3C5 Führungszeugnisse

Der Auftragnehmer wird alle einschlägigen rechtlichen und regulatorischen Vorgaben im Zusammenhang mit polizeilichen Führungszeugnissen strikt einhalten. Für sämtliche als sicherheitsrelevant eingestuften Mitarbeiter wird ein gültiges polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt, das den deutschen gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Insbesondere handelt es sich um ein amtliches Führungszeugnis, ausgestellt vom Bundesamt für Justiz (Bundeszentralregister), um die offizielle Bestätigung der strafrechtlichen Unbescholtenheit der betreffenden Person zu erhalten. Das Führungszeugnis muss eintragungsfrei sein, d. h. keine relevanten Vorstrafen oder Einträge aufweisen, welche die Vertrauenswürdigkeit oder Sicherheit in Frage stellen könnten. Sollte das Führungszeugnis Einträge enthalten, die auf strafrechtliche Verurteilungen hinweisen, wird die betroffene Person nicht in sicherheitsrelevanter Funktion in diesem Projekt eingesetzt.

Die vorgelegten Führungszeugnisse müssen den geltenden nationalen und regionalen Vorgaben genügen. Sofern behördliche oder gesetzliche Auflagen zur Aktualität oder Art des Führungszeugnisses bestehen, hält der Auftragnehmer diese ein. Beispielsweise wird – falls in besonderen Fällen gesetzlich gefordert (z. B. bei Betreuungs- oder besonderen Schutzbedarfen) – ein erweitertes Führungszeugnis gemäß § 30a BZRG (Bundeszentralregistergesetz) vorgelegt. In der vorliegenden technischen Facility-Management-Ausschreibung ist im Regelfall ein einfaches polizeiliches Führungszeugnis ausreichend, es sei denn, der Auftraggeber verlangt ausdrücklich ein erweitertes Führungszeugnis für bestimmte Tätigkeiten. Der Auftragnehmer wird alle diesbezüglichen Anforderungen aus den Vergabeunterlagen beachten und umsetzen.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Echtheit und Gültigkeit der vorgelegten Führungszeugnisse direkt bei der ausstellenden Behörde zu überprüfen. Der Auftragnehmer stimmt einer solchen Überprüfung ausdrücklich zu und wird hierfür alle notwendigen Einverständniserklärungen der betreffenden Mitarbeiter einholen, sofern dies erforderlich ist. Die Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden wird gewährleistet, damit Zweifel an der Authentizität eines Dokuments schnell ausgeräumt werden können.

Es wird zudem bestätigt, dass das Nichterfüllen der Führungszeugnis-Pflicht oder die Vorlage ungültiger bzw. gefälschter Dokumente Konsequenzen nach sich zieht. Sollte es dem Auftragnehmer nicht möglich sein, für eine vorgeschriebene Person ein gültiges Führungszeugnis vorzulegen, oder sollte ein Dokument als nicht authentisch erkannt werden, ist der Auftraggeber berechtigt, diese Person von der Leistungserbringung auszuschließen. In gravierenden Fällen – insbesondere bei vorsätzlicher Vorlage unzutreffender Informationen – können weitergehende rechtliche Schritte sowie ein Ausschluss des Auftragnehmers von der Ausschreibung oder eine fristlose Kündigung des Vertrags erfolgen. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass solche Situationen gar nicht erst eintreten, indem er proaktiv und rechtskonform alle Anforderungen erfüllt.

Der Auftragnehmer hat interne technische und organisatorische Verfahren eingerichtet, um die Einhaltung der Führungszeugnis-Anforderungen sicherzustellen. Zunächst wird gewährleistet, dass für jede sicherheitsrelevante Position nur Personal mit einwandfreiem Leumund – nachgewiesen durch ein aktuelles Führungszeugnis ohne Einträge – ausgewählt und eingesetzt wird. Bereits im Auswahl- und Einstellungsverfahren für neue Mitarbeiter werden entsprechende Prüfungen durchgeführt. Bestehendes Personal, das für dieses Projekt vorgesehen ist, wurde bzw. wird ebenfalls überprüft. Es ist fester Bestandteil der internen Richtlinien des Auftragnehmers, dass vor Projektbeginn und während der gesamten Vertragslaufzeit ausschließlich Personen ohne sicherheitsrelevante Vorstrafen in sensiblen Funktionen tätig sind.

