Vertrag

Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen dieses Total Technical Services (TTS)-Vertrages die vollständige Verantwortung für den Betrieb, die Wartung, die Instandhaltung und die Optimierung sämtlicher technischer Anlagen und Einrichtungen des im Anhang 1.1 genannten Industriegebäudes. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere folgende Gewerke und Themenbereiche des Technischen Facility Managements:

• Außenanlagen: Pflege, Kontrolle und Instandhaltung der technischen Infrastruktur im Außenbereich.

• Gebäude und Flächenmanagement: Betreuung der baulichen Anlagen, Koordination der technischen Nutzung und Flächenoptimierung.

• Gebäudeautomation (GA) und MSR-Technik: Betrieb und Weiterentwicklung der Gebäudeleittechnik, Einbindung digitaler Überwachungs- und Steuerungssysteme.

• RLT-Anlagen: Betrieb und Instandhaltung von Raumlufttechnik einschließlich Klimatisierung und Prozessluft.

• Energiemanagement: Umsetzung von Energiemanagementsystemen nach ISO 50001, Lastmanagement, Monitoring und Effizienzmaßnahmen.

• Mangelanspruchsmanagement: Erfassung, Dokumentation und Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen bei technischen Anlagen.

• Aufzugsanlagen: Betrieb, Prüfung und Instandhaltung von Aufzügen und Hebeanlagen.

• Druckluftanlagen: Sicherstellung der Versorgung, Wartung und Effizienzoptimierung.

• Elektrotechnik: Betreuung der gesamten elektrischen Infrastruktur, einschließlich Mittel- und Niederspannungsverteilungen, Notstromversorgung und Prüfungen nach VDE.

• Energieerzeugungsanlagen: Betrieb von Blockheizkraftwerken, Notstromaggregaten, Photovoltaik- oder weiteren Eigenerzeugungssystemen.

• Fluid Management: Betreuung der Systeme für Flüssigkeiten in Produktions- und Versorgungseinrichtungen.

• Gasanlagen: Überwachung und Instandhaltung der Gasversorgung, Einhaltung aller sicherheitsrelevanten Vorgaben.

• Heiztechnik: Betrieb und Wartung von Heizkesseln, Fernwärmeanlagen und Wärmeverteilnetzen.

• Krananlagen: Instandhaltung und Prüfung von Kran- und Hebetechnik nach gesetzlichen Vorgaben.

• Lichttechnik: Betrieb und Optimierung der Beleuchtungsanlagen einschließlich Not- und Sicherheitsbeleuchtung.

• Sanitärtechnik und Trinkwasseranlagen: Sicherstellung der Trinkwasserhygiene, Betrieb von Warmwassersystemen, Abwasserentsorgung nach gesetzlichen Normen.

• Sicherheitstechnik: Betrieb und Instandhaltung von Zutrittskontrollsystemen, Einbruchmeldetechnik und Videoüberwachung.

• Sprinkler- und Brandschutzanlagen: Betrieb, Wartung und Dokumentation von Sprinkleranlagen sowie Umsetzung der brandschutztechnischen Vorgaben.

• Hausmeisterdienste: Durchführung technischer Basisdienste, Unterstützung bei Störungsmanagement, Schließ- und Kontrollgänge.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, für sämtliche vorgenannten Gewerke ein systematisches Inspektions-, Wartungs- und Störungsmanagement zu betreiben, die Maßnahmen vollständig im CAFM-System zu dokumentieren und die Betreiberpflichten des Auftraggebers rechtssicher zu erfüllen. Ergänzend verpflichtet sich der Auftragnehmer, kontinuierlich Vorschläge zur Optimierung, Modernisierung und Digitalisierung der Gewerke einzubringen, sodass die technische Infrastruktur nicht nur betrieben, sondern aktiv weiterentwickelt wird.

Vertragsbestandteile (Rangfolge): Dieser Vertrag besteht aus den folgenden Dokumenten, die als verbindliche Vertragsbestandteile gelten. Im Falle von Widersprüchen gilt die nachstehende Rangfolge (von ranghöchstem zu rangniedrigstem Dokument). Alle Dokumente sind vom Auftragnehmer vollständig, korrekt und fristgerecht im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens einzureichen.

• Gewerbeanmeldung / Betriebslizenz – Der Auftragnehmer hat eine gültige Gewerbeanmeldung sowie erforderliche Betriebslizenzen vorzulegen, die ihn zur Erbringung technischer Facility-Management-Dienstleistungen berechtigen.

• Versicherungsnachweise – Der Auftragnehmer hat gültige Betriebshaftpflichtversicherungen nachzuweisen, die Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit einer ausreichenden Deckungssumme absichern.

• NDA (Non-Disclosure Agreement) – Der Auftragnehmer hat unterzeichnete Vertraulichkeitserklärungen für alle am Projekt beteiligten Personen vorzulegen.

• Konformitätsbescheinigungen – Der Auftragnehmer hat Bescheinigungen zur Einhaltung einschlägiger Normen (z. B. DIN EN 15221, DIN 31051, ISO 9001/14001/45001) vorzulegen.

• DSGVO-Konformitätserklärung – Der Auftragnehmer hat ein Datenschutzkonzept einzureichen, das die Anforderungen der DSGVO und des BDSG erfüllt, einschließlich IT-Sicherheitsmaßnahmen und Aufbewahrungsfristen.

• Prozesshandbuch Facility Management – Der Auftragnehmer hat ein vollständiges Prozesshandbuch vorzulegen, das die organisatorischen Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen im technischen Facility Management beschreibt.

• Helpdesk- & Ticketsystemkonzept – Der Auftragnehmer hat ein Konzept einzureichen, das den Einsatz eines elektronischen Systems für Störungsmeldungen, Serviceanfragen und Nachverfolgung darstellt.

• Dienst- & Einsatzzeitenplan – Der Auftragnehmer hat Planungsunterlagen einzureichen, die den kontinuierlichen Betrieb und die Abdeckung aller relevanten Anlagenzeiten sicherstellen.

• Notfallkonzept – Der Auftragnehmer hat ein objektspezifisches Konzept einzureichen, das Reaktionswege, Verantwortlichkeiten und Abläufe bei technischen Notfällen definiert.

• Vorfall- & Risikoberichtsformular – Der Auftragnehmer hat standardisierte Vorlagen für Meldungen von Störungen, Risiken und Schadensereignissen einzureichen.

• Unternehmensprofil & Leitbild – Der Auftragnehmer hat ein Unternehmensprofil mit Leitbild, Organisationsstruktur und relevanten Geschäftsbereichen vorzulegen.

• Referenzprojektliste – Der Auftragnehmer hat mindestens drei vergleichbare Referenzen aus dem Bereich technisches Facility Management vorzulegen.

• Geprüfte Jahresabschlüsse – Der Auftragnehmer hat die letzten zwei geprüften Jahresabschlüsse oder entsprechende Bankbestätigungen einzureichen.

• Mitarbeiterqualifikationsnachweise – Der Auftragnehmer hat Nachweise der Qualifikationen und Fachkenntnisse des eingesetzten Personals vorzulegen.

• Führungszeugnisse – Der Auftragnehmer hat für sicherheitsrelevante Funktionen polizeiliche Führungszeugnisse vorzulegen.

• Jährlicher Schulungs- & Entwicklungsplan – Der Auftragnehmer hat ein Schulungskonzept mit Fort- und Weiterbildungsplänen einzureichen.

• Service-Level-Matrix – Der Auftragnehmer hat eine SLA-Matrix mit Kennzahlen wie Reaktionszeit, Störungsbeseitigung und Verfügbarkeit vorzulegen.

• Monatliche Berichtsvorlage – Der Auftragnehmer hat standardisierte Berichtsformate für Monatsauswertungen einzureichen.

• Quartalsauditplan – Der Auftragnehmer hat einen Auditplan vorzulegen, der regelmäßige interne und externe Kontrollen umfasst.

• KVP-Maßnahmenplan – Der Auftragnehmer hat einen kontinuierlichen Verbesserungsplan mit definierten Zielen und Maßnahmen einzureichen.

• Anlagen- & Systemverzeichnis – Der Auftragnehmer hat eine vollständige Liste aller betreuten Anlagen und Systeme vorzulegen.

• Wartungsplan – vorbeugend – Der Auftragnehmer hat präventive Wartungspläne nach DIN 31051 einzureichen.

• Standardprozedur für Störungsbeseitigung – Der Auftragnehmer hat Prozessbeschreibungen für die Bearbeitung von Störungen und Notfällen vorzulegen.

• Energiemanagementplan – Der Auftragnehmer hat ein Konzept einzureichen, das Energieeffizienzmaßnahmen dokumentiert (gemäß ISO 50001).

• CAFM/BIM-Integrationskonzept – Der Auftragnehmer hat darzulegen, wie er CAFM- und BIM-Systeme in den Betrieb integriert.

• Arbeitssicherheitsrichtlinie – Der Auftragnehmer hat Richtlinien vorzulegen, die die Einhaltung von Arbeitsschutzvorschriften dokumentieren.

• Brandschutz- & Evakuierungsplan – Der Auftragnehmer hat objektspezifische Brandschutz- und Evakuierungspläne einzureichen.

• Gefahrstoff-Entsorgungsplan – Der Auftragnehmer hat Pläne zur Handhabung und Entsorgung von Gefahrstoffen vorzulegen.

• Gesundheits- & Erste-Hilfe-Nachweise – Der Auftragnehmer hat Nachweise zur Ersthelfer-Ausbildung und Gesundheitsmaßnahmen vorzulegen.

• Nachhaltigkeitsberichtsvorlage – Der Auftragnehmer hat Unterlagen zu Umwelt- und Nachhaltigkeitsmaßnahmen einzureichen.

• Geräte- & Werkzeugverzeichnis – Der Auftragnehmer hat eine vollständige Liste der eingesetzten Geräte und Werkzeuge vorzulegen.

• IT-Integrationskonzept – Der Auftragnehmer hat darzulegen, wie IT-Systeme integriert und betrieben werden.

• PSA-Nachweise – Der Auftragnehmer hat Nachweise für die persönliche Schutzausrüstung aller Mitarbeiter vorzulegen.

• Ersatzteillogistik-Konzept – Der Auftragnehmer hat ein Konzept zur Ersatzteilbevorratung und -lieferung einzureichen.

• Anlagenkennzeichnungsplan – Der Auftragnehmer hat Pläne vorzulegen, die die eindeutige Kennzeichnung von Anlagen und Systemen sicherstellen.

• Kalkulationsübersicht – Der Auftragnehmer hat eine transparente Kostenübersicht einzureichen.

• Musterrechnung – Der Auftragnehmer hat ein Rechnungsbeispiel vorzulegen, das Struktur und Abrechnungsmodalitäten darstellt.

• Budget- & Prognoseplan – Der Auftragnehmer hat Planungsunterlagen für Kosten- und Budgetprognosen einzureichen.

• Tarif- & Mindestlohnerklärung – Der Auftragnehmer hat eine Erklärung zur Einhaltung der Tarif- und Mindestlohnregelungen vorzulegen.

• Auditierungsvereinbarung – Der Auftragnehmer hat zu bestätigen, dass interne und externe Audits jederzeit ermöglicht werden.

• Technisches FM-Konzept – Der Auftragnehmer hat ein übergeordnetes Konzept für das technische Facility Management vorzulegen.

• Wartungskonzept – Der Auftragnehmer hat ein Konzept für präventive und korrektive Wartung einzureichen.

• Energie- & Nachhaltigkeitskonzept – Der Auftragnehmer hat Maßnahmen zur Energieoptimierung und Nachhaltigkeit darzustellen.

• HSE-Konzept – Der Auftragnehmer hat ein umfassendes Konzept zu Arbeitssicherheit, Gesundheit und Umwelt einzureichen.

• Mitarbeiterschulungskonzept – Der Auftragnehmer hat ein Konzept für Schulungen und Fortbildungen vorzulegen.

• Notfallbetriebskonzept – Der Auftragnehmer hat darzulegen, wie ein Notbetrieb bei Ausfällen gewährleistet wird.

• Digitalisierungskonzept – Der Auftragnehmer hat Konzepte zur Digitalisierung von Prozessen einzureichen.

• Änderungsantragsformular & Änderungsregister – Der Auftragnehmer hat Formulare und Nachweise für Änderungsanträge einzureichen.

• Aufforderung zur Angebotsabgabe – Der Auftragnehmer hat eine Bestätigung der Angebotsabgabe gemäß Ausschreibungsunterlagen vorzulegen.

• Vergabebedingungen – Der Auftragnehmer hat die vollständige Akzeptanz der Vergabebedingungen zu erklären.

• Teilnahmevoraussetzungen – Der Auftragnehmer hat Nachweise seiner Eignung (z. B. Handelsregister, Steuerbescheinigungen) einzureichen.

• Bewertungs- & Zuschlagsmatrix – Der Auftragnehmer hat darzustellen, wie die Zuschlagskriterien erfüllt werden.

• Zuschlagsschreiben – Der Auftragnehmer hat die Annahme des Zuschlags formell zu bestätigen.

Die Parteien vereinbaren, sich auf anerkannte Standards und nicht auf proprietäre Definitionen zu stützen. Es gelten die jeweils aktuellsten Fassungen der folgenden Regelwerke:

• VDI 3810 – Technischer Betrieb, Instandhaltung und Betreiberverantwortung.

• DIN 31051 – Grundlagen der Instandhaltung.

• DIN EN 13306 – Begriffe der Instandhaltung.

• VDMA 24176 – Qualitätsanforderungen für Inspektionen.

• VDMA 24186 – Rahmen für Instandhaltungstätigkeiten, optimiert nach Priorität (A-/B-/C-Systeme) und Anlagenzustand.

• VDI 2888 – Zustandsorientierte Instandhaltung.

• VDI 3802, 3803, 3807, 3809, 3811 – Anforderungen an raumlufttechnische Anlagen, Verbrauchswerte, Prüfungen und Modernisierungen.

• VDI 3814, 4700 – Gebäudeautomation und Bautechnik.

• VDI 6022, 6023 – Hygiene in RLT-Anlagen und Trinkwasserinstallationen.

• VDI 6041 – Monitoring von Gebäuden und technischen Anlagen.

• VDMA 24649 – Verdunstungskühlanlagen.

• DIN SPEC 15240 – Energetische Inspektion von Klimaanlagen.

• DIN EN 15221-Reihe – Facility-Management-Normen.

• Weitere landesrechtliche Prüfverordnungen und Grundsätze zur Zertifizierung sicherheitsrelevanter Systeme.

Der Auftragnehmer hat zudem die einschlägigen Arbeitsschutz- und Umweltschutzvorschriften einzuhalten, darunter insbesondere:

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).

• Gebäudeenergiegesetz (GEG).

• Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG).

• Geltende Klimaschutzgesetze der Länder.

• VDE-Vorschriften für Elektrotechnik.

• Betriebssicherheitsverordnung.

• Vorschriften der Berufsgenossenschaften und Unfallversicherungsträger.

Diese Auflistung ist nicht abschließend. Aktualisierungen und Änderungen der geltenden Normen während der Vertragslaufzeit sind unverzüglich umzusetzen, um die kontinuierliche Rechts- und Normenkonformität sicherzustellen.

Die erfolgreiche Umsetzung dieses Total Technical Services (TTS)-Vertrages setzt eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer voraus. Der Auftraggeber behält als Eigentümer und Betreiber im rechtlichen Sinne die Gesamtverantwortung für die Einhaltung sämtlicher Betreiberpflichten, überträgt jedoch die operative Wahrnehmung dieser Pflichten im täglichen Geschäft an den Auftragnehmer. Diese Delegation schafft einerseits Rechtssicherheit für den Auftraggeber und andererseits Handlungsspielraum für den Auftragnehmer, um die vereinbarten Ziele eigenverantwortlich umzusetzen.

• Der Auftraggeber behält die strategische Verantwortung für den ordnungsgemäßen Betrieb des Industriegebäudes.

• Er definiert die übergeordneten Ziele, Leistungsniveaus und strategischen Vorgaben für den Betrieb der technischen Infrastruktur.

• Er kontrolliert die Vertragserfüllung anhand von Reports, KPIs und Audits und stellt sicher, dass die Leistungen des Auftragnehmers mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen.

• Er fungiert als Schnittstelle zu internen Nutzern, gibt Entscheidungen innerhalb definierter Fristen frei und stellt die erforderlichen Ressourcen (z. B. Medienversorgung, Zutrittsrechte, Gebäudedaten) bereit.

• Er erfüllt seine Auswahl- und Überwachungspflichten durch regelmäßige Steuerungsgespräche und Qualitätsprüfungen.

• Der Auftragnehmer übernimmt die operative Betreiberverantwortung für sämtliche übertragenen Systeme und Anlagen.

• Er handelt eigenständig innerhalb des vertraglich vereinbarten Rahmens und ist nicht als Erfüllungsgehilfe, sondern als unabhängiger Betreiber tätig.

• Er stellt qualifiziertes, geschultes und überprüftes Personal zur Verfügung, das den Betrieb, die Wartung und die Optimierung der Anlagen gewährleistet.

• Er organisiert eigenverantwortlich das Störungsmanagement, die Wartungsplanung und die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.

• Er informiert den Auftraggeber regelmäßig über Risiken, Abweichungen und Optimierungspotenziale und bringt aktiv Vorschläge zur Weiterentwicklung der technischen Infrastruktur ein.

• Operative Ebene: Regelmäßige Jour Fixes (z. B. wöchentlich oder monatlich) zwischen den technischen Ansprechpartnern von AG und AN zur Abstimmung des Tagesgeschäfts, zur Klärung von Störungen und zur Nachverfolgung laufender Maßnahmen.

• Taktische Ebene: Quartalsweise Qualitäts- und Steuerungsgespräche mit dem mittleren Management beider Parteien. Themen sind Vertragserfüllung, KPI-Ergebnisse, Audits, Risikomanagement und Vereinbarung von Verbesserungsmaßnahmen.

• Strategische Ebene: Halbjährliche oder jährliche Steuerungskreise zwischen dem oberen Management von AG und AN. Hier werden die strategische Ausrichtung, Innovationsprojekte, Investitionsentscheidungen und die Weiterentwicklung des TTS-Modells diskutiert.

Die Rollenverteilung und Governance-Struktur stellen sicher, dass der Auftragnehmer über die notwendige Autonomie für die operative Leistungserbringung verfügt, während der Auftraggeber seine Kontroll- und Steuerungsrechte im Sinne seiner gesetzlichen und unternehmerischen Verantwortung ausübt. Damit wird eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe gewährleistet, die auf Vertrauen, Transparenz und gemeinsamen Zielen basiert.

Für die Zwecke dieses Vertrages gelten die folgenden Definitionen. Sie bilden die Grundlage der Verpflichtungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

• Inspektion bezeichnet alle Maßnahmen zur Feststellung und Beurteilung des tatsächlichen Zustands von Anlagen und Komponenten, einschließlich der Erkennung von Verschleiß, der Analyse von Schadensursachen sowie der Ableitung der notwendigen Konsequenzen für die weitere sichere Nutzung. Die Inspektion allein stellt die Funktionalität nicht wieder her und verbessert diese auch nicht.

• Wartung umfasst alle Maßnahmen zur Verzögerung von Verschleiß und zur Erhaltung der Funktionsfähigkeit der Anlagen. Sie dient der Sicherung der Gebrauchstauglichkeit und der Reduzierung von Ausfällen auf Grundlage der Erkenntnisse aus den Inspektionen. Ziel ist es, den technischen Zustand so lange wie möglich gemäß DIN 31051 zu erhalten.

• Instandsetzung sind Maßnahmen zur Wiederherstellung des bestimmungsgemäßen Funktionszustands einer Einheit oder Komponente, wenn Verschleiß oder Schäden eingetreten sind. Instandsetzungen stellen keine Neuinvestition oder Modernisierung dar, sondern beschränken sich auf die Wiederherstellung der Gebrauchstauglichkeit innerhalb des definierten Lebenszyklus.

• Verbesserungen sind zielgerichtete Maßnahmen, die vom Auftragnehmer vorgeschlagen werden, um den Betrieb aus technischer, wirtschaftlicher, energetischer oder sicherheitsrelevanter Sicht zu optimieren. Sie gehen über routinemäßige Instandsetzungen oder Wartungen hinaus und zielen auf eine messbare Leistungssteigerung ab.

• Innovation ist ein Kernelement dieses Vertrages und zentral für die Erwartungen des Auftraggebers. Innovation bezeichnet die Einführung neuer Prozesse, Technologien oder Methoden, die die Betriebssicherheit, Energieeffizienz, Wirtschaftlichkeit, Sicherheit oder organisatorische Leistungsfähigkeit nachhaltig verbessern. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, als aktiver Innovationspartner kontinuierlich vorausschauende Lösungen vorzuschlagen und umzusetzen.

• Nebenpflichten gelten zusätzlich zu den Hauptleistungen. Sie umfassen insbesondere Sorgfalts-, Treue-, Schutz-, Informations-, Beratungs- und Koordinationspflichten. Der Auftragnehmer muss den Auftraggeber proaktiv über Änderungen rechtlicher oder technischer Normen, Herstellerinformationen und Betriebsrisiken informieren und geeignete Maßnahmen empfehlen (z. B. Überholung, Modernisierung oder Erweiterung). Diese Pflichten gewährleisten Transparenz, sichern die Betriebskontinuität und stärken die Innovationspartnerschaft.

Die Anlaufphase beginnt mit der Bestätigung des Vertragsabschlusses und wird gemäß dem vereinbarten Umsetzungsprozess (siehe Anlage Umsetzungsprozess) durchgeführt. Der Auftragnehmer hat alle vorbereitenden Maßnahmen einzuleiten, die für den sicheren und effizienten Beginn der Leistungen erforderlich sind.

