3F5 Gesundheits- & Erste-Hilfe-Nachweise

• Erste-Hilfe-Ausbildungszertifikate: Vorlage gültiger Bescheinigungen über die Erste-Hilfe-Ausbildung für alle vom Auftragnehmer benannten betrieblichen Ersthelfer. Die Zertifikate müssen von einer anerkannten Stelle (z. B. einer ermächtigten Ausbildungsorganisation der Berufsgenossenschaften oder Hilfsorganisationen) ausgestellt sein. Jeder Ersthelfer-Nachweis darf in der Regel nicht älter als zwei Jahre sein, da Ersthelfer gemäß Unfallverhütungsvorschriften regelmäßig Fortbildungen absolvieren müssen.

• Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen: Dokumentation aller erforderlichen arbeitsmedizinischen Untersuchungen und Vorsorgemaßnahmen für das eingesetzte Personal, sofern diese gesetzlich oder aufgrund der ausgeübten Tätigkeit vorgeschrieben sind. Hierzu zählen zum Beispiel Nachweise über spezielle Eignungs- und Vorsorgeuntersuchungen gemäß der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) und den berufsgenossenschaftlichen Grundsätzen (G-Untersuchungen). Typische Beispiele: G41-Untersuchung bei Arbeiten mit Absturzgefahr (Höhenarbeit), G25-Untersuchung für Fahr-, Steuer- und Überwachungstätigkeiten, G20 bei Lärmbelastung, G26 bei Verwendung von Atemschutzgeräten, etc. Diese ärztlichen Bescheinigungen müssen gültig und aktuell sein.

• Nachweis der Ersthelfer-Quote: Beleg, dass die gesetzlich geforderte Anzahl an Ersthelfern gemessen an der Anzahl der Beschäftigten am Objekt eingehalten wird. Der Auftragnehmer muss darlegen, wie viele Mitarbeiter im Objekt tätig sein werden und wie viele davon eine gültige Ersthelferausbildung haben. Es ist sicherzustellen, dass mindestens die von den Unfallversicherungsträgern vorgegebene Quote erreicht wird (z. B. mindestens ein Ersthelfer bei bis zu 20 anwesenden Versicherten; bei mehr als 20 Mitarbeitern im Verwaltungsbereich mindestens 5% der Anwesenden, in sonstigen Betrieben mindestens 10% der Anwesenden). Dieser Nachweis kann in Form einer Liste oder Tabelle erfolgen, in der alle ausgebildeten Ersthelfer namentlich mit Ausbildungsdatum aufgeführt sind.

• Schulungs- und Fortbildungsnachweise: Aufzeichnungen über absolvierte Fortbildungen, Auffrischungskurse und sonstige Schulungen im Bereich Arbeitssicherheit und Erste Hilfe. Der Auftragnehmer muss dokumentieren, dass Ersthelfer-Schulungen in den vorgeschriebenen Intervallen (üblicherweise alle zwei Jahre) aufgefrischt wurden. Ebenso sind Nachweise über weitere sicherheitsrelevante Trainings der Mitarbeiter (z. B. Brandschutzhelfer-Lehrgänge, Evakuierungsübungen, Unterweisungen in Gefahrstoffhandling) vorzulegen. Hierbei sollen das Datum der Schulung, die vermittelten Inhalte sowie die Teilnehmer ersichtlich sein.

• Verfahren zur Sicherstellung der Verfügbarkeit von Ersthelfern: Beschreibung der organisatorischen Maßnahmen, mit denen gewährleistet wird, dass zu jeder Arbeitszeit ausreichend Ersthelfer präsent oder abrufbereit sind. Dies umfasst z. B. Dienst- und Einsatzpläne, aus denen hervorgeht, dass pro Schicht oder Arbeitsgruppe mindestens ein ausgebildeter Ersthelfer eingeteilt ist. Ferner sollen Vertretungsregelungen erläutert werden: Wie wird verfahren, wenn ein eingeteilter Ersthelfer krankheitsbedingt oder urlaubsbedingt ausfällt? Der Auftragnehmer muss ein Konzept vorlegen, das die lückenlose Erste-Hilfe-Bereitschaft abdeckt (ggf. inklusive Rufbereitschaften oder standortübergreifender Unterstützung, falls relevant).

• Unterweisungs- und Schulungsprotokolle: Nachweise darüber, dass alle Mitarbeiter regelmäßig in Arbeitsschutz- und Gesundheitsthemen unterwiesen werden. Hierzu zählen etwa jährliche Sicherheitsunterweisungen nach § 12 ArbSchG (Gefährdungsunterweisungen am Arbeitsplatz) und spezifische Einweisungen, z. B. in Notfallpläne, Meldeketten bei Unfällen, den Umgang mit Erste-Hilfe-Ausstattung am Objekt (Standorte von Verbandskästen, Defibrillatoren etc.). Der Auftragnehmer muss dokumentieren, wann solche Unterweisungen durchgeführt wurden, welche Inhalte vermittelt wurden und welche Mitarbeiter daran teilgenommen haben (inklusive Unterschriften der Unterwiesenen zur Bestätigung).

• Einreichung der Nachweise: Alle unter Abschnitt 3 genannten Zertifikate und Dokumente müssen bereits mit dem Angebot oder spätestens unmittelbar nach Zuschlag und vor Vertragsbeginn vorgelegt werden. Der Auftraggeber erwartet, dass der Bieter proaktiv alle geforderten Gesundheits- und Sicherheitsnachweise beibringt, um seine Eignung und Gesetzestreue zu belegen.

• Regelmäßige Aktualisierung: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Gültigkeit der eingereichten Nachweise kontinuierlich aufrechtzuerhalten. Er muss von sich aus überwachen, wann Zertifikate ablaufen oder erneute Untersuchungen fällig werden. Beispielsweise sind Erste-Hilfe-Schulungszertifikate alle 2 Jahre zu erneuern – dementsprechend ist rechtzeitig für Auffrischungskurse zu sorgen. Gleiches gilt für medizinische Vorsorgeuntersuchungen, die in bestimmten Intervallen vorgeschrieben sind. Aktualisierte Bescheinigungen sind unaufgefordert und zeitnah dem Auftraggeber zuzuleiten, ohne dass es einer Aufforderung bedarf.

• Verfügbarkeit vor Ort: Sämtliche relevanten Bescheinigungen (Kopien der Zertifikate, Arztatteste, Schulungslisten etc.) sind auch am Einsatzort oder im Objektbüro in geeigneter Form aufzubewahren. Im Falle von Audits, Begehungen oder behördlichen Kontrollen muss der Auftragnehmer diese Unterlagen unmittelbar vorzeigen können. Es empfiehlt sich, eine zentrale Dokumentationsmappe oder einen digital zugänglichen Ordner bereitzuhalten, der jederzeit einsehbar ist.

• Vertretungsregelung bei Ausfällen: Der Auftragnehmer stellt durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass bei Ausfall einer fachkundigen Kraft (sei es ein Ersthelfer oder eine Person mit vorgeschriebener Eignungsuntersuchung) unverzüglich Ersatz gestellt wird. Konkret heißt das: Fällt ein eingeteilter Ersthelfer z. B. wegen Krankheit oder Urlaub kurzfristig aus, muss umgehend eine andere, gleichwertig qualifizierte Person die Rolle übernehmen, damit die Ersthelfer-Quote jederzeit erfüllt bleibt. Analog gilt dies für andere sicherheitsrelevante Funktionen. Der Auftragnehmer plant entsprechend mit Personalreserven oder Überschneidungen, um diese Anforderung zu erfüllen.

• Integration ins Managementsystem: Die Prozesse zur Verwaltung von Gesundheits- und Erste-Hilfe-Nachweisen sollen in das Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement des Auftragnehmers eingebettet sein. Dies umfasst das Führen einer aktuellen Liste aller Ersthelfer und deren Zertifikatsstatus, automatisierte Erinnerungssysteme für Auffrischungstermine sowie klare interne Zuständigkeiten (z. B. Benennung eines HSE-Managers – Health, Safety, Environment – der für die Einhaltung aller einschlägigen Vorschriften verantwortlich ist). Die Nachweisführung sollte Teil des Qualitätsmanagements sein, sodass regelmäßige interne Audits oder Managementbewertungen diese Aspekte einschließen.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Das ArbSchG bildet die Basis für sämtliche Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Insbesondere § 10 ArbSchG verlangt vom Arbeitgeber, entsprechend der Art der Tätigkeit und der Beschäftigtenzahl für Erste Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung zu sorgen und hierfür geeignete Personen auszuwählen und auszubilden. Der Auftragnehmer hat diese Pflicht umzusetzen, indem er genügend Ersthelfer stellt und Notfallpläne für den betreuten Standort ausarbeitet.

• Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften (DGUV): Als versicherter Betrieb unterliegt der Auftragnehmer den Regelungen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Maßgeblich ist hier vor allem DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“. Diese schreibt unter § 26 konkret vor, wie viele Ersthelfer im Betrieb ausgebildet sein müssen (siehe auch Abschnitt 3: 5 % bzw. 10 % der Beschäftigten je nach Betriebsart, mindestens jedoch eine Person). Zudem sind weitere DGUV-Vorschriften je nach Branche und Tätigkeit zu beachten, etwa in Bezug auf das Bereithalten von Sanitätsmaterial, die Ausbildung von Brandschutzhelfern, das Meldewesen bei Unfällen usw. Der Auftragnehmer muss stets auf dem aktuellen Stand der UVV (Unfallverhütungsvorschriften) sein und deren Einhaltung sicherstellen.

• DIN- und ISO-Standards: Relevante Normen des Deutschen Instituts für Normung (DIN) sowie internationale Standards (ISO) im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz sind zu berücksichtigen. Beispielsweise setzt DIN EN ISO 45001 einen internationalen Rahmen für ein systematisches Arbeitsschutzmanagement und kann als Best Practice bei der Organisation von Sicherheit und Gesundheit dienen. Weiterhin sind fachspezifische Normen wie DIN 13157/13169 (Inhalt von Betriebs-Verbandkästen für Erste Hilfe) für die Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Erste-Hilfe-Material einschlägig. Zwar beziehen sich diese Normen primär auf Ausrüstung, doch der Auftragnehmer sollte darüber hinaus auch Normen für Schulungen und Qualifikationen beachten (z. B. DGUV Grundsatz 304-001 für Erste-Hilfe-Ausbilder). Die Einhaltung solcher Normen untermauert die professionelle Auftragsdurchführung.

• Arbeitsmedizinische Vorschriften: Neben den akuten Notfallmaßnahmen sind auch präventive Gesundheitsmaßnahmen gesetzlich geregelt. Die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) schreibt vor, bei bestimmten gefährdenden Tätigkeiten den Beschäftigten entsprechende Vorsorgeuntersuchungen anzubieten oder verpflichtend durchzuführen (sogenannte Pflicht- und Angebotsvorsorge). Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, die solchen Tätigkeiten nachgehen (z. B. Umgang mit Gefahrstoffen, Lärm über den Auslösewerten, Arbeiten mit Atemschutz oder in Kläranlagen), vor Aufnahme der Tätigkeit und in regelmäßigen Abständen ärztlich untersucht werden. Zudem muss der Auftragnehmer gemäß Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) einen Betriebsarzt und eine Fachkraft für Arbeitssicherheit bestellen oder selbst vorhalten, welche die Umsetzung der arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen unterstützen. Alle diesbezüglichen Bestätigungen (z. B. Bestellungsschreiben, Teilnahmebestätigungen an Vorsorgeuntersuchungen) sind auf Verlangen ebenfalls vorzulegen.

• Verantwortlichkeit und Haftung: Der Auftragnehmer trägt die volle Verantwortung dafür, dass sämtliche eingereichten Zertifikate, Bescheinigungen und Nachweise echt, gültig und zum jeweiligen Zeitpunkt wirksam sind. Das Vorlegen von unzutreffenden, gefälschten oder abgelaufenen Nachweisen stellt einen schweren Verstoß gegen die Vertragspflichten dar. In einem solchen Fall – oder wenn der Auftragnehmer gegen einschlägige Arbeitsschutzvorschriften verstößt (etwa indem er zu wenige Ersthelfer bereitstellt) – behält sich der Auftraggeber rechtliche Schritte vor. Der Auftragnehmer haftet für alle aus der Nichteinhaltung entstehenden Schäden oder Konsequenzen. Sollten Dritte (z. B. Mitarbeiter, Besucher oder Behörden) Ansprüche oder Bußgelder aufgrund von Versäumnissen im Gesundheits- und Sicherheitsbereich geltend machen, stellt der Auftragnehmer den Auftraggeber hiervon frei und kommt für die Folgen selbst auf.

• Sorgfältige Dokumentenprüfung: Der Auftraggeber prüft nach Erhalt die eingereichten Zertifikate, Bescheinigungen und Konzepte umfassend auf Vollständigkeit und Konformität. Es wird kontrolliert, ob alle in Abschnitt 3 geforderten Unterlagen vorhanden sind, ob die Nachweise aktuell und gültig sind und ob die dargestellten Konzepte (z. B. zur Verfügbarkeit von Ersthelfern) plausibel sowie den Vertragsanforderungen entsprechend umgesetzt wurden.

• Recht zur Nachforderung: Stellt der Auftraggeber bei der Dokumentenprüfung fest, dass Angaben unklar sind oder bestimmte Nachweise fehlen, so kann er vom Auftragnehmer zusätzliche Unterlagen oder Erläuterungen verlangen. Dieses Recht zur Nachforderung umfasst auch stichprobenartige Überprüfungen, etwa die Einsicht in originale Zertifikate oder Rückfragen zur Qualifikation einzelner Mitarbeiter. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, solchen Aufforderungen unverzüglich nachzukommen und eventuelle Lücken in den Unterlagen umgehend zu schließen.

• Mängelbeseitigung: Werden im Zuge der Prüfung Mängel festgestellt – zum Beispiel ein abgelaufenes Erste-Hilfe-Zertifikat, eine fehlende Vorsorgeuntersuchung oder Unstimmigkeiten bei der Zahl der Ersthelfer – so ist der Auftragnehmer verpflichtet, diese unverzüglich zu beheben. Er muss innerhalb einer vom Auftraggeber gesetzten angemessenen Frist die fehlenden oder korrigierten Nachweise vorlegen. Solange erhebliche Mängel nicht behoben sind, kann der Auftraggeber die Vertragsunterzeichnung hinauszögern, bereits erbrachte Leistungen zurückhalten oder in gravierenden Fällen vom Vertrag zurücktreten.

• Annahme und Vertragsbindung: Sobald der Auftraggeber alle Nachweise geprüft und als ordnungsgemäß befunden hat, erfolgt die formale Abnahme dieser Dokumente. Die genehmigten Nachweise werden als verbindliche Anlage Teil des Facility-Management-Vertrags. Das bedeutet, der Auftragnehmer ist vertraglich dazu verpflichtet, die ausgewiesenen Bedingungen fortwährend zu erfüllen (z. B. Zahl der Ersthelfer, Intervalle der Schulungen und Untersuchungen). Abgenommene Zertifikate und Bescheinigungen müssen im weiteren Vertragsverlauf aktuell gehalten werden; etwaige Änderungen (z. B. Wechsel von Personal, neue Schulungsnachweise) sind dem Auftraggeber mitzuteilen, damit die Vertragsanlage stets auf dem neuesten Stand bleibt.

• Anhang 1: Musterformular Nachweisübersicht – Ein Vordruck (z. B. in Tabellenform), in den der Auftragnehmer alle relevanten Daten zu den vorgeschriebenen Nachweisen einträgt. Dieses Formular enthält Spalten für den Namen des Mitarbeiters, die Art der Qualifikation oder Untersuchung (Erste-Hilfe-Kurs, Vorsorgeuntersuchung etc.), das Datum der Durchführung, das Ablaufdatum (Gültigkeit) und ggf. eine Bemerkung oder Zertifikatsnummer. Mit diesem Übersichtsformular kann der Auftraggeber schnell erfassen, ob sämtliche Anforderungen für jeden Mitarbeiter erfüllt sind.

• Anhang 2: Beispiel Schulungsnachweis – Ein Musterdokument zur Dokumentation von durchgeführten Unterweisungen und Schulungen im Betrieb. Dieser Vordruck bietet Felder für Datum und Thema der Schulung/Unterweisung, den Namen des Schulungsverantwortlichen sowie die Namen und Unterschriften der teilnehmenden Mitarbeiter. Der Auftragnehmer kann dieses Formular nutzen, um die regelmäßigen Sicherheitsunterweisungen und Erste-Hilfe-Trainings schriftlich festzuhalten.

• Anhang 3: Glossar wichtiger Begriffe und Abkürzungen – Eine Liste, welche die im Dokument verwendeten Fachbegriffe erläutert. Beispielsweise könnten folgende Einträge enthalten sein: ArbSchG – Arbeitsschutzgesetz, regelt grundlegende Pflichten des Arbeitgebers zur Arbeitssicherheit; DGUV – Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung, Träger der Berufsgenossenschaften und Herausgeber der Unfallverhütungsvorschriften; Ersthelfer – betrieblich benannte Person mit abgeschlossener Erste-Hilfe-Ausbildung; Arbeitsmedizinische Vorsorge – präventive ärztliche Untersuchung zur Feststellung der gesundheitlichen Eignung für bestimmte Tätigkeiten. Dieses Glossar stellt sicher, dass der Inhalt der Anforderungen von allen Parteien einheitlich verstanden wird.

Nachfolgend unterschreibt der Auftragnehmer (Dienstleister) diesen Abschnitt als Anerkennung der dargestellten Anforderungen und Verpflichtungen. Durch die Unterschrift bestätigt der Auftragnehmer, dass er die Gesundheitsschutz- und Erste-Hilfe-Vorgaben verstanden hat und diese vollumfänglich erfüllt bzw. erfüllen wird:

Auftragnehmer: ___________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ___________________________

Position: ___________________________

Datum: ___________________________

Unterschrift/Stempel: ___________________________