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TGA: Grundsätze der Dokumentation

Technisches Facility Management: TFM » TFM-Strategie » Bau + Instandhaltung » Dokumentation TGA

TGA – Grundsätze der Dokumentation

TGA – Grundsätze der Dokumentation

Die Technische Gebäudeausrüstung (TGA) umfasst alle technischen Anlagen und Systeme eines Gebäudes, die für dessen sicheren, komfortablen und energieeffizienten Betrieb notwendig sind. Dazu zählen beispielsweise Heizungs-, Lüftungs-, Sanitär-, Kälte- und Elektroanlagen sowie sicherheitsrelevante Einrichtungen wie Brand- oder Rauchschutzanlagen. Eine strukturierte und durchgängige Dokumentation ist essenziell, um alle Phasen – von der Planung über die Ausführung bis zur Übergabe, Instandhaltung und zum Rückbau – rechtskonform und nachvollziehbar zu gestalten. Eine umfassende, normgerechte und gut strukturierte TGA-Dokumentation sichert die Transparenz, Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes. Sie erleichtert die qualitätsgesicherte Planung und Ausführung, die Abnahmen durch Behörden und Sachverständige, den Betrieb und die Instandhaltung durch den Betreiber (AG oder Facility Management) und eventuelle Umbauten, Erweiterungen und den Rückbau nach Ende der Nutzungszeit. Indem alle Aspekte – von der Einhaltung relevanter Normen über Brandschutz-, Hygiene- und Sicherheitsprüfungen bis hin zur detailgenauen Fotodokumentation – lückenlos berücksichtigt werden, entstehen belastbare Unterlagen, die einen wirtschaftlichen und sicheren Betrieb gewährleisten. So wird sichergestellt, dass sämtliche Beteiligten (Planer, Errichter, Prüfsachverständige, Betreiber) immer über den aktuellen Stand der Anlagen informiert sind und auftretende Fragen oder Störfälle schnell und kompetent geklärt werden können. Eine konsistente und qualitätsgesicherte TGA-Dokumentation ist damit grundlegender Bestandteil eines erfolgreichen Bau- und Betriebsprojekts.

Normen, Richtlinien und gesetzliche Grundlagen

Bereits in der Planungsphase ist sicherzustellen, dass alle projektrelevanten Normen, Richtlinien und Gesetze berücksichtigt werden. Eine übersichtliche Referenzliste erleichtert allen Beteiligten das Verständnis und dient zugleich als Nachweis bei Prüfungen durch Behörden oder Sachverständige. Insbesondere können folgende Regelwerke von Bedeutung sein:

  • DIN-, EN- und ISO-Normen (z. B. DIN EN ISO 12100 für Risikoanalysen)

  • VDI-Richtlinien (z. B. VDI 6022 „Raumlufttechnik“, VDI 3810 „Betreiben und Instandhalten von Gebäuden“)

  • Gesetzliche Bestimmungen wie Landesbauordnungen, Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), Trinkwasserverordnung (TrinkwV), Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) etc.

  • VOB (Verdingungsordnung für Bauleistungen), insbesondere Teil C

Eine solche Liste sollte fest im Dokumentationskonzept verankert sein und laufend aktualisiert werden.

Einheitlicher Plan- und Dokumentenschlüssel

  • Eindeutige Bezeichnung aller Pläne und Dokumente mit einem Schlüssel, der sowohl im Dokumentennamen als auch auf dem Dokument selbst vermerkt wird.

  • Die Vorgaben hierzu (z. B. Nummernkreise, Abkürzungen, Indexstände) sind dem Qualitätshandbuch bzw. projektspezifischen Vorgaben zu entnehmen.

Strukturierte und einheitliche Dokumentengestaltung

  • Unabhängig von Format (z. B. A0, A1, A2, A3, A4, A5) und Ausrichtung (Hoch- oder Querformat) ist eine gleichbleibende Gestaltungsrichtlinie einzuhalten.

  • Bei Plänen sollte ein definierter Plankopf enthalten sein, der u. a. folgende Informationen enthält: Planschlüssel

  • Planinhalt (Textfeld)

  • Maßstab

  • Bearbeiter

  • Format

  • Erstellungs-/Druckdatum

  • Logo und Anschrift von Ersteller, Fachplaner, Anlagenerrichter und Auftraggeber (AG)

  • Nordpfeil

  • Übersichtslageplan (z. B. Grundstück mit Gebäude-Dachaufsicht und Darstellung des betreffenden Bereichs)

  • Bei Dokumenten sind folgende Angaben unverzichtbar: Dokumentenschlüssel

  • Dokumentinhalt (Textfeld)

  • Bearbeiter

  • Format

  • Erstellungs-/Druckdatum

  • Logo und Anschrift von Ersteller, Fachplaner, Anlagenerrichter und AG

Zweck und Anwendungsbereiche

  • Fotografische Dokumentation zur Beweissicherung, zur Erstellung von Bestandsunterlagen und zum Nachweis bestimmter Bauzustände.

  • Besonders relevant für: Erdreichverlegte Leitungen

  • Unterputz verlegte Leitungen

  • Haupteinbauteile und Haupttrassen sowie Maschinenanschlüsse

  • Allgemeine Baufortschritte

Ausführung und Format

  • Alle Fotos sind mit gut sichtbaren Referenzmaßen (z. B. 10-cm-Raster) zu erstellen, damit Höhen- und Breitenverhältnisse erkennbar sind.

  • Formate: .jpg oder .tif (ggf. auch .png).

  • Mindestauflösung ist projektspezifisch festzulegen, damit spätere Details erkennbar bleiben.

Zuordnung in den Plänen

  • Jedes Foto wird in den entsprechenden Planunterlagen verortet.

  • Verweis durch Bildname, Pfeil und Richtung (Aufnahmeposition → Ablichtungsbereich).

Dateibenennung und Ablage

  • Empfehlenswert ist ein standardisiertes Benennungsschema (z. B. Projekt_Ort_Leitungstyp_LaufendeNummer).

  • Ablage in digitaler Form (z. B. in Ordnerstrukturen pro Gewerk oder Bauabschnitt) mit durchsuchbaren Metadaten (Erstelldatum, Verantwortlicher etc.).

Allgemeine Anforderungen

  • Für alle durch den Anlagenerrichter ausgeführten Brandschutzmaßnahmen ist eine lückenlose Dokumentation bis zu den Revisionsunterlagen erforderlich.

Inhalte

  • Auflistung sämtlicher Brandschutzmaßnahmen

  • Eindeutige Zuordnung (Bereich, Ebene, Raum, Raumnummer)

  • Spezifikation (Art, Einbaulage, Einbaudetail, Zulassungsnummer etc.)

  • Freigabevermerk (Datum, Kürzel) zur Prüfung und korrekten Anwendung

  • Zustandsfeststellung des tatsächlich eingebauten Brandschutzes (inkl. Spaltverfüllung)

  • Wirk- und Funktionsprüfung (Brandschotts, Brandschutzklappen, Rauchmelder etc.)

  • Brandfallsteuermatrix (Ansteuerung von Lüftungs-, Entrauchungs- oder Alarmierungsanlagen), Nachweis der Funktionserfüllung

Fortschreibung und Übergabe

  • Laufende Aktualisierung während der Bauphase.

  • Fehlerfreie, funktionsbestätigende Dokumentation ist Bestandteil der Revisionsunterlagen.

Allgemeine Anforderungen

  • Für alle hygienerelevanten Anlagen (z. B. Trinkwasser, Raumlufttechnik, Klimaanlagen) ist eine spezifische Dokumentation bis zu den Revisionsunterlagen zu erstellen.

Inhalte

  • Auflistung der Hygienemaßnahmen

  • Zuordnung (Bereich, Ebene, Raum, Raumnummer)

  • Spezifikation (Art, Einbaulage, Einbaudetail, Zulassungsnummer)

  • Hygiene-Vorprüfungen (z. B. DIN EN 806, 1717) und Erst-Inspektionen

  • Bezug zu Reinigungs- und Spülkonzepten, Nachweise zu Zugänglichkeiten

  • Freigabevermerk (Datum, Kürzel) zur korrekten Umsetzung

Verantwortlichkeit und Fortschreibung

    Allgemeine Anforderungen

    • Alle im Sinne der Sicherheitsprüfverordnung relevanten Prüfungen und Maßnahmen sind lückenlos zu dokumentieren.

    Inhalte

    • Auflistung der Leistungsbereiche und Prüfungen

    • Zuordnung (Bereich, Ebene, Raum, Raumnummer)

    • Spezifikation (Art, Einbaulage, Zulassungsnummer etc.)