Vor Aufnahme der operativen Tätigkeiten legt der Auftragnehmer dem Auftraggeber Folgendes vor:

• Das zwischen den Parteien abgestimmte Berichtssystem einschließlich Vorlagen, Frequenzen und Leistungskennzahlen.

• Die erstmalige Reifegradbewertung der technischen Facility-Management-Prozesse, welche die Grundlage für die jährliche Messung der Verbesserungen im Rahmen der Innovationspartnerschaft bildet.

Vor Beginn der Leistungserbringung hat der Auftragnehmer:

• Alle Liegenschaftsbedingungen, Einrichtungen und technischen Anlagen sorgfältig zu prüfen und sich damit vertraut zu machen.

• Sämtliche vom Auftraggeber bereitgestellten Informationen und Dokumentationen, einschließlich Anlagen, Leistungsbeschreibungen und Betriebskonzepte, zu prüfen und zu validieren.

• Mit dem Auftraggeber abzustimmen, ob das Betriebskonzept und das Berichtssystem gegebenenfalls angepasst werden müssen, um die tatsächlichen Liegenschaftsbedingungen sowie die Innovationsziele in Einklang zu bringen.

Innerhalb der ersten 20 Wochen nach Leistungsbeginn führt der Auftragnehmer eine umfassende Zustandserhebung (Inspektion) der Systeme und Anlagen durch. Ziel dieser Erhebung ist es:

• Sicherzustellen, dass die Dokumentationen, Anlagen und Daten des Auftraggebers die zu erbringenden Leistungen vollständig und korrekt widerspiegeln.

• Mengen, Volumina und Umfang der technischen Verpflichtungen zu verifizieren.

• Abweichungen oder Unstimmigkeiten zu identifizieren, die die Leistungserbringung oder die vertraglichen Zielsetzungen beeinflussen könnten.

Werden erhebliche Abweichungen festgestellt, sind die Anlagen zu diesem Vertrag im Rahmen des formalen Change-Request-Verfahrens zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Etwaige Anpassungen werden in geplanten Qualitätsmeetings besprochen und validiert, um Transparenz und beiderseitige Zustimmung im Sinne der Innovationspartnerschaft sicherzustellen.

The contractor must submit proposals for changes in the manner of service provision via the agreed change request process . Such proposals must be presented in recurring quality meetings and form part of the continuous improvement process within the innovation partnership.

The client reserves the right to unilaterally request changes in the manner of service provision, provided these changes are reasonable for the contractor. Such change requests must generally be communicated at least four weeks prior to the intended implementation date, unless a shorter period is required to comply with legal or regulatory obligations.

Upon receipt of a change request, the contractor must assess its potential consequences and provide the client with a written response within fourteen working days. This response must include a detailed analysis of the impact on implementation, costs, schedules, and quality. Any concerns must be clearly justified in writing.

If the client decides to implement the requested change despite the concerns raised by the contractor, the parties will amicably adjust the scope of services and the price list. The contractor remains responsible for the proper execution of the modified service, unless the client expressly assumes responsibility by overriding the contractor's justified concerns. In such cases, risk allocation will be determined in accordance with the client's decision.

Der Auftraggeber kann einseitig Änderungen am gesamten Leistungsumfang oder -volumen verlangen. Solche Änderungen basieren auf der zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültigen Fassung der Preisliste, vorbehaltlich nachträglicher Aktualisierungen. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer in der Regel mindestens vier Wochen vor Umsetzung.

Die Vergütung für Änderungen des Leistungsvolumens wird gemäß den in der Preisliste angegebenen Einheitspreisen angepasst.

Übersteigen Anpassungen der Leistungsumfänge dreißig Prozent der Jahresvergütung oder der Jahrespauschale für die betroffenen Positionen, verhandeln die Parteien eine angemessene Anpassung der Vergütungsregelungen. Kommt keine Einigung zustande, gilt eine faire und marktgerechte Anpassung nach Treu und Glauben.

Erreicht der Auftragnehmer die vereinbarten jährlichen Verbesserungen des Facility-Management-Reifegrads, wie in der Innovationspartnerschaft definiert (mindestens zehn Prozent pro Jahr, mit einem Zielwert von 81 Prozent Reifegrad nach fünf Jahren), nicht, behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den betroffenen Leistungsumfang entsprechend zu reduzieren oder zu kündigen.

Werden Leistungsanpassungen aufgrund von Änderungen von Gesetzen, Normen oder technischen Regelwerken erforderlich, werden die Kosten derjenigen Partei zugeordnet, in deren Verantwortungsbereich die Änderung fällt:

• Änderungen im Zusammenhang mit der Liegenschaft, den Anlagen oder regulatorischen Verpflichtungen des Auftraggebers fallen in dessen Verantwortungsbereich.

• Änderungen im Zusammenhang mit den Arbeitsbedingungen, dem Arbeitsschutz oder den Qualifikationen des Personals des Auftragnehmers fallen in dessen Verantwortungsbereich.

Ist die Zuordnung unklar oder nicht eindeutig möglich, bemühen sich die Parteien um eine einvernehmliche Regelung der Kostenaufteilung. Kommt keine Einigung zustande, legt der Auftragnehmer ein angepasstes Leistungsangebot mit entsprechender Preisänderung vor. Nimmt der Auftraggeber dieses Angebot nicht an, kann die Leistung unter angemessenen Bedingungen angepasst oder eingestellt werden.

Zusatzleistungen sind alle Leistungen, die nicht als Standardleistungen in diesem Vertrag enthalten sind und nicht im Rahmen der Anlaufphase abgedeckt werden. Diese Leistungen dürfen vom Auftragnehmer nur auf Grundlage einer gesonderten schriftlichen Beauftragung durch den Auftraggeber (z. B. per E-Mail) erbracht werden, sofern in diesem Vertrag nichts Abweichendes geregelt ist. Zusatzleistungen unterliegen einer gesonderten Vergütung gemäß dem vereinbarten Preisrahmen.

Der Auftraggeber und der Auftragnehmer legen für jede Anlageklasse Wertgrenzen fest (siehe Anlage Wertgrenzen). Innerhalb dieser Grenzen ist der Auftragnehmer berechtigt, eigenständig Ersatz- und Verschleißteile zu beschaffen und die damit verbundenen Maßnahmen durchzuführen, sofern die betrieblichen Interessen des Auftraggebers gewahrt bleiben.

Sind keine Wertgrenzen definiert oder übersteigen die voraussichtlichen Kosten ein vereinbartes Budget, hat der Auftragnehmer vor Durchführung der Maßnahmen die vorherige Zustimmung des Auftraggebers einzuholen.

Zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses wird die Verantwortung für das übergeordnete Vertragsmanagement wie folgt zugewiesen:

• Auf Seiten des Auftraggebers: gemäß Anlage 6.

• Auf Seiten des Auftragnehmers: gemäß Anlage 6.

Die Verantwortung für die operative Umsetzung auf Objektebene wird zu Vertragsbeginn wie folgt zugewiesen:

• Auf Seiten des Auftraggebers: gemäß Anlage 6.

• Auf Seiten des Auftragnehmers: gemäß Anlage 6.

Ist ein benannter Vertrags- oder Objektverantwortlicher nicht verfügbar, ist ein qualifizierter Vertreter zu bestellen. Sind beide Hauptansprechpartner nicht verfügbar, übernehmen deren jeweilige Vorgesetzte die Verantwortung.

Beide Parteien können Ansprechpartner für externe Beteiligte (z. B. Mieter, Nutzer oder Behörden) benennen, sofern diese von der Umsetzung dieses Vertrages betroffen sind.

