Bewertungs- und Zuschlagsmatrix für TFM-Leistungen
Bei komplexen Leistungen des Technischen Facility Managements sollte die Zuschlagsentscheidung nicht allein vom niedrigsten Angebotspreis bestimmt werden. Qualität der Betriebsorganisation, technische Kompetenz, Störungsfähigkeit, Personalstruktur und Implementierungskonzept beeinflussen über mehrere Vertragsjahre wesentlich, ob Gebäude und Anlagen sicher, verfügbar und wirtschaftlich betrieben werden.
Die Bewertungs- und Zuschlagsmatrix schafft hierfür einen einheitlichen Maßstab. Sie übersetzt die Vergabestrategie in nachvollziehbare Kriterien und ermöglicht, Preis und angebotene Leistungsqualität systematisch zusammenzuführen.
Bei öffentlichen Vergaben wird das wirtschaftlichste Angebot auf Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses bestimmt. Neben Preis oder Kosten dürfen ausdrücklich qualitative, umweltbezogene und soziale Kriterien berücksichtigt werden. Auch Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals können relevant sein, wenn dessen Qualität erheblichen Einfluss auf die Auftragsausführung besitzt.
Angebote transparent bewerten und Zuschläge fundiert entscheiden
Nicht jede Anforderung gehört in die Punktebewertung. Zweckmäßig ist eine klare Dreiteilung:
Eignung: Ist das Unternehmen grundsätzlich leistungsfähig und geeignet?
Mindestanforderung: Erfüllt das Angebot zwingende technische und vertragliche Vorgaben?
Zuschlagskriterium: Wie gut ist die konkret angebotene Lösung im Vergleich zu anderen Angeboten?
Fehlt beispielsweise eine zwingend geforderte Rufbereitschaft, sollte dies nicht durch besonders viele Punkte beim Digitalisierungskonzept kompensiert werden können.
Beispiel einer TFM-Zuschlagsmatrix
Zuschlagskriterium
Beispielhafte Gewichtung
Preis / Gesamtkosten
35 %
Technisches Betriebs- und Instandhaltungskonzept
20 %
Personal-, Organisations- und Vertretungskonzept
15 %
Start-up- und Mobilisierungskonzept
10 %
Störungs-, Notfall- und Bereitschaftskonzept
10 %
CAFM, Digitalisierung und Reporting
5 %
Energie, Nachhaltigkeit und KVP
5 %
Die Gewichtung muss stets zum konkreten Auftrag passen. Bei besonders produktionskritischen oder technisch anspruchsvollen Standorten kann die qualitative Bewertung stärker gewichtet werden als bei weitgehend standardisierten Leistungen.
Qualitätskriterien konkret beschreiben
Bewertungsmaßstäbe wie „sehr gut“, „gut“ oder „ausreichend“ sind allein zu unbestimmt. Für jedes qualitative Kriterium sollte vor Angebotsabgabe beschrieben sein, welche Inhalte erwartet werden und wodurch sich eine überdurchschnittliche Lösung auszeichnet.
Beim Start-up-Konzept können beispielsweise bewertet werden:
Plausibilität des Terminplans,
erkennbare kritische Pfade,
Personalverfügbarkeit,
Daten- und Dokumentenübernahme,
Nachunternehmermobilisierung,
Go-live-Readiness,
Hypercare-Organisation,
Risiko- und Eskalationsmanagement.
Für öffentliche Vergaben müssen Zuschlagskriterien so bestimmt sein, dass wirksamer Wettbewerb möglich ist, keine willkürliche Zuschlagsentscheidung entsteht und die Erfüllung überprüft werden kann. Kriterien und Gewichtung sind vorab bekanntzugeben.
Auch die Preisbewertung benötigt eine eindeutige mathematische Regel. Vorab festgelegt werden sollten insbesondere:
welche Angebotssumme bewertet wird,
ob Bedarfs- und Eventualpositionen einfließen,
wie Stunden- und Materialpreise berücksichtigt werden,
welche Preisformel angewendet wird,
wie ungewöhnlich hohe oder niedrige Einzelpreise behandelt werden.
Preis- und Qualitätsbewertung dürfen nachträglich nicht so verändert werden, dass sich die Rangfolge gezielt beeinflussen lässt.
Bewertung dokumentieren und plausibilisieren
Für jede qualitative Punktvergabe sollte eine kurze fachliche Begründung dokumentiert werden. Besonders bei Konzeptbewertungen empfiehlt sich eine Bewertung durch mehrere fachkundige Personen mit anschließender Konsolidierung. Die VgV sieht für öffentliche Vergaben grundsätzlich vor, dass an der Zuschlagsentscheidung in der Regel mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers mitwirken.
Eine gute Bewertungs- und Zuschlagsmatrix macht damit nicht das umfangreichste Konzept oder den niedrigsten Preis zum Gewinner. Sie identifiziert das Angebot, das für den konkreten TFM-Vertrag das nachvollziehbar beste Verhältnis aus Preis, technischer Qualität, Organisation und langfristiger Betriebsfähigkeit bietet.
