3G5 Anlagenkennzeichnungsplan

Der Kennzeichnungsplan gilt für alle technischen Systeme, Installationen und Komponenten der zu betreuenden Liegenschaft im Rahmen des Vertrags.

• Mechanische Anlagen und Geräte: z. B. Fördertechnik, Pumpen, Kompressoren, Aufzugsanlagen, Tore und sonstige mechanische Einrichtungen.

• Elektrische und elektronische Systeme: z. B. Stromversorgungsanlagen, Schaltanlagen, Notstromaggregate, Beleuchtungsanlagen, Sicherheitsbeleuchtung und ähnliche elektrische Einrichtungen.

• Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK): z. B. Kessel, Heizregister, Lüftungszentralen, Klimageräte, Kälteanlagen, Kühlaggregate, Ventilatoren und sonstige Komponenten der Gebäudeklimatisierung.

• Brandschutz- und Sicherheitseinrichtungen: z. B. Brandmeldeanlagen, Sprinkler- und Feuerlöschanlagen, Rauchabzugsanlagen, Sicherheitsstromversorgungen, Alarmanlagen, Zutrittskontrollsysteme.

• Gebäudeautomation und IT-bezogene Systeme: z. B. Gebäudeleittechnik (GLT), Mess-, Steuer- und Regelungstechnik (MSR), Telekommunikationsanlagen, Serverräume und aktive IT-Infrastruktur, soweit sie zum Gebäudebetrieb gehören.

Der Kennzeichnungsplan erfasst sowohl bestehende Installationen als auch künftig neu hinzugefügte Anlagen während der Vertragslaufzeit. Unabhängig davon, ob es sich um bereits vorhandene oder um neue Geräte handelt, sind alle in den Geltungsbereich fallenden Assets gemäß den folgenden Anforderungen einheitlich zu kennzeichnen.

• Eindeutige Identifikationsnummern/-Codes: Jedem betreuten Gerät und jeder technischen Anlage ist eine eindeutige Kennnummer oder ein Kenncode zuzuweisen. Diese Kennzeichnung dient als unverwechselbare Identifikation des Assets im gesamten Dokumentations- und Wartungsprozess. Doppelvergaben von Kennnummern sind auszuschließen; das gewählte Schema soll genug Kapazität für alle Anlagen bieten.

• Standardisierte Kennzeichnungsmethoden: Für die physische Kennzeichnung kommen standardisierte und dauerhafte Methoden zum Einsatz. Dazu zählen wetterfeste Aufkleber, gravierte Schilder oder Metall-Plaketten, gut lesbare Etiketten sowie bei Bedarf digitale Identifikatoren (z. B. Barcodes, QR-Codes oder RFID-Tags). Die Kennzeichen sollen an gut sichtbarer Stelle am jeweiligen Gerät angebracht werden, ohne dessen Betrieb zu beeinträchtigen.

• Dokumentation des Standorts: Der Aufstellungsort bzw. Standort jeder Anlage ist im Kennzeichnungssystem zu dokumentieren. Dies kann durch Angaben wie Gebäudeteil, Etage und Raumnummer in einer Anlagenliste erfolgen oder durch Verortung in vorhandenen Gebäudeplänen. Ziel ist eine klare Zuordnung der Anlage zu ihrem Standort, sodass Techniker und Prüfer sie schnell auffinden können. Gegebenenfalls werden Lagepläne mit Kennzeichnungsnummern ergänzt, um die Orientierung zu erleichtern.

• Abgleich mit Asset-Register und Wartungsunterlagen: Die vergebenen Kennungen sind mit dem Anlagenverzeichnis (Asset-Register) und den Wartungs- und Prüfprotokollen abzustimmen. Jedes Gerät im Wartungsplan soll über die gleiche Kennnummer verfügen wie in der Beschilderung vor Ort und in der digitalen Anlagenliste. Dadurch wird eine durchgängige Nachverfolgbarkeit erreicht: Wartungshistorie, Prüfberichte und Störungsmeldungen können eindeutig einem bestimmten Gerät zugeordnet werden. Falls ein Computer Aided Facility Management (CAFM)-System genutzt wird, müssen die Kennzeichnungen auch dort hinterlegt sein (siehe Abschnitt 4).

• Kennzeichnung sicherheitsrelevanter Anlagen: Anlagen mit besonderer sicherheitstechnischer Bedeutung sind klar und zusätzlich zu markieren. Beispielsweise können Brandmeldeeinrichtungen, Notstromsysteme oder Druckbehälter mit farblichen Markierungen, Piktogrammen oder Zusatzschildern gekennzeichnet werden, die auf ihre sicherheitsrelevante Funktion hinweisen. Dadurch wird für Personal und Prüfer sofort ersichtlich, welche Anlagen kritisch für die Sicherheit sind und ggf. besonderen Prüf- oder Wartungsintervallen unterliegen.