Das Total Technical Services (TTS)-Modell basiert auf einer klaren Risikoverteilung und der Einführung transparenter Anreizmechanismen, um sowohl die Interessen des Auftraggebers als auch die des Auftragnehmers in Einklang zu bringen. Die Vertragsparteien erkennen an, dass der Auftragnehmer durch die Bündelung aller technischen Leistungen einen erheblichen Teil des operativen und wirtschaftlichen Risikos übernimmt, während der Auftraggeber im Gegenzug Planungssicherheit und Budgetstabilität erhält.

Im Rahmen dieses Vertrages trägt der Auftragnehmer das Risiko für die ordnungsgemäße Erfüllung aller übernommenen technischen Leistungen, einschließlich Wartung, Instandhaltung, Störungsmanagement und Ersatzteilversorgung. Unerwartete Mehrkosten innerhalb des vereinbarten Leistungsrahmens, etwa durch erhöhten Verschleiß oder zusätzliche Reparaturen, sind durch den Auftragnehmer zu tragen. Der Auftraggeber übernimmt hingegen außergewöhnliche Risiken, die über den vertraglich definierten Leistungsumfang hinausgehen. Dazu zählen insbesondere Investitionen in neue Anlagenteile, grundlegende Modernisierungen, größere CapEx-Maßnahmen sowie unvorhersehbare gesetzliche Änderungen. Ereignisse höherer Gewalt oder Naturkatastrophen fallen nicht in die Verantwortlichkeit des Auftragnehmers, es sei denn, ein Schaden ist auf dessen schuldhaftes Verhalten zurückzuführen.

Zur Steuerung der Qualität wird ein Bonus-Malus-Mechanismus vereinbart, der unmittelbar mit den in der SLA-/KPI-Matrix festgelegten Leistungsindikatoren verbunden ist. Werden vereinbarte Mindeststandards nicht eingehalten – etwa bei Unterschreitung der Anlagenverfügbarkeit oder verspäteter Störungsbehebung – wird eine Malus-Regelung ausgelöst, die zu einer Kürzung der Vergütung führt. Die Höhe der Abzüge ist pro Vertragsjahr auf einen Höchstwert (typischerweise 5–10 % der Jahresvergütung) begrenzt, um das Risiko für den Auftragnehmer kalkulierbar zu halten. Umgekehrt erhält der Auftragnehmer eine Bonusvergütung, wenn wesentliche Zielwerte übertroffen werden. Hierbei gilt das Prinzip der Angemessenheit: Bonuszahlungen sind moderat zu gestalten und knüpfen an außergewöhnliche Leistungen an, etwa eine überdurchschnittliche Anlagenverfügbarkeit oder die nachhaltige Senkung von Energieverbräuchen.

Ein besonderer Bestandteil des Anreizsystems ist die gemeinsame Teilhabe an erzielten Einsparungen. Werden durch den Auftragnehmer Maßnahmen umgesetzt, die nachweislich zu Energieeinsparungen, Prozessverbesserungen oder Lebenszyklusverlängerungen führen, werden die resultierenden finanziellen Vorteile nach einem vereinbarten Schlüssel zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer aufgeteilt. Dadurch entsteht ein echtes „Win-Win-Modell“, das beide Seiten motiviert, Optimierungspotenziale aktiv zu erschließen.

Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, werden sämtliche Bonus- und Malus-Berechnungen sowie Gainsharing-Ergebnisse auf Grundlage objektiver Messungen durchgeführt. Diese erfolgen über das CAFM-System, über standardisierte Berichte sowie über die in den Anhängen festgelegten Nachweismethoden. Die Parteien stellen sicher, dass alle Berechnungsgrundlagen eindeutig geregelt sind, um Streitigkeiten zu vermeiden und Vertrauen in die partnerschaftliche Zusammenarbeit zu fördern.

Die Steuerung und Qualitätssicherung im Rahmen dieses Total Technical Services (TTS)-Vertrages basiert auf verbindlichen Service Level Agreements (SLAs) und Key Performance Indicators (KPIs). Diese bilden das Fundament des Bonus-Malus-Systems gemäß Abschnitt 4 und stellen sicher, dass die Leistungserbringung des Auftragnehmers objektiv messbar, transparent nachvollziehbar und vertraglich durchsetzbar ist.

Die Parteien legen fest, dass die Einhaltung der KPIs und SLAs von zentraler Bedeutung für die Vertragserfüllung ist. Jede Abweichung von den vereinbarten Zielwerten löst die im Anreizsystem vorgesehenen Mechanismen aus: Nichterfüllung führt zu Malus-Abzügen, Übererfüllung zu Bonuszahlungen. Damit wird die Leistungsqualität nicht subjektiv, sondern anhand von klaren, überprüfbaren Kriterien bewertet.

• Reaktionszeit bei Störungsmeldungen: Kritische Systeme müssen in mindestens 95 % der Fälle innerhalb von 30 Minuten nach Eingang der Meldung durch qualifiziertes Personal bearbeitet werden.

• Anlagenverfügbarkeit: Für definierte kritische Systeme, insbesondere produktions- oder sicherheitsrelevante Anlagen, ist eine monatliche Verfügbarkeit von mindestens 99 % einzuhalten. Jede Abweichung führt zu Malus-Abzügen pro zusätzlicher Ausfallstunde.

• Einhaltung von Wartungs- und Prüfintervallen: 100 % aller gesetzlich vorgeschriebenen und internen Wartungen und Inspektionen sind fristgerecht durchzuführen. Verstöße gelten als schwerwiegende KPI-Verletzung, da sie die Betreiberpflichten direkt betreffen.

• Störungsbehebung: Mindestens 90 % aller Störungen sind innerhalb von 4 Stunden vollständig zu beheben; für kritische Systeme gilt eine Maximalfrist von 4 Stunden bis zur Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft.

• Nutzerzufriedenheit: Mindestens 90 % positive Rückmeldungen in regelmäßigen Befragungen, Helpdesk-Auswertungen oder Nutzerbefragungen sind einzuhalten.

Alle KPIs werden über das CAFM-System und ggf. angeschlossene Gebäudeleittechnik gemessen. Grundlage bilden objektive Daten wie Zeitstempel aus dem Ticketsystem, Sensor- und Betriebsdaten sowie Prüfprotokolle. Die Ergebnisse werden monatlich in standardisierten Berichten dargestellt, die in operativen Jour Fixes und taktischen Qualitätsgesprächen überprüft werden. Abweichungen von Zielwerten werden umgehend dokumentiert, analysiert und mit Korrekturmaßnahmen (Corrective Actions) versehen.

Die in dieser SLA-/KPI-Matrix festgelegten Werte dienen als unmittelbare Grundlage für Bonus- und Malusregelungen nach Abschnitt 4. Nichterfüllung löst automatisch Vergütungsminderungen aus, deren Höhe pro KPI definiert ist (z. B. Abzug pro Stunde zusätzlicher Ausfallzeit). Übererfüllung führt zu Bonuszahlungen, die bewusst moderat ausgestaltet sind und sich an außergewöhnlicher Leistung orientieren. Die Malus-Summe ist pro Vertragsjahr auf maximal 5–10 % der Jahresvergütung begrenzt, um die Kalkulierbarkeit für den Auftragnehmer sicherzustellen.

Die Ergebnisse der KPI-Bewertung fließen in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein. Dieser erfolgt nach dem Plan-Do-Check-Act-Prinzip: Maßnahmen werden geplant, umgesetzt, überprüft und angepasst. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auf Basis der KPI-Ergebnisse jährlich eine definierte Anzahl von Verbesserungsvorschlägen einzubringen und gemeinsam mit dem Auftraggeber Maßnahmen zur Optimierung zu entwickeln. Damit wird sichergestellt, dass der Vertrag nicht nur statisch erfüllt, sondern dynamisch weiterentwickelt wird.

Die Vertragsparteien stimmen darin überein, dass Digitalisierung und Innovation wesentliche Bestandteile dieses Total Technical Services (TTS)-Vertrages sind. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, moderne digitale Systeme einzusetzen, IoT-Technologien zu integrieren und kontinuierlich Innovationen vorzuschlagen, die den Betrieb des Industriegebäudes effizienter, transparenter und nachhaltiger gestalten.

• Einsatz eines leistungsfähigen CAFM-Systems als zentrale Plattform für Planung, Steuerung und Dokumentation.

• Erfassung aller Wartungen, Inspektionen, Störungen und Maßnahmen in Echtzeit mit Zeitstempeln.

• Einführung eines digitalen Ticketsystems, das Nutzermeldungen direkt entgegennimmt und die Bearbeitung transparent dokumentiert.

• Bereitstellung von Dashboards mit Live-KPIs, die jederzeit von beiden Parteien eingesehen werden können.

• Integration moderner Sensorik zur Zustandsüberwachung kritischer Systeme (z. B. Temperatur, Schwingungen, Luftqualität).

• Nutzung von Predictive Maintenance zur frühzeitigen Erkennung von Ausfällen und Optimierung von Wartungsintervallen.

• Intelligente Steuerung von Klima, Beleuchtung und Energieversorgung durch Gebäudeautomationssysteme.

• Reduzierung von Energieverbrauch und CO₂-Emissionen durch datenbasierte Betriebsführung.

• Jährliche Einbringung einer definierten Anzahl von Innovations- und Optimierungsvorschlägen.

• Themenschwerpunkte: Energieeffizienz, Prozessverbesserung, Digitalisierung, Modernisierung.

• Nutzung eines vom Auftraggeber bereitgestellten Innovationsbudgets für Pilotprojekte und technologische Neuerungen.

• Bewertung und Freigabe von Innovationen im strategischen Steuerungskreis.

• Entwicklung von Konzepten zur Ressourcenschonung und CO₂-Reduktion.

• Förderung von Gesundheit, Sicherheit und sozialer Verantwortung in der Gebäudenutzung.

• Umsetzung von ESG-orientierten Maßnahmen, die sowohl ökologische als auch ökonomische Vorteile schaffen.

• Bereitstellung sämtlicher digitaler Daten in Echtzeit für beide Parteien.

• Anwendung des Open-Book-Prinzips für Kosten- und Energiedaten, um faktenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen.

• Nutzung von Dashboards und Reporting-Tools zur gemeinsamen Analyse und Optimierung.

• Durchführung von Schulungen zur Einführung neuer Systeme und Technologien.

• Aktive Kommunikation der Vorteile digitaler Prozesse an Nutzer und Mitarbeiter.

• Einbindung von Nutzerfeedback in die Weiterentwicklung digitaler Lösungen.

• Sicherstellung, dass digitale Werkzeuge nicht nur eingeführt, sondern auch akzeptiert und effektiv genutzt werden.

• Einsatz von KI-gestützten Analysen zur Erkennung von Mustern, Energieverbrauchstrends und Störungsursachen.

• Aufbau von Smart-Building-Plattformen für eine flexible und resiliente Gebäudesteuerung.

• Kontinuierliche Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur im Einklang mit den strategischen Zielen des Auftraggebers.

Die Parteien verstehen diesen Total Technical Services (TTS)-Vertrag als eine auf mindestens fünf Jahre angelegte Innovationspartnerschaft. Diese langfristige Vertragsdauer schafft die Grundlage für Stabilität, Vertrauen und die Möglichkeit, über die reine Leistungserbringung hinaus nachhaltige Verbesserungen zu erzielen. Der Auftragnehmer erhält dadurch Planungssicherheit, während der Auftraggeber auf eine kontinuierliche Weiterentwicklung der technischen Infrastruktur und eine kalkulierbare Kostenstruktur vertrauen kann.

Die Zusammenarbeit konzentriert sich nicht allein auf kurzfristige Kostenvorteile, sondern auf langfristige Wertschöpfung. Über die Vertragslaufzeit von fünf Jahren stehen Anlagenverfügbarkeit, Einhaltung von ESG-Kriterien und die Unterstützung der strategischen Unternehmensziele des Auftraggebers im Vordergrund. Die Ziele werden zu Beginn definiert und in den Steuerungskreisen jährlich überprüft und angepasst.

Die langfristige Partnerschaft setzt ein hohes Maß an Vertrauen voraus. Beide Parteien verpflichten sich daher zu vollständiger Transparenz in Bezug auf Kosten, Risiken, Optimierungspotenziale und Investitionsplanungen. Das Open-Book-Prinzip wird über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg angewendet.

• Operative Jour Fixes sichern die Abstimmung im Tagesgeschäft.

• Quartalsweise Steuerungsgespräche ermöglichen die Bewertung von KPIs und Audit-Ergebnissen.

• Strategische Steuerungskreise auf Managementebene finden mindestens halbjährlich statt, um Innovationsprojekte und Investitionsentscheidungen im Sinne der Fünf-Jahres-Partnerschaft auszurichten.

Während der fünfjährigen Laufzeit werden neue regulatorische Anforderungen, technologische Entwicklungen oder betriebliche Veränderungen gemeinsam aufgenommen und im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (CIP) umgesetzt.

Kommt es zu Personalübernahmen, erfolgt die Integration langfristig angelegt und respektvoll, mit dem Ziel, Know-how über die gesamte Vertragslaufzeit zu erhalten und in die Organisation des Auftragnehmers einzubinden.

Die fünfjährige Partnerschaft bietet den Rahmen, eine gemeinsame Kultur zu entwickeln, die auf Respekt, Fairness und offener Feedbackkultur basiert. Nutzer und Mitarbeiter des Auftraggebers sollen den Auftragnehmer als festen Bestandteil der Organisation erleben. Gemeinsame Workshops und gemischte Projektgruppen fördern die langfristige Akzeptanz und ein einheitliches „Wir-Gefühl“.

Die auf fünf Jahre angelegte Total Technical Services (TTS)-Partnerschaft schafft für beide Vertragsparteien einen nachhaltigen Mehrwert. Durch die langfristige und umfassende Zusammenarbeit ergeben sich Vorteile, die über die reine Erfüllung technischer Betreiberpflichten hinausgehen und sowohl wirtschaftliche als auch strategische Effekte entfalten.

• Reduzierung von Risiken: Übertragung operativer Betreiberpflichten auf den Auftragnehmer reduziert die Haftungs- und Betriebsrisiken des Auftraggebers erheblich. Prüf- und Wartungsfristen werden lückenlos eingehalten, wodurch Bußgelder oder Sicherheitsverstöße vermieden werden.

• Hohe Verfügbarkeit und Produktionssicherheit: Durch proaktive Wartung, Predictive Maintenance und ein 24/7-Störungsmanagement werden Ausfallzeiten minimiert und die Produktionsprozesse des Industriegebäudes abgesichert.

