthält regelmäßige Prüfprotokolle (Alarmanlagentests, Kamerafunktion) und Wartungsberichte der Herstellerfirmen.

Objektsicherheit (Technik)

DSGVO/BDSG – für Videoüberwachung ist die Einhaltung von Datenschutz (Speicherfristen, Zugriffsschutz) zu gewährleisten; regelmäßige Prüfung belegt datenschutzkonformen Betrieb. VdS-Richtlinien – für Einbruchmeldeanlagen (sofern VdS-anerkannt) fordern jährliche Wartung und Zertifikat. Herstellervorgaben – z. B. halbjährliche Tests von Alarmmeldern.

Regelmäßig, je System: z. B. monatliche Alarmtests, jährliche Wartung durch Fachfirma.

Dokumentation des Datenschutz-Konzepts bei CCTV-Anlagen: beschreibt Speicherfristen der Aufnahmen, Zugriffsrechte, Kennzeichnung der überwachten Bereiche. Zusätzlich der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß DSGVO Art. 28 zwischen Betreiber und Dienstleister, falls dieser die Videoüberwachung betreibt. Diese Unterlagen zeigen die DSGVO-Konformität der Sicherheitsmaßnahmen.

Objektsicherheit / Datenschutz

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Art. 28 verlangt AV-Vertrag bei ausgelagerter Videoüberwachung; Art. 5 fordert Konzepte zur Datenminimierung, Zweckbindung etc. bei Videoaufzeichnung. BDSG §4 (ergänzend) – regelt Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Räume, inkl. Pflicht zur eindeutigen Kennzeichnung.

Nach Einrichtung der Videoanlage und bei Änderungen (Konzept aktuell halten; jährliche Überprüfung der Datenschutz-Doku).

Protokolle von Notfallübungen jenseits Brand: z. B. Amok-Alarm-Übungen, Bombendrohungs-Proben, Evakuierungen bei technischen Ausfällen usw., gemäß Sicherheits-/Notfallkonzept. Enthält Ablauf, Beteiligte, Beobachtungen und Lessons Learned. Zeigt, dass auch andere Notfallszenarien geprobt und Mitarbeiter darauf vorbereitet werden.

Notfallmanagement (Security)

Keine explizite gesetzliche Vorgabe für solche Übungen – werden gemäß unternehmensinternem Notfallplan und Gefährdungsbeurteilung durchgeführt. ArbSchG – allgemeine Pflicht, für den Ernstfall vorzusorgen (ggf. Analogieschluss zu §10 ArbSchG Erste Hilfe und Notfallmaßnahmen). Branchenstandards (z. B. VdS 3847) empfehlen Notfallübungen für Amoklagen.

Anlassbezogen/regelmäßig, je nach Risiko (empfohlen jährlich oder alle 2 Jahre pro Szenario).

Hygieneinspektionsbericht RLT-Anlagen

Hygiene-Prüfbericht für raumlufttechnische Anlagen (Lüftungs-/Klimaanlagen). Zertifizierte Sachkundige kontrollieren alle 2–3 Jahre den Hygienezustand der RLT-Anlagen (nach VDI 6022 oder DIN EN 16798). Berichtet werden Sauberkeit der Komponenten (Filter, Kanäle) und Messungen (Keimzahlen, Schimmel) sowie ggf. erforderliche Reinigungsmaßnahmen.

Lüftungstechnik (Hygiene)

VDI 6022 – Richtlinie für Raumluft-Hygiene, fordert regelmäßige Hygieneinspektionen (Büro-RLT i. d. R. alle 3 Jahre) und schriftliche Nachweise. DIN EN 16798-3 – europäische Norm, enthält Hygieneanforderungen an Lüftungsanlagen (in DE durch VDI 6022 konkretisiert). Verstöße können als Verstoß gegen Sorgfaltspflichten gewertet werden.

Alle 2–3 Jahre (nach VDI 6022 Kategorie B typ. 3 -jährlich für Bürogebäude).

Trinkwasser-Legionellenprüfbericht

Prüfbericht einer Legionellenuntersuchung des Trinkwassers. Bei zentralen Trinkwassererwärmungsanlagen > 400 Liter Speichervolumen (Großanlage) ist alle 3 Jahre eine Wasserprobe auf Legionellen durch ein akkreditiertes Labor vorgeschrieben; der Dienstleister organisiert die Prüfung und legt den Laborbericht vor.

Trinkwasserhygiene

Trinkwasserverordnung (TrinkwV) § 14b – verpflichtet Betreiber von Großanlagen zur Legionellen-Prüfung alle 3 Jahre und zur Aufbewahrung des Prüfberichts. Bei Überschreitung des technischen Maßnahmewerts bestehen Melde- und Handlungspflichten.

Alle 3 Jahre (pflichtgemäß).

Temperatur- und Spülprotokolle Trinkwasser

Nachweise der Vorbeugemaßnahmen gegen Legionellen im Warmwasser: regelmäßige Temperaturkontrollen an Warmwasserauslässen (Soll ≥ 60 °C) und Dokumentation von Spülplänen (Wasserhähne/Leitungen, die selten genutzt werden, werden wöchentlich durchgespült). Diese Aufzeichnungen zeigen, dass auch zwischen den 3-jährlichen Labortests hygienische Sicherheit gewährleistet ist.

Trinkwasserhygiene

Allg. Hygienevorschriften (IfSG §4) – verpflichten Verantwortliche, durch geeignete Maßnahmen Infektionsrisiken vorzubeugen. Die Temperaturhaltung ≥ 60 °C gilt als Stand der Technik zur Legionellenprävention (DIN 1988-200). VDI 6023 (Trinkwasserhygiene) – empfiehlt Spülmaßnahmen für selten genutzte Leitungen.

Laufend: Temperatur mind. monatlich prüfen; selten genutzte Entnahmestellen wöchentlich spülen (Protokollierung fortlaufend).

Reinigungspläne und -nachweise

Dokumentation der Gebäudereinigung: Enthält Reinigungspläne (Was wird wie oft gereinigt?) und Ausführungsnachweise (Reinigungsprotokolle). Z. B. tägliche Reinigung Sanitärbereiche, wöchentliche Grundreinigung Büros, etc.. Oft werden Checklisten verwendet, die vom Reinigungspersonal abgezeichnet werden, sowie Qualitätskontrollen der Reinigungsleistung.

Gebäudereinigung (Hygiene)

Arbeitsstättenverordnung / ASR A4.1 – fordern ausreichende Sanitäreinrichtungen und Hygiene am Arbeitsplatz; regelmäßige Reinigung wird vorausgesetzt. Konkrete Intervalle sind nicht gesetzlich vorgegeben, müssen aber den allgemeinen Hygienestandards entsprechen. IfSG §4 – allgemeine Pflicht zu Sauberkeit zur Infektionsprävention (insb. in Gemeinschaftseinrichtungen).

Laufend gemäß Plan (z. B. tägliche Reinigungsnachweise); monatliche Berichte über Reinigungsqualität.

Hygiene-Kontrollberichte (Reinigungsqualität)

Berichte über Hygieneinspektionen und Qualitätsaudits der Reinigung, v. a. in sensiblen Bereichen (Kantine, Sanitärbereiche). Dabei wird geprüft und dokumentiert, ob die vorgeschriebenen Reinigungs- und Desinfektionsintervalle tatsächlich eingehalten werden und die Sauberkeit den Anforderungen entspricht. Festgestellte Mängel führen zu Nachreinigung und werden nachverfolgt.

Gebäudereinigung (Hygiene)

DIN EN 13549 – Qualitätsmessung Gebäudereinigung (bewährte Norm zur Reinigungsqualität). ArbStättV / ASR A4.1 – verlangen hygienische Sauberkeit, sodass regelmäßige Überprüfungen der Reinigungsqualität dem Stand der Technik entsprechen.

Regelmäßig, z. B. monatlich oder vierteljährlich Hygiene-Qualitätsaudits.

Schädlingsmonitoring- und -bekämpfungsberichte

Nachweise der Schädlingskontrolle im Gebäude: Regelmäßige Monitoringsberichte (z. B. Kontrollprotokolle von Köderstationen gegen Mäuse/Ratten, Insektenfallen-Auswertung) sowie Einsatzberichte der Schädlingsbekämpfer bei Befall (inkl. Ort, Art des Schädlings, eingesetzte Mittel, Erfolgskontrolle). Ziel ist die lückenlose Dokumentation zur Gesundheits- und Lebensmittelsicherheit.

Schädlingsbekämpfung

Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV) – verlangt in Lebensmittelbetrieben (Kantine) ein Schädlingsmonitoring und Dokumentation der Kontrollen. IfSG §4 – allgemeine Pflicht, Gesundheitsgefahren (auch durch Schädlinge) vorzubeugen. DIN 10523 – empfiehlt Verfahren der Schädlingsprävention und -dokumentation in Gebäuden.

Präventiv: je nach Bereich z. B. monatlich Kontrollrundgang; akut: Berichte anlassbezogen bei Befall.

HACCP-Eigenkontrollberichte

Dokumentation des HACCP-Konzepts in der Kantine. Beinhaltet alle Aufzeichnungen der Eigenkontrollen nach HACCP: z. B. tägliche Temperaturkontrollen von Kühlschränken und Warmhaltegeräten (mit Soll/Ist-Temperatur, Datum, Uhrzeit), Reinigungs- und Desinfektionspläne für Küche und Ausgabe inkl. Durchführungsnachweise, Prüflisten für Wareneingang und Lager (Qualität, FIFO-Prinzip, Lagerbedingungen). Diese Berichte zeigen, dass im Küchenbetrieb alle kritischen Kontrollpunkte überwacht und im Griff sind.

Gemeinschaftsverpflegung (Kantine)

EU-Verordnung (EG) 852/2004, Art. 5 – verlangt von jedem Lebensmittelunternehmer ein eingeführtes HACCP-Eigenkontrollsystem und Dokumentation gegenüber der Behörde. Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV) – konkretisiert nationale Hygienestandards (räumliche Anforderungen, Reinigungsmittel, Schädlingsprophylaxe) und fordert Dokumentation der Betriebskontrollen. DIN 10514 – Norm für GV-Kantinen, verlangt umfassende Hygiene-Nachweise analog HACCP.

Laufend (tägliche, wöchentliche Kontrollen gemäß HACCP-Plan; Auswertung monatlich durch Kantinenleiter).

Schulungsnachweise Lebensmittelhygiene

Nachweise, dass alle Mitarbeiter im Küchen-/Kantinenbereich entsprechend geschult und gesundheitlich belehrt sind. Insbesondere Gesundheitsbescheinigung nach §43 IfSG (Belehrung durch Gesundheitsamt vor erstmaligem Arbeitsantritt im Lebensmittelbereich) sowie Dokumentation regelmäßiger Folgeschulungen in Lebensmittelhygiene (Themen z. B. Hygieneregeln, Allergenmanagement), z. B. jährlich.

Gemeinschaftsverpflegung (Kantine)

Infektionsschutzgesetz (IfSG) § 43 – verlangt für in der Lebensmittelversorgung Tätige eine Gesundheitsbelehrung durch das Gesundheitsamt vor Arbeitsbeginn; der Arbeitgeber muss Aufzeichnungen darüber führen. Zusätzlich fordern Berufsgenossenschaften regelmäßige Hygieneschulungen (z. B. jährliche Unterweisung, branchenüblich).

Neue Mitarbeiter: vor Einstieg; danach regelmäßige Auffrischung (i. d. R. jährlich dokumentieren).

Behördenprüfungs-Protokolle & Maßnahmen

Berichte über amtliche Lebensmittelkontrollen in der Kantine. Falls das Veterinär- oder Lebensmittelaufsichtsamt Inspektionen durchgeführt hat, werden deren Prüfprotokolle sowie die vom Dienstleister ergriffenen Korrekturmaßnahmen dokumentiert. Dies beweist, dass behördliche Auflagen erfüllt und Mängel abgestellt wurden.

Gemeinschaftsverpflegung (Kantine)

LMHV / Lebensmittelüberwachung – bei Kontrollen durch die Behörde besteht Mitwirkungspflicht und Umsetzung eventueller Auflagen; die Dokumentation der Kontrollergebnisse und Nachbesserungen ist Teil der Sorgfaltspflicht. Im Falle von Verstößen kann nach LFGB Bußgeld drohen – lückenlose Nachweise können dies abmildern.

Anlassbezogen (bei jeder behördlichen Kontrolle; interne Nachkontrolle zeitnah).

Allergen- und Beschwerde-Dokumentation

Unterlagen zur Kennzeichnung von Allergenen in Speisen (Speisepläne mit deklarierungspflichtigen Allergenen gemäß LMIV) sowie Dokumentation des Umgangs mit Gästebeschwerden (z. B. bei Lebensmittelunverträglichkeiten oder Verdacht auf Lebensmittelbedingte Erkrankungen). Zeigt, dass der Caterer auf individuelle Gesundheitsbedürfnisse eingeht und Vorfälle ernst nimmt.

Gemeinschaftsverpflegung (Kantine)

EU-Lebensmittelinformations-Verordnung (LMIV) – verpflichtet zur Allergenkennzeichnung von unverpackten Lebensmitteln (z. B. in Kantinen). IfSG § 42/43 – regelt Tätigkeitsverbote bei Verdacht auf Lebensmittelinfektionen (Beschwerdemanagement unterstützt Aufklärung). Branchenleitfäden (z. B. BLL-Leitsätze) empfehlen ein Beschwerdebuch für die Gemeinschaftsverpflegung.

Laufend (Allergenkennzeichnung täglich aktuell; Beschwerdefälle sofort dokumentieren).

Entsorgungsnachweise (Abfall)

Dokumente zur ordnungsgemäßen Entsorgung aller anfallenden Abfälle, speziell gefährliche Abfälle: z. B. Begleitscheine/Übernahmescheine nach Nachweisverordnung für Elektronikschrott, Leuchtstoffröhren, Chemikalien, Batterien etc.. Diese Nachweise (elektronisch im eANV) müssen aufbewahrt und können von Behörden eingefordert werden. Auch Zertifikate über Aktenvernichtung (Datenschutz) fallen darunter.

Abfallentsorgung

Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) i. V. m. Nachweisverordnung (NachwV) – regeln das Entsorgungsnachweis-Verfahren: gefährliche Abfälle dürfen nur mit Begleitschein entsorgt werden; Betreiber müssen Nachweise 3 Jahre aufbewahren. Datenschutzrecht (DSGVO/BDSG) – verlangt Nachweise bei Aktenvernichtung durch zertifizierte Entsorger (Schutz personenbezogener Daten).

Laufend (bei jeder Entsorgung erstellt); Ablage der Nachweise, jährliche Sammlung zur Kontrolle.

Abfallbilanz und Umweltkennzahlen

Abfallbilanz-Bericht mit Mengen aller Abfallfraktionen pro Jahr, Verwertungs-/Recyclingquoten und Maßnahmen zur Abfallvermeidung. Ggf. zusätzlich Umweltkennzahlen des FM (z. B. Wasserverbrauch, Papierverbrauch) als Nachhaltigkeitsindikatoren. Dieser Bericht zeigt ökologische Performance und Fortschritte bei Nachhaltigkeitszielen.

Umweltmanagement

KrWG §§ 20, 21 – fordern von bestimmten Betrieben Abfallbilanzen (Mengenstromnachweis) bei gefährlichen Abfällen. ISO 14001 / EMAS (freiwillig) – verlangen jährliche Umweltkennzahlen-Berichte als Teil des Umweltmanagements. Viele Unternehmen haben interne Vorgaben zur Reduktion von Abfall, deren Monitoring hier erfolgt.

