Außerbetriebnahme und Leerstandsmanagement im TFM

Die Außerbetriebnahme einer gewerblich-industriellen Immobilie erfordert ein systematisches Vorgehen. Planung und Sicherheitsprüfungen: Bereits vor der Außerbetriebnahme sollte ein Notfall- und Stilllegungsplan erstellt werden. Hierbei stimmen AG und AN gemeinsam alle Schritte ab, informieren ggf. Behörden und Versicherer und benennen verantwortliche Personen. Beispielsweise wird empfohlen, die örtliche Feuerwehr vorab über den Leerstand, vorhandene Hausanschlüsse, Löschwasserversorgung, besondere Gefahrenstoffe und die Zugänglichkeit zu informieren.

• Abschaltungen und technische Maßnahmen: Nicht benötigte Versorgungssysteme und Anlagen werden kontrolliert außer Betrieb genommen, um Energie zu sparen und unnötigen Verschleiß zu vermeiden. So können etwa Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen in einen reduzierten Modus oder ganz abgeschaltet werden, sofern dies betrieblich zulässig ist. Laut Best Practices bleibt die Strom- und Gasversorgung nur für unverzichtbare Zwecke erhalten – etwa für Alarmanlagen, Sicherheitsbeleuchtung und Frostheizung – während alle anderen Stromkreise und Geräte abgeschaltet werden. Die Gebäudeheizung wird auf ein Mindestniveau (typisch ca. 4 °C) abgesenkt, um Frostschäden an Sprinkler- und Wasserleitungen zu verhindern. Wasserinstallationen erfordern besondere Aufmerksamkeit: Entweder werden sie entleert oder – falls eine Restnutzung möglich sein muss – regelmäßig gespült. Gemäß Trinkwasserverordnung müssen bei längerem Leerstand in Trinkwasserleitungen alle maximal 72 Stunden Hygienespülungen erfolgen, um Legionellenbildung und Geruchsbelästigung vorzubeugen. Sicherheitsprüfungen vor und während der Außerbetriebnahme umfassen zudem die Kontrolle aller Brandschutzsysteme: Automatische Brandmeldeanlagen, Sprinkler und Rauchabzugsanlagen werden auf volle Funktionsbereitschaft getestet, Brandschutztüren und -tore geschlossen. Ähnlich werden Einbruchmeldeanlagen geprüft und aktiviert. In industriellen Bereichen müssen gefährliche Prozesse gezielt heruntergefahren und in einen sicheren Zustand überführt werden (z.B. Abkühlen von Öfen, Entleeren von chemischen Reaktoren). Ventile und Absperrungen: Leitungen mit brennbaren Gasen oder Flüssigkeiten werden – soweit praktikabel – an den Hauptabsperrorganen geschlossen; Wasserzufuhren können in Teilen des Gebäudes abgedreht werden, wobei jedoch die Löschwasserversorgung (Hydranten, Sprinkler) betriebsbereit bleiben muss.

• Organisatorische Aufgaben: Der AN stellt sicher, dass alle benötigten Schlüssel, Zugangsrechte und Informationen zentral verwaltet und dem Sicherheitspersonal sowie dem AG bekannt sind. Es erfolgt eine abschließende Begehung des Objekts vor Übergang in den Leerstand, um z.B. offene Fenster, laufende Geräte oder Brandlasten zu identifizieren und abzustellen. Brennbare Materialien, Abfälle und potenzielle Zündquellen werden weitgehend entfernt oder sicher eingelagert. Dazu zählen insbesondere Reinigungsmaßnahmen: Das Gebäude und die Betriebsräume sind gründlich zu reinigen, ölgetränkte Tücher in nicht brennbaren, verschlossenen Behältern zu entsorgen, und lagernde brennbare Güter (Rohstoffe, Paletten, Verpackungen) zu reduzieren oder in sichere Entfernung (mind. 5–20 m Abstand von Gebäuden) zu verbringen. Falls Fahrzeuge in Hallen oder am Gelände verbleiben, sind diese so abzustellen, dass sie keine Brandlast für Gebäude darstellen (beispielsweise keine Fahrzeuge mit vollem Tank direkt in Produktionshallen; Garagenverordnung beachten). Abschließend wird dem AG oft ein Außerbetriebnahme-Protokoll übergeben, das den Zustand der Immobilie, die getroffenen Maßnahmen und etwaige Restmängel dokumentiert.