• Prozedere bei Änderungen: Es ist zu beschreiben, wie Kennzeichnungen aktualisiert werden, wenn Anlagen ersetzt, erweitert oder verändert werden. Dabei muss sichergestellt sein, dass neue Geräte ebenfalls eine Kennnummer nach dem selben Schema erhalten. Sofern ein Gerät ersetzt wird, kann entschieden werden, ob die bestehende Kennnummer weiterverwendet oder eine neue vergeben wird – dies ist im Plan festzulegen. In jedem Fall sind Änderungen zeitnah im Anlagenregister zu dokumentieren und veraltete Kennzeichnungsschilder an ausgebauten Geräten zu entfernen, um Verwechslungen zu vermeiden.

• Einreichung und Vertragsbestandteil: Der Kennzeichnungsplan ist bereits mit dem Angebot als Teil der Ausschreibungsunterlagen einzureichen. Er wird im Falle der Beauftragung nach Prüfung durch den Auftraggeber als verbindlicher Bestandteil in den FM-Vertrag aufgenommen (siehe Abschnitt 6). Damit verpflichtet sich der Auftragnehmer vertraglich, die beschriebenen Kennzeichnungsmaßnahmen umzusetzen und einzuhalten.

• Pflege während der Vertragslaufzeit: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle Kennzeichnungen während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten und aktuell gehalten werden. Beschädigte oder unleserliche Kennzeichnungsschilder sind zeitnah zu ersetzen. Bei Veränderungen (z. B. Ausbau oder Austausch von Geräten, bauliche Änderungen) sind die Kennzeichnungen und die zugehörige Dokumentation unverzüglich anzupassen. Dieses fortlaufende Kennzeichnungs-Management ist Teil der geschuldeten Leistung im technischen Facility Management.

• Integration in digitale Systeme: Alle vergebenen Kennungen sind in das vorhandene CAFM-System (Computer Aided Facility Management) oder eine vergleichbare Anlagenverwaltungssoftware zu überführen, sodass jedes Asset auch digital erfasst und nachverfolgt wird. Falls im Objekt eine Gebäudeleittechnik (GLT) im Einsatz ist, erfolgt zudem eine Abstimmung der Kennzeichnungen mit der GLT-Adressierung, um Konsistenz zwischen der physischen Beschilderung und den digitalen Systemen sicherzustellen. Auf diese Weise können Störmeldungen oder Betriebsdaten aus der GLT eindeutig auf die gekennzeichneten Anlagen zurückgeführt werden.

• Abstimmung der Kennzeichnungssystematik: Die Benennungskonventionen und Nummernkreise des Kennzeichnungssystems sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Dies ist insbesondere wichtig, falls der Auftraggeber bereits ein eigenes Schema oder Vorgaben zur Anlagenkennzeichnung hat (z. B. vorhandene Anlagennummerierungen in Bestandsunterlagen). Gemeinsam sind einheitliche Standards festzulegen (z. B. Format der Kennnummern, Verwendung von Abkürzungen, Stellenanzahl, führende Nullen etc.), um eine konsistente Kennzeichnung ohne Überschneidungen oder Verwechslungen zu gewährleisten. Alle Beteiligten (Auftraggeber, Auftragnehmer, ggf. bestehende Betreiber) sollen über die Systematik einig sein, bevor mit der Kennzeichnung begonnen wird.

• Schulung des Personals: Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass sämtliches eingesetztes Personal im Hinblick auf die Anwendung und Pflege des Kennzeichnungssystems angemessen geschult ist. Alle Techniker, Hausmeister und sonstigen Mitarbeiter, die mit den Anlagen arbeiten, müssen die Bedeutung der Kennnummern kennen und in der Lage sein, neue Kennzeichnungen korrekt anzubringen sowie Änderungen ordnungsgemäß in den Unterlagen nachzutragen. Schulungs- und Einweisungsmaßnahmen sind bei Vertragsbeginn und nach Bedarf während der Laufzeit durchzuführen, um die dauerhafte Einhaltung der Kennzeichnungsvorgaben sicherzustellen.

• Überprüfung des Kennzeichnungsplans: Nach Einreichung wird der Kennzeichnungsplan vom Auftraggeber einer fachlichen Prüfung unterzogen. Dabei wird kontrolliert, ob der Plan alle geforderten Inhalte (gemäß Abschnitt 3 und 4) abdeckt und den rechtlichen sowie betrieblichen Anforderungen genügt. Der Auftraggeber hat das Recht, Korrekturen oder Ergänzungen zu verlangen, falls Unstimmigkeiten, Lücken oder Unklarheiten festgestellt werden. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, etwaige Rückfragen zügig zu klären und eine überarbeitete Version vorzulegen, die den Anforderungen vollumfänglich entspricht.