Jährlich (Abfallbilanz für das vergangene Jahr).

Energieverbrauchsberichte (Monitoring)

Regelmäßige Reports zum Energieverbrauch des Gebäudes: Strom, Wärme, Kälte und Wasser. Enthält Verbrauchszahlen, Benchmarks (z. B. kWh/m²) und ggf. Vergleiche zum Vorjahr oder Sollwerten. Identifiziert Mehrverbräuche oder Einsparungen und dient als Grundlage für Energiesparmaßnahmen.

Energiemanagement

Gebäudeenergiegesetz (GEG) – fordert zwar primär einen Energieausweis, hält aber auch zur energieeffizienten Betriebsführung an. Energiedienstleistungsgesetz (EDL-G) – größere Nicht-KMUs müssen alle 4 Jahre ein Energieaudit durchführen oder ISO 50001 betreiben; regelmäßiges Monitoring unterstützt die Auditpflicht. Interne Sustainability-Vorgaben verlangen oft monatliches Reporting.

Monatlich oder vierteljährlich (typisch im FM-Monatsbericht integriert).

Energieaudit- / ISO-50001-Berichte

Nachweise über durchgeführte Energieaudits oder ein zertifiziertes Energiemanagementsystem: Wenn das Unternehmen kein KMU ist, muss alle 4 Jahre ein Audit nach DIN EN 16247-1 erfolgen (EDL-G Pflicht) – der Auditbericht ist vorzulegen. Alternativ bei ISO 50001-Zertifizierung: jährliche Management-Reviews und das Zertifikat selbst. Diese Berichte zeigen die systematische Verbesserung der Energieeffizienz.

Energiemanagement

EDL-G (Energiedienstleistungsgesetz) – verpflichtet Nicht-KMU zu Energieaudits nach EN 16247 alle 4 Jahre (bzw. ISO 50001 als Ersatz). ISO 50001 – fordert jährliche interne Audits und Management-Review, Nachweis durch Auditberichte/Zertifizierung. Die Vorlage beim AG stellt sicher, dass die Pflichten erfüllt sind.

Alle 4 Jahre (bei Audits) bzw. jährlich (bei ISO 50001, internes Audit/Review-Bericht).

Klimaanlagen-Energetische Inspektion

Bericht über die energetische Inspektion von Klimaanlagen gemäß GEG. Für Klimakälteanlagen > 12 kW Kühlleistung ist spätestens 10 Jahre nach Inbetriebnahme eine fachkundige Inspektion der Energieeffizienz durchzuführen; der Inspektionsbericht (mit Verbesserungsvorschlägen) wird vorgelegt.

Energiemanagement (Anlagen)

Gebäudeenergiegesetz (GEG) §§ 74–78 – verpflichtet Betreiber größerer Klima-/Lüftungsanlagen zur energetischen Inspektion alle 10 Jahre, inkl. schriftlichem Bericht. Der Bericht muss Anlagenoptimierungen vorschlagen.

Alle 10 Jahre pro Anlage (gesetzlich).

Kälteanlage-Dichtigkeitsprüfprotokolle

Protokolle der Leckage-Dichtigkeitsprüfungen für Kälte- und Klimaanlagen mit Kältemitteln. Abhängig vom Kältemittel-Treibhauspotenzial (CO₂-Äquivalent) sind regelmäßige Prüfungen durch zertifizierte Personen vorgeschrieben. Der Bericht dokumentiert, dass die Kälteanlage gem. Chemikalien-KlimaschutzV dicht ist oder Lecks behoben wurden.

Umwelt (Kältemittel)

Chemikalien-Klimaschutzverordnung – schreibt je nach Kältemittelmenge jährliche oder halbjährliche Dichtigkeitsprüfungen vor, mit Prüfprotokoll durch zertifizierte Fachkräfte. Verstöße (ungeprüfte Lecks) können zu hohen Klima-Schäden und Bußgeldern führen; Dokumentation ist Teil der Betreiberpflicht.

Je nach Füllmenge, z. B. jährlich (≥5 t CO₂-Äq) oder halbjährlich (≥50 t CO₂-Äq).

Notstromaggregat-Emissionsprotokolle

Berichte zur Emissionseinhaltung und Betriebszeit des Notstrom-Dieselaggregats (falls >50 kW Leistung). Enthält Abgasmessungen (Rußpartikel, NOx) und Betriebsstunden-Nachweise je Kalenderjahr. Diese Dokumente belegen die Einhaltung der Grenzwerte und die regelmäßige Wartung des Aggregats.

Umwelt (Emissionen)

44. BImSchV (Verordnung über mittelgroße Feuerungsanlagen) – schreibt für Notstromanlagen > 50 kW Emissionsgrenzwerte und ggf. Messungen vor. BImSchG – allgemeine Pflicht, genehmigungsbedürftige Anlagen (Notstrom je nach Größe) im erlaubten Rahmen zu betreiben. Die Berichte dienen der Behördendokumentation.

Jährlich (Abgasmessung i. d. R. alle 3 Jahre; Betriebsstundenbericht jährlich).

FM-Leistungsbericht (Monats-/Quartalsbericht)

Umfassender Management-Report über alle erbrachten FM-Dienstleistungen. Enthält eine Zusammenfassung aller wichtigen Ereignisse und Kennzahlen: z. B. Anzahl der Störmeldungen im technischen Betrieb und Reaktionszeiten, dokumentierte Anlagenausfälle und Verfügbarkeiten, Erfüllungsgrad der Wartungspläne, Status der Störungsbeseitigungen, erreichte Service-Level-Agreements (SLAs) im Vergleich zu Sollwerten, Ergebnisse von Qualitätskontrollen (Sauberkeit, Wartungszustand) und Nutzerfeedback (Beschwerden, Zufriedenheit). Dieser Bericht gibt der Geschäftsführung einen Überblick zur Leistung des FM-Dienstleisters.

FM-Berichtswesen (Technisch & Infrastrukturell)

FM-Vertrag / SLA-Vorgaben – definieren Inhalt und Turnus der Leistungsberichte (z. B. monatlicher Report). Organisationspflicht der GF – erfordert regelmäßige Kontrolle ausgelagerter Pflichten; lückenlose Berichte dienen der Entlastung der Geschäftsführung. ISO 41001 – fordert definierte Leistungskennzahlen und regelmäßiges Reporting im FM.

Monatlich (operativer Report) und zusätzlich quartalsweise Management-Report; ggf. jährliche Gesamtübersicht.

Kosten- und Budgetbericht (FM-Kosten)

Bericht über die Kosten der FM-Leistungen: Aufgliederung der Kosten nach Kostenarten/-stellen (technisches FM, infrastrukturelles FM, Verbrauchskosten wie Energie/Wasser) und Soll-Ist-Vergleich zum Budget. Enthält Erklärungen zu Abweichungen, Einsparungen oder Mehrkosten und ggf. Vorschläge zur Kostenoptimierung.

FM-Vertragscontrolling

FM-Vertrag – legt meist Reporting der Kostenentwicklung fest (Transparenzpflicht des Dienstleisters). Kaufmännisches Gebäudemanagement nach GEFMA 200 fordert Budgetkontrolle und Reporting. Die Organisation- und Aufsichtspflicht der GF umfasst auch die Überwachung der wirtschaftlichen FM-Aspekte.

Monatlich (kurze Kostenübersicht) und quartalsweise detaillierter Budgetbericht.

Personal- und Qualifikationsnachweise

Nachweis der Personaleinsatzplanung und Qualifikation beim FM-Dienstleister: Liste des eingesetzten Personals (inkl. Stellen/Funktion), Nachweis, dass ausreichende Personalstärke vorhanden ist, sowie Qualifikationen/Zertifikate (z. B. Schulungsnachweise der Techniker, Befähigungsnachweise für Prüfer, Unterweisungen des Reinigungspersonals etc.). Dieser Bericht zeigt, dass der Dienstleister seine Leistungen mit geeignetem Personal erbringt.

FM-Organisation (Betreiberpflicht)

BetrSichV / ArbSchG – verlangen befähigte Personen für bestimmte Prüftätigkeiten (Nachweis der Qualifikation). FM-Vertrag – kann bestimmte Qualifikationen vorschreiben (z. B. Meisterbrief, zertifizierte Reiniger). GEFMA 190 / VDI 3810 – empfehlen die Überprüfung der Personalkompetenz als Teil der Betreiberverantwortung des Auftraggebers.

Jährlich (oder halbjährlich) Aktualisierung; bei Personalwechsel ad hoc.

Audit- und Compliance-Berichte

Interne Auditberichte des FM-Dienstleisters sowie Compliance-Nachweise. Z. B. jährliches Compliance-Audit zur Einhaltung aller gesetzlichen Prüffristen, Vorschriften und Vertragsauflagen durch den Dienstleister. Dieser Bericht listet Prüftermine, zeigt ggf. Abweichungen/Mängel in der Vertragserfüllung auf und bestätigt die Implementierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im FM.

FM-Qualitätsmanagement

GEFMA 190 / VDI 3810 – empfehlen ein strukturiertes Betreiberpflichten-Management, inkl. regelmäßiger Überprüfung der erfüllten Pflichten und Dokumente. ISO 41001 – fordert interne Audits/Reviews der FM-Prozesse und Compliance-Nachweise im Rahmen des FM-Managementsystems.

Jährlich (internes Audit durch Dienstleister); bei Bedarf Sonder-Audits (z. B. vor Re-Zertifizierungen).

Jour-Fix-Protokolle

Protokolle der Regelmeetings (Jour Fixe) zwischen Auftraggeber und FM-Dienstleister. Dokumentiert werden besprochene Themen, vereinbarte Maßnahmen, Verantwortliche und Fristen sowie offene Punkte. Die Ablage dieser Protokolle stellt sicher, dass Abstimmungen und Weisungen nachverfolgbar sind und beide Seiten ihre Pflichten kennen.

FM-Organisation (Kommunikation)

FM-Vertrag – oft ist ein regelmäßiger Jour-Fix vereinbart; das Protokoll dient als offizieller Nachweis beidseitiger Absprachen. Organisationsverschulden-Prävention – die GF kann sich entlasten, wenn sie nachweist, den Dienstleister angeleitet und kontrolliert zu haben (Protokolle als Beleg).

Nach jedem Treffen (z. B. monatlich) unmittelbar erstellen.

CAFM-Dokumentation & Prüfplanverfolgung

CAFM-Systemberichte zur Betreiberverantwortung: Das CAFM enthält alle Wartungs-, Prüf- und Schulungsnachweise sowie hinterlegte Fälligkeitsdaten kommender Prüfungen. Regelmäßige Übersichten (z. B. offener Prüf- und Wartungsaufträge, demnächst fällige Prüfungen, überfällige Termine) zeigen den Status der Betreiberpflichten an. So wird keine Prüfung versäumt und im Auditfall sind sämtliche Dokumente abrufbar.

FM-Dokumentation (CAFM)

VDI 3810 Blatt 1 / GEFMA 190 – fordern eine organisierte Dokumentation aller prüfpflichtigen Anlagen und Vorgänge (Betreiberpflichtenkataster) zur lückenlosen Nachweisführung. ISO 41001 – betont dokumentierte Information und Planungen im FM. Ein CAFM-System als zentrales Repository ist Stand der Technik für Audit- und revisionssichere Dokumentation.

Laufend (CAFM wird kontinuierlich gepflegt); Berichte daraus mind. quartalsweise an die GF zur Kontrolle.