• Name des Mitarbeiters und ausgeübte sicherheitsrelevante Funktion im Projekt.

• Datum der Ausstellung des polizeilichen Führungszeugnisses.

• Gültigkeitszeitraum bzw. Stichtag, bis zu dem das Führungszeugnis als aktuell angesehen wird (gemäß Ausschreibungsanforderung, z. B. 3 oder 6 Monate ab Ausstellungsdatum).

• Datum der geplanten erneuten Vorlage (falls während der Projektlaufzeit ein regelmäßiges Update der Führungszeugnisse verlangt oder sinnvoll ist, z. B. jährlich).

• Vermerk über die Prüfung des Führungszeugnisses (z. B. „eintragungsfrei“ und Datum der Sichtprüfung durch die Personalabteilung).

• Verantwortliche Person im Unternehmen, die die Prüfung vorgenommen hat.

Dieses Register wird vom Auftragnehmer vertraulich geführt und steht auf Anfrage dem Auftraggeber zur Einsicht (unter Wahrung datenschutzrechtlicher Bestimmungen) zur Verfügung. Es stellt ein wichtiges Kontrollinstrument dar, um sicherzustellen, dass kein Führungszeugnis unbemerkt abläuft oder seine Aktualität verliert. Sollte ein Führungszeugnis das geforderte Aktualitätskriterium überschreiten (z. B. älter als die geforderten Monate sein), wird automatisch ein neues Führungszeugnis beantragt und vorgelegt. Der Auftragnehmer hat entsprechende interne Prozesse etabliert, um rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit eine Neubeantragung anzustoßen.

Technisch stellt der Auftragnehmer sicher, dass alle sensiblen Daten im Zusammenhang mit Führungszeugnissen sicher gespeichert und verarbeitet werden. Führungszeugnisse enthalten persönliche Daten und Informationen zu etwaigen Vorstrafen, die einem strengen Datenschutz unterliegen. Daher werden alle elektronischen Kopien oder Registereinträge verschlüsselt gespeichert, und der Zugriff darauf ist auf einen kleinen Personenkreis beschränkt (z. B. Personalabteilung oder Sicherheitsbeauftragter). Physische Dokumente (Originale oder beglaubigte Kopien) werden in verschlossenen Akten oder Tresoren verwahrt. Die organisatorischen Vorkehrungen des Auftragnehmers garantieren, dass unbefugter Zugriff, Verlust oder Missbrauch dieser sensiblen Dokumente verhindert wird.

Zudem hat der Auftragnehmer klare Verantwortlichkeiten definiert: Ein benannter Compliance- bzw. Sicherheitsbeauftragter überwacht die Einhaltung der Führungszeugnis-Anforderungen. Diese Person ist verantwortlich für das Anfordern, Prüfen und Verwalten der Führungszeugnisse aller relevanten Mitarbeiter sowie für die Schulung des Personals bezüglich der Bedeutung dieser Anforderungen. Sollte ein Führungszeugnis einen Eintrag aufweisen, der potenziell sicherheitsrelevant ist, so existiert ein internes Eskalationsverfahren. In einem solchen Fall wird die Personalabteilung zusammen mit der Geschäftsleitung entscheiden, ob die betreffende Person von allen sicherheitskritischen Aufgaben ausgeschlossen wird. Der Schutz der Projektinteressen und die Sicherheit haben dabei absoluten Vorrang.

