Außerbetriebnahme und Leerstandsmanagement im TFM

In der anschließenden Leerstandsphase stehen Werterhalt und Risikomanagement im Vordergrund. Ein zentrales Anliegen ist der Schutz der Bausubstanz und technischen Anlagen vor Schäden durch äußere Einflüsse oder ungewollte Ereignisse. Leerstehende Immobilien sind besonders anfällig für Brandschäden (z.B. Brandstiftung oder unbemerkte Schwelbrände), Wasserschäden (etwa Rohrbrüche, die unentdeckt bleiben), Witterungseinflüsse (Sturm, Frost) sowie Vandalismus und Diebstahl. Daher müssen präventive Maßnahmen umgesetzt werden, die diese Risiken minimieren.

• Sicherung und Zugangsschutz: Die Immobilie ist gegen unbefugten Zutritt zu schützen. Dazu zählen hochwertige Schlösser an Türen, das Verriegeln bzw. Verschalen (Vernageln, Verzurren) von Fenstern, Toren und sonstigen Öffnungen, sowie ggf. das Errichten temporärer Zäune oder Absperrungen um das Gelände. Eine gute Außenbeleuchtung und aktive Einbruchmeldetechnik (Alarmanlagen, Bewegungsmelder, Videoüberwachung) schrecken potenzielle Eindringlinge ab. In vielen Fällen wird ein Wachdienst eingesetzt, der das Gelände in regelmäßigen Intervallen kontrolliert (z.B. nächtliche Rundgänge). Diese Maßnahmen gewährleisten, dass das Objekt nicht zur leichten Zielscheibe für Diebstahl, Besetzung oder Vandalismus wird.

• Klima- und Feuchtemanagement: Trotz Außerbetriebnahme muss das Gebäude soweit konditioniert werden, dass Bauschäden wie Schimmelbildung, Korrosion oder Frostschäden vermieden werden. Hierzu gehört ein Mindestbetrieb der Heizungsanlage (siehe oben: Frostschutz) sowie – falls vorhanden – ein Grundbetrieb der Lüftungsanlage oder zumindest gelegentliches Lüften, um Feuchtigkeit und stehende Luft abzubauen. In Bereichen mit Gefahrstofflagern oder explosionsgefährlichen Stoffen müssen Belüftungsanlagen dauerhaft weiterlaufen, um gefährliche Dampf/Luft-Gemische zu verhindern. Schimmelprävention erfordert, dass weder anhaltend hohe Luftfeuchte noch völlige Auskühlung entsteht – was über eine Kombination aus Temperierung und Lüftung erreicht wird.

• Werterhaltende Inspektionen und Instandhaltung: Ein professionelles Leerstandsmanagement schließt regelmäßige Kontrollgänge ein. Experten empfehlen mindestens monatliche ausführliche Objektinspektionen, in kritischen Bereichen (Industrieanlagen, Gefahrstofflager) sogar wöchentliche oder tägliche Rundgänge. Dabei werden Innen- und Außenbereich systematisch geprüft: Ist die Gebäudehülle unbeschädigt (Dach, Fenster dicht)? Gibt es Anzeichen von Wassereintritt, Schädlingen oder neuen Rissen? Wurde versucht einzubrechen? Solche Rundgänge erfolgen idealerweise nach Checklisten (Versicherer stellen hierfür Muster bereit, z.B. VdS-Checkliste 2000-S1). Festgestellte Mängel – z.B. ein aufgegangenes Fenster, eine Störung in der Alarmanlage oder ein Leitungsleck – müssen umgehend behoben werden. Hierfür hält der AN entweder eigenes Personal in Rufbereitschaft vor oder beauftragt nach Absprache Fachfirmen (der Prozess sollte zuvor geklärt sein). Auch während des Leerstands sind gesetzliche Prüfintervalle für sicherheitsrelevante Anlagen einzuhalten (z.B. Prüfungen von Aufzügen, Druckbehältern, elektrischen Anlagen nach DGUV-Vorschrift, Wartung von Brandschutztechnik), sofern diese Anlagen nicht vollständig außer Betrieb gemeldet sind. Ein Verzicht auf vorgeschriebene Prüfungen kann die Betriebserlaubnis oder den Versicherungsschutz gefährden.

• Schutz vor Brand und Umweltgefahren: Alle potentiellen Brandlasten im und am Gebäude sollten minimiert werden. Das umfasst zum einen die bereits erwähnte Reduzierung brennbarer Materialien vor Stilllegung (Entfernen von Papier, Holzpaletten, Chemikalien etc.), zum anderen die fortlaufende Sauberkeit: keine Ansammlung von Müll, Laub oder Unrat während des Leerstands. Insbesondere Zündquellen sind zu vermeiden: Elektrische Kleingeräte werden vom Netz getrennt (Stecker ziehen), Ladegeräte nicht im unbeaufsichtigten Zustand betrieben, und gegebenenfalls werden bestimmte Stromkreise während der Leerstandsphase stromlos geschaltet. Die Funktionsfähigkeit aller Sicherheitseinrichtungen muss jederzeit gewährleistet sein. Dazu gehört, dass Brandmelder und Sprinkler nicht abgeschaltet werden dürfen – im Gegenteil sind deren Kontrolle und Wartung auch im Leerstand weiterzuführen. Feuerlöscher, Wandhydranten und andere Löschmittel müssen zugänglich und geprüft sein. Zusätzlich sollte für den Brandfall ein Notfallplan existieren, damit Feuerwehr und Verantwortliche wissen, was im Gebäude gelagert ist und welche Bereiche priorisiert zu schützen sind (gerade in Industriebauten mit Gefahrstoffen essentiell). Neben Brandschutz ist auch Witterungsschutz wichtig: Gebäudeöffnungen dicht halten, ggf. Schneelasten auf Dächern überwachen, Entwässerungen frei halten. Rohrbrüche und Wasserschäden werden vorgebeugt, indem beispielsweise die wasserführenden Systeme (Heizung, Kühlung) im nötigen Umlauf gehalten oder entleert werden und Frostwächter installiert sind.

• Temporäre Nutzungskonzepte: Ein weiterer Aspekt des Leerstandsmanagements kann die Zwischennutzung sein. Um den Leerstand zu überbrücken, prüfen AG und AN oft gemeinsam, ob Teile der Immobilie temporär genutzt oder vermietet werden können. Beispielsweise lassen sich Lagerhallen zeitweise an Dritte als Lagerfläche vergeben, Büroflächen als Pop-Up-Büros oder für Schulungen nutzen, oder Freiflächen für Events bereitstellen. Solche temporären Nutzungen reduzieren einerseits die Kostenbelastung und beleben das Gebäude, andererseits stellen sie neue Anforderungen an das Facility Management: Vor jeder Zwischennutzung muss geprüft werden, ob die vorgesehenen Aktivitäten zulässig sind (baurechtliche Genehmigung, Sicherheitsvorkehrungen) und welche technischen Anlagen reaktiviert werden müssen. Das Leerstandsmanagement umfasst daher auch die Entwicklung solcher Konzepte und ihre sichere Umsetzung – immer in enger Abstimmung zwischen AG und AN. Wichtig ist, dass temporäre Nutzer vertraglich zur Einhaltung von Sicherheitsregeln verpflichtet werden, um keine Gefährdung für die Immobilie entstehen zu lassen.

Es stellen Werterhalt und Risikominimierung die Kernanforderungen des Leerstandsmanagements dar. Regelmäßige Inspektionen und Instandhaltungsmaßnahmen gewährleisten, dass Schäden früh erkannt und teure Reparaturen vermieden werden – so bleibt der Wert der Immobilie trotz Leerstand erhalten. Zudem erfüllt ein professionelles Leerstandsmanagement alle einschlägigen gesetzlichen Vorschriften (z.B. Hygiene im Trinkwasser, Verkehrssicherung, Brandschutzauflagen), sodass der Eigentümer seiner Betreiberverantwortung trotz Nicht-Nutzung gerecht wird.

Die Phase der Außerbetriebnahme und des Leerstands erfordert ein klares Verständnis der Rollen von Auftraggeber (AG) und Auftragnehmer (AN). Grundsätzlich bleibt der Immobilieneigentümer bzw. Betreiber (AG) verantwortlich im Sinne der Betreiberverantwortung. Diese Verantwortung umfasst die Pflicht, sämtliche Verkehrssicherungs-, Instandhaltungs- und Überwachungspflichten zu organisieren, um Gefahren für Personen und Sachwerte abzuwenden. Im deutschen Recht kann der Betreiber viele Pflichten delegieren – beispielsweise durch einen FM-Vertrag an einen Dienstleister (AN) –, jedoch nie die Gesamtverantwortung vollständig abgeben. Der AG muss also auch im Leerstand dafür sorgen, dass der AN geeignet ist und alle übertragenen Aufgaben korrekt erfüllt werden.