In der anschließenden Leerstandsphase stehen Werterhalt und Risikomanagement im Vordergrund. Ein zentrales Anliegen ist der Schutz der Bausubstanz und technischen Anlagen vor Schäden durch äußere Einflüsse oder ungewollte Ereignisse. Leerstehende Immobilien sind besonders anfällig für Brandschäden (z.B. Brandstiftung oder unbemerkte Schwelbrände), Wasserschäden (etwa Rohrbrüche, die unentdeckt bleiben), Witterungseinflüsse (Sturm, Frost) sowie Vandalismus und Diebstahl. Daher müssen präventive Maßnahmen umgesetzt werden, die diese Risiken minimieren.

• Sicherung und Zugangsschutz: Die Immobilie ist gegen unbefugten Zutritt zu schützen. Dazu zählen hochwertige Schlösser an Türen, das Verriegeln bzw. Verschalen (Vernageln, Verzurren) von Fenstern, Toren und sonstigen Öffnungen, sowie ggf. das Errichten temporärer Zäune oder Absperrungen um das Gelände. Eine gute Außenbeleuchtung und aktive Einbruchmeldetechnik (Alarmanlagen, Bewegungsmelder, Videoüberwachung) schrecken potenzielle Eindringlinge ab. In vielen Fällen wird ein Wachdienst eingesetzt, der das Gelände in regelmäßigen Intervallen kontrolliert (z.B. nächtliche Rundgänge). Diese Maßnahmen gewährleisten, dass das Objekt nicht zur leichten Zielscheibe für Diebstahl, Besetzung oder Vandalismus wird.

• Klima- und Feuchtemanagement: Trotz Außerbetriebnahme muss das Gebäude soweit konditioniert werden, dass Bauschäden wie Schimmelbildung, Korrosion oder Frostschäden vermieden werden. Hierzu gehört ein Mindestbetrieb der Heizungsanlage (siehe oben: Frostschutz) sowie – falls vorhanden – ein Grundbetrieb der Lüftungsanlage oder zumindest gelegentliches Lüften, um Feuchtigkeit und stehende Luft abzubauen. In Bereichen mit Gefahrstofflagern oder explosionsgefährlichen Stoffen müssen Belüftungsanlagen dauerhaft weiterlaufen, um gefährliche Dampf/Luft-Gemische zu verhindern. Schimmelprävention erfordert, dass weder anhaltend hohe Luftfeuchte noch völlige Auskühlung entsteht – was über eine Kombination aus Temperierung und Lüftung erreicht wird.

• Werterhaltende Inspektionen und Instandhaltung: Ein professionelles Leerstandsmanagement schließt regelmäßige Kontrollgänge ein. Experten empfehlen mindestens monatliche ausführliche Objektinspektionen, in kritischen Bereichen (Industrieanlagen, Gefahrstofflager) sogar wöchentliche oder tägliche Rundgänge. Dabei werden Innen- und Außenbereich systematisch geprüft: Ist die Gebäudehülle unbeschädigt (Dach, Fenster dicht)? Gibt es Anzeichen von Wassereintritt, Schädlingen oder neuen Rissen? Wurde versucht einzubrechen? Solche Rundgänge erfolgen idealerweise nach Checklisten (Versicherer stellen hierfür Muster bereit, z.B. VdS-Checkliste 2000-S1). Festgestellte Mängel – z.B. ein aufgegangenes Fenster, eine Störung in der Alarmanlage oder ein Leitungsleck – müssen umgehend behoben werden. Hierfür hält der AN entweder eigenes Personal in Rufbereitschaft vor oder beauftragt nach Absprache Fachfirmen (der Prozess sollte zuvor geklärt sein). Auch während des Leerstands sind gesetzliche Prüfintervalle für sicherheitsrelevante Anlagen einzuhalten (z.B. Prüfungen von Aufzügen, Druckbehältern, elektrischen Anlagen nach DGUV-Vorschrift, Wartung von Brandschutztechnik), sofern diese Anlagen nicht vollständig außer Betrieb gemeldet sind. Ein Verzicht auf vorgeschriebene Prüfungen kann die Betriebserlaubnis oder den Versicherungsschutz gefährden.