Durch diese technischen und organisatorischen Maßnahmen stellt der Auftragnehmer sicher, dass die Anforderungen an polizeiliche Führungszeugnisse praktisch umgesetzt und dauerhaft eingehalten werden. Es wird nicht nur auf die einmalige Vorlage geachtet, sondern auf einen fortlaufenden Prozess der Überprüfung, Aktualisierung und Dokumentation, sodass während der gesamten Vertragsdauer die persönliche Zuverlässigkeit des eingesetzten Personals gewährleistet bleibt.

Der Auftragnehmer wird die Vorlage der Führungszeugnisse gemäß den vorgegebenen Verfahren und Fristen sicherstellen. Konkret bedeutet dies, dass beglaubigte Kopien der relevanten polizeilichen Führungszeugnisse zusammen mit den Angebotsunterlagen eingereicht werden. Jedes Führungszeugnis, das im Angebot beigefügt ist, wird zuvor von einer befugten Stelle (z. B. Ortsbehörde oder Notar) amtlich beglaubigt, um die Übereinstimmung mit dem Original zu bestätigen. Auf Verlangen können die Originale zur Einsicht vorgelegt werden. Sollte die Ausschreibung vorsehen, dass Führungszeugnisse erst nach Zuschlag vorgelegt werden müssen, garantiert der Auftragnehmer dennoch schon in der Angebotsphase die kurzfristige Verfügbarkeit dieser Dokumente und die uneingeschränkte Bereitschaft zur fristgerechten Vorlage.

• Aktualität der Dokumente: Alle eingereichten Führungszeugnisse sind zum Zeitpunkt der Einreichung maximal drei Monate alt, sofern in den Ausschreibungsunterlagen kein abweichender Zeitraum genannt ist. Diese Begrenzung des Alters gewährleistet, dass die Dokumente den aktuellen Stand im Bundeszentralregister widerspiegeln. Der Auftragnehmer hat intern überprüft, dass kein beigefügtes Führungszeugnis ein Ausstellungsdatum älter als [Anzahl der Monate] vorweist (hier ist standardmäßig ein Wert wie 3 Monate vorgesehen). Sollte ein Führungszeugnis diese Vorgabe nicht erfüllen, wird es vor Angebotsabgabe neu beantragt, um den Anforderungen zu genügen.

• Sprache und Übersetzung: Da die Amtssprache für diese Ausschreibung Deutsch ist, werden alle Führungszeugnisse in deutscher Sprache vorgelegt. Sollte ein Mitarbeiter ein Führungszeugnis aus einem anderen Land benötigen (z. B. bei längerem Auslandsaufenthalt oder bei nicht-deutscher Staatsangehörigkeit), sorgt der Auftragnehmer dafür, dass neben dem ausländischen Führungszeugnis eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beigefügt wird. Die Übersetzung wird von einem vereidigten Übersetzer angefertigt, sodass der Auftraggeber das Dokument ohne Sprachbarriere prüfen kann. Beide Versionen – Original und Übersetzung – werden entsprechend gekennzeichnet und gemeinsam eingereicht. Sofern das Führungszeugnis bereits europaweit einheitlich (Europäisches Führungszeugnis) vorliegt, wird dennoch eine deutsche Übersetzung beigefügt, um Missverständnisse auszuschließen.

• Personalwechsel und Nachreichungen: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auch nach der Angebotsphase für jeden Personalwechsel in sicherheitsrelevanten Positionen umgehend ein Führungszeugnis vorzulegen. Sollte also ein im Angebot benannter Mitarbeiter vor Vertragsbeginn oder während der Vertragslaufzeit ausgetauscht oder neu eingestellt werden, wird dessen Führungszeugnis vor Einsatz im Projekt an den Auftraggeber übermittelt. Gleiches gilt, falls zusätzliche Personen in sicherheitskritischen Funktionen benötigt werden: Es wird kein Mitarbeiter in einer solchen Funktion eingesetzt, bevor nicht sein aktuelles eintragungsfreies Führungszeugnis geprüft und akzeptiert wurde.