• Kalkulierbare Kosten: Pauschalvergütungen und definierte Bonus-Malus-Regelungen schaffen Planungssicherheit und verhindern unvorhersehbare Zusatzkosten.

• Fokus auf das Kerngeschäft: Der Auftraggeber kann sich auf seine Kernprozesse konzentrieren, da der Auftragnehmer sämtliche technischen Aufgaben eigenverantwortlich übernimmt.

• Nachhaltigkeit und ESG: Energieeinsparungen, CO₂-Reduktion und ressourcenschonende Betriebsführung tragen aktiv zu den ESG-Zielen des Auftraggebers bei.

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Zuverlässige technische Systeme, angenehme Arbeitsbedingungen und schnelle Reaktionszeiten im Störungsfall verbessern die Zufriedenheit und Produktivität der Belegschaft.

• Langfristige Planungssicherheit: Der Fünf-Jahres-Vertrag bietet stabile Umsätze und ermöglicht Investitionen in Personal und Technologie.

• Effizienz durch Bündelung: Durch die Übernahme sämtlicher Gewerke kann der Auftragnehmer Synergien nutzen, Personal flexibel einsetzen und Einkaufsvorteile realisieren.

• Innovations- und Referenzpotenzial: Die Umsetzung moderner FM-Konzepte (z. B. IoT, Smart Building, ESG-Maßnahmen) schafft Referenzcharakter und erhöht die Marktposition des Auftragnehmers.

• Variable Vergütungschancen: Bonuszahlungen und Gainsharing-Modelle bieten Anreize, Effizienzsteigerungen und Einsparungen aktiv umzusetzen.

• Attraktivität als Arbeitgeber: Langfristige Verträge schaffen sichere Arbeitsplätze, die Arbeit an innovativen Projekten steigert die Attraktivität für Fachkräfte.

Die Partnerschaft nach dem TTS-Modell verbindet die Interessen beider Seiten: Der Auftraggeber erhält einen zukunftsfähigen, risikoarmen und wirtschaftlich optimierten Gebäudebetrieb, während der Auftragnehmer von einer stabilen Geschäftsbeziehung, zusätzlichen Anreizen und Marktstärkung profitiert. Beide Parteien teilen Erfolge und wachsen gemeinsam – ein wesentliches Merkmal der Innovationspartnerschaft.

Dieser Vertrag wird für eine feste Laufzeit von fünf (5) Jahren abgeschlossen. Die Vertragsdauer beginnt mit dem im Anhang 4 definierten Leistungsbeginn und endet nach Ablauf der vereinbarten Laufzeit automatisch, sofern keine Verlängerung vereinbart wird.

Die Parteien erkennen an, dass die fünfjährige Laufzeit wesentlicher Bestandteil des Total Technical Services (TTS)-Modells ist. Sie schafft die Grundlage für Investitionen in Personal, digitale Systeme und Innovationen und ermöglicht die Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen, die auf einen mehrjährigen Lebenszyklus ausgerichtet sind.

• Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Grundlaufzeit automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht von einer der Parteien mit einer Frist von sechs (6) Monaten vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird.

• Eine frühzeitige Überprüfung der Vertragsziele erfolgt spätestens sechs Monate vor Ablauf der Grundlaufzeit, um eine Entscheidung über Verlängerung oder Anpassung zu treffen.

• Die Verlängerung erfolgt zu den bestehenden Konditionen, es sei denn, beide Parteien vereinbaren Anpassungen (z. B. an neue gesetzliche Rahmenbedingungen, technologische Entwicklungen oder geänderte Leistungsumfänge).

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei: schwerwiegenden Vertragsverletzungen, Insolvenz einer Partei, wiederholtem Nichterreichen wesentlicher KPIs oder dauerhafter Nichterfüllung von Betreiberpflichten.

• Während der fünfjährigen Laufzeit führen die Parteien jährliche strategische Reviews durch, um den Fortschritt der gemeinsamen Innovations- und Optimierungsziele zu bewerten.

• Diese Reviews dienen nicht nur der Kontrolle, sondern auch der Weiterentwicklung des TTS-Modells und bilden die Grundlage für die Entscheidung über eine Vertragsverlängerung.

Damit wird die Vertragsdauer als stabiler, langfristiger Rahmen verstanden, der zugleich Flexibilität für Weiterentwicklung, Innovationen und Anpassungen an neue Rahmenbedingungen eröffnet.

Nach Ablauf der vereinbarten Vertragsdauer oder im Falle einer Kündigung sind beide Parteien verpflichtet, eine geordnete Übergabe der vertraglichen Leistungen sicherzustellen. Ziel ist es, den kontinuierlichen Betrieb des Industriegebäudes ohne Unterbrechung zu gewährleisten und die Betreiberpflichten des Auftraggebers auch über das Vertragsende hinaus rechtskonform zu erfüllen.

• Der Auftragnehmer übergibt sämtliche vom Auftraggeber bereitgestellten Räumlichkeiten, Geräte, Betriebsmittel und sonstige Ressourcen in ordnungsgemäßem Zustand zurück.

• Sämtliche technische Dokumentationen, Prüfprotokolle, Wartungsnachweise, CAFM-Daten sowie sonstige Berichte werden vollständig, geordnet und in aktueller Fassung an den Auftraggeber übergeben.

• Zugangsdaten, Schlüssel, Karten oder sonstige Zutrittsberechtigungen sind vollständig zurückzugeben.

• Die Rückgabe wird in einem Übergabeprotokoll dokumentiert, das von beiden Parteien unterzeichnet wird.

• Das Protokoll enthält eine vollständige Aufstellung der übergebenen Anlagen, Unterlagen und Rechte sowie ggf. festgestellte Abweichungen.

• Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei einem möglichen Übergang von Mitarbeitern gemäß § 613a BGB aktiv mitzuwirken und einen reibungslosen Wechsel sicherzustellen.

• Bestehendes Know-how wird systematisch an den Auftraggeber oder an einen nachfolgenden Dienstleister übergeben, um Betriebskontinuität zu sichern.

• Alle im Rahmen des Vertrages erzeugten Daten, insbesondere aus CAFM- und IoT-Systemen, gehen in das Eigentum des Auftraggebers über.

• Softwarelizenzen oder digitale Zugänge, die durch den Auftraggeber bereitgestellt wurden, werden zurückgegeben oder deaktiviert.

• Vom Auftragnehmer eingesetzte Systeme werden entweder vollständig zurückgeführt oder nach vorheriger Vereinbarung gegen marktgerechte Konditionen übertragen.

• Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nach Vertragsende für eine angemessene Zeitspanne unentgeltlich bei der Abwicklung von Restaufgaben mitzuwirken.

• Hierzu zählen insbesondere die Beantwortung von Anfragen, die Bereitstellung von Nachweisen sowie die Unterstützung bei rechtlichen oder behördlichen Prüfungen.

• Anlagen, Betriebsmittel oder Vorräte, die der Auftragnehmer im Rahmen des Vertrages angeschafft hat, können dem Auftraggeber zum Buchwert angeboten werden.

• Nimmt der Auftraggeber das Angebot nicht an, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Sachwerte auf eigene Kosten zu entfernen.

Mit diesen Regelungen wird sichergestellt, dass das Vertragsende geordnet, transparent und ohne Risiken für den Auftraggeber erfolgt.

Der Auftragnehmer haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen für sämtliche Schäden, die aus der Nichterfüllung, mangelhaften Erfüllung oder verspäteten Erfüllung der vertraglichen Leistungen entstehen. Dies umfasst insbesondere Schäden, die durch Verstöße gegen gesetzliche Betreiberpflichten, technische Normen oder Sicherheitsvorgaben entstehen. Eine Haftungsbegrenzung findet nur in Fällen höherer Gewalt im Sinne von § 275 BGB statt.

Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von allen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer Verletzung der ihm übertragenen Betreiberpflichten resultieren. Diese Freistellungspflicht gilt auch für behördliche Maßnahmen, Bußgelder oder Schadensersatzansprüche, die auf eine Pflichtverletzung des Auftragnehmers zurückzuführen sind.

Zur Sicherung der Vertragserfüllung ist der Auftraggeber berechtigt, eine Sicherheitsleistung in Höhe von fünf Prozent (5 %) der jährlichen Vergütung einzubehalten. Der Auftragnehmer kann diesen Einbehalt durch Vorlage einer unbefristeten, selbstschuldnerischen Bankbürgschaft oder Versicherungsgarantie eines anerkannten Kreditinstitutes ablösen. Die Sicherheitsleistung dient zur Absicherung sämtlicher Ansprüche des Auftraggebers aus diesem Vertrag. Eine Rückgabe erfolgt spätestens sechs Monate nach Vertragsende, sofern keine offenen Ansprüche mehr bestehen.

• Personenschäden,

• Sachschäden,

• reine Vermögensschäden,

• Schäden aus dem Betrieb von sicherheitsrelevanten Anlagen (Brandmelde-, Sprinkler- und Zutrittskontrollsysteme),

• Umweltschäden und Schäden durch den Umgang mit Gefahrstoffen.

Die Mindestdeckungssummen sind im Anhang 5 festgelegt. Der Auftragnehmer weist den Versicherungsschutz zu Vertragsbeginn und jeweils jährlich unaufgefordert durch Vorlage einer Versicherungsbestätigung nach.

Soweit rechtlich zulässig, tritt der Auftragnehmer alle Ansprüche gegen seine Versicherung aus Schadensfällen, die im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehen, im Voraus an den Auftraggeber ab. Der Auftraggeber nimmt diese Abtretung hiermit an.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche im Rahmen dieses Vertrages erlangten Informationen, Unterlagen und Daten, die den Auftraggeber, dessen Gebäude, technische Anlagen, Mitarbeiter oder Geschäftsprozesse betreffen, streng vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe an Dritte ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Diese Verpflichtung gilt auch für Subunternehmer des Auftragnehmers.

Die Vertraulichkeitspflicht bleibt über die Laufzeit des Vertrages hinaus bestehen. Nach Vertragsende dürfen vertrauliche Informationen nur in dem Umfang verwendet oder aufbewahrt werden, wie dies rechtlich erforderlich oder zwischen den Parteien ausdrücklich vereinbart ist.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) einzuhalten. Er stellt sicher, dass alle personenbezogenen Daten ausschließlich zweckgebunden, rechtmäßig und transparent verarbeitet werden.

• technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten,

• Verfahren zur Rechtewahrung der Betroffenen (z. B. Auskunft, Löschung, Berichtigung),

• Regelungen zu Speicherfristen und Löschungskonzepten,

• Maßnahmen zur Sicherstellung der IT-Sicherheit.

Sofern Subunternehmer personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, verpflichtet der Auftragnehmer diese nachweislich zur Einhaltung der gleichen Datenschutz- und Vertraulichkeitsstandards. Der Einsatz von Subunternehmern im Bereich der Datenverarbeitung ist dem Auftraggeber vorab anzuzeigen und bedarf dessen schriftlicher Zustimmung.

Alle durch den Auftragnehmer erhobenen und im Rahmen dieses Vertrages verarbeiteten Daten bleiben Eigentum des Auftraggebers. Eine Nutzung für andere Zwecke ist ausgeschlossen. Der Auftragnehmer darf anonymisierte und aggregierte Daten zur Prozessoptimierung oder internen Qualitätssteigerung verwenden, sofern eine Rückführung auf den Auftraggeber oder einzelne Personen ausgeschlossen ist.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, geeignete IT-Sicherheitsmaßnahmen gemäß dem Stand der Technik umzusetzen, um Datenverluste, Manipulationen oder unbefugten Zugriff zu verhindern. Sicherheitsvorfälle sind unverzüglich an den Auftraggeber zu melden.

Alle im Rahmen dieses Vertrages durch den Auftragnehmer erstellten Dokumente, Berichte, Daten, Zeichnungen, Konzepte, Softwareanpassungen sowie sonstige Arbeitsergebnisse gehen in das Eigentum des Auftraggebers über. Der Auftraggeber erhält ein uneingeschränktes, übertragbares, zeitlich und räumlich unbegrenztes Nutzungsrecht an sämtlichen Arbeitsergebnissen. Eine gesonderte Vergütung hierfür ist nicht geschuldet, da diese Rechte bereits durch die vereinbarte Vergütung abgegolten sind.

Der Auftragnehmer garantiert, dass durch die Erbringung seiner Leistungen keine Schutzrechte Dritter verletzt werden. Sollte dennoch ein Dritter Ansprüche geltend machen, verpflichtet sich der Auftragnehmer, den Auftraggeber von sämtlichen Ansprüchen freizustellen und etwaige Kosten, Schäden oder Aufwendungen zu ersetzen, die dem Auftraggeber im Zusammenhang mit der Abwehr solcher Ansprüche entstehen.

Die vom Auftraggeber bereitgestellten Daten, Unterlagen oder sonstigen Materialien dürfen vom Auftragnehmer ausschließlich zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen genutzt werden. Eine anderweitige Verwendung, insbesondere zu Marketing- oder Referenzzwecken, ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig.

Nach Vertragsende ist der Auftragnehmer verpflichtet, sämtliche Kopien, Sicherungen oder Vervielfältigungen der vom Auftraggeber bereitgestellten Informationen unverzüglich zurückzugeben oder nach Wahl des Auftraggebers sicher zu vernichten. Hiervon ausgenommen sind Daten, die der Auftragnehmer aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten archivieren muss.

Dieser Vertrag unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung des UN-Kaufrechts (CISG) ist ausgeschlossen.

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Auftraggebers, soweit nicht zwingendes Recht etwas anderes bestimmt. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, Ansprüche auch am Sitz des Auftragnehmers geltend zu machen.

Dieser Vertrag einschließlich seiner Anhänge stellt die vollständige Vereinbarung zwischen den Parteien dar und ersetzt alle vorherigen mündlichen oder schriftlichen Abreden. Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform und müssen ausdrücklich auf diesen Vertrag Bezug nehmen. Dies gilt auch für einen Verzicht auf das Schriftformerfordernis selbst.

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung eine solche zu vereinbaren, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Regelung am nächsten kommt.

Der Auftragnehmer darf die Existenz oder den Inhalt dieses Vertrages ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers nicht für Marketing-, Referenz- oder Publikationszwecke verwenden. Ein Verstoß berechtigt den Auftraggeber, Unterlassung und Schadensersatz geltend zu machen.

Dieser Vertrag wird in zwei gleichlautenden Ausfertigungen unterzeichnet, von denen jede Partei eine erhält. Mit Unterzeichnung bestätigen die Parteien die Verbindlichkeit aller Bestimmungen.

Ort, Datum: ..............................................................

Für den Auftraggeber (AG):

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Für den Auftragnehmer (AN):

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