• Schutz vor Brand und Umweltgefahren: Alle potentiellen Brandlasten im und am Gebäude sollten minimiert werden. Das umfasst zum einen die bereits erwähnte Reduzierung brennbarer Materialien vor Stilllegung (Entfernen von Papier, Holzpaletten, Chemikalien etc.), zum anderen die fortlaufende Sauberkeit: keine Ansammlung von Müll, Laub oder Unrat während des Leerstands. Insbesondere Zündquellen sind zu vermeiden: Elektrische Kleingeräte werden vom Netz getrennt (Stecker ziehen), Ladegeräte nicht im unbeaufsichtigten Zustand betrieben, und gegebenenfalls werden bestimmte Stromkreise während der Leerstandsphase stromlos geschaltet. Die Funktionsfähigkeit aller Sicherheitseinrichtungen muss jederzeit gewährleistet sein. Dazu gehört, dass Brandmelder und Sprinkler nicht abgeschaltet werden dürfen – im Gegenteil sind deren Kontrolle und Wartung auch im Leerstand weiterzuführen. Feuerlöscher, Wandhydranten und andere Löschmittel müssen zugänglich und geprüft sein. Zusätzlich sollte für den Brandfall ein Notfallplan existieren, damit Feuerwehr und Verantwortliche wissen, was im Gebäude gelagert ist und welche Bereiche priorisiert zu schützen sind (gerade in Industriebauten mit Gefahrstoffen essentiell). Neben Brandschutz ist auch Witterungsschutz wichtig: Gebäudeöffnungen dicht halten, ggf. Schneelasten auf Dächern überwachen, Entwässerungen frei halten. Rohrbrüche und Wasserschäden werden vorgebeugt, indem beispielsweise die wasserführenden Systeme (Heizung, Kühlung) im nötigen Umlauf gehalten oder entleert werden und Frostwächter installiert sind.

• Temporäre Nutzungskonzepte: Ein weiterer Aspekt des Leerstandsmanagements kann die Zwischennutzung sein. Um den Leerstand zu überbrücken, prüfen AG und AN oft gemeinsam, ob Teile der Immobilie temporär genutzt oder vermietet werden können. Beispielsweise lassen sich Lagerhallen zeitweise an Dritte als Lagerfläche vergeben, Büroflächen als Pop-Up-Büros oder für Schulungen nutzen, oder Freiflächen für Events bereitstellen. Solche temporären Nutzungen reduzieren einerseits die Kostenbelastung und beleben das Gebäude, andererseits stellen sie neue Anforderungen an das Facility Management: Vor jeder Zwischennutzung muss geprüft werden, ob die vorgesehenen Aktivitäten zulässig sind (baurechtliche Genehmigung, Sicherheitsvorkehrungen) und welche technischen Anlagen reaktiviert werden müssen. Das Leerstandsmanagement umfasst daher auch die Entwicklung solcher Konzepte und ihre sichere Umsetzung – immer in enger Abstimmung zwischen AG und AN. Wichtig ist, dass temporäre Nutzer vertraglich zur Einhaltung von Sicherheitsregeln verpflichtet werden, um keine Gefährdung für die Immobilie entstehen zu lassen.