• Freigabe und Vertragsbestandteil: Sobald der Kennzeichnungsplan den Anforderungen entspricht, genehmigt (freigibt) der Auftraggeber das Dokument offiziell. Die freigegebene Endfassung wird als verbindlicher Anhang dem Facility-Management-Vertrag beigefügt. Damit wird sichergestellt, dass alle beschriebenen Kennzeichnungsmaßnahmen Vertragsbestandteil sind und vom Auftragnehmer einzuhalten sind. Änderungen am Plan nach Vertragsabschluss bedürfen der Abstimmung und schriftlichen Zustimmung beider Parteien.

• Initiale Umsetzung und Abnahme vor Ort: Zu Vertragsbeginn bzw. im Zuge der Inbetriebnahmephase wird überprüft, ob die Kennzeichnung der Anlagen gemäß dem Plan tatsächlich vorgenommen wurde. Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass sämtliche im Geltungsbereich befindlichen Anlagen bis zum Start des Regelbetriebs ordnungsgemäß gekennzeichnet sind. Der Auftraggeber (oder ein von ihm benannter Vertreter) kann hierzu eine gemeinsame Begehung durchführen, bei der stichprobenartig oder umfassend kontrolliert wird, ob die angebrachten Schilder und Markierungen dem vorgelegten Plan entsprechen. Eventuelle Mängel oder fehlende Kennzeichnungen sind vom Auftragnehmer umgehend nachzubessern. Erst wenn alle Anlagen korrekt ausgezeichnet sind, gilt diese Leistung als abgenommen.

• Laufende Audits und Kontrolle: Während der Vertragslaufzeit behält sich der Auftraggeber vor, regelmäßige Audits oder Stichproben durchzuführen, um die Einhaltung des Kennzeichnungsplans zu überwachen. Dies kann z. B. im Rahmen von Qualitätskontrollen oder Sicherheitsbegehungen erfolgen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei solchen Kontrollen volle Unterstützung zu leisten – etwa durch Bereitstellung aktueller Anlagenregister, Begleitung der Kontrollperson und Zugang zu allen Anlagen. Werden Abweichungen vom Plan festgestellt (z. B. ungekennzeichnete neue Geräte, fehlende Updates im Register, unleserliche Schilder), so hat der Auftragnehmer diese unverzüglich zu beheben. Größere Abweichungen oder wiederholte Mängel können vom Auftraggeber als Vertragsverletzung gewertet werden und entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, dass der Auftragnehmer intern ebenfalls regelmäßige Selbstüberprüfungen der Kennzeichnung durchführt.

Sofern zutreffend, kann dem Kennzeichnungsplan ein Anhang mit zusätzlichen Unterlagen und Beispielen beigefügt werden, um die Anwendung der Kennzeichnungssystematik zu veranschaulichen.

• Muster eines Anlagenkennregisters: Eine Vorlage (z. B. in Tabellenform) zur Auflistung aller Geräte und Anlagen mit ihren eindeutigen Kennungen. Dieses Register enthält typischerweise Spalten für Kennnummer, Anlagenbezeichnung, Standort (Gebäude/Etage/Raum), Anlagentyp/Kategorie, Hersteller/Typ, Baujahr, Wartungsintervall und weitere relevante Informationen. Ein ausgefülltes Muster kann gezeigt werden, um die erwartete Dokumentationstiefe zu illustrieren.

• Beispiel eines Kennzeichnungsschemas: Eine beispielhafte Darstellung, wie die Kennung aufgebaut ist (z. B. Kombination aus Buchstaben und Ziffern). Dies könnte ein Schema enthalten, in dem die Bedeutung einzelner Stellen oder Segmente des Kenncodes erläutert wird – etwa: HK-LÜ-01 für Heizungs-/Klimaanlage – Lüftungsgerät Nr. 1. Zusätzlich kann ein Foto oder eine Grafik eines beklebten/beschilderten Geräts im Objekt (ohne spezifische Projektbezeichnung) beigefügt werden, um zu zeigen, wie die Kennzeichnung vor Ort aussieht.

• Glossar und Abkürzungsverzeichnis: Eine Liste von Fachbegriffen und Abkürzungen im Zusammenhang mit dem Kennzeichnungssystem, um Missverständnisse auszuschließen. Hier werden z. B. verwendete Abkürzungen wie TGA (Technische Gebäudeausrüstung), CAFM, GLT, MSR, oder Begriffe wie Asset-Register, Kennnummer, Prüfpflichtig etc. definiert. Dieses Glossar stellt sicher, dass alle Beteiligten die im Dokument verwendeten Begriffe einheitlich verstehen.

Auftragnehmer: ___________________________

Autorisierter Vertreter: ___________________________

Position: ___________________________

Datum: ___________________________

Unterschrift/Stempel: ___________________________