Notfallkonzept als verbindlicher Bestandteil der TFM-Ausschreibung
Im Technischen Facility Management können technische Störungen innerhalb kurzer Zeit Auswirkungen auf Sicherheit, Produktion, Gebäudenutzung oder kritische Geschäftsprozesse haben. Ein belastbares Notfallkonzept muss deshalb bereits im Ausschreibungsverfahren gefordert und hinsichtlich seiner praktischen Umsetzbarkeit bewertet werden.
Das Konzept soll zeigen, wie der Bieter außergewöhnliche technische Ereignisse erkennt, bewertet, eskaliert und beherrscht. Allgemeine Aussagen wie „24/7 erreichbar“ oder „Notfälle werden unverzüglich bearbeitet“ reichen dafür nicht aus. Erwartet werden konkrete Rollen, Alarmierungswege, Reaktionsmechanismen und Ersatzmaßnahmen.
§ 10 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber, entsprechend Art der Arbeitsstätte, Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten Maßnahmen für Erste Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung zu treffen und notwendige Verbindungen zu externen Stellen zu organisieren. Bei Arbeitsmitteln verlangt die Betriebssicherheitsverordnung zudem geeignete Maßnahmen für Unfälle und Notfälle.
Notfälle und Betriebsunterbrechungen sicher beherrschen
Das Ausschreibungskonzept sollte sich an den tatsächlichen technischen Risiken des Standorts orientieren. Typische Szenarien können sein:
vollständiger oder teilweiser Stromausfall,
Ausfall von Ersatzstrom- oder USV-Systemen,
Ausfall von Wärme-, Kälte- oder Lüftungsversorgung,
Wasserrohrbruch oder größere Leckage,
Störung kritischer Gebäudeautomation,
Ausfall von Brandmelde- oder Sicherheitstechnik,
Aufzugsstörung mit eingeschlossenen Personen,
Austritt technischer Gase oder anderer Medien,
Überflutung technischer Bereiche,
Ausfall von CAFM, Leitstelle oder Kommunikationssystemen,
Störung kritischer Produktions- oder Versorgungsanlagen,
Cyber- beziehungsweise OT-Ereignisse mit Auswirkungen auf den Gebäudebetrieb.
Für jedes Szenario einen Handlungsablauf definieren
Baustein
Erforderliche Festlegung
Erkennung
Wie wird das Ereignis festgestellt?
Erstbewertung
Wer entscheidet über Kritikalität und Priorität?
Alarmierung
Welche internen und externen Stellen werden informiert?
Sofortmaßnahme
Wie werden Personen und Anlagen gesichert?
Eskalation
Wann werden AG, Management oder Behörden einbezogen?
Ersatzbetrieb
Welche technische oder organisatorische Zwischenlösung gilt?
Wiederherstellung
Wer koordiniert Reparatur und Wiederanlauf?
Abschluss
Wie werden Ursache, Maßnahmen und Folgerungen dokumentiert?
Ein gutes Notfallkonzept benennt nicht lediglich Funktionen, sondern eine funktionierende Reaktionsorganisation. Dazu gehören insbesondere:
Objekt- und Einsatzleitung,
technische Rufbereitschaften,
Fachverantwortliche,
Service Desk beziehungsweise Leitstelle,
kritische Nachunternehmer,
Ansprechpartner des Auftraggebers,
Eskalationsvertretungen,
externe Notfall- und Rettungsorganisationen.
Für jede Rolle sollten Erreichbarkeit, Vertretung, Entscheidungsbefugnis und erwartete Reaktionszeit eindeutig beschrieben sein.
Besonders aussagekräftig ist, wie der Bieter den Betrieb bis zur endgültigen Störungsbeseitigung absichern will. Abhängig vom Standort können beispielsweise vorgesehen werden:
mobile Stromversorgung,
temporäre Wärme- oder Kälteversorgung,
Handbetrieb technischer Anlagen,
zusätzliche Kontrollgänge,
alternative Kommunikationswege,
Ersatzteile und Notfallmaterial,
spezialisierte Fachfirmen mit definierten Reaktionszeiten,
Absperrungen oder Nutzungseinschränkungen.
Konzeptqualität im Vergabeverfahren prüfen
Das Notfallkonzept eignet sich als qualitatives Bewertungskriterium, wenn konkrete Bewertungserwartungen vorgegeben werden. Bewertbar sind insbesondere Szenarienabdeckung, Rollenmodell, Reaktionsfähigkeit, Ersatzmaßnahmen, Nachunternehmerintegration und Praxistauglichkeit.
Der Bieter sollte außerdem darstellen, wie Notfallabläufe nach Vertragsbeginn eingewiesen, getestet und aktualisiert werden. Geeignet sind beispielsweise Alarmierungsübungen, Rufbereitschaftstests und Simulationen technischer Ausfälle. Die TFM-Microsite behandelt Übungen und regelmäßige Funktionstests ausdrücklich als Bestandteil einer belastbaren Notfallorganisation.
Ein professionelles Notfallkonzept folgt damit der Logik:
So wird bereits während der Ausschreibung sichtbar, ob ein Anbieter lediglich technische Regelleistungen anbieten kann oder auch unter außergewöhnlichen Bedingungen über eine belastbare und handlungsfähige TFM-Organisation verfügt.
