Betriebliche Umbauten

• Rollenname (Muster): Beauftragte Person (Koordinator) Fachgewerk Betriebliche Umbauten inkl. Asbest‑Beauftragter (kombinierte Funktion)

• Zweck der Rolle: Sichere, rechtskonforme und dokumentierte Koordination betrieblicher Umbau‑/Änderungsmaßnahmen im Bestand (Planung, Freigaben, Fremdfirmen, Inbetriebnahmen, Nachweise) einschließlich eines belastbaren Asbest‑Informations‑ und Freigabeprozesses (Asbestmanagement) und—sofern personell/qualifikatorisch abgedeckt—Aufsichts-/Koordinationsfunktionen bei Asbesttätigkeiten.

• Wichtige Annahme (weil nicht spezifiziert): Unternehmensgröße, Branche/Sektor, Standorte, Asset‑Typen (z. B. TