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Ausschreibung Total Technical Service im Technischen Facility Management

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Ausschreibung für einen Total Technical Service (TTS) im Technischen Facility Management (TFM)

Ausschreibung für einen Total Technical Service (TTS) im Technischen Facility Management (TFM)

Eine Ausschreibung für einen Total Technical Service im Technischen Facility Management (Industrieumfeld) enthält rechtliche Bezüge (BetrSichV, DGUV, PVO), Normbezüge (VDI 3810, EN/DIN-Vorschriften), Bezüge auf Standards (ISO 9001/14001, ESG), Gewerke in Los-Struktur, damit Auftraggeber entweder eine Komplettvergabe oder Teillosvergabe realisieren kann, beinhaltet produktive vorbeugende Instandhaltung (ProvI) als Leitstrategie: proaktive, zustandsorientierte Wartung und Minimierung Ausfälle, eine Audit- und Qualitätskultur: SLA-KPI-Reporting, externe und interne Audits, KVP, finanzielle Transparenz (Open-Book?), Kostenstellen-Konzept, Innovationsmanagement, Skalierbarkeit (Übertragbarkeit auf neue Anlagen / Standorte), Transformation (Umbauten, Neubauten) und User Acceptance (Schulungen, EHS, Minimierung Störungen, offene Kommunikation).

Somit entsteht ein ganzheitliches TTS-Vergabekonzept, das Planung/Bau, Betrieb und Fortentwicklung aller technischen Systeme in der Industrie verantwortet, VDI 3810-konform und nach dem ProvI-Ansatz proaktiv umgesetzt, mit hoher Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Qualität.

Optimale Ausschreibungsstrategien für den Total Technical Service im Facility Management

Hintergrund

  • Ziel dieser Ausschreibung ist die Vergabe eines Total Technical Service (TTS)-Vertrags, der sämtliche Technische FM-Leistungen (Planungs- und Bauunterstützung, Inbetriebnahme, Betrieb, Instandhaltung, Optimierung) abdeckt. Der Auftraggeber (Industrie-/Gewerbeunternehmen) möchte eine komplett ausgelagerte technische Betriebsführung in Kombination mit einem proaktiven Instandhaltungsansatz nach VDI 3810 und produktiver vorbeugender Instandhaltung (ProvI).

  • Fokus liegt auf Rechts- und Normenkonformität, Transparenz bei Kosten und Prozessen, Einhaltung Gefährdungsbeurteilungen und PVO-Prüfungen, Digitalisierung (CAFM, BIM, IoT) sowie Nachhaltigkeit (ESG).

Ziel

  • Auswahl eines TFM-Dienstleisters, der alle technischen Anlagen (Elektro, HLK, Druckluft, Sicherheitstechnik, Brandschutz, Aufzüge, Krane etc.) lückenlos verantwortet, Mängel und Risiken minimiert, mit SLA- und KPI-orientierter Steuerung,

  • Schaffung einer strategischen Partnerschaft, die Innovation (IoT, KI, VR-Fernwartung) vorantreibt und langfristig die technische Infrastruktur zukunftsfähig hält.

BetrSichV

  • Überwachungspflichtige Anlagen (Druck, Aufzug, Kran) sind fristgerecht zu prüfen (ZÜS-Prüfung), TTS koordiniert.

  • Gefährdungsbeurteilungen für alle relevanten Gewerke, Betreiberverantwortung (VDI 3810).

DGUV, PVO, ArbSchG

  • DGUV V3 (Elektroprüfungen), V52 (Krane?), PVO (Prüfverordnung?), Minimierung Haftungsrisiken.

  • Einhaltung Arbeits- und Gesundheitsschutz (PSA, Unterweisungen).

VDI 3810

  • Maßgeblich für Betreiben und Instandhalten von Gebäuden und Anlagen, Dokumentationspflicht, Nachweispflichten.

  • TTS führt Wartungen, Inspektionen, Prüfungen mit lückenloser Doku durch.

Produktive vorbeugende Instandhaltung (ProvI)

  • Proaktive Wartungskonzepte, Condition Monitoring, Erhöhte Verfügbarkeit, Minimierte Ausfälle,

  • Gegenüber rein reaktiver Wartung: mehr Effizienz, Lifecycle-Optimierung.

Normen

  • DIN EN 13306 / 31051 (Instandhaltung), DIN VDE 0833 (Einbruch-, Brandmelde), DIN EN 12845 (Sprinkler), EN ISO 20471 (Warnschutz?), etc.

Los 1: Technische Betriebsführung (Zentrale Koordination)

  • Gesamtverantwortung TTS, SLA-/KPI-Steuerung, Auditbegleitung, Innovationsmanagement,

  • Personalkonzept, Organisation, Reporting an Auftraggeber.

Los 2: Energie- und Gebäudetechnik (HLK, MSR, GA)

  • Wartung RLT-, Kälte-, Heiz- und Klimaanlagen, MSR-/GA-Kopplungen, Energiemanagement,

  • Lufthygiene nach VDI 6022, ProvI (z. B. Schwingungsanalysen?), Minimierung Störfälle.

Los 3: Elektrotechnik

  • Niederspannung, Mittelspannung, Transformatoren, Notstrom, Blitzschutz,

  • DGUV V3-Prüfung, BetrSichV, E-Check, Beleuchtungswartung.

Los 4: Mechanische Infrastruktur (Druckluft, Fluid, Pumpen)

  • Kompressoren, Druckbehälter (ZÜS?), Pumpen, Ventile, Rohrsysteme,

  • Condition Monitoring, Minimierung Energieeinsatz, ProvI.

Los 5: Sicherheitstechnik, Brandschutz

  • Einbruch-, Brandmeldeanlage, Sprinkler (DIN EN 12845, VdS?), Zutritt, RWA, Alarmaufschaltung,

  • Wartung, Inspektion, PVO-Prüfungen, BetrSichV, DGUV?

Los 6: Aufzüge, Krane, Hebebühnen

  • DGUV V4/V52-Prüfungen, ZÜS, Notrufkonzepte, ProvI (Seilüberwachung?),

  • Minimierung Ausfall via vorausschauender Wartung.

Los 7: Sanitärtechnik / Trinkwasser

  • Legionellenprüfungen, Warmwasser, Pumpensümpfe, Gas- / Abwassersysteme,

  • DIN EN 806, 1717, RKI-Empfehlungen?

Los 8: Heiztechnik / Energieerzeugung

  • Heizkessel, BHKW, KWK, PV-Anlagen?

  • Wartung, Emissionsmessung (BImSchG?), Einbindung Energiemanagement.

Los 9: Aussenanlagen

  • Grünpflege, Winterdienst, Beleuchtung, Wegeinstandhaltung,

  • Service je nach betrieblichen Vorgaben, DGUV V23?

Los 10: Kaufmännisches FM (optional)

  • Budget- und Kostenstellenreport, Energieabrechnung, Mietverträge, Nebenkosten?

  • TCO-Analysen, Masterplanung.

Los 11: Innovations- / Digitales FM

  • IoT-Sensorik, Condition Monitoring, KI, VR-Fernwartung, BIM-Integration,

  • Detaillierte Pläne für drohnengestützte Inspektionen?

Gefährdungsbeurteilungen

  • TTS erstellt / pflegt, BetrSichV konform, definiert Schutzmaßnahmen bei Wartungen (z. B. PSA bei Kranwartung?),

  • Integration in betriebliche EHS-Organisation.

Mitbestimmung

  • Betriebsrat kann bei Arbeitszeiten TTS-Personal, DSGVO (Zutrittskontrolle?), Personalentwicklung mitreden,

  • Offene Kommunikation, Minimierung Konflikte, Einbindung bei Veränderungen.

Rechtskonformität

  • TTS muss Dokumentation (VDI 3810, DGUV, PVO) lückenlos führen, fristgerechte Prüfungen, Mangelverfolgung.

ESG

  • Energie- und Ressourcenmanagement, Minimierung CO₂-Emission, Wassersparende HLK-Lösungen, LCA-Ansätze,

  • Faire Löhne, Tariftreue, Abfallkonzepte?

Digitalisierung

  • CAFM, IoT-Sensorik, KI-basierte Prognosen (Condition Monitoring, ProvI), BIM (Gebäudelebenszyklus?),

  • Keine reinen reaktiven Wartungen: Interaktive Dashboards, KPI-Visualisierung.

Transformation

  • TTS kann Umbauprojekte, Neubauten, Modernisierungen begleiten, liefert FM-Sicht in Planungsphasen,

  • Innovationsmanagement (Drohneninspektion, VR/AR-Wartung?), ständige KVP.

Open-Book-Ansatz

  • Transparenz Material- und Personalkosten, Subunternehmerverträge, Partnerschaftliche Effizienz,

  • Bonus-/Malus-Regelungen, SLA-Boni.

Kostenstellen

  • TTS kann TFM-Kosten pro Fachbereich / Linie erfassen, Minimierung interner Streit,

  • Langfristige Budgetplanung (CAPEX/OPEX), TCO-Modelle für Systemaustausche?

Mangelanspruchsmanagement

  • Bei Neubauten / Umbauten: TTS identifiziert Mängel, verfolgt Gewährleistungen, Minimierung Claim-Risiko Auftraggeber.

Vertragserfüllungsaudits

  • Mind. jährlich: SLA-/KPI-Review, offener Auditbericht, Eskalationskaskade bei Abweichungen,

  • Dokumentation in TTS-Portal, KVP-Workshops.

Externe Audits

  • Versicherer (Brandschutz?), ISO 9001 / 14001 / 45001, Ggf. Abnahmen durch Behörden,

  • TTS stellt Nachweise (Wartungsprotokolle, Prüfnachweise, CAx-Daten?).

Innovationen

  • TTS verpflichtet sich zu x Innovationsvorschlägen pro Jahr (Prozesse, Technik, SW-Lösungen),

  • Ausprobieren in Pilotbereichen, Transfer bei Erfolg.

Anschreiben / Projektinfo

  • Titel: „Ausschreibung TTS – Technisches Facility Management nach VDI 3810 und ProvI-Konzept (ohne Service Desk)“

  • Zeitrahmen: Bieterfragen, Angebotsabgabe, Zuschlag, Implementierung.

  • Ziel: Ganzheitliche TFM-Leistung, produktive vorbeugende Instandhaltung.

Projektbeschreibung

  • Industrieumgebung: Standort, Flächen, Anlagenliste, Risikoklassen,

  • Bisherige FM-Struktur, Personaleinsatz, IT-Systeme?

Leistungsbeschreibung (Lose)

  • Los-Struktur (1–12), optional Bündel oder Einzelvergabe,

  • Detaillierte Anlagengröße, Wartungsintervalle, Normen.

  • SLA-/KPI-Ansätze, Minimale Dokumentations- / Reportingpflicht.

Formblätter

  • Preis: Pauschale / Einheitspreise, optional Open-Book, Subunternehmermark-up, Bonus/Malus, Innovations-Bonus?

  • Eignungsnachweise: Zertifikate (ISO 9001, EHS, PSA?), Referenzen Industriefirmen, Personalkapazität, Tariftreue.

  • Vertragsentwurf: Laufzeit (3–5 Jahre?), Verlängerung, Eskalation, Gewährleistung, Mangelanspruch, Pönalen.

Pläne / Anlagen

  • Anlagenliste (Elektro, HLK, etc.), Grundrisse, Flucht- und Rettungspläne,

  • Zeitplan, EHS-Vorgaben, ESG-Ziele, IT-Schnittstellen?

Implementierungsphase

  • Datenübernahme (BIM/CAFM?), Kennzeichnung, Start Wartungszyklen, Personalaufbau?

  • Gefährdungsbeurteilung, EHS-Einweisung TTS-Mitarbeiter?

Betrieb

  • Wartungen gem. ProvI: Condition Monitoring, vorausschauende Reparaturen, Minimierung Ausfall,

  • Dokumentation gem. VDI 3810, Archivierung PVO-, DGUV- und ZÜS-Prüfungen.

Audit und KVP

  • Mind. jährliches SLA-/KPI-Audit, externe Audits (Versicherer, ISO?), KVP-Workshops,

  • Innovationskultur (Pilotprojekte VR-Inspektion, KI-Algorithmus?), ständige Weiterentwicklung.