3I6 Notfallbetriebskonzept

• Risikoanalyse und kritische Systemidentifikation: Regelmäßige Durchführung von Risiko- und Schwachstellenanalysen, um alle kritischen Anlagen und Betriebsprozesse zu identifizieren, deren Ausfall gravierende Auswirkungen hätte. Basierend darauf werden entsprechende Risiken bewertet und priorisiert.

• Redundanzen essenzieller Installationen: Einrichtung und Vorhaltung von Redundanzen für wichtige Systeme (z.B. doppelte Auslegung von Pumpen, Backup-Server für Gebäudeleittechnik, unterbrechungsfreie Stromversorgung und Notstromaggregat für die Stromversorgung). So wird sichergestellt, dass bei Ausfall einer Komponente eine Ersatzlösung den Betrieb aufrechterhält.

• Regelmäßige Prüfungen und Wartung: Alle Notfallsysteme und sicherheitsrelevanten Anlagen (z.B. Notbeleuchtung, Brandmelde- und Sprinkleranlagen, Notstromversorgungseinrichtungen) werden turnusmäßig inspiziert und gewartet. Durch planmäßige Tests und Probeläufe (z.B. monatlicher Test des Notstromaggregats) sowie vorbeugende Instandhaltung wird die Funktionsfähigkeit dieser Systeme jederzeit gewährleistet.

• Schulung und Sensibilisierung: Die für den Objektbetrieb zuständigen Mitarbeiter werden regelmäßig in den Notfallprozeduren geschult und für mögliche Risiken sensibilisiert. Notfallübungen und Trainings (z.B. Evakuierungsübungen, Simulation technischer Störungen) werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten im Ernstfall vorbereitet sind und wissen, wie zu handeln ist.

• Sofortmaßnahmen und Alarmierungspläne: Für verschiedene Ausfallszenarien (z.B. Stromausfall, Ausfall der Heizungs- oder Kühlanlage, Rohrbruch, IT-Systemstörungen, Brand) existieren sofortige Aktionspläne. Diese Pläne legen fest, welche ersten Schritte unverzüglich einzuleiten sind – etwa das Abschalten betroffener Anlagen, die Aktivierung von Ersatzsystemen oder die unverzügliche Alarmierung interner und externer Stellen (z.B. Feuerwehr oder technische Bereitschaftsdienste).

• Eskalationsstufen und Kommunikationswege: Es sind klare Eskalationsstufen definiert, die regeln, wann und wie Vorgesetzte, der Auftraggeber und ggf. Behörden informiert werden. Ein Kommunikationsprotokoll stellt sicher, dass im Notfall alle relevanten Beteiligten (z.B. Objektleiter, technische Leitung, Sicherheitsbeauftragte, externe Dienstleister) zeitnah benachrichtigt werden. Kontaktlisten mit Rufbereitschaften (24/7) und Notfalltelefonnummern liegen vor und werden regelmäßig aktualisiert.

• Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit qualifizierten Personals: Der Auftragnehmer gewährleistet einen 24/7-Bereitschaftsdienst mit qualifiziertem Fachpersonal, das im Notfall sofort reagieren kann. Entweder befindet sich ständig geschultes Personal vor Ort, oder es ist eine Rufbereitschaft eingerichtet, die kurze Reaktionszeiten garantiert. Eine zentrale Leitstelle oder ein Service-Desk überwacht kritische Systemmeldungen (z.B. Alarmmeldungen der Gebäudeleittechnik) und koordiniert bei Störungen unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen.

• Manueller Notbetrieb: Für den Fall, dass automatisierte Steuerungen oder digitale Kontrollsysteme ausfallen, sind Verfahren für einen temporären manuellen Betrieb definiert. Wichtige Anlagen können bei Bedarf vor Ort manuell gesteuert werden (z.B. manuelle Öffnung von Lüftungsklappen, Inbetriebnahme von Notpumpen per Hand, manuelles Umschalten der Energieversorgung). Die notwendigen Zugänge, Werkzeuge und Anleitungen hierfür sind vorhanden, und die Mitarbeiter sind in den manuellen Betriebsschritten unterwiesen.