Es stellen Werterhalt und Risikominimierung die Kernanforderungen des Leerstandsmanagements dar. Regelmäßige Inspektionen und Instandhaltungsmaßnahmen gewährleisten, dass Schäden früh erkannt und teure Reparaturen vermieden werden – so bleibt der Wert der Immobilie trotz Leerstand erhalten. Zudem erfüllt ein professionelles Leerstandsmanagement alle einschlägigen gesetzlichen Vorschriften (z.B. Hygiene im Trinkwasser, Verkehrssicherung, Brandschutzauflagen), sodass der Eigentümer seiner Betreiberverantwortung trotz Nicht-Nutzung gerecht wird.

Die Phase der Außerbetriebnahme und des Leerstands erfordert ein klares Verständnis der Rollen von Auftraggeber (AG) und Auftragnehmer (AN). Grundsätzlich bleibt der Immobilieneigentümer bzw. Betreiber (AG) verantwortlich im Sinne der Betreiberverantwortung. Diese Verantwortung umfasst die Pflicht, sämtliche Verkehrssicherungs-, Instandhaltungs- und Überwachungspflichten zu organisieren, um Gefahren für Personen und Sachwerte abzuwenden. Im deutschen Recht kann der Betreiber viele Pflichten delegieren – beispielsweise durch einen FM-Vertrag an einen Dienstleister (AN) –, jedoch nie die Gesamtverantwortung vollständig abgeben. Der AG muss also auch im Leerstand dafür sorgen, dass der AN geeignet ist und alle übertragenen Aufgaben korrekt erfüllt werden.

• Vertragliche Delegation der Betreiberpflichten: In einem gut gestalteten Facility-Management-Vertrag oder Leistungsverzeichnis werden die Pflichten während des Leerstands explizit geregelt. Gemäß GEFMA-Richtlinie 190 zur Betreiberverantwortung muss der Eigentümer (AG) bei der Übertragung darauf achten, den Aufgabenbereich eindeutig festzulegen, alle notwendigen Informationen, Unterlagen und Mittel bereitzustellen und den Dienstleister sorgfältig auszuwählen und einzuweisen. Der AN wiederum verpflichtet sich, diese Pflichten fachgerecht und regelkonform zu erfüllen. Typischerweise übernimmt der AN im technischen FM während Leerstandsphasen Aufgaben wie: Durchführung der Kontrollrundgänge, Wartung verbleibender Technik, Organisation behördlicher Prüfungen, Störungsmanagement (auch Alarmaufschaltungen), Berichtswesen über den Objektzustand sowie ggf. Einleitung von Notfallmaßnahmen. Wichtig ist, dass der Leistungsumfang und die Schnittstellen genau beschrieben sind – z.B. wer alarmiert wird, wenn ein Einbruchmelder auslöst, oder wer Entscheidungen trifft, falls Mängel entdeckt werden. Oft bleibt die Entscheidungshoheit in kritischen Fragen beim AG (etwa ob eine kostspielige Reparatur sofort ausgeführt wird oder das Gebäude evtl. doch veräußert/abgerissen wird), während der AN die Rolle des koordinierten Melders und ausführenden Organs innehat. Dieses Zusammenwirken muss eingeübt und transparent dokumentiert sein.

• Betreiberverantwortung und Haftung: AG und AN sollten sich bewusst sein, dass die Haftung bei Pflichtverletzungen im Leerstand ein gemeinsames Thema ist. Wenn der AN vertraglich bestimmte Prüf- oder Verkehrssicherungspflichten übernimmt (z.B. Kontrolle der Brandschutztechnik, winterlicher Streudienst auf dem Gelände, Legionellenprüfungen), entlastet dies den AG zunächst. Doch der AG bleibt verpflichtet, die ordnungsgemäße Erfüllung zu überwachen. Vernachlässigt er diese Kontrollpflicht, kann ihm im Schadenfall ein Organisationsverschulden angelastet werden, was seine Haftung bestehen lässt. Deshalb sind regelmäßige Abstimmungen und Reports essentiell: der AN berichtet dem AG strukturiert über alle durchgeführten Maßnahmen und Befunde (etwa im Rahmen eines monatlichen Leerstands-Berichts), und der AG prüft stichprobenartig oder via Audits die Einhaltung. Viele professionelle FM-Verträge (z.B. nach dem Mustervertrag von RealFM/GEFMA) enthalten dazu Regelungen, die die Dokumentationspflichten des AN gegenüber dem AG festschreiben.

• Kommunikation und Entscheidungswege: Eine klare Abstimmung ist nötig, wer im Ernstfall welche Entscheidungen trifft. Beispielsweise: Wenn ein Sturm das Dach beschädigt, darf der AN sofort eine Notreparatur veranlassen bis Betrag X, oder muss er zuerst die Freigabe des AG einholen? Solche Schwellenwerte und Prozesse sollten im Voraus definiert sein (etwa im Notfallplan oder in der Leistungsbeschreibung). Ebenso sollte benannt sein, wer beim AG für das Objekt zuständig ist (Objektverantwortlicher des Eigentümers) und wer beim AN als Objektleiter fungiert – diese Personen bilden die primäre Schnittstelle. In der Praxis hat es sich bewährt, auch im Leerstand regelmäßige Jour-fixe-Termine zwischen AG und AN abzuhalten, um den Zustand der Immobilie und eventuelle Maßnahmen zu besprechen. Der AG behält zudem oft Aufgaben wie Versicherungsangelegenheiten (z.B. Anzeige des Leerstands an den Versicherer – Pflicht zur Anzeige einer Gefahrerhöhung), strategische Entscheidungen zur Immobilie (Verkauf, Umnutzung) oder behördliche Kommunikation. Der AN dagegen stellt das operative Tagesgeschäft sicher: Er setzt die vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen um, aktualisiert die technischen Dokumentationen, verwaltet Schlüssel und Zugänge, überwacht Umgebungsbedingungen (z.B. Temperatur, Feuchte via Fernüberwachung) und meldet dem AG alle Abweichungen.

Diese Aufgabenteilung erfordert Vertrauen und Transparenz. Beide Seiten sollten die gegenseitigen Abhängigkeiten kennen: Der AN ist auf zeitnahe Entscheidungen des AG angewiesen, wenn unvorhergesehene Situationen auftreten (z.B. Freigabe von Budget für eine dringende Reparatur). Der AG wiederum muss sich auf die Kompetenz des AN verlassen können, dass dieser proaktiv Risiken adressiert und ihn informiert. Letztlich verfolgen AG und AN ein gemeinsames Ziel – den Erhalt der Immobilie ohne Zwischenfälle – und sollten als Partner agieren. Ein offener Informationsaustausch und vertraglich definierte Schnittstellenprozesse (z.B. Meldungen, Freigaben, Eskalationen) sind daher wesentliche Erfolgsfaktoren.

Auch in der Stilllegungs- und Leerstandsphase können Änderungsanforderungen auftreten, die den ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang verändern. Typische Beispiele sind: kurzfristige Wiederinbetriebnahme eines Gebäudeteils (z.B. für ein Projekt oder einen Zwischenmieter), Nutzungsänderungen (etwa Umbau eines Lagers zu Büroräumen) oder zusätzliche Leistungen, die bei Vertragsabschluss noch nicht absehbar waren (z.B. neue gesetzliche Prüfpflichten oder vom AG gewünschte Extra-Services). Solche Änderungen müssen strukturiert gehandhabt werden, um Konflikte zu vermeiden und die vertraglichen Pflichten beider Seiten klar anzupassen.