    • Zustandsfeststellung vor/nach Einbau

    • Wirk- und Funktionsprüfung (ggf. Hygieneprüfungen)

    • Freigabevermerk (Datum, Kürzel)

    Gefahren- und Risikoanalysen nach DIN EN ISO 12100

    • Der Anlagenerrichter erstellt oder liefert Risikoanalysen für alle verwendeten Fabrikate, Typen und Produkte.

    • Darstellung potenzieller Gefahren, Ursachen, Häufigkeit und Vermeidungsmaßnahmen.

    • Ein Anlagenbetrieb ohne abgeschlossene Gefahrenanalyse ist unzulässig; Übergabe der Analysen spätestens 4 Wochen vor Inbetriebnahme.

    Phasen

    • Inbetriebnahme: Dokumentation von Datum, Verantwortlichem, ersten Funktionskontrollen

    • Einregulierung: Nachweis hydraulischer Abgleiche, Regelungseinstellungen

    • Test, Prüfung, Nachweis: Nachweisführung gemäß SPrüfV, Funktions- und Dichtheitsprüfungen

    • Abnahme: Feststellung von Mängeln, Zuständigkeit, Erledigungsdatum

    • Übergabe: Letzte Freigabevermerke, Erstellung finaler Übergabeprotokolle

    Verantwortlichkeiten und Protokollierung

    • Für jede Phase sind Datum, Kürzel und Unterschriftenfeld (Errichter, Sachverständiger, AG) sowie ein Freigabevermerk aufzunehmen.

    • Mängelprotokolle mit Status und Erledigungsdatum.

    Einweisungsdokument

    • Der Anlagenerrichter erstellt für jedes Gewerk ein Einweisungsprotokoll, das alle unterwiesenen Inhalte listet.

    • Inhalt: Bedienung, Sicherheit, Wartung, Pflege, ggf. Notfallpläne.

    • Unterzeichnung durch den AG als Bestätigung.

    • Ablage bei den Bestands- bzw. Revisionsunterlagen.

    Wartungs- und Instandhaltungsmanagement / Betreiberverantwortung

    • Betreiberpflichten: Nach Übergabe trägt der Betreiber (AG oder Facility Management) die Verantwortung für den sicheren und ordnungsgemäßen Anlagenbetrieb.

    • Hinweis auf Normen und Richtlinien zum Betreiben und Instandhalten (z. B. VDI 3810, GEFMA 190).

    • Wartungsfristen und Prüfzyklen: Aussagekräftige Übersichten aller Wartungs- und Prüfintervalle (z. B. nach DGUV Vorschrift 3 für Elektroanlagen, Filterwechselintervalle für RLT-Anlagen etc.).

    • Dokumentation, wer und wann welche Prüfungen durchführt.

    • Störmeldemanagement: Systematische Auflistung möglicher Störmeldungen, Priorisierung und Zuständigkeiten.

    • Hinterlegung von Kontaktdaten und Abläufen (z. B. Eskalationsstufen).

    Allgemeine Anforderungen

    • Die Erstellung von Revisionsunterlagen ist je Gewerk Teil der Leistung und folgt strikt dem IAÜ-Prozess und den Terminplänen.

    • Formate: Papierform (5-facher Satz)

    • Digital (3-facher Satz), mit identischer Struktur zur Papierform

    • Alle Dokumente als PDF, Tabellen zusätzlich in Excel, Pläne möglichst in .dwg oder entsprechend der BIM-Anforderungen.

    Ordner 1 (gewerkeübergreifend)

    • Unterlage für spätere Arbeiten am Bauwerk

    • Mediendatenerfassung (z. B. Wasser, Strom, Gas)

    • Übergabe (vom Anlagenerrichter an den AG)

    • Baurechtliche Bestätigungen (Baugenehmigungen, Nutzungsaufnahmen)

    • Abnahme (Abnahmeprotokolle, Zustandsfeststellungen)

    • Nachweis (störungsfreier Anlagenbetrieb)

    • Einweisungsdokumentation

    • Prüfungen (Planungs- und baubegleitende Prüfungen, Sachverständigenabnahmen)

    Ordner 2 (gewerkspezifisch)

    • Wartungs- und Instandhaltungsmanagement (Ersatzteillisten, Wartungspläne)

