Erfahrung und Leistungsfähigkeit nachvollziehbar belegen
Die Referenzprojektliste ist ein wesentliches Instrument zur Bewertung der fachlichen und organisatorischen Eignung von Bietern im Technischen Facility Management. Sie soll zeigen, ob ein Unternehmen bereits vergleichbare Leistungen unter ähnlichen technischen, organisatorischen und betrieblichen Rahmenbedingungen erfolgreich erbracht hat. Entscheidend ist dabei nicht allein die Anzahl der Referenzen, sondern deren tatsächliche Vergleichbarkeit hinsichtlich Anlagenkomplexität, Leistungsumfang, Betriebszeiten, Betreiberverantwortung und Standortstruktur. Eine klar strukturierte Referenzprojektliste erleichtert die objektive Bewertung und erhöht die Transparenz im Auswahlverfahren.
Referenzprojekte als Nachweis der Leistungsfähigkeit
Vergleichbarkeit durch einheitliche Angaben herstellen
Damit Referenzen belastbar bewertet werden können, sollten alle Bieter dieselben Angaben machen. Dazu gehören Auftraggeber, Projektart, Laufzeit, Vertragsvolumen, betreute Flächen, Anlagenumfang, Leistungsmodell, eingesetztes Personal und gegebenenfalls besondere technische oder regulatorische Anforderungen. Zusätzlich sollte beschrieben werden, welche Leistungen tatsächlich selbst erbracht und welche über Nachunternehmer abgedeckt wurden. Einheitliche Vorgaben verhindern, dass umfangreiche Marketingdarstellungen mit knappen Referenzangaben anderer Bieter verglichen werden müssen.
Referenzangabe
Typische Inhalte
Bedeutung für die Bewertung
Auftraggeber und Branche
Unternehmen, Nutzung, Standortart
Einordnung des betrieblichen Umfelds
Vertragslaufzeit
Beginn, Ende, laufender Vertrag
Nachweis dauerhafter Leistungserbringung
Leistungsumfang
Betriebsführung, Wartung, Prüfung, Störung
Vergleichbarkeit mit der Ausschreibung
Anlagenkomplexität
TGA, Produktionsmedien, Sondertechnik
Bewertung technischer Erfahrung
Flächen und Standorte
m², Gebäude, Anzahl Standorte
Vergleich der Größenordnung
Vertragsvolumen
Jahres- oder Gesamtvolumen
Wirtschaftliche Vergleichbarkeit
Personalmodell
Objektleitung, Techniker, Bereitschaften
Nachweis organisatorischer Leistungsfähigkeit
Eigenleistungsanteil
Eigene Leistungen und Nachunternehmer
Transparenz über tatsächliche Kompetenz
Technische und organisatorische Vergleichbarkeit bewerten
Eine Referenz ist besonders aussagekräftig, wenn sie wesentliche Merkmale des ausgeschriebenen Leistungsmodells widerspiegelt. Bei komplexen TFM-Ausschreibungen können beispielsweise 24/7-Betrieb, hohe Anlagenkritikalität, Produktionsumgebungen, umfangreiche Betreiberpflichten oder integrierte Service-Desk-Strukturen relevant sein. Auch Erfahrung mit vergleichbaren CAFM-, Reporting- oder Governance-Modellen kann berücksichtigt werden. Bewertet werden sollte deshalb nicht nur, ob ein Unternehmen „Facility Management“ erbracht hat, sondern wie ähnlich Aufgabenstellung, Verantwortung und Komplexität tatsächlich sind.
Mindestanforderungen und Bewertungskriterien trennen
Bei der Gestaltung der Referenzanforderungen sollte klar zwischen Eignungsmindestanforderungen und weitergehenden Bewertungskriterien unterschieden werden. Beispielsweise kann eine bestimmte Anzahl vergleichbarer Referenzen zwingend vorausgesetzt werden, während besondere Erfahrung mit Produktionsstandorten oder integrierter technischer Betriebsführung zusätzlich positiv bewertet wird. Diese Trennung erhöht die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens und verhindert, dass Eignungsprüfung und Zuschlagswertung vermischt werden. Die Kriterien sollten bereits in den Vergabeunterlagen eindeutig beschrieben sein.
Referenzprojekte plausibilisieren und dokumentieren
Referenzangaben sollten soweit erforderlich überprüfbar sein. Ansprechpartner, Projektlaufzeiten oder Leistungsumfänge können dazu dienen, wesentliche Angaben zu plausibilisieren. Dabei ist auf einen angemessenen Prüfungsumfang und die Gleichbehandlung aller Bieter zu achten. Erkenntnisse aus der Referenzprüfung sollten nachvollziehbar dokumentiert und anhand der vorab festgelegten Kriterien bewertet werden. So wird die Referenzprojektliste zu einem belastbaren Eignungsinstrument, das nicht auf Selbstdarstellung, sondern auf nachweisbarer Erfahrung und tatsächlicher Leistungsfähigkeit im Technischen Facility Management basiert.