• Fristen und Formvorschriften: Der Auftragnehmer hält alle vom Auftraggeber definierten Fristen zur Vorlage von Dokumenten ein. Wenn die Ausschreibungsbedingungen beispielsweise vorsehen, dass Führungszeugnisse spätestens bis zum Zuschlagsdatum oder innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Aufforderung einzureichen sind, so werden diese Fristen strikt beachtet. Alle Unterlagen werden in der geforderten Form und Anzahl eingereicht (beispielsweise elektronisch über ein Vergabeportal und/oder als Hardcopy im verschlossenen Umschlag, je nach Vorgabe). Jedes Führungszeugnis-Dokument ist eindeutig dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet (etwa durch Namens- und Funktionsangabe auf dem Deckblatt), damit eine einfache Zuordnung durch den Auftraggeber erfolgen kann.

Mit der Einreichung der Führungszeugnisse und dieses Dokuments bestätigt der Auftragnehmer die volle Einhaltung sämtlicher oben dargelegten Anforderungen – rechtlich, technisch, organisatorisch und prozedural. Der Auftragnehmer erklärt verbindlich, dass alle vorgeschriebenen polizeilichen Führungszeugnisse für das im Angebot benannte sicherheitsrelevante Personal vorgelegt wurden und dass diese Dokumente echt, gültig und aktuell sind. Insbesondere wird versichert, dass kein Mitarbeiter mit relevanten Vorstrafen in sicherheitskritischen Bereichen eingesetzt wird.

Der Auftragnehmer hat alle Angaben in diesem Dokument wahrheitsgemäß und nach bestem Wissen und Gewissen gemacht. Es besteht ein umfassendes Verständnis dafür, dass Täuschungen, Auslassungen oder Unregelmäßigkeiten in Bezug auf die Führungszeugnisse schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen können. Sollte sich nachträglich herausstellen, dass ein eingereichtes Führungszeugnis unrichtige Informationen enthält oder nicht mehr gültig ist (z. B. weil ein Mitarbeiter während der Vertragslaufzeit eine einschlägige Verurteilung erhält), wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich informieren und umgehend geeignete Maßnahmen ergreifen. Solche Maßnahmen umfassen den sofortigen Austausch der betroffenen Person und die Vorlage eines neuen Führungszeugnisses.

Der Auftragnehmer erkennt an, dass die Anforderungen an Führungszeugnisse integraler Bestandteil der vertraglichen Verpflichtungen sind. Jeglicher Verstoß gegen diese Anforderungen – sei es durch Nichtvorlage, falsche Angaben oder Versäumnisse bei der Aktualisierung – wird als wesentlicher Vertragsverstoß gewertet. In einem solchen Fall ist der Auftraggeber berechtigt, entsprechende Sanktionen zu verhängen. Dies kann je nach Schwere des Verstoßes von der Entfernung des betreffenden Mitarbeiters vom Projekt über Vertragsstrafen bis hin zur Kündigung des Vertrags reichen. Der Auftragnehmer erklärt ausdrücklich, dass er alles in seiner Macht Stehende tun wird, um einen solchen Verstoß zu vermeiden, und die Bedeutung dieser Verpflichtungen an alle betroffenen internen und externen Stellen kommuniziert hat.

Durch diese Compliance-Erklärung untermauert der Auftragnehmer sein Engagement für höchste Zuverlässigkeit und Gesetzestreue. Es wird dokumentiert, dass die Anforderungen nicht nur formal akzeptiert, sondern aktiv gelebt werden. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Überprüfung der persönlichen Zuverlässigkeit des Personals kontinuierlich den in Deutschland geltenden gesetzlichen und betrieblichen Standards entspricht. Dies beinhaltet die Einhaltung von Vorschriften zur Arbeitssicherheit, zum Datenschutz (beim Umgang mit personenbezogenen Daten aus Führungszeugnissen) und gegebenenfalls branchenspezifischer Sicherheitsstandards.

Zusammenfassend versichert der Auftragnehmer, dass er die Vorgaben dieses Abschnitts vollumfänglich realisiert und während der gesamten Projektdauer aufrechterhält. Diese schriftliche Bestätigung dient dem Auftraggeber als Nachweis der Vertragstreue des Auftragnehmers in Bezug auf die Sicherheitsauflagen und soll das hohe Sicherheitsniveau im Projekt von Anfang an gewährleisten.

• Art des Führungszeugnisses: Vorlage eines offiziellen Polizeilichen Führungszeugnisses (in der Regel einfaches Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde). Es wird entweder im Original oder als beglaubigte Kopie eingereicht. Jede Kopie trägt einen Beglaubigungsvermerk einer befugten Stelle. Bei ausländischen Dokumenten wird entsprechend ein äquivalentes behördliches Zeugnis vorgelegt.

• Aktualität/Gültigkeit: Jedes Führungszeugnis wurde innerhalb der letzten 3 Monate vor Angebotsabgabe ausgestellt. Auf jedem Dokument ist das Ausstellungsdatum deutlich erkennbar markiert. Führungszeugnisse, die älter als der geforderte Zeitraum sind, werden nicht eingereicht; stattdessen wurde ein neues Zeugnis beantragt und verwendet.

• Erneuerung im Vertragsverlauf: Für den Fall einer mehrjährigen Vertragsausführung wird sichergestellt, dass jährlich (bzw. in dem vom Auftraggeber geforderten Turnus) ein aktuelles Führungszeugnis für das relevante Personal vorgelegt wird. Diese Verpflichtung ist Teil der laufenden Vertragserfüllung und wird vom Auftragnehmer proaktiv umgesetzt. Die Dokumentation der Folgevorgaben (Datum nächstes Führungszeugnis) ist im internen Register (siehe Abschnitt 4) festgehalten.

• Dokumentation und Kennzeichnung: Alle eingereichten Führungszeugnisse sind in den Angebotsunterlagen in einem eigenen Abschnitt gebündelt. Eine klare Inhaltsübersicht listet die Namen der betreffenden Mitarbeiter und das jeweilige Dokument (z. B. "Führungszeugnis für [Name], Funktion [Position]"). Jedes Dokument ist auf der ersten Seite mit dem Namen des Mitarbeiters, dessen Rolle im Projekt und einer Dokumentennummer gekennzeichnet, um Verwechslungen auszuschließen.

• Erklärung des Auftragnehmers: Dem Paket der Führungszeugnisse ist dieses vom Auftragnehmer unterzeichnete Bestätigungsschreiben beigefügt, das die Einhaltung aller Anforderungen erklärt. Diese Erklärung (das vorliegende Dokument) enthält Ort, Datum und Unterschrift eines vertretungsberechtigten Unternehmensvertreters und dient als formelle Versicherung der Richtigkeit und Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen.

• Format: Die Unterlagen werden in Schriftform vorgelegt, je nach Vorgabe des Auftraggebers zusätzlich digital im PDF-Format über das e-Vergabe-Portal. Jede Seite der Kopien ist deutlich lesbar und es wurden keine Schwärzungen oder Änderungen am Dokument vorgenommen, die nicht vom Gesetzgeber erlaubt sind. Sämtliche personenbezogenen Daten, die nicht erforderlich sind (z. B. Seriennummer des Dokuments), bleiben sichtbar, da der Auftragnehmer keine eigenmächtigen Schwärzungen vornimmt – die Dokumente werden im Originalzustand belassen.

Der Unterzeichnende bestätigt hiermit, dass die vorgelegten polizeilichen Führungszeugnisse für alle sicherheitsrelevanten Mitarbeiter gültig, vollständig und in vollem Umfang konform mit den Anforderungen dieser Ausschreibung sind. Sämtliche Verpflichtungen bezüglich der Führungszeugnisse werden vom Auftragnehmer eingehalten.

Ort: _______________________

Datum: _______________________

Unterschrift: ________________

Name (in Druckbuchstaben): ____________________

Position/Funktion: ___________________