3A3 NDA

Der Auftragnehmer hat für jede dem Projekt zugeordnete Person eine individuell von dieser Person unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung vorzulegen. Diese Verpflichtung gilt unabhängig von der Position der Person und umfasst auch sämtliches unterstützendes Personal.

Die Inhalte und Formulierungen der NDAs müssen mit den anwendbaren datenschutzrechtlichen und geheimhaltungsrechtlichen Bestimmungen im Einklang stehen. Insbesondere sind die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie anderer relevanter Gesetze zum Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen zu beachten.

Ferner ist sicherzustellen, dass die Geltungsdauer der Geheimhaltungsverpflichtungen über die eigentliche Projektdauer hinausreicht. Alle Vertragspartner bleiben auch nach Abschluss des Projekts bzw. nach Beendigung des Vertragsverhältnisses weiterhin an die vereinbarten Verschwiegenheitsverpflichtungen gebunden.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Wortlaut der vorgelegten NDAs vor deren Anerkennung einzusehen und zu genehmigen. Gegebenenfalls verlangte Änderungen oder Ergänzungen sind vom Bieter umzusetzen, um die uneingeschränkte Wirksamkeit der Vereinbarungen zu gewährleisten.

Die Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) muss mindestens die folgenden inhaltlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllen:

• Gebäude- und Sicherheitsdokumentationen, einschließlich Sicherheitsprotokolle, Zugangskonzepte und Notfallpläne.

• Technische Daten und Dokumente zu Anlagen und Systemen des Gebäudes (z. B. Baupläne, technische Zeichnungen, Wartungsprotokolle, Bedienungsanleitungen).

• Interne betriebliche Abläufe, Verfahren, Anweisungen und organisatorische Prozesse des Auftraggebers.

• Geschäftliche und finanzielle Informationen des Auftraggebers, wie Kostenvoranschläge, Kalkulationen, Verträge, Berichte und sonstige Geschäftsgeheimnisse.

• Personenbezogene Daten und sensible Informationen über den Auftraggeber, seine Mitarbeiter, Kunden oder Nutzer, die im Rahmen des Projekts bekannt werden.

• Verbot unbefugter Offenlegung: Jeglicher unautorisierte Zugriff auf oder Umgang mit vertraulichen Informationen ist untersagt. Die NDA muss ausdrücklich festlegen, dass die Weitergabe, Veröffentlichung, Vervielfältigung oder sonstige Weiterleitung vertraulicher Informationen an Unbefugte ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers verboten ist.

• Dokumentation der NDAs: Der Auftragnehmer führt ein internes Register aller unterzeichneten Geheimhaltungsvereinbarungen. In diesem Verzeichnis sind sämtliche projektbeteiligten Personen sowie das Datum ihrer jeweiligen NDA-Unterzeichnung festzuhalten. Auf Verlangen des Auftraggebers sind diesem das Register und Kopien der NDAs oder entsprechende Nachweise zur Überprüfung vorzulegen.

• Rückgabe und Vernichtung von Unterlagen: Nach Abschluss des Projekts oder auf Aufforderung des Auftraggebers hat der Auftragnehmer sämtliche vertraulichen Unterlagen, Datenträger und Aufzeichnungen, die vom Auftraggeber bereitgestellt wurden, unverzüglich zurückzugeben oder nachweislich sicher zu vernichten. Die ordnungsgemäße Vernichtung ist zu dokumentieren, um die vollständige Entfernung vertraulicher Informationen sicherzustellen.

• Meldung von Vorfällen: Im Falle eines vermuteten oder festgestellten Verstoßes gegen die Vertraulichkeitspflichten hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer ergreift umgehend angemessene Gegenmaßnahmen, um weitere unbefugte Offenlegungen zu verhindern und entstandenen Schaden so gering wie möglich zu halten.

• Verstöße und Sanktionen: Ein Verstoß gegen die Geheimhaltungspflichten wird als schwerwiegende Vertragsverletzung gewertet. Im Falle einer solchen Zuwiderhandlung kann der Bieter vom laufenden Vergabeverfahren ausgeschlossen werden bzw. – falls bereits ein Vertrag geschlossen wurde – eine fristlose Kündigung des Vertrags durch den Auftraggeber erfolgen. Darüber hinaus behält sich der Auftraggeber vor, bei Pflichtverletzungen gegebenenfalls Schadensersatzansprüche geltend zu machen und weitere rechtliche Schritte einzuleiten.

Mit der Vorlage der für sämtliche Projektbeteiligten unterzeichneten NDAs bestätigt der Bieter seine uneingeschränkte Konformität mit den in dieser Ausschreibung festgelegten Vertraulichkeitsanforderungen. Der Bieter übernimmt die Verantwortung dafür, dass all seine Mitarbeiter, Subunternehmer und sonstigen Erfüllungsgehilfen wirksam und rechtsverbindlich auf die Einhaltung der Geheimhaltungspflichten verpflichtet wurden. Der Bieter versichert zudem, dass vertrauliche Informationen ausschließlich solchen Personen zugänglich gemacht werden, die eine entsprechende Verpflichtung unterzeichnet und deren Inhalt zur Kenntnis genommen haben.

• NDA-Vorlage: Sofern der Auftraggeber eine Mustervorlage für die Geheimhaltungsvereinbarung bereitstellt, ist diese vom Bieter zu verwenden. Nutzt der Bieter eine eigene NDA-Vorlage, muss diese inhaltlich allen in diesem Dokument genannten Anforderungen entsprechen und vom Auftraggeber vorab genehmigt werden.

• Unterzeichnete Exemplare: Sämtliche NDAs müssen von den jeweiligen Personen eigenhändig unterzeichnet sein. Der Bieter hat alle unterschriebenen NDA-Dokumente als Teil seiner Angebotsunterlagen einzureichen oder auf Verlangen des Auftraggebers jederzeit vorlegen zu können.

• Verzeichnis der Verpflichteten: Der Bieter führt ein offizielles Register oder eine Liste aller Personen, die eine NDA unterzeichnet haben. Dieses Verzeichnis sollte mindestens den Namen, die Funktion im Projekt und das Datum der Unterzeichnung enthalten. Auf Aufforderung ist dem Auftraggeber eine Kopie dieses Registers oder eine entsprechende Zusammenstellung zur Verfügung zu stellen, um die Vollständigkeit der Vertraulichkeitsverpflichtungen nachzuweisen.

• Erklärung zur Gültigkeit: Der Angebotsabgabe ist eine vom Bieter unterzeichnete Erklärung beizufügen, welche die Rechtsgültigkeit aller vorgelegten NDAs bestätigt. In dieser Erklärung versichert der Bieter, dass alle NDAs ordnungsgemäß von den betreffenden Personen unterzeichnet wurden und dass die darin festgelegten Verpflichtungen rechtsverbindlich und wirksam sind.

Der unterzeichnende, bevollmächtigte Vertreter des Bieters bestätigt hiermit, dass für alle am Projekt beteiligten Personen unterschriebene Geheimhaltungsvereinbarungen vorliegen, welche den Anforderungen dieser Ausschreibung vollumfänglich entsprechen.

Ort: _______________________

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Unterschrift: _______________________

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Firma: _______________________