Ausschreibungsverfahren im Technischen Facility Management
Die Ausschreibung technischer Facility-Management-Leistungen ist mehr als die Einholung von Preisen für Wartungs- und Betriebsleistungen. Bei komplexen TFM-Verträgen werden regelmäßig Betreiberorganisation, technische Betriebsführung, Instandhaltung, Störungsmanagement, Rufbereitschaft, CAFM, Dokumentation, Energie, Nachunternehmer und zahlreiche technische Gewerke in einem langfristigen Leistungsmodell zusammengeführt. Das Ausschreibungsverfahren muss deshalb sowohl fachlich belastbare Angebote als auch einen transparenten und nachvollziehbaren Angebotsvergleich ermöglichen.
Bei öffentlichen Auftraggebern gelten insbesondere die vergaberechtlichen Grundsätze von Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Verhältnismäßigkeit. Das GWB unterscheidet unter anderem offenes und nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblichen Dialog und Innovationspartnerschaft. Private Auftraggeber können ihr Verfahren flexibler gestalten, profitieren jedoch ebenfalls von eindeutig definierten Verfahrensregeln und einer dokumentierten Bewertungsmethodik.
TFM-Ausschreibungen strukturiert und transparent durchführen
Bereits vor der eigentlichen Angebotswertung sollte geklärt werden, ob ein Unternehmen die ausgeschriebenen Leistungen grundsätzlich zuverlässig erbringen kann. Relevant können insbesondere sein:
vergleichbare TFM-Referenzen,
verfügbare Fach- und Führungskräfte,
technische und organisatorische Leistungsfähigkeit,
Nachunternehmer- und Lieferantennetzwerk,
erforderliche Versicherungen und Nachweise,
Qualitäts-, HSE- und Compliance-Strukturen,
Erfahrung mit CAFM und digitaler Betriebsführung.
Bei öffentlichen Vergaben wird im Teilnahmewettbewerb zunächst die Eignung geprüft; nur ausgewählte geeignete Bewerber können anschließend zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
Angebote nicht allein über den Preis vergleichen
Bei langfristigen TFM-Verträgen beeinflussen Organisation und Ausführungskonzept die spätere Betriebsqualität erheblich. Neben dem Angebotspreis können deshalb beispielsweise bewertet werden:
technisches Betriebskonzept,
Instandhaltungsstrategie,
Objekt- und Personalorganisation,
Störungs- und Notfallmanagement,
Start-up- und Mobilisierungskonzept,
CAFM- und Digitalisierungskonzept,
Betreiberpflichtenmanagement,
Energie- und Nachhaltigkeitsansatz,
Qualitäts- und KPI-Steuerung.
Bei öffentlichen Aufträgen bestimmt sich das wirtschaftlichste Angebot nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis; Zuschlagskriterien und deren Gewichtung müssen vorab in Auftragsbekanntmachung oder Vergabeunterlagen angegeben werden.
Verhandlungen gezielt für Qualitätsverbesserungen nutzen
Gerade bei komplexen technischen Betriebsmodellen kann ein Verhandlungsverfahren – soweit vergaberechtlich zulässig beziehungsweise bei privaten Auftraggebern entsprechend vorgesehen – helfen, Leistungsgrenzen, Schnittstellen und Umsetzungskonzepte vor dem finalen Angebot zu präzisieren. Im öffentlichen Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb werden zunächst geeignete Unternehmen ausgewählt; nach Abschluss der Verhandlungen reichen die verbleibenden Bieter endgültige Angebote ein, die anhand der festgelegten Zuschlagskriterien bewertet werden.
Verhandelt werden können insbesondere:
Leistungs- und Verantwortungsschnittstellen,
Personal- und Bereitschaftsmodelle,
Kalkulationsannahmen,
Nachunternehmerstrukturen,
CAFM- und Datenschnittstellen,
Start-up-Verpflichtungen,
SLA und KPI,
Change- und Nachtragsmechanismen.
Zuschlag bereits mit der Implementierung verbinden
Mit der Zuschlagsentscheidung endet ein gutes TFM-Ausschreibungsverfahren nicht. Start-up, Datenübernahme, Personalbesetzung, Nachunternehmermobilisierung und Aufbau der Betriebsorganisation sollten bereits Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen sein. Die TFM-Microsite sieht hierfür unter anderem RACI- und Schnittstellenmatrix, Start-up- und Mobilisierungsplan, Prüf- und Wartungskalender sowie KPI-Strukturen vor.
Ein professionelles Ausschreibungsverfahren folgt damit der Logik:
So wird nicht lediglich der günstigste Anbieter ausgewählt, sondern ein Vertragspartner, dessen Preis, Organisation, technische Kompetenz und Betriebskonzept zum tatsächlichen TFM-Bedarf des Auftraggebers passen.