• Vertragliche Delegation der Betreiberpflichten: In einem gut gestalteten Facility-Management-Vertrag oder Leistungsverzeichnis werden die Pflichten während des Leerstands explizit geregelt. Gemäß GEFMA-Richtlinie 190 zur Betreiberverantwortung muss der Eigentümer (AG) bei der Übertragung darauf achten, den Aufgabenbereich eindeutig festzulegen, alle notwendigen Informationen, Unterlagen und Mittel bereitzustellen und den Dienstleister sorgfältig auszuwählen und einzuweisen. Der AN wiederum verpflichtet sich, diese Pflichten fachgerecht und regelkonform zu erfüllen. Typischerweise übernimmt der AN im technischen FM während Leerstandsphasen Aufgaben wie: Durchführung der Kontrollrundgänge, Wartung verbleibender Technik, Organisation behördlicher Prüfungen, Störungsmanagement (auch Alarmaufschaltungen), Berichtswesen über den Objektzustand sowie ggf. Einleitung von Notfallmaßnahmen. Wichtig ist, dass der Leistungsumfang und die Schnittstellen genau beschrieben sind – z.B. wer alarmiert wird, wenn ein Einbruchmelder auslöst, oder wer Entscheidungen trifft, falls Mängel entdeckt werden. Oft bleibt die Entscheidungshoheit in kritischen Fragen beim AG (etwa ob eine kostspielige Reparatur sofort ausgeführt wird oder das Gebäude evtl. doch veräußert/abgerissen wird), während der AN die Rolle des koordinierten Melders und ausführenden Organs innehat. Dieses Zusammenwirken muss eingeübt und transparent dokumentiert sein.

• Betreiberverantwortung und Haftung: AG und AN sollten sich bewusst sein, dass die Haftung bei Pflichtverletzungen im Leerstand ein gemeinsames Thema ist. Wenn der AN vertraglich bestimmte Prüf- oder Verkehrssicherungspflichten übernimmt (z.B. Kontrolle der Brandschutztechnik, winterlicher Streudienst auf dem Gelände, Legionellenprüfungen), entlastet dies den AG zunächst. Doch der AG bleibt verpflichtet, die ordnungsgemäße Erfüllung zu überwachen. Vernachlässigt er diese Kontrollpflicht, kann ihm im Schadenfall ein Organisationsverschulden angelastet werden, was seine Haftung bestehen lässt. Deshalb sind regelmäßige Abstimmungen und Reports essentiell: der AN berichtet dem AG strukturiert über alle durchgeführten Maßnahmen und Befunde (etwa im Rahmen eines monatlichen Leerstands-Berichts), und der AG prüft stichprobenartig oder via Audits die Einhaltung. Viele professionelle FM-Verträge (z.B. nach dem Mustervertrag von RealFM/GEFMA) enthalten dazu Regelungen, die die Dokumentationspflichten des AN gegenüber dem AG festschreiben.

• Kommunikation und Entscheidungswege: Eine klare Abstimmung ist nötig, wer im Ernstfall welche Entscheidungen trifft. Beispielsweise: Wenn ein Sturm das Dach beschädigt, darf der AN sofort eine Notreparatur veranlassen bis Betrag X, oder muss er zuerst die Freigabe des AG einholen? Solche Schwellenwerte und Prozesse sollten im Voraus definiert sein (etwa im Notfallplan oder in der Leistungsbeschreibung). Ebenso sollte benannt sein, wer beim AG für das Objekt zuständig ist (Objektverantwortlicher des Eigentümers) und wer beim AN als Objektleiter fungiert – diese Personen bilden die primäre Schnittstelle. In der Praxis hat es sich bewährt, auch im Leerstand regelmäßige Jour-fixe-Termine zwischen AG und AN abzuhalten, um den Zustand der Immobilie und eventuelle Maßnahmen zu besprechen. Der AG behält zudem oft Aufgaben wie Versicherungsangelegenheiten (z.B. Anzeige des Leerstands an den Versicherer – Pflicht zur Anzeige einer Gefahrerhöhung), strategische Entscheidungen zur Immobilie (Verkauf, Umnutzung) oder behördliche Kommunikation. Der AN dagegen stellt das operative Tagesgeschäft sicher: Er setzt die vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen um, aktualisiert die technischen Dokumentationen, verwaltet Schlüssel und Zugänge, überwacht Umgebungsbedingungen (z.B. Temperatur, Feuchte via Fernüberwachung) und meldet dem AG alle Abweichungen.

Diese Aufgabenteilung erfordert Vertrauen und Transparenz. Beide Seiten sollten die gegenseitigen Abhängigkeiten kennen: Der AN ist auf zeitnahe Entscheidungen des AG angewiesen, wenn unvorhergesehene Situationen auftreten (z.B. Freigabe von Budget für eine dringende Reparatur). Der AG wiederum muss sich auf die Kompetenz des AN verlassen können, dass dieser proaktiv Risiken adressiert und ihn informiert. Letztlich verfolgen AG und AN ein gemeinsames Ziel – den Erhalt der Immobilie ohne Zwischenfälle – und sollten als Partner agieren. Ein offener Informationsaustausch und vertraglich definierte Schnittstellenprozesse (z.B. Meldungen, Freigaben, Eskalationen) sind daher wesentliche Erfolgsfaktoren.

Auch in der Stilllegungs- und Leerstandsphase können Änderungsanforderungen auftreten, die den ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang verändern. Typische Beispiele sind: kurzfristige Wiederinbetriebnahme eines Gebäudeteils (z.B. für ein Projekt oder einen Zwischenmieter), Nutzungsänderungen (etwa Umbau eines Lagers zu Büroräumen) oder zusätzliche Leistungen, die bei Vertragsabschluss noch nicht absehbar waren (z.B. neue gesetzliche Prüfpflichten oder vom AG gewünschte Extra-Services). Solche Änderungen müssen strukturiert gehandhabt werden, um Konflikte zu vermeiden und die vertraglichen Pflichten beider Seiten klar anzupassen.

• Auswirkung auf den Leistungsumfang des AN: Änderungsanforderungen des AG – etwa die (Teil-)Reaktivierung von technischen Anlagen – bedeuten für den FM-Dienstleister meist Mehrleistungen, die nicht im Pauschalpreis der Leerstandsbewirtschaftung enthalten sind. Beispielsweise kann der AG entscheiden, einen zuvor stillgelegten Produktionsbereich zeitweise wieder zu nutzen; der AN müsste dann zusätzliche Wartungen, Prüfungen und Betriebsdienste leisten (z.B. Anlagen hochfahren, Lüftung in Betrieb nehmen, Nutzer betreuen). Solche Mehrleistungen sind vertraglich als Sonderleistungen oder über ein Change-Request-Verfahren zu regeln. In gut organisierten FM-Verträgen gehört ein formales Änderungsmanagement dazu: Beide Parteien vereinbaren zunächst, dass das bestehende Leistungsverzeichnis eine langfristige Basis bildet, aber Änderungen bei Bedarf zulässig und regelbar sind. Der Prozess sieht vor, dass der AG einen Änderungsantrag stellt (schriftlich, mit Beschreibung der gewünschten Änderung). Der AN prüft dessen Machbarkeit, Aufwand und Auswirkungen (z.B. auf Personal, Kosten, Zeitplan) und unterbreitet ein Angebot bzw. eine Anpassung des Vertrags. Nach Verhandlung wird die Änderung mit Freigabe durch den AG verbindlich und dokumentiert (etwa in einem Change-Order-Dokument oder Nachtrag). Wichtig ist, dass Mehr- und Minderleistungen als Teil des Vertragsmanagements verstanden werden – d.h. es ist normal und zulässig, dass sich im Lebenszyklus einer Immobilie Leistungen ändern. Ebenso kann es Minderleistungen geben, falls z.B. entschieden wird, bestimmte Aufgaben entfallen zu lassen (etwa Reduzierung der Reinigungsfrequenz, solange das Gebäude leer ist).

• Formelle Prozesse für Dokumentation, Prüfung und Freigabe: Ein professionelles Change-Request-Verfahren zeichnet sich durch Transparenz und Nachvollziehbarkeit aus. Jede Änderung sollte dokumentiert werden, inklusive: wer hat wann die Änderung beantragt, was ist der Inhalt, welche Auswirkungen (Risiken, Kosten, Qualität) wurden analysiert, und welche Entscheidung (Genehmigung/Ablehnung) wurde getroffen. Beide Seiten – AG und AN – werden idealerweise frühzeitig in die Bewertung einbezogen. Beispielsweise kann bei einer gewünschten Wiederinbetriebnahme der AN beraten, welche Vorbereitungen nötig sind (Wartungsstaus abbauen, Funktionsprüfungen vor Hochlauf etc.) und welche Kosten entstehen. Nach gemeinsamer Abstimmung genehmigt der AG die Änderung formell, woraufhin der AN mit der Umsetzung beginnt. Alle Änderungen werden offen kommuniziert und fließen in die Vertragsdokumente ein, sodass keine „versteckten“ Leistungsverschiebungen stattfinden. Diese Transparenz stellt sicher, dass beide Parteien stets vom selben Leistungsbild ausgehen und Änderungen später nicht zu Streit führen.

In vielen Fällen empfiehlt es sich, im Vertrag vorab ein Verfahren zu vereinbaren (Change-Request-Klausel). Darin kann geregelt sein, innerhalb welcher Frist der AN ein Angebot vorlegen muss, wie Mehrkosten berechnet werden (z.B. auf Basis vorab vereinbarter Einheitspreise oder Kalkulationssätze), und wer innerhalb des AG autorisiert ist, Änderungen freizugeben. Gerade bei langfristigen FM-Verträgen (5 Jahre und mehr) ist es realistisch, dass sich Anforderungen ändern – ein agiles Änderungsmanagement vermeidet hier Vertragslücken. Aus Sicht des AG ist wichtig, dass er auf geänderte Nutzungsideen reagieren kann, ohne jedes Mal den gesamten Vertrag kündigen zu müssen; aus Sicht des AN bietet ein klar geregelter Change-Prozess Sicherheit, dass er für Zusatzleistungen auch eine angemessene Vergütung erhält.

Zudem können auch AN-initiierte Änderungen auftreten: Der FM-Dienstleister könnte z.B. vorschlagen, zusätzliche Leistungen zu erbringen, die den Betrieb optimieren oder Risiken senken (etwa Installation von smarter Sensorik zur Klimakontrolle im Leerstand). Solche Initiativen der AN sind ausdrücklich erwünscht und können im Änderungsmanagement positiv berücksichtigt werden – oft werden diese Vorschläge gemeinsam bewertet und bei nachgewiesenem Nutzen umgesetzt (mit ggf. geteilter Kostenersparnis oder Bonus für den AN, Profitsharing). Insgesamt ermöglicht ein etabliertes Change-Request-Verfahren eine kontinuierliche Verbesserung der FM-Leistungen auch in Außerbetriebnahme- und Leerstandsphasen, ohne die vertragliche Klarheit zu gefährden.

Im deutschsprachigen Raum gibt es zahlreiche Normen und Richtlinien, die für Außerbetriebnahme und Leerstandsmanagement heranzuziehen sind.

• Betreiberverantwortung und -pflichten: Hier sind insbesondere die VDI-Richtlinie 3810 („Betreiben und Instandhalten von Gebäuden“) sowie die GEFMA 190 („Betreiberverantwortung im Facility Management“) relevant. VDI 3810 enthält technische Regeln für den sicheren Gebäudebetrieb – von Trinkwasseranlagen über Heizung und Lüftung bis zu Aufzügen – und sollte jedem Betreiber bekannt sein. GEFMA 190 konkretisiert die Haftungsfragen und Delegationsmöglichkeiten im FM und betont das Prinzip „Eigentum verpflichtet“ (Eigentümerhaftung). Diese Richtlinie hilft AG und AN, im Vertrag die Pflichten sauber zuzuordnen und Dokumentationspflichten festzulegen. Daneben sind gesetzliche Vorschriften einschlägig, etwa die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) für technische Anlagen (regelt z.B. regelmäßige Prüfungen überwachungsbedürftiger Anlagen), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), sofern während Wartungsarbeiten das Gebäude als Arbeitsstätte gilt, sowie das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und entsprechende Unfallverhütungsvorschriften der DGUV, die bei Tätigkeiten im Leerstand (z.B. Kontrollgänge, Wartung) beachtet werden müssen.

• Technisches Gebäudemanagement Normen: Die DIN 31051 definiert Grundbegriffe der Instandhaltung (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung) und liefert damit die Basis, um Wartungsstrategien auch im Leerstand konsistent zu planen. DIN 32736 klassifiziert die Leistungen des Facility Management in technisch, infrastrukturell und kaufmännisch – gemäß dieser Norm gehört das Leerstandsmanagement klar zum technischen FM, erfordert aber Verknüpfungen zu infrastrukturellen Leistungen (Sicherheit, Reinigung minimal) und kaufmännischen (Versicherungsverwaltung, Kostenkontrolle). Auf europäischer Ebene bieten die EN ISO 41000-Normenfamilie (insb. ISO 41001:2018 FM-Managementsysteme) einen Rahmen für Qualitätsmanagement im Facility Management. Diese Normen fördern ein strukturiertes Vorgehen mit Plan-Do-Check-Act-Zyklen, was auch für Leerstandsphasen angewendet werden kann (z.B. regelmäßiges Überprüfen der Sicherheitsmaßnahmen und Nachjustieren).

• Gebäudetechnik und Sicherheit: Verschiedene fachspezifische Normen sind zu beachten, z.B. VDI 6023 (Hygiene in Trinkwasseranlagen) neben der bereits erwähnten Trinkwasserverordnung – diese schreiben z.B. die erwähnten regelmäßigen Spülungen oder eine fachgerechte Stilllegung von Leitungen vor. VDI 6010 und DIN 14675 betreffen Brandmelde- und Alarmierungssysteme; auch im Leerstand müssen diese den Vorgaben entsprechend betriebsbereit gehalten und gewartet werden. DIN 14677 regelt Wartung von Feststellanlagen (wichtig, da Brandschutztüren im Leerstand geschlossen und deren Haltevorrichtungen geprüft sein müssen). Versicherungstechnische Richtlinien des VdS (Verband der Sachversicherer) sind ebenfalls praxisrelevant: etwa VdS 3103 für Sprinkleranlagen im Ruhestand, oder allgemeine VdS-Merkblätter zur Sicherung leerstehender Gebäude (wie die erwähnte Checkliste VdS 2000-S1). Diese sind zwar nicht gesetzlich bindend, werden aber von Versicherern zur Bedingung gemacht und als Best Practice angesehen.

• Vertrags- und Leistungsstandards: Ein wichtiges Best Practice im deutschsprachigen FM-Markt sind die vom Branchenverband RealFM e.V. und GEFMA erarbeiteten Standarddokumente. Der RealFM/GEFMA-Mustervertrag Facility Services (aktuell Version 4.0) und das zugehörige Standardleistungsverzeichnis (SLV) beinhalten ausdrücklich Leistungen während des Leerstandes von Gebäuden. Das SLV führt „Leerstandsmanagement“ als eigenes Leistungsfeld auf, was bedeutet, dass bei Ausschreibungen oder Verträgen nach diesem Standard klar beschrieben wird, welche Tätigkeiten der AN im Leerstand erbringen muss. Diese Branchenstandards helfen, Vollständigkeit zu gewährleisten (z.B. Aufnahme von Hygienechecks, Gebäudeschutz und temporäre Stilllegung in die Leistungsbeschreibung) und faire Vertragsbedingungen zwischen AG und AN herzustellen. Zudem existieren GEFMA-Richtlinien zu verwandten Themen, etwa GEFMA ISO 160 (Nachhaltigkeit im FM), die nachhaltig-ökologische Aspekte auch in der Betriebsruhe fördern (z.B. effiziente Stilllegungskonzepte zur Energieeinsparung).

• Richtlinien für Gefahrenstoffe und Umwelt: In Industriebauten sind bei Außerbetriebnahme u.a. die Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS) relevant, insbesondere TRGS 510 für Lagerung von Gefahrstoffen (wie im Abschnitt Brandlasten erwähnt). Beim Umgang mit Kühlmitteln, Gasen (z.B. Kältemittel, SF6 in Schaltanlagen) sind umweltrechtliche Vorgaben zu beachten (Chemikalien-Klimaschutzverordnung, Empfehlungen des Umweltbundesamts zur Stilllegung solcher Anlagen). Falls der Leerstand als Betriebsstilllegung im Sinne des BImSchG (Bundes-Immissionsschutzgesetz, z.B. bei immissionsschutzrechtlich genehmigten Anlagen) gilt, greifen behördliche Auflagen, etwa ein Stilllegungskonzept und eine Anzeigepflicht gegenüber der Behörde.