• Ersatzressourcen und Ersatzteile: Es wird eine ausreichende Vorhaltung von kritischen Ersatzteilen (z.B. Sicherungen, Ventilen, elektronischen Steuerkomponenten) und Verbrauchsmaterialien gewährleistet, um bei Ausfällen schnell reagieren zu können. Wo wirtschaftlich sinnvoll, werden mobile Ersatzressourcen bereitgehalten oder stehen kurzfristig zur Verfügung – zum Beispiel mobile Stromgeneratoren, Pumpen oder Heizgeräte, um einen temporären Weiterbetrieb sicherzustellen.

• Verknüpfung von Notfall- mit Instandhaltungsstrategien: Die Notfallprotokolle sind eng mit der präventiven und korrektiven Instandhaltung verzahnt. Wartungspläne berücksichtigen die Verfügbarkeit von Backup-Systemen (d.h. Wartung an Primärsystemen wird so koordiniert, dass Backup-Systeme einsatzbereit bleiben) und beinhalten regelmäßige Funktionsprüfungen der Notfallsysteme. Erkenntnisse aus aufgetretenen Störungen fließen in die Optimierung der Wartungsstrategien ein, um zukünftige Vorfälle zu vermeiden.

• Kooperation mit externen Partnern und Behörden: Falls erforderlich, arbeitet der Auftragnehmer im Notfall eng mit externen Dienstleistern und Behörden zusammen. Es bestehen Ansprechpartner und Vereinbarungen mit Spezialfirmen (z.B. für Stromversorgung, IT-Notfallteams, Anlagenherstellern), um bei gravierenden Störungen schnell zusätzliche Unterstützung zu erhalten. Ebenso wird bei Bedarf die Zusammenarbeit mit öffentlichen Stellen wie Feuerwehr, Polizei oder Versorgungsunternehmen (Strom-, Gas-, Wasserversorger) sichergestellt, um die Wiederherstellung des Normalbetriebs zu beschleunigen.

• Notfallvorsorge gemäß gesetzlichen Pflichten: Die Planung und Maßnahmen des Notfallkonzepts erfüllen die Anforderungen aus geltenden Vorschriften zur Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr. Dazu zählen unter anderem Verpflichtungen aus den Arbeitsschutzgesetzen, der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und der Arbeitsstättenverordnung, die präventive Notfallmaßnahmen, Gefährdungsbeurteilungen und entsprechende Schutzmaßnahmen vorschreiben.

• Einhaltung von Arbeits-, Brand- und Umweltschutzbestimmungen: Sämtliche Vorgehensweisen stehen im Einklang mit den einschlägigen Vorschriften des Arbeits- und Gesundheitsschutzes (inkl. berufsgenossenschaftlicher Unfallverhütungsvorschriften), den Brandschutzvorgaben (z.B. Landesbauordnung und technischen Regeln für Lösch- und Alarmierungsanlagen) sowie den Umweltauflagen (etwa beim Umgang mit Gefahrstoffen oder der Eindämmung von Leckagen, um Umweltschäden zu vermeiden).

• Einbindung von Nachunternehmern: Sofern Nachunternehmer oder externe Dienstleister in die technischen Betriebsabläufe eingebunden sind, stellt der Auftragnehmer sicher, dass auch diese Unternehmen die hier festgelegten Notfallstandards und -verfahren kennen und einhalten. Vertragliche Vereinbarungen und entsprechende Unterweisungen sorgen dafür, dass Subunternehmer denselben Anforderungen an Notfallbereitschaft, Arbeitssicherheit und Berichterstattung genügen.

• Notfallhandbuch und Checklisten: Es wird ein umfassendes Notfallhandbuch geführt, das alle Abläufe, Ansprechpartner, Alarmierungspläne und technischen Notfallpläne für jedes relevante Szenario enthält. Ergänzend dazu stehen übersichtliche Checklisten für die wichtigsten Notfallsituationen zur Verfügung, um im Ereignisfall schnelles und sicheres Handeln zu gewährleisten. Diese Dokumentation wird regelmäßig geprüft und aktualisiert, sodass sie stets den aktuellen Gegebenheiten entspricht.

