3I2 Wartungskonzept

Die Instandhaltungsstrategie des Auftragnehmers umfasst gemäß anerkannten Regeln der Technik (u.a. DIN 31051) sowohl vorbeugende (präventive) als auch korrektive Maßnahmen.

• Präventive Instandhaltung: Regelmäßige Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen gemäß Herstellervorschriften, gesetzlichen Vorgaben und anerkannten Branchenstandards. Ziel ist es, durch proaktive Wartung möglichen Ausfällen vorzubeugen und die Lebensdauer der Anlagen zu verlängern.

• Korrektive Instandhaltung: Klare Verfahren zur Störungsbehebung bei technischen Ausfällen, Defekten oder Fehlfunktionen. Hierzu zählen definierte Prozesse für Fehleranalyse, Reparatur und Wiederinbetriebnahme der Anlagen im Störungsfall.

• Risikobasierte Priorisierung: Bewertung der Anlagen nach Kritikalität, damit sicherheitskritische Systeme höchste Aufmerksamkeit erhalten. Sicherheitsrelevante Anlagen (z.B. Brandmelde- oder Notstromsysteme) werden mit oberster Priorität gewartet, um Gefährdungen und Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.

• Geplante Wartungsintervalle: Durchführung von Inspektionen und Wartungsarbeiten in festgelegten Intervallen. Die Intervalle richten sich nach den Vorgaben der Anlagenhersteller, den gesetzlichen Anforderungen sowie den Betriebsbedingungen und werden in einem Wartungsplan festgeschrieben.

• Dokumentation der Wartungsarbeiten: Lückenlose Aufzeichnung aller durchgeführten Wartungsmaßnahmen mittels Checklisten und Wartungsprotokollen. Sämtliche Arbeiten werden schriftlich oder elektronisch dokumentiert und dem Auftraggeber auf Wunsch zugänglich gemacht, um volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

• Austausch von Verschleißteilen: Umsetzung einer vorausschauenden Ersatzteilstrategie. Verschleißanfällige Komponenten werden rechtzeitig identifiziert und planmäßig ausgetauscht, basierend auf Herstellerempfehlungen und Erfahrungswerten, noch bevor ein Ausfall auftreten kann.

• Kontinuierliches Anlagenmonitoring: Fortlaufende Überwachung des Anlagenzustands. Durch regelmäßige Kontrollen oder den Einsatz von Monitoring-Systemen werden potenzielle Störungen frühzeitig erkannt, um ungeplante Stillstände zu vermeiden und eine hohe Anlagenverfügbarkeit sicherzustellen.

• Schnelle Reaktionszeiten: Einrichtung effizienter Prozesse für den Fall von Störungen. Im Notfall erfolgt eine sofortige Reaktion; ansonsten werden festgelegte Reaktionszeiten eingehalten, um Ausfallzeiten möglichst gering zu halten (z.B. 24/7-Rufbereitschaft für kritische Systeme).

• Eskalations- und Kommunikationswege: Definierte Eskalationsstufen und klare Kommunikationswege mit dem Auftraggeber. Bei schwerwiegenden Störungen wird der Auftraggeber umgehend informiert. Es werden feste Ansprechpartner auf beiden Seiten benannt, um die Koordination und Information während der Störungsbehebung sicherzustellen.

• Verfügbarkeit von Personal und Ersatzteilen: Sicherstellung der jederzeitigen Verfügbarkeit qualifizierten Fachpersonals und erforderlicher Ersatzteile. Der Auftragnehmer hält ein Team von geschulten Technikern bereit und lagert gängige Ersatz- und Verschleißteile ein, um Reparaturen ohne Verzögerung durchführen zu können.

• Erfassung und Auswertung von Störungen: Dokumentation und Analyse aller durchgeführten Störungsbeseitigungen. Jede Störung wird in einem Störungsprotokoll festgehalten und im Nachgang ausgewertet, um Ursachen zu ermitteln und vorbeugende Maßnahmen abzuleiten, damit sich derartige Vorfälle nicht wiederholen.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Beachtung aller relevanten Gesetze, Verordnungen und Richtlinien bezüglich Instandhaltung, Betriebssicherheit, Arbeitsschutz und Umweltschutz. Dazu zählen u.a. die Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes, der Betriebssicherheitsverordnung sowie einschlägiger Unfallverhütungsvorschriften (DGUV-Regeln). Damit wird gewährleistet, dass der Auftraggeber seinen Betreiberpflichten rechtskonform nachkommt.

• Vorgeschriebene Prüfintervalle: Einhaltung aller behördlich oder gesetzlich vorgeschriebenen Prüf- und Wartungsintervalle für prüfpflichtige Anlagen. Beispielsweise werden wiederkehrende Prüfungen für Brandschutzeinrichtungen, Aufzugsanlagen oder Druckbehälter gemäß den jeweils gültigen Bestimmungen (z.B. BetrSichV, PrüfVO, DGUV-Vorschriften) fristgerecht durchgeführt.

• Verpflichtung von Nachunternehmern: Bindung etwaiger Nachunternehmer an dieselben Compliance-Vorgaben. Falls Subunternehmen für Wartungsaufgaben eingebunden werden, verpflichtet der Auftragnehmer diese vertraglich, alle oben genannten gesetzlichen Bestimmungen und Qualitätsstandards gleichermaßen einzuhalten.

• Wartungsplanung: Erstellung und laufende Aktualisierung eines Wartungsplans mit klaren Zeitabläufen und Verantwortlichkeiten. Alle technischen Anlagen werden in einem Plan erfasst, der die vorgesehenen Wartungs- und Inspektionstermine sowie die jeweils verantwortlichen Techniker bzw. Fachfirmen ausweist.

• Dokumentation und Reporting: Bereitstellung aller Wartungsdokumentationen und Berichte in einem vereinbarten Format oder System. Hierzu kann ein digitales Tool (z.B. ein CAFM-System) verwendet werden, über das der Auftraggeber regelmäßige Statusberichte (monatlich, quartalsweise) und Nachweise der durchgeführten Wartungen einsehen kann.

• Transparenz für den Auftraggeber: Sicherstellung von Transparenz durch Gewährung von Zugriffsrechten auf Wartungsunterlagen. Der Auftragnehmer gewährt dem Auftraggeber bei Bedarf Einsicht in alle Wartungsprotokolle, Prüfberichte und Nachweise, um die Nachprüfbarkeit aller Leistungen zu ermöglichen.

• Benennung eines Wartungskoordinators: Ernennung eines verantwortlichen Ansprechpartners für die Wartungsleistungen. Dieser Wartungskoordinator dient als direkte Schnittstelle zum Auftraggeber, koordiniert sämtliche Instandhaltungsaktivitäten und überwacht die ordnungsgemäße Umsetzung des Wartungskonzepts.

• Dokumentation und Nachprüfbarkeit: Alle Wartungsaktivitäten werden umfassend dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar. Jede Wartungs- oder Reparaturmaßnahme wird protokolliert, sodass ein vollständiger Nachweis der geleisteten Arbeiten vorliegt.

• Auditrecht des Auftraggebers: Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der im Wartungskonzept festgelegten Verfahren sowie die ordnungsgemäße Durchführung der Wartungsleistungen jederzeit zu überprüfen (z.B. im Rahmen von Audits oder Begehungen). Der Auftragnehmer unterstützt solche Überprüfungen aktiv und stellt die erforderlichen Unterlagen bereit.

• Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen: Festgestellte Mängel oder Abweichungen im Zuge von Audits werden vom Auftragnehmer unverzüglich behoben. Identifizierte Verbesserungsmaßnahmen oder notwendige Prozessanpassungen setzt der Auftragnehmer zeitnah um, um die Konformität mit dem Wartungskonzept sicherzustellen.

• Vertragsstrafen bei Verstoß: Dass die Nichteinhaltung der im Wartungskonzept beschriebenen Verpflichtungen zu vertraglichen Sanktionen führen kann. Gemäß den Vertragsbedingungen können im Falle eines Verstoßes gegen die zugesagten Leistungen Vertragsstrafen oder Abzüge verhängt werden.

• Kündigungsrecht bei Wiederholung: Dass bei wiederholter oder schwerwiegender Nichteinhaltung der Vereinbarungen der Auftraggeber berechtigt ist, den Vertrag außerordentlich zu kündigen. Mehrfache Verstöße gegen das Wartungskonzept oder anhaltende Leistungsdefizite stellen einen gravierenden Vertragsbruch dar.

Der unterzeichnende Auftragnehmer bestätigt hiermit die Einreichung des vorliegenden Wartungskonzepts und verpflichtet sich zu dessen vollumfänglicher Umsetzung über die gesamte Vertragslaufzeit.

Ort: _________________________ Datum: _________________________

Befugter Unterzeichner (Auftragnehmer): _________________________

Name: _________________________

Titel/Position: _________________________

Unterschrift & Firmenstempel: _________________________