    • Störmeldemanagement (z. B. Prioritäten der Meldungen)

    • Hilfs-/Betriebsstoffverzeichnis (Sicherheitsdatenblätter)

    • BMKS und AKS (Brandschutzmelde- und Alarmkettensysteme)

    • Anlagenbetriebsbeschreibungen (Betriebsbücher, Arbeitsanweisungen)

    • Anlagenfunktions-/Anlagenbetriebsbeschreibung

    • Tests (technische, regelungstechnische Prüfungen, Dichtheits- und Spültests)

    • Einregulierung (Protokolle aller Einregulierungen)

    • Inbetriebnahmen (Herstellerbestätigungen, Protokolle)

    • Brandschutztechnische Dokumentationen (Nachweise, Zulassungen)

    • Hygienetechnische Dokumentationen (Protokolle, Prüfungen)

    • Schalltechnische Dokumentationen (Messberichte)

    • EMV-Dokumentationen (sofern projektrelevant)

    • Bauphysikalische Dokumentationen (Wärme-, Feuchteschutz)

    Ordner 3 (gewerkspezifisch)

    • Fachunternehmer- und Fachbauleitererklärungen

    • Bemusterungen / Fabrikats- und Typenlisten / Farbkataloge

    • Produktdatenblätter (alle verwendeten Produkte, gekennzeichnet)

    • Fotodokumentationen (nach Gewerk sortiert)

    • Bautagebücher (gewerkspezifisch geführte Einträge)

    Gebäudeautomation (MSR/GLT)

    Soweit Mess-, Steuer- und Regeltechnik (MSR) bzw. eine Gebäudeleittechnik (GLT) vorhanden ist, empfiehlt sich eine eigenständige Struktur in der Dokumentation:

    • Datenpunktlisten (Sensoren, Aktoren, Kommunikationsadressen)

    • Regel- und Funktionsbeschreibungen (Beschreibung der Steuerstrategien, z. B. Heizungsregelung)

    • Kommunikationsprotokolle (BACnet, Modbus, KNX etc.)

    • Netzwerkpläne (Topologie, IP-Adresspläne)

    Umgang mit BIM-Daten (Building Information Modeling)

    Sofern das Projekt mit BIM-Methoden realisiert wird oder BIM-Daten bereitgestellt werden, sind folgende Punkte zu beachten:

    • Common Data Environment (CDE): Festlegung, wo und wie digitale Modelle abgelegt werden.

    • Abgabeformate (IFC, native Formate) und Modellanforderungen (z. B. LOD/LOI-Level)

    • Schnittstellen zur Revisionsdokumentation (z. B. Verlinkung der Pläne im 3D-Modell)

    • Zusammenführung von Plan- und 3D-Daten, falls vereinbart.

    Montage- und Qualitätssicherungsdokumentation

    Noch vor der Inbetriebnahme kann eine strukturierte Montagedokumentation sinnvoll sein:

    • Checklisten für jeden Montageschritt (z. B. Leitungsführung, Dämmung, Brandschotts)

    • Zwischen- und Endprüfungen (z. B. Druckprobe, Dichtheitsprüfung)

    • Werksabnahmen (z. B. Kessel- und Lüftungsgeräte beim Hersteller)

    • Mängelverfolgung (Dokumentation von Feststellung, Bewertung und Beseitigung)

    Erweiterte Sicherheitsthemen

    Ergänzend zu Brandschutz und Sicherheitsprüfverordnung sind ggf. weitere Themen relevant:

    • Explosionsschutz (ATEX), falls z. B. Gasanlagen oder Tankstellenbereiche betroffen sind

    • Umgang mit Gefahrstoffen (Kältemittel, Batterien in USV-Systemen)

    • Elektrische Sicherheit (Dokumentation nach DGUV Vorschrift 3)

    • Arbeitsschutz und Baustellenverordnung (SiGeKo-Dokumentation)

    Abnahme- und Übergabeprotokolle

    Eine klare Dokumentation für jede Abnahme- und Übergabephase ist wesentlich:

    • Standardisierte Formblätter pro Anlage/Gewerk (z. B. Checklisten, Messwerte)

    • Unterschriftenfelder für Errichter, Planer, Sachverständige und AG

    • Sonderlösungen oder Abweichungen sind deutlich zu kennzeichnen

    • Mängellisten mit Status und Erledigungsdatum