3F6 Nachhaltigkeitsberichtsvorlage

• Energie- und Ressourcenverbrauch: Erfassung und Dokumentation des Verbrauchs von Strom, Heizenergie, Kraftstoffen und anderen Ressourcen.

• Abfallmanagement und Recycling: Umgang mit anfallenden Abfällen, deren Trennung, Entsorgung und Wiederverwertung.

• Wasserverbrauch und Wasserschutz: Nutzung von Frischwasser sowie Maßnahmen zur Reduktion des Wasserverbrauchs und Schutz der Wasserqualität (z.B. Vermeidung von Verunreinigungen).

• Emissionen und Klimaschutzmaßnahmen: Erhobene Emissionen (z.B. CO₂-Ausstoß) im Zusammenhang mit dem Gebäudebetrieb und eingesetzten Anlagen sowie Maßnahmen zu deren Reduktion.

• Nachhaltige Beschaffung: Einsatz umweltfreundlicher Materialien und Dienstleistungen (z.B. ökologische Reinigungsmittel, energiesparende Ersatzteile) im technischen Betrieb.

Der Geltungsbereich des Nachhaltigkeitsberichts umfasst sowohl die operative Leistungserbringung im Tagesgeschäft als auch die Umsetzung langfristiger Strategien und Ziele des Auftragnehmers im Hinblick auf Umwelt- und Klimaschutz innerhalb des Objektbetriebs.

• Schlüsselkennzahlen (KPIs): Darstellung zentraler Kennzahlen für Energie, Wasser, Abfall und Emissionen. Dies beinhaltet z.B. den jährlichen Strom- und Wärmeenergieverbrauch in Kilowattstunden (kWh), den Wasserverbrauch in Kubikmetern (m³), das Abfallaufkommen und die Recyclingquote in Prozent sowie die berechneten CO₂-Emissionen in Tonnen. Die Kennzahlen sind übersichtlich aufzubereiten, mit Vorjahreswerten oder Referenzwerten zu vergleichen und gegen definierte Zielvorgaben abzubilden.

• Dokumentation umgesetzter Nachhaltigkeitsmaßnahmen: Beschreibung aller im Berichtszeitraum durchgeführten Maßnahmen, die der Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung dienen. Beispielsweise sind Energiesparmaßnahmen (wie Optimierung von Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik oder Umrüstung auf LED-Beleuchtung), Programme zur Abfallreduktion, Initiativen zur Wassereinsparung oder sonstige ökologische Optimierungen darzustellen. Die erzielten Effekte oder Einsparungen dieser Maßnahmen sollen, soweit möglich, quantifiziert und erläutert werden.

• Nachweise zur Einhaltung von Umweltstandards und Richtlinien: Darstellung, wie gesetzliche Umweltvorgaben sowie interne Umwelt- und Nachhaltigkeitspolitiken erfüllt werden. Der Auftragnehmer legt Belege und Zertifikate vor, welche die Einhaltung relevanter Vorschriften bestätigen (z.B. Prüfberichte von Emissionsmessungen, Entsorgungsnachweise gemäß Kreislaufwirtschaftsgesetz, Auditergebnisse aus Umweltmanagement-Systemen). Ebenso ist darzustellen, dass betriebliche Richtlinien des Auftraggebers im Umweltbereich eingehalten wurden.

• Kontinuierliche Verbesserung: Darstellung der vom Auftragnehmer implementierten Prozesse zur kontinuierlichen Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung. Hierzu zählen beispielsweise interne Audits, regelmäßige Bewertung der Nachhaltigkeits-KPIs, das Setzen von jährlichen Verbesserungszielen sowie entsprechende Maßnahmenpläne (Plan-Do-Check-Act-Zyklus). Es ist zu erläutern, welche Verbesserungen im Berichtszeitraum erreicht wurden und welche weiteren Schritte geplant sind, um die Nachhaltigkeitsziele im technischen Betrieb zu erfüllen oder zu übertreffen.

• Mitarbeiterbewusstsein und -schulung: Bericht über Initiativen zur Sensibilisierung der Mitarbeiter des Auftragnehmers (und ggf. des Auftraggebers) für Nachhaltigkeitsthemen. Dies umfasst die Durchführung von Schulungen und Unterweisungen zum umweltgerechten Verhalten, interne Kommunikation zu Nachhaltigkeitszielen sowie die Einbindung der Mitarbeiter in Verbesserungsmaßnahmen (z.B. Vorschlagswesen für umweltfreundlichere Arbeitsabläufe). Dabei sollen die Anzahl und Art der durchgeführten Trainings sowie deren Wirkung kurz dargestellt werden.

• Zertifizierungen und Auszeichnungen: Auflistung relevanter Zertifikate, Gütesiegel oder Auszeichnungen, die der Auftragnehmer oder das betreute Objekt im Nachhaltigkeitskontext erhalten hat. Hierzu können beispielsweise Zertifizierungen nach DIN EN ISO 14001 (Umweltmanagementsystem) oder ISO 50001 (Energiemanagement), eine Validierung nach EMAS, oder gebäudebezogene Nachhaltigkeitssiegel (z.B. DGNB, LEED) gehören. Falls solche Zertifizierungen im Berichtszeitraum neu erworben oder aufrechterhalten wurden, sind diese unter Angabe des Gültigkeitszeitraums aufzuführen.

• Innovationen und Pilotprojekte: Beschreibung geplanter oder implementierter Innovationen, mit denen die Nachhaltigkeitsleistung verbessert werden soll. Der Auftragnehmer stellt hier etwa Pilotprojekte, neue Technologien oder Prozesse vor, die im Rahmen des technischen Facility Managements zur Steigerung der Energieeffizienz, zur Nutzung erneuerbarer Energien, zur Optimierung von Abläufen oder zur Emissionsminderung beitragen. Dabei ist zu erläutern, welchen erwarteten Nutzen diese Innovationen haben und in welchem Status (Planung, Umsetzung, Erprobung) sie sich befinden.

Alle Inhalte sind klar und nachvollziehbar aufzubereiten. Grafiken, Tabellen und erläuternde Kommentare sollen eingesetzt werden, um die Informationen verständlich zu präsentieren. Der Bericht muss in deutscher Sprache vorgelegt werden (sofern vertraglich nichts Abweichendes vereinbart ist).

• Format und Vorlage: Der Nachhaltigkeitsbericht ist in dem vorgegebenen Standardformat zu erstellen. Eine Mustervorlage wird dem Auftragnehmer als Anhang zur Ausschreibung bzw. zum Vertrag bereitgestellt und soll vom Auftragnehmer genutzt und ausgefüllt werden, um eine einheitliche Struktur der Berichte zu gewährleisten.

• Turnus und Fristen: Die Erstellung und Einreichung des Nachhaltigkeitsberichts erfolgt in den vertraglich festgelegten Intervallen. Sofern nicht anders bestimmt, ist der Bericht einmal jährlich zum Ende eines Geschäftsjahres vorzulegen. In Abstimmung mit dem Auftraggeber kann auch eine häufigere Berichtslegung (z.B. halbjährlich oder quartalsweise) vereinbart werden. Termine zur Übermittlung der Berichte sind unbedingt einzuhalten.

• Datenqualität und Verifizierung: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die im Bericht enthaltenen Daten auf Korrektheit und Vollständigkeit zu überprüfen. Alle Angaben müssen durch geeignete Aufzeichnungen und Nachweise untermauert sein. Der Auftragnehmer gewährleistet die Nachvollziehbarkeit der Daten (z.B. durch Messprotokolle, Abrechnungen von Versorgern, Entsorgungsnachweise) und hält diese Unterlagen für eventuelle Rückfragen oder Prüfungen bereit. Gegebenenfalls sollen die Daten vor Berichtseinreichung intern geprüft oder durch Dritte verifiziert werden, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen.

• Integration in digitale Systeme: Falls vom Auftraggeber vorgesehen, integriert der Auftragnehmer die Nachhaltigkeitsdaten in das vorhandene Computer Aided Facility Management (CAFM)-System oder andere vom Auftraggeber benannte Berichtssysteme. Dies kann bedeuten, dass der Bericht nicht nur in Papierform/PDF, sondern auch als Datensatz in eine Online-Plattform oder ein digitales Reporting-Tool des Auftraggebers eingepflegt werden muss. Der Auftragnehmer passt sich den technischen Vorgaben für die Dateneinspeisung an und stellt die Kompatibilität seiner Berichtsformate sicher.

• Abstimmung mit ESG/CSR-Anforderungen: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Inhalte der Nachhaltigkeitsberichterstattung mit den Nachhaltigkeitszielen des Auftraggebers abzustimmen. Soweit der Auftraggeber eigenen gesetzlichen Nachhaltigkeitsberichtspflichten (z.B. gemäß CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz) oder internen ESG-Vorgaben unterliegt, liefert der Auftragnehmer die benötigten Daten in der erforderlichen Struktur und Qualität, damit der Auftraggeber diese in seine übergeordneten Nachhaltigkeits- oder CSR-Berichte integrieren kann. Dies umfasst gegebenenfalls die Teilnahme an Abstimmungsrunden oder die Bereitstellung zusätzlicher Informationen auf Anfrage des Auftraggebers.

• Gesetzliche Umweltvorschriften: Es sind sämtliche anwendbaren deutschen und europäischen Umweltgesetze sowie zugehörige Verordnungen zu beachten. Dies umfasst unter anderem Vorgaben des Kreislaufwirtschaftsgesetzes (KrWG) für Abfallentsorgung und Recycling, des Wasserhaushaltsgesetzes (WHG) hinsichtlich Gewässerschutz, des Bundes-Immissionsschutzgesetzes (BImSchG) sowie einschlägiger Verordnungen im Bereich Immissionsschutz und Energieeinsparung (z.B. Gebäudeenergiegesetz – GEG). Ebenso sind etwaige kommunale Umweltauflagen für den Objektstandort umzusetzen.

• DIN-, ISO- und VDI-Standards: Relevante Normen und Richtlinien zum nachhaltigen Gebäudemanagement sind zu berücksichtigen. Insbesondere wird die Einführung und Aufrechterhaltung eines Umweltmanagementsystems nach DIN EN ISO 14001 oder eines vergleichbaren Standards erwartet. Sofern anwendbar, sollen auch Energiemanagement nach ISO 50001 und weitere branchenspezifische Richtlinien (z.B. VDI-Richtlinien für energieeffizienten Gebäudebetrieb) beachtet werden. Ein Nachweis über die Anwendung solcher Normen (z.B. Zertifikat oder Konformitätserklärung) ist dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen.

• CSR- und ESG-Grundsätze: Der Auftragnehmer trägt den Prinzipien der Corporate Social Responsibility und den ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) Rechnung. Bei der Gestaltung der Dienstleistungen und der Berichterstattung werden soziale und ethische Aspekte im Sinne einer ganzheitlichen Nachhaltigkeit berücksichtigt (z.B. faire Arbeitsbedingungen, Diversity, soweit in diesem Kontext relevant), auch wenn der Schwerpunkt des Berichts auf Umweltaspekten liegt. Sollten für den Auftraggeber verbindliche CSR-/ESG-Berichtspflichten gelten, richtet sich der Auftragnehmer nach den entsprechenden Vorgaben.

• Haftung für Berichtsinhalte: Der Auftragnehmer übernimmt die Verantwortung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der im Nachhaltigkeitsbericht gemachten Angaben. Im Falle von fehlerhaften, unvollständigen oder verspätet gelieferten Berichten, die in den Verantwortungsbereich des Auftragnehmers fallen, können vertraglich vereinbarte Konsequenzen oder Sanktionen zur Anwendung kommen. Dies kann beispielsweise Vertragsstrafen, Schadensersatzpflichten oder die Nichterteilung einer Abnahme für den betreffenden Leistungszeitraum umfassen. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass geeignete interne Kontrollen etabliert sind, um solchen Fällen vorzubeugen.

• Prüfungsverfahren: Nach Einreichung des Berichts prüft der Auftraggeber (bzw. ein von ihm benannter Vertreter oder Auditor) die vorgelegten Inhalte auf Plausibilität, Konformität mit den Anforderungen und Nachvollziehbarkeit. Der Auftraggeber ist berechtigt, bei Unklarheiten oder Abweichungen Rückfragen zu stellen und zusätzliche Nachweise vom Auftragnehmer anzufordern.

• Nachbesserungspflicht: Sollten Mängel oder Lücken im Bericht festgestellt werden, ist der Auftragnehmer verpflichtet, diese in angemessener Frist zu beheben und einen korrigierten bzw. ergänzten Bericht vorzulegen. Dies betrifft sowohl fachliche Korrekturen (z.B. Berechnungsfehler oder fehlende Angaben) als auch formale Anforderungen (Einhaltung des vorgegebenen Formats).

• Abnahme und Verbindlichkeit: Ein Nachhaltigkeitsbericht gilt als vom Auftraggeber abgenommen, wenn dieser die formale Freigabe erteilt hat oder keine Einwände innerhalb einer definierten Frist erhebt. Mit der Abnahme wird der Bericht Bestandteil der vertraglichen Dokumentation. Die darin dokumentierten Kennzahlen, Maßnahmen und Vereinbarungen werden als verbindliche Beschaffenheitsangaben der Leistung des Auftragnehmers angesehen. Abweichungen zwischen Bericht und tatsächlicher Leistung können entsprechend der Vertragsbedingungen Konsequenzen nach sich ziehen.

• Audit und Verifikation: Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die im Nachhaltigkeitsbericht angegebenen Informationen vor Ort zu verifizieren. Dies kann in Form von Begehungen der betreuten Liegenschaften, Einsichtnahmen in Originaldokumente oder der Beauftragung externer Gutachter erfolgen. Der Auftragnehmer sagt zu, bei solchen Überprüfungen in zumutbarem Umfang mitzuwirken, beispielsweise durch Bereitstellung von Personal für Auskünfte oder Begleitung, und Zugang zu relevanten Unterlagen und Bereichen zu ermöglichen. Ergebnisse von Vor-Ort-Prüfungen können für zukünftige Bewertungen der Dienstleistungsqualität herangezogen werden.

• Standardisierte Berichtsvorlage: Ein Musterformular bzw. Gliederungsgerüst für den Nachhaltigkeitsbericht, das vom Auftragnehmer auszufüllen ist. Diese Vorlage stellt sicher, dass alle geforderten Themen abgedeckt und die Berichte verschiedener Auftragnehmer vergleichbar strukturiert sind.

• Beispielhafte KPI-Tabelle: Eine tabellarische Übersicht, die als Beispiel dient, wie Kennzahlen darzustellen sind. Diese enthält Platzhalter für Daten wie Energieverbrauch, CO₂-Emissionen, Wasserverbrauch und Abfallmengen für den aktuellen Berichtszeitraum im Vergleich zu Vorperioden und Zielwerten.

• Glossar der Nachhaltigkeitsbegriffe: Ein Verzeichnis mit Definitionen wichtiger Fachbegriffe und Abkürzungen, die im Bericht verwendet werden. So wird sichergestellt, dass Begriffe wie etwa „CO₂-Fußabdruck“, „Recyclingquote“, „Nachhaltigkeitsziel“ oder „ESG“ einheitlich verstanden werden.

Sofern weitere Anhänge erforderlich sind (z.B. Detaildatenblätter, technische Spezifikationen zu verwendeten Messgeräten oder Ähnliches), werden diese ebenfalls beigefügt oder bei Bedarf vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Auftragnehmer: ___________________________

Befugter Vertreter: ___________________________

Position: ___________________________

Datum: ___________________________

Unterschrift/Stempel: ___________________________