3E1 Anlagen- & Systemverzeichnis

• Eindeutige Identifikationsnummer: Jede Anlage und jedes System ist mit einer eindeutigen Kennung zu versehen. Diese Kennzeichnung kann z. B. eine Inventarnummer oder eine Anlagenkennzeichnung gemäß eines etablierten Anlagenkennzeichnungssystems (AKS, z. B. DIN 6779) sein, die eine verwechslungsfreie Zuordnung ermöglicht.

• Technische Bezeichnung und Beschreibung: Für jeden Eintrag sind der Anlagenname bzw. die technische Bezeichnung sowie eine kurze Beschreibung der Anlage oder des Systems anzugeben. Dies beinhaltet bei Bedarf Typ, Hersteller oder Modell und die Funktion der Anlage.

• Standort/Einbauort: Der genaue Standort der Anlage innerhalb der Liegenschaft ist anzugeben (z. B. Gebäudeteil, Stockwerk, Raumbezeichnung oder Anlagenraum). Dadurch ist klar ersichtlich, wo sich die jeweilige Anlage befindet.

• Baujahr bzw. Jahr der Inbetriebnahme: Soweit verfügbar, ist das Jahr der Errichtung oder Inbetriebnahme der Anlage anzugeben. Diese Information dient der Einschätzung des Anlagenalters und kann für Lebenszyklusbetrachtungen relevant sein.

• Aktueller Betriebszustand: Der Betriebsstatus jeder Anlage ist zu vermerken, beispielsweise „in Betrieb“, „außer Betrieb“, „in Revision“ oder „stillgelegt“. Dies gibt Aufschluss über die aktuelle Nutzbarkeit bzw. ob eine Anlage derzeit aktiv betrieben wird.

• Wartungskategorie: Angabe der Art der erforderlichen Instandhaltungsmaßnahmen pro Anlage. Hier ist zu kennzeichnen, ob es sich um vorbeugende Wartung (präventiv planmäßige Wartung/Inspektion), um korrektive Maßnahmen (Reparatur, Instandsetzung nach Bedarf) oder um gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen handelt. Mehrfachnennungen sind möglich, falls eine Anlage mehreren Kategorien unterliegt.

• Unterkomponenten: Sofern zutreffend, sind wesentliche Unteranlagen oder Komponenten mit aufzuführen. Bei komplexen Anlagen (z. B. Kesselanlagen, Kühlaggregate, etc.) soll die Liste entweder hierarchisch oder in geeigneter Weise auch die zugehörigen Hauptkomponenten (z. B. Pumpen, Motoren, Ventile) enthalten oder referenzieren, um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen.

• Zusätzliche Angaben: Falls vom Auftraggeber gefordert oder zur Verwaltung nötig, können weitere Spalten aufgenommen werden, z. B. Seriennummern, Kapazitäts- oder Leistungsdaten (kW, m³/h etc.), letzte Wartungsdurchführung oder nächste Fälligkeit, zuständige Wartungsfirma (bei Subunternehmen) oder verantwortliche Person.

Das Verzeichnis ist in geeigneter Form zu erstellen, vorzugsweise tabellarisch in einem digitalen Format (z. B. als Excel-Datei, CSV oder in einem CAFM-System exportierbar). Die Struktur soll so gewählt sein, dass eine elektronische Weiterverarbeitung und Auswertung möglich ist. Einheitliche Formatierung und klare Gliederung (z. B. nach Anlagengruppen oder Standortbereichen) sind sicherzustellen, damit das Dokument leicht lesbar und durchsuchbar ist. Ein Beispiel für den Aufbau einer solchen Anlageliste ist im Anhang dargestellt. Dieses gibt das erwartete Schema mit den erforderlichen Spalten vor, an dem sich der Auftragnehmer orientieren soll.

• Initiale Einreichung: Der Auftragnehmer hat eine vollständige und prüfbare Version des Anlagen- und Systemverzeichnisses spätestens zum Vertragsbeginn bzw. im Rahmen der Angebotsabgabe vorzulegen. Diese initiale Liste bildet die Grundlage des Vertrages und wird vom Auftraggeber als Referenz für den Leistungsumfang herangezogen. Sie muss mit dem tatsächlichen Anlagenbestand des Objekts übereinstimmen.

• Regelmäßige Aktualisierung: Während der Vertragslaufzeit ist das Verzeichnis quartalsweise zu aktualisieren. Spätestens zu jedem Quartalsende ist dem Auftraggeber eine fortgeschriebene Fassung der Anlagenliste unaufgefordert zu übermitteln. Diese Aktualisierung dient dazu, Änderungen wie Neuzugänge, Modifikationen oder Außerbetriebnahmen von Anlagen zeitnah zu dokumentieren.

• Anlassbezogene Aktualisierung: Zusätzlich zur quartalsweisen Routineaktualisierung muss der Auftragnehmer auf Verlangen des Auftraggebers oder bei besonderen Ereignissen (z. B. nach einer größeren Umbaumaßnahme oder dem Austausch einer signifikanten Anlage) eine außerordentliche Aktualisierung vornehmen. In solchen Fällen ist eine aktualisierte Liste kurzfristig bereitzustellen, um jederzeit einen aktuellen Anlagenstand abzubilden.

• Dokumentation und Meldung von Änderungen: Interne Prozesse des Auftragnehmers sollen sicherstellen, dass alle Änderungen am Anlagenbestand unverzüglich erfasst und dokumentiert werden. Jede Ergänzung oder Streichung im Verzeichnis ist dabei mit Datum zu versehen. Zudem ist in den regelmäßigen Reportings an den Auftraggeber auf die Aktualisierung hinzuweisen, z. B. im Rahmen eines Wartungsberichts oder einer Anlagenkennzahlen-Übersicht.

• Abgleich mit Audit und Reporting: Das Anlagenverzeichnis ist integraler Bestandteil der Qualitätssicherungs- und Auditprozesse. Bei internen Audits des Auftragnehmers sowie bei Audits oder Prüfungen durch den Auftraggeber oder externe Stellen wird die Aktualität und Vollständigkeit der Liste überprüft. Der Auftragnehmer stellt hierfür die nötigen Zugriffe oder Auszüge bereit. Die Prozesse im technischen Facility Management (z. B. Planung von Wartungen, Prüfpflichten) sollen auf Basis dieses Verzeichnisses gesteuert werden, um lückenlose Erfüllung der Pflichten nachweisbar zu machen.

Durch diese Verfahrensanforderungen wird gewährleistet, dass das Anlagen- und Systemverzeichnis stets ein aktuelles, genaues Abbild des technischen Anlagenbestands darstellt. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass das Dokumentationsmanagement entsprechend organisiert ist, um den genannten Pflichten nachzukommen. Versäumnisse bei der Aktualisierung oder fehlerhafte Angaben können als Vertragsverstoß gewertet werden, da sie die Transparenz und Prüfbarkeit der Leistungserbringung beeinträchtigen.

• Gesetzliche Vorschriften und Verordnungen: Einhaltung aller einschlägigen Gesetze und Verordnungen, wie z. B. der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) bezüglich der Sicherheit und Prüfung von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen, der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), sowie ggf. spezieller Sicherheitsvorschriften (z. B. Gefahrstoffverordnung, Gebäudeenergiegesetz (GEG), je nach Anlagentyp). Diese Regelwerke erfordern u. a. die regelmäßige Überprüfung bestimmter Anlagen und eine lückenlose Dokumentation.

• Berufsgenossenschaftliche Regeln (DGUV-Vorschriften): Umsetzung der relevanten Unfallverhütungsvorschriften, z. B. DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) für elektrische Anlagen und Betriebsmittel, welche eine Erfassung aller prüfpflichtigen elektrischen Einrichtungen und den Nachweis der regelmäßigen Prüfungen verlangt. Ebenso sind etwaige branchenspezifische DGUV-Regeln zu beachten.

• DIN- und VDE-Normen: Ausrichtung an den technischen Normen (DIN, EN, VDE), die für die betreuten Anlagen gelten. Dazu zählen z. B. DIN EN 13306 / DIN 31051 (Begriffe und Maßnahmen der Instandhaltung) hinsichtlich der Kategorisierung von Wartungsarten, DIN VDE 0100 ff. und VDE 0105 (Errichten und Betreiben elektrischer Anlagen), DIN VDE 0100-600 (Prüfung elektrischer Anlagen), DIN 14675 (Dokumentation und Anforderungen für Brandmeldeanlagen) sowie weitere einschlägige Normen für Aufzüge, Druckanlagen, Lüftungsanlagen etc. Das Anlagenverzeichnis muss so geführt werden, dass die Erfüllung dieser Normen – insbesondere was Prüffristen und Dokumentation betrifft – unterstützt wird.

• VDI-Richtlinien und anerkannte Regeln der Technik: Berücksichtigung von branchenspezifischen Richtlinien, wie z. B. VDI 3810 (Betreiben und Instandhalten von Gebäudetechnik) oder VDI 6022 (Raumlufttechnik – Hygieneanforderungen), um sicherzustellen, dass Anlagenbetrieb und -dokumentation dem Stand der Technik entsprechen. Diese Richtlinien können Anforderungen an die Dokumentation und Betriebsführung enthalten, die durch ein vollständiges Anlagenverzeichnis unterstützt werden (z. B. Nachweis der Wartungshistorie).

• ISO-Standards im Facility Management: Soweit anwendbar, Ausrichtung an internationalen Managementnormen wie ISO 41001 (Facility Management – Managementsysteme) oder ISO 9001 (Qualitätsmanagement), die Anforderungen an Dokumentationsprozesse und Kontrolle enthalten. Ein gepflegtes Anlagenverzeichnis trägt zur Erfüllung von Qualitätskriterien und Nachweispflichten im Rahmen solcher Managementsysteme bei.

• Datenschutz und Vertraulichkeit: Falls im Anlagenverzeichnis sensible Informationen enthalten sind (z. B. sicherheitsrelevante Systemdetails oder personenbezogene Daten wie Betreiber- oder Wartungsverantwortliche), ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass derartige Daten vertraulich behandelt und nur für den vorgesehenen Zweck genutzt werden. Etwaige personenbezogene Angaben sind auf das erforderliche Minimum zu beschränken und durch geeignete Zugriffsberechtigungen zu schützen.

Der Auftragnehmer übernimmt die Verantwortung und Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der im Anlagen- und Systemverzeichnis gemachten Angaben. Sollten aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Verzeichnisse Schäden, Unfälle oder Bußgelder (z. B. wegen Nichteinhaltung von Prüfvorschriften) entstehen, trägt der Auftragnehmer hierfür die Konsequenzen im Rahmen der vertraglichen und gesetzlichen Haftungsbestimmungen. Die Einhaltung der oben genannten rechtlichen und normativen Anforderungen wird vom Auftraggeber vorausgesetzt und kann jederzeit nachgeprüft werden.

• Überprüfung durch den Auftraggeber: Nach Einreichung der initialen Anlagenliste (sowie jeder aktualisierten Fassung) prüft der Auftraggeber die Vollständigkeit und Plausibilität der Angaben. Hierbei wird das Verzeichnis mit dem bekannten Anlagenbestand und den Vertragsleistungen abgeglichen. Der Auftraggeber kann stichprobenhaft vor Ort überprüfen, ob alle vorhandenen Anlagen erfasst wurden und die Angaben (z. B. Standort, Typ) zutreffend sind.

• Rückmeldung bei Abweichungen: Werden seitens des Auftraggebers Unstimmigkeiten, Lücken oder Fehler festgestellt, so wird er diese dem Auftragnehmer mitteilen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, etwaige Beanstandungen unverzüglich zu klären und das Verzeichnis entsprechend zu korrigieren. Ggf. erforderliche Korrekturen oder Ergänzungen sind zeitnah (in der Regel binnen der vom Auftraggeber vorgegebenen Frist, beispielsweise 10 Werktage) umzusetzen und die berichtigte Liste erneut vorzulegen.

• Freigabe und Integration: Sobald das Anlagen- und Systemverzeichnis vom Auftraggeber inhaltlich geprüft und für korrekt befunden wurde, erfolgt die schriftliche Freigabe bzw. Abnahme des Dokuments. Die genehmigte Anlagenliste wird damit Bestandteil der Vertragsdokumentation. Insbesondere fließt sie in die Service-Level-Vereinbarungen ein, indem beispielsweise für alle aufgeführten Anlagen die vereinbarten Wartungsintervalle und Reaktionszeiten hinterlegt werden. Das Verzeichnis dient fortan als Referenz für die Leistungskontrolle; alle vertraglich geschuldeten Wartungsleistungen beziehen sich auf die in der Liste erfassten Anlagen.

• Laufende Validierung: Im Verlauf des Vertrags kann der Auftraggeber jederzeit die Aktualität des Verzeichnisses validieren. Insbesondere bei den quartalsweisen Updates wird erwartet, dass der Auftragnehmer die Änderungen deutlich kenntlich macht oder separat berichtet (z. B. mittels Änderungsprotokoll). Die Abnahme des einmal freigegebenen Dokuments erstreckt sich auf jede neue Revision – das heißt, auch aktualisierte Fassungen müssen der Prüfung standhalten und werden vom Auftraggeber freigegeben. Erst dann gelten sie als anerkannter neuer Vertragsbestandteil.

Durch diese Prüf- und Abnahmeprozesse wird sichergestellt, dass beide Parteien zu jedem Zeitpunkt mit einem abgestimmten und verlässlichen Anlagen- und Systemverzeichnis arbeiten. Etwaige Unklarheiten können so frühzeitig bereinigt werden, und das Risiko von Leistungslücken oder Missverständnissen hinsichtlich des Wartungsumfangs wird minimiert. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber aktiv bei der Verifizierung, indem er bei Rückfragen Auskunft gibt und ggf. gemeinsame Begehungen zur Verzeichnisabstimmung durchführt.

Auftragnehmer: ___________________________

Vertreter (Name, Titel): ___________________________

Position/Funktion: ___________________________

Datum: ___________________________

Unterschrift/Stempel: ___________________________