3H3 Budget- & Prognoseplan
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Einleitung
In der technischen Bewirtschaftung eines Industriegebäudes ist eine vorausschauende Budget- und Prognoseplanung unerlässlich, um Kostensicherheit und Effizienz zu gewährleisten. Dieses Dokument definiert die Verpflichtung des Auftragnehmers, transparente Planungsunterlagen für Kosten- und Budgetprognosen vorzulegen. Dabei wird besonderer Wert auf Vorhersehbarkeit, finanzielle Transparenz und die Ausrichtung an den strategischen und operativen Zielen des Auftraggebers gelegt. Durch diese Abstimmung können die geplanten FM-Kosten nahtlos in die Finanz- und Geschäftsplanung des Auftraggebers integriert werden. Die Budget- und Prognoseplanung ist ein integraler Bestandteil der Leistung im Technischen Facility Management und stellt sicher, dass die erbrachten Dienstleistungen innerhalb der geplanten finanziellen Rahmenbedingungen bleiben. Eine transparente, sorgfältige Planung trägt dazu bei, finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und proaktiv gegenzusteuern.
Geltungsbereich
Dieser Budget- und Prognoseplan gilt für alle Dienstleistungen und Kostenelemente, die im Rahmen des FM-Vertrags für das betreffende Industriegebäude anfallen.
Er deckt insbesondere folgende Bereiche ab:
Vorbeugende und korrektive Instandhaltung der technischen Anlagen (z.B. regelmäßige Wartungen, Inspektionen und erforderliche Reparaturen).
Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien und Materialien, die für den Betrieb und die Instandhaltung der Anlagen benötigt werden.
Energiemanagement und Versorgungsleistungen, einschließlich des Bezugs von Strom, Heizenergie, Wasser u.Ä. sowie Maßnahmen zur Optimierung des Energieverbrauchs.
Werkzeuge, Geräte und IT-Unterstützungssysteme, beispielsweise spezielle Werkzeuge für Wartungsarbeiten oder softwaregestützte Systeme (z.B. CAFM-Systeme) zur Steuerung und Dokumentation der FM-Leistungen.
Arbeitssicherheit, Schulungen und Compliance-Kosten, also Aufwendungen für Arbeitsschutzmaßnahmen, Sicherheitsausrüstung, Mitarbeiterschulungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Subunternehmer- und Drittleisterleistungen, die im Rahmen des technischen Gebäudebetriebs in Anspruch genommen werden (z.B. Spezialfirmen für bestimmte Wartungsaufgaben).
Dabei werden sowohl regelmäßig wiederkehrende Betriebskosten als auch prognostizierte zukünftige Aufwendungen berücksichtigt. Dies umfasst neben den laufenden Kosten auch absehbare zukünftige Investitionen, etwa für Ersatzbeschaffungen, Modernisierungen oder technische Verbesserungen im Verlauf der Vertragsdauer (beispielsweise den geplanten Austausch wesentlicher technischer Anlagen nach Erreichen ihrer Lebensdauer).
Inhaltliche Anforderungen- Der Budget- und Prognoseplan des Auftragnehmers muss folgende Elemente enthalten:
Kostenaufschlüsselung nach Kategorien: Eine detaillierte Aufschlüsselung der erwarteten Kosten nach definierten Leistungskategorien (siehe Geltungsbereich), um eine klare Zuordnung der Aufwendungen zu ermöglichen.
Zeitlich gestaffelte Prognosen: Kostenprognosen für festgelegte Zeitintervalle (z.B. monatlich, vierteljährlich und jährlich) über die gesamte Vertragslaufzeit, um mit den Planungszyklen des Auftraggebers übereinzustimmen und eine regelmäßige Kontrolle zu ermöglichen.
Trennung von fixen und variablen Kosten: Eine separate Ausweisung von festen Kosten (Fixkosten, z.B. Grundgebühren oder Pauschalen) gegenüber variablen Kostenanteilen, um Transparenz darüber zu schaffen, welche Aufwendungen unabhängig vom Leistungsumfang anfallen und welche von Nutzungsgrad oder externen Faktoren abhängen.
Geplante Kostenentwicklung (Trends): Darstellung der erwarteten Kostenentwicklung im Zeitverlauf, basierend auf vereinbarten Service-Levels, Leistungskennzahlen (KPIs) und antizipierten Bedarfsänderungen, damit erwartete Kostensteigerungen oder -senkungen frühzeitig ersichtlich sind.
Annahmen und Kalkulationsgrundlagen: Offenlegung aller zugrunde gelegten Annahmen und der angewandten Berechnungsmethodik, einschließlich Indexierungen, Inflationsannahmen oder anderer Preissteigerungsfaktoren, zur transparenten Darlegung der Kalkulationsgrundlagen.
Risikobetrachtung und Gegenmaßnahmen: Identifizierung von Risikofaktoren, die potenziell zu Budgetabweichungen führen können (z.B. Preisänderungen bei Energie, unvorhergesehener Mehrbedarf an Instandhaltung), sowie vorgeschlagene Maßnahmen zu deren Minimierung, damit mögliche Abweichungen proaktiv gesteuert werden können.
Eingebaute Reserven (Contingency): Planung von Reserven oder Eventualpositionen für unvorhergesehene Kostenentwicklungen, um unvorhergesehene Mehraufwendungen auffangen zu können, ohne den vorgegebenen Budgetrahmen zu überschreiten.
Verfahrens- und Prozessanforderungen- Für den Umgang mit dem Budget- und Prognoseplan gelten folgende Verfahrensvorgaben:
Einreichung im Vergabeverfahren: Der Budget- und Prognoseplan ist als Teil der Angebotsunterlagen im Rahmen der Ausschreibung einzureichen, sodass der Auftraggeber bereits während der Angebotsprüfung die Kostentransparenz und finanzielle Planung des Bieters beurteilen kann.
Regelmäßige Aktualisierung: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Plan in festgelegten Intervallen (z.B. jährlich zum Geschäftsjahresende) oder bei wesentlichen Änderungen der Rahmenbedingungen (z.B. Änderung des Leistungsumfangs, Preisentwicklungen) zu aktualisieren und dem Auftraggeber unaufgefordert oder auf Verlangen vorzulegen. Dies stellt sicher, dass der Budgetplan stets den aktuellen Gegebenheiten entspricht.
Konsistenz der Unterlagen: Es ist sicherzustellen, dass der Budget- und Prognoseplan konsistent mit anderen finanziellen Unterlagen des Angebots bzw. Vertrags ist, insbesondere mit der Gesamtkostenübersicht und etwaigen beigefügten Musterrechnungen. Alle Zahlen und Angaben müssen ein stimmiges Gesamtbild ergeben, ohne Widersprüche zwischen verschiedenen Dokumenten.
Elektronisches Format: Der Plan ist in geeigneter elektronischer Form bereitzustellen, die mit den Systemen des Auftraggebers kompatibel ist (z.B. als Excel-Datei oder in einem vereinbarten Format eines CAFM-Systems). Dies erleichtert die Weiterverarbeitung, Prüfung und Archivierung der Daten beim Auftraggeber.
Integration in Reporting-Prozesse: Die Prognosedaten sind in die laufenden Berichts- und Audit-Prozesse zu integrieren. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Kostenverlauf im Rahmen des regelmäßigen Berichtswesens frühzeitig erkannt und an den Auftraggeber kommuniziert werden.
Rechtliche und normative Anforderungen- Bei der Erstellung und Fortschreibung des Budget- und Prognoseplans sind alle einschlägigen rechtlichen und normativen Vorgaben einzuhalten:
Einhaltung von Vorschriften: Beachtung der geltenden deutschen und europäischen Rechtsvorschriften für Ausschreibungen und Finanzberichterstattung. Insbesondere sind die Transparenzanforderungen gemäß Vergaberecht (z.B. Vergabeverordnung (VgV) und Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bei öffentlichen Aufträgen) sowie die Vorgaben ordnungsgemäßer Buchführung und Kostenaufstellung (z.B. nach Handelsgesetzbuch (HGB) oder internationalen Rechnungslegungsstandards wie IFRS) zu berücksichtigen, um den rechtlichen Vorgaben vollumfänglich zu entsprechen.
Steuer-, Arbeits- und Sicherheitsauflagen: Berücksichtigung aller anwendbaren steuerlichen, arbeitsrechtlichen und arbeitssicherheitsrelevanten Verpflichtungen bei der Kostenplanung. Alle anfallenden Steuern (etwa die Umsatzsteuer) sind korrekt einzuplanen. Ebenso müssen arbeitsrechtliche Vorgaben (z.B. tarifliche oder gesetzliche Mindestlöhne) und Anforderungen an die Arbeitssicherheit (z.B. Kosten für Sicherheitsprüfungen gemäß Betriebssicherheitsverordnung oder berufsgenossenschaftliche Vorgaben der DGUV) einkalkuliert werden. Diese Kostenfaktoren sind im Budget klar auszuweisen.
DIN-/ISO-/VDI-Standards: Einhaltung relevanter DIN-, ISO- und VDI-Normen hinsichtlich Kostentransparenz und Berichtsstandards im Facility Management. Dazu zählen u.a. DIN 276 (Kosten im Bau- und Gebäudemanagement) zur strukturierten Kostengliederung, DIN 31051 (Grundlagen der Instandhaltung) für einheitliche Begriffsdefinitionen sowie anerkannte Qualitäts- und Managementstandards wie ISO 9001 und ISO 41001 für FM-Systeme. Ferner sind branchenspezifische Richtlinien, wie einschlägige VDI-Richtlinien für den Gebäudebetrieb, zu berücksichtigen, um eine standardisierte und transparente Berichterstattung sicherzustellen.
Verantwortlichkeit und Haftung: Der Auftragnehmer gewährleistet die sachliche Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der vorgelegten Budget- und Prognosedaten. Alle Berechnungen und Annahmen müssen transparent dokumentiert und durch entsprechende Nachweise (z.B. Kalkulationsdateien, Preisindizes, Angebote von Lieferanten) belegbar sein. Fehlerhafte Angaben, die auf grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz beruhen, führen zu einer vertraglich geregelten Haftung des Auftragnehmers für daraus entstehende Schäden.
Prüfung und Abnahme- Der Budget- und Prognoseplan unterliegt folgenden Prüf- und Freigabeprozessen:
Prüfung durch den Auftraggeber: Der eingereichte Plan wird vom Auftraggeber fachlich und rechnerisch geprüft. Eine Freigabe erfolgt erst, wenn der Inhalt den vertraglichen Anforderungen sowie den qualitativen und finanziellen Vorstellungen des Auftraggebers entspricht.
Nachbesserungspflicht: Sollten im Rahmen der Prüfung Beanstandungen, Unstimmigkeiten oder Lücken festgestellt werden, ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Budget- und Prognoseplan entsprechend anzupassen und erneut zur Genehmigung vorzulegen. Die Überarbeitung hat zeitnah und in Abstimmung mit dem Auftraggeber zu erfolgen.
Verbindlichkeit nach Freigabe: Ein vom Auftraggeber genehmigter Budget- und Prognoseplan wird als verbindliche Anlage Bestandteil des FM-Vertrags. Die darin festgelegten Planwerte dienen als Referenz für die Leistungserbringung und das Kostencontrolling während der Vertragslaufzeit.
Laufende Überwachung: Der Auftraggeber behält sich vor, während der Vertragsdauer regelmäßige Überprüfungen und Audits durchzuführen, um die Einhaltung der Budgetplanung und die Genauigkeit der Prognosen zu verifizieren. Der Auftragnehmer unterstützt diese Überprüfungen durch die Bereitstellung erforderlicher Nachweise und Informationen. Bei festgestellten Abweichungen werden in Abstimmung beider Parteien geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet, um die Einhaltung der finanziellen Ziele sicherzustellen.
Anhang (sofern zutreffend)- Falls anwendbar, sind dem Budget- und Prognoseplan folgende Anhänge beigefügt, die als Hilfestellung oder Erläuterung dienen:
Muster-Budgettabelle: Eine Vorlage in Tabellenform, welche die Struktur der Budget- und Prognoseaufstellung abbildet (inklusive beispielhafter Einträge als Orientierungshilfe).
Beispielhafte Kostenverlaufsdiagramme: Grafische Darstellungen (z.B. Diagramme), die einen prognostizierten Kostenverlauf über die Vertragszeit veranschaulichen.
Glossar: Ein Glossar, das die Definition wichtiger finanzieller Fachbegriffe und FM-spezifischer Termini enthält, um ein gemeinsames Verständnis sicherzustellen.