• Ereignisdokumentation: Jeder Notfallvorfall, jede Störung und jede eingeleitete Maßnahme wird lückenlos dokumentiert. Hierzu gehören die Beschreibung des Vorfalls, Datum und Uhrzeit, betroffene Anlagen, ergriffene Sofortmaßnahmen, beteiligte Personen oder Stellen, Dauer der Unterbrechung und die erfolgte Störungsbehebung. Diese Aufzeichnungen dienen sowohl der Nachvollziehbarkeit als auch der Analyse von Schwachstellen.

• Berichterstattung an den Auftraggeber: Der Auftragnehmer erstellt für jeden erheblichen Vorfall einen detaillierten Störungs- und Notfallbericht, der dem Auftraggeber zeitnah vorgelegt wird. Dieser Bericht umfasst die Ursachenanalyse, die durchgeführten Maßnahmen zur Behebung der Störung, die Auswirkungen auf den Betrieb sowie Vorschläge für etwaige Verbesserungsmaßnahmen zur Vermeidung ähnlicher Ereignisse in der Zukunft. Darüber hinaus wird im Rahmen von regelmäßigen Meetings oder Berichtsroutinen über den Status der Notfallbereitschaft und gegebenenfalls über durchgeführte Notfallübungen berichtet.

• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Der Auftragnehmer überprüft periodisch (z.B. jährlich oder anlassbezogen) die Wirksamkeit und Aktualität des Notfallbetriebskonzepts. Ergebnisse aus Störungsanalysen, Übungen oder veränderte Rahmenbedingungen führen bei Bedarf zu einer Aktualisierung der Notfallpläne. Der Auftraggeber hat das Recht, Einsicht in diese Überprüfungen zu nehmen und Feedback oder Anforderungen zur Verbesserung zu geben.

• Notfallübungen und Simulationen: In Abstimmung mit dem Auftraggeber werden regelmäßig Notfallübungen und Simulationen durchgeführt, um die praktische Wirksamkeit der vorgesehenen Abläufe zu testen. Dies umfasst beispielsweise technische Simulationen (wie einen kontrollierten Stromausfall-Test) sowie organisatorische Übungen (z.B. Evakuierungsübungen oder das Durchspielen von Störungsszenarien mit dem Betriebspersonal). Die Ergebnisse solcher Übungen werden dokumentiert und ausgewertet.

• Kontinuierliche Verbesserung: Identifizierte Schwachstellen oder Optimierungspotenziale, die entweder im Echtfall oder bei Übungen/Audits zutage treten, werden vom Auftragnehmer umgehend angegangen. Konkrete Maßnahmen zu deren Behebung werden definiert, umgesetzt und ebenfalls dokumentiert. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber über wesentliche Änderungen und stellt sicher, dass alle betroffenen Mitarbeiter und Partner über aktualisierte Verfahren in Kenntnis gesetzt werden.

• Vertragsstrafen und Haftung: Sollten vorgeschriebene Notfallmaßnahmen vernachlässigt oder im Ernstfall nicht entsprechend diesem Konzept umgesetzt werden, behält sich der Auftraggeber das Recht vor, vertraglich vereinbarte Pönalen (Vertragsstrafen) geltend zu machen. Darüber hinaus haftet der Auftragnehmer im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen für Schäden, die aus einer Pflichtverletzung in Bezug auf die Notfallbereitschaft resultieren.

• Vertragsaussetzung oder -kündigung: Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen gegen die in diesem Notfallbetriebskonzept festgelegten Verpflichtungen kann der Auftraggeber weitere Schritte einleiten. Dies kann bis zur vorübergehenden Aussetzung einzelner Leistungsbereiche oder im Extremfall zur fristlosen Kündigung des Facility-Management-Vertrags führen, sofern die Voraussetzungen hierfür nach den vertraglichen Bestimmungen gegeben sind.

Hiermit bestätigt der unterzeichnende Auftragnehmer die Einreichung des vorliegenden Notfallbetriebskonzepts und verpflichtet sich zur vollumfänglichen Umsetzung sowie fortlaufenden Verbesserung aller darin beschriebenen Maßnahmen während der gesamten Vertragslaufzeit.

Ort: ___________________________

Datum: ___________________________

Befugter Vertreter des Auftragnehmers:

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Titel/Position: ____________________________

Unterschrift & Firmenstempel: ____________________________