• Best Practices und Leitfäden: Neben Normen sind zahlreiche Fachpublikationen verfügbar. Branchenorganisationen (z.B. RealFM, Facility Management Austria, IFMA Schweiz) haben Leitfäden erarbeitet, wie AG und AN zusammenarbeiten können. Beispielsweise adressiert ein Leitfaden nachhaltiges FM die Rollen von AG und AN und empfiehlt Prozesse, um Risiko- und Budgetverantwortung zu optimieren. Fachartikel von Versicherern (wie Chubb oder Funk) fassen praxisorientierte „Tipps“ zusammen, die wir hier diskutiert haben. Zusammen liefern diese Normen und Best Practices einen Rahmen, in dem sich das technische Leerstandsmanagement sicher und effizient bewegen kann. Wichtig ist für beide Parteien, stets auf aktuelle Rechtsänderungen und neue Standards zu achten – etwa hat 2021 das Gebäudeenergiegesetz (GEG) die EnEV abgelöst, was für energetische Inspektionen relevant ist – sodass das Konzept laufend angepasst wird.

Abschließend lassen sich konkrete Empfehlungen formulieren, um Außerbetriebnahme und Leerstandsphasen effektiv zu gestalten – sowohl aus Perspektive des Eigentümers/Auftraggebers (AG) als auch des FM-Dienstleisters/Auftragnehmers (AN):

• Sorgfältige Planung: Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung der Stilllegung. Entwickeln Sie gemeinsam mit dem FM-Dienstleister einen ausführlichen Stilllegungs- und Notfallplan, der alle Eventualitäten abdeckt (Von Sicherheitsmaßnahmen bis zu Kommunikationswegen im Ernstfall). Definieren Sie klar, welche Anlagen in welchem Zustand übergeben werden sollen und welche Restnutzungen ggf. erlaubt bleiben.

• Klare vertragliche Regelungen: Nutzen Sie etablierte Vertragsmuster oder Ergänzungen, um Leerstandsleistungen eindeutig festzuschreiben. Stellen Sie sicher, dass Verantwortlichkeiten (Betreiberpflichten) und Reportingpflichten des AN detailliert dokumentiert sind – dies schützt Sie vor Haftungsfallen. Vereinbaren Sie auch ein Change-Request-Verfahren, damit Sie flexibel bleiben, falls Anforderungen sich ändern, und dennoch Kostentransparenz gewahrt bleibt.

• Überwachung und Kooperation: Entlassen Sie sich nicht völlig aus der Pflicht – richten Sie interne Prozesse ein, um die Leistungen des AN zu kontrollieren (z.B. regelmäßige Reports lesen, Audits vor Ort, Teilnahme an Objektbegehungen). Gleichzeitig pflegen Sie eine kooperative Beziehung: Der Dienstleister sollte Probleme offen ansprechen können, ohne “Schuldzuweisung” zu fürchten. Dies fördert proaktives Handeln. Benennen Sie einen festen Ansprechpartner auf Eigentümerseite, der erreichbar ist und Entscheidungsbefugnis hat, um im Leerstand schnelle Abstimmungen zu ermöglichen.

• Budget für Werterhalt: Stellen Sie ausreichende Budgetmittel für den Leerstand bereit. Ein häufiger Fehler ist, in dieser Phase maximal zu sparen – das führt jedoch oft zu höheren Folgekosten (Schäden, Wertminderung). Kalkulieren Sie die notwendigen Basisleistungen (Sicherheit, Erhaltungsmaßnahmen) realistisch und betrachten Sie sie als Investition in den Werterhalt. Lassen Sie sich vom FM-Anbieter Einsparpotenziale aufzeigen (etwa Energieoptimierung), aber geben Sie ihm auch die Mittel, um wichtige Inspektionen und Instandsetzungen durchzuführen, wenn nötig. Denken Sie daran: Eine gepflegte Immobilie behält ihren Wert und erreicht bei Wiederinbetriebnahme schneller ihre volle Funktion.

• Temporäre Nutzung strategisch prüfen: Evaluieren Sie zusammen mit Experten Zwischennutzungsoptionen (Kurzvermietungen, Kooperationen). Diese können Betriebskosten senken oder sogar Einnahmen generieren. Achten Sie jedoch darauf, Nutzungsänderungen nur im Einklang mit Genehmigungen und Sicherheitsauflagen umzusetzen. Lassen Sie sich ggf. von Ihrem FM-Dienstleister zu Machbarkeit und Risiken beraten, bevor Sie Zwischenmieter einlassen.

• Proaktives Risikomanagement: Übernehmen Sie in der Leerstandsphase die Rolle des “Auges und Ohrs” für den Eigentümer. Führen Sie Inspektionen gewissenhaft nach Plan durch und nutzen Sie digitale Hilfsmittel (z.B. Sensoren, Smart-Building-Technologie), um kritische Parameter wie Temperatur, Feuchte oder Zutritte zu überwachen. Melden Sie Abweichungen unverzüglich an den AG und schlagen Sie lösungsorientiert Maßnahmen vor. Ein vorausschauendes Vorgehen – etwa frühzeitig ein kleines Leck zu beheben, bevor es groß wird – zeigt dem AG Ihre Kompetenz und verhindert Schäden.

• Lückenlose Dokumentation: Pflegen Sie detaillierte Aufzeichnungen aller Aktivitäten (Prüfprotokolle, Rundgangberichte, Wartungsnachweise). Dies dient nicht nur der eigenen Qualitätssicherung, sondern schützt Sie auch im Haftungsfall, da Sie nachweisen können, alle Pflichten erfüllt zu haben. Insbesondere Hygiene-Maßnahmen (z.B. Spülprotokolle gemäß TrinkwV) und sicherheitsrelevante Checks sollten auditfest dokumentiert sein. Bereiten Sie regelmäßige Statusberichte für den AG auf, die verständlich den Zustand der Immobilie und eventuellen Handlungsbedarf darlegen.

• Kompetenz und Schulung: Leerstandsbetreuung kann besondere Kenntnisse erfordern (z.B. Umgang mit konservierenden Maßnahmen, Schädlingsmonitoring, Notfallplanung). Stellen Sie sicher, dass Ihr Team entsprechend geschult ist. Halten Sie Ihre Fachkenntnisse aktuell, insbesondere zu den einschlägigen Normen und Vorschriften. Wenn neue Anforderungen auftreten (etwa geänderte gesetzliche Prüfvorschriften), informieren Sie den AG aktiv und bieten Sie an, diese Leistungen zu übernehmen – so positionieren Sie sich als wertvoller Partner.

• Flexibilität und Serviceorientierung: Seien Sie vorbereitet, Leistungsumfang bei Bedarf anzupassen. Eine starre “Das steht so nicht im Vertrag”-Haltung schadet dem Vertrauensverhältnis. Natürlich sollen Mehrleistungen vergütet werden, aber signalisieren Sie Bereitschaft, den AG bei kurzfristigen Wünschen zu unterstützen. Entwickeln Sie intern einen Change-Request-Prozess, um zügig auf Anfragen reagieren zu können, und halten Sie ggf. ein taktisches Leistungsreservoir bereit (z.B. geschulte Mitarbeiter auf Abruf, die im Falle einer Teil-Wiederinbetriebnahme schnell eingesetzt werden können).

• Kommunikation und Beratung: Treten Sie gegenüber dem AG als Berater auf, der das Ziel teilt, die Immobilie bestmöglich zu erhalten. Erklären Sie ihm die Notwendigkeit bestimmter Maßnahmen und auch die Konsequenzen, falls etwas nicht getan wird (z.B. “Wenn wir die Sprinkleranlage jetzt abschalten, verlieren Sie Versicherungsschutz” oder “Ohne Temperierung droht Schimmel – wir empfehlen dringend eine Minimalheizung”). Diese transparente Kommunikation schafft Vertrauen. Ebenso sollten Sie die Kommunikation nach innen sicherstellen: Alle Mitarbeitenden und Subunternehmer, die im Objekt tätig sind, müssen die Besonderheiten eines Leerstands kennen (z.B. erhöhte Vorsicht, keine unnötigen Brandlasten mitbringen, Abschließen aller Türen nach Arbeitsschluss etc.).