3I7 Digitalisierungskonzept

• Prozessanalyse und -digitalisierung: Zu Beginn werden sämtliche relevanten Abläufe des technischen Facility Managements systematisch erfasst und visualisiert. Dies umfasst Wartungs- und Instandhaltungsprozesse, Inspektionen, Störungsmanagement und Anlagenprüfungen. Manuelle Schnittstellen werden identifiziert, um Optimierungspotenziale aufzudecken. Technische Serviceaufträge werden digital erstellt, sodass Betriebsdaten (z. B. Maschinenzustände oder Sensormesswerte) automatisch in die Workflow-Steuerung einfließen. Auf dieser Grundlage entsteht ein durchgängiges digitales Abbild der Abläufe, das schnelle Reaktionen und kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht.

• Systemintegration: Ein zentrales CAFM-System bildet das digitale Rückgrat der Facility-Management-Daten. Der Auftragnehmer gewährleistet die Anbindung aller relevanten Systemkomponenten: Gebäudeleittechnik (GLT), Gebäudeautomationssystem, Zutrittskontrolle, Brandschutz- und Sicherheitssysteme sowie das ERP-System der Liegenschaft. Standardisierte Schnittstellen (z. B. OPC UA, REST-APIs) ermöglichen einen bidirektionalen Datenaustausch. Alarme und Zustandsdaten der technischen Anlagen werden direkt in das CAFM-System übernommen und lösen automatische Instandhaltungsaufträge oder Alarmmeldungen aus. So entsteht eine integrierte Systemlandschaft, die den kontinuierlichen Informationsfluss über alle technischen Bereiche sicherstellt.

• Datenmanagement: Zur sicheren und effizienten Speicherung wird ein klares Datenbankkonzept implementiert. Alle erhobenen Informationen (Messwerte, Dokumente, Prüfprotokolle usw.) werden zentral verwaltet. Zugriffsrechte werden rollenbasiert vergeben, um eine Bedarfs- und Kenntnissicherung zu gewährleisten. Sensible Daten werden verschlüsselt abgelegt. Regelmäßige automatische Backups und Redundanzmaßnahmen schützen vor Datenverlust. Plausibilitätsprüfungen, Validierungsregeln und Versionierung sorgen dafür, dass Änderungen an Daten jederzeit nachvollziehbar sind. Somit sind alle relevanten Informationen redundant gesichert und revisionssicher archiviert.

• Reporting und Analytik: Das Konzept sieht vor, dass automatisierte Berichte alle relevanten Kennzahlen (KPIs) liefern. Interaktive Dashboards visualisieren Kennwerte wie Anlagenverfügbarkeit, Störungsanzahl, Instandhaltungsaufwand, Energieverbrauch und CO₂-Emissionen in Echtzeit. Abweichungen oder Grenzwertverletzungen lösen automatische Warnmeldungen aus (z. B. per E-Mail oder Push-Benachrichtigung). Historische Daten werden für Trend- und Ursachenanalysen herangezogen, um beispielsweise Wartungsintervalle zu optimieren oder wiederkehrende Probleme systematisch zu beseitigen. Mit den gewonnenen Erkenntnissen können zudem verlässliche Prognosen für Ersatzteilbedarf und Budgetplanung erstellt werden.

• Mobiler und Fernzugriff: Den Instandhaltungsteams werden mobile Endgeräte (Tablets, Smartphones) zur Verfügung gestellt, um jederzeit auf das CAFM-System und zugehörige Dokumente zugreifen zu können. Techniker können Arbeitsaufträge orts- und zeitunabhängig abrufen, bearbeiten und abschließen. Eine gesicherte VPN-Verbindung ermöglicht zudem den Fernzugriff auf das System, sodass Supportpersonal oder externe Dienstleister remote auf relevante Daten zugreifen können. Lokale Daten werden bei Ausfall der Verbindung zwischengespeichert und bei Wiederherstellung automatisch synchronisiert. Push-Benachrichtigungen informieren Techniker sofort über neue oder dringende Meldungen, wodurch Reaktionszeiten weiter verkürzt werden.

• Datenschutz und Informationssicherheit: Das Konzept erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Personenbezogene Daten (z. B. von Mitarbeitern, Lieferanten oder Dienstleistern) werden nur im erforderlichen Umfang verarbeitet. Grundsätze wie Datenminimierung und Zweckbindung werden eingehalten. Technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung (SSL/TLS), Firewalls und rollenbasierte Zugriffskontrollen schützen die Datenintegrität und -verfügbarkeit. Ein Informationssicherheitsmanagementsystem (z. B. nach ISO/IEC 27001) ist implementiert, um den Schutz kontinuierlich zu überwachen und an neue Bedrohungen anzupassen.

• Arbeitsschutz und technische Vorschriften: Alle digitalen Prozesse und Systeme entsprechen den einschlägigen Vorschriften des Arbeitsschutzes (z. B. Arbeitsstättenverordnung, Betriebssicherheitsverordnung) sowie den Unfallverhütungsvorschriften der DGUV. Digitale Checklisten, Risikoanalysen und Prüfpläne gewährleisten, dass Sicherheitskontrollen systematisch durchgeführt und dokumentiert werden. Technische Anlagen dürfen nur von entsprechend geschultem Fachpersonal nach geltenden technischen Normen (z. B. DIN, VDE) betrieben und gewartet werden. Die Einhaltung dokumentierter Arbeitsanweisungen wird durch digitale Freigabe- und Abnahmeprozesse sichergestellt.

• Verpflichtung von Subunternehmern: Sofern Subunternehmer eingesetzt werden, bindet der Auftragnehmer diese vertraglich an die Einhaltung dieses Digitalisierungskonzepts. In Verträgen und Leistungsbeschreibungen wird festgelegt, dass auch Zulieferer und Servicepartner die im Konzept genannten Standards und Vorgaben umsetzen müssen. Durch regelmäßige Abstimmung stellt der Auftragnehmer sicher, dass alle Beteiligten dieselben rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllen und keine Abweichungen von den digitalen Vorgaben erfolgen.

• Digitalisierungsfahrplan: Es wird ein detaillierter Zeit- und Maßnahmenplan erstellt, der die Einführung der digitalen Systeme in klaren Schritten beschreibt. Die Roadmap umfasst Phasen wie Bestandsaufnahme, Systemauswahl, Pilotierung, Roll-out und Evaluation. Jeder Schritt erhält definierte Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben. Der Fortschritt wird regelmäßig dokumentiert und mit dem Auftraggeber abgestimmt, sodass eine transparente Steuerung des Projekts gewährleistet ist.

• Schulung und Qualifizierung: Alle Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Rolle auf die neuen Systeme vorbereitet. Es werden Workshops und E-Learning-Module angeboten, um die Bedienung der Software, digitale Prozesse sowie Datenschutz- und Sicherheitsaspekte zu vermitteln. Zusätzlich wird eine umfassende Anwenderdokumentation (Handbuch) bereitgestellt. Regelmäßige Auffrischungskurse stellen sicher, dass das Personal mit den Systemaktualisierungen und neuen Funktionalitäten vertraut bleibt.

• Wartung und Support: Ein strukturierter Supportprozess sichert den reibungslosen Betrieb der Systeme. Ein Helpdesk fungiert als erste Anlaufstelle für Benutzerfragen und Störmeldungen. Kritische Systeme werden proaktiv überwacht und Alarme informieren frühzeitig über Fehlfunktionen. Geplante Systemupdates, Patches und technische Wartungen werden gemäß einem Wartungsplan durchgeführt. Reaktionszeiten und Verfügbarkeiten richten sich nach den vertraglich definierten Service-Level-Agreements (SLAs).

• Dokumentation: Sämtliche digitalen Prozesse und Änderungen daran werden lückenlos dokumentiert. Die Dokumentation umfasst technische Spezifikationen, Systemkonfigurationen, Schnittstellenbeschreibungen sowie Protokolle zu Wartungen und Prüfungen. Sie wird strukturiert und revisionssicher archiviert (z. B. in einem Dokumentenmanagementsystem). Dem Auftraggeber werden alle relevanten Unterlagen in vereinbartem Format zur Verfügung gestellt, sodass er jederzeit die Systemarchitektur sowie alle durchgeführten Änderungen und Wartungsmaßnahmen nachvollziehen kann.

• Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt wird digital erfasst und mit Zeitstempel und Benutzerangaben protokolliert (Audit-Trail). Arbeitsaufträge, Prüfprotokolle, Änderungen und Freigaben sind damit lückenlos rückverfolgbar. Eine revisionssichere Logbuch-Funktion dokumentiert sämtliche Interaktionen, sodass Prozessketten und Verantwortlichkeiten jederzeit klar ersichtlich sind.

• Zugriffsrechte und Reporting: Dem Auftraggeber wird, soweit vertraglich vereinbart, Einblick in digitale Aufzeichnungen gewährt. Dies kann durch definierte Lesezugriffe im CAFM-System, Dashboards oder periodische Reports erfolgen. Alle relevanten Kennzahlen und Dokumente (z. B. Wartungsnachweise, Energieverbrauchsberichte, Fehlermeldungen) stehen für den Auftraggeber zur Auswertung und Kontrolle zur Verfügung. Dieser transparente Einblick ermöglicht schnelle Überprüfungen und Berichtspflichten.

• Interne Audits und Korrektur: Der Auftragnehmer führt regelmäßig interne Prüfungen durch, um die Einhaltung des Digitalisierungskonzepts sicherzustellen. Abweichungen von den vereinbarten Prozessen werden dokumentiert und analysiert. Bei festgestellten Mängeln werden umgehend Gegenmaßnahmen eingeleitet und im Projektplan aufgenommen. Notwendige Korrekturen werden zeitnah umgesetzt. Der Auftraggeber wird über Abhilfemaßnahmen und deren Fortschritt informiert.

• Externe Prüfungen: Der Auftraggeber erhält das Recht, bei Bedarf eigene Audits oder Begehungen durchzuführen. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber, indem er Zugang zu Systemen und Dokumentationen gewährt. Alle relevanten Aufzeichnungen, Protokolle und Reports werden auf Verlangen bereitgestellt. Dies stellt sicher, dass auch Dritte (z. B. Auditoren, Zertifizierungsstellen) die Einhaltung der Digitalisierungsanforderungen überprüfen können.

• Vertragsstrafen: Werden die vereinbarten Digitalisierungsmaßnahmen nicht fristgerecht oder vollständig umgesetzt, kann der Auftraggeber vertraglich festgelegte Sanktionen verhängen. Dazu zählen beispielsweise Vertragsstrafen bei Ausfall wichtiger digitaler Funktionalitäten oder bei wiederholter Nichterfüllung von Berichtspflichten. Die Höhe und Fälligkeit der Strafen richten sich nach den vertraglichen Vereinbarungen.

• Kündigung: Eine anhaltende und erhebliche Nichteinhaltung berechtigt den Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags. Dies gilt insbesondere, wenn trotz Abmahnung und Fristsetzung keine zufriedenstellende Nachbesserung erfolgt. Vor einer Kündigung erfolgt zunächst eine schriftliche Abmahnung mit angemessener Nachfrist.

• Schadensersatz: Für Schäden, die dem Auftraggeber durch mangelhafte Umsetzung des Digitalisierungskonzepts entstehen, haftet der Auftragnehmer. Neben den Vertragsstrafen kann der Auftraggeber Ersatz für nachweisbare Schäden verlangen, sofern diese ursächlich auf die Nichteinhaltung der digitalen Vorgaben zurückzuführen sind.

Der Unterzeichnende bestätigt die vorliegende Einreichung des Digitalisierungskonzepts im Rahmen des Angebots für das technische Facility Management und verpflichtet sich zur vollständigen Umsetzung aller dargestellten Maßnahmen sowie deren kontinuierlicher Verbesserung während der gesamten Vertragslaufzeit.

Ort: ___________________________

Datum: _________________________

Bevollmächtigter (Auftragnehmer): ___________________________

Name: ___________________________

Position/Funktion: ___________________________

Unterschrift & Firmenstempel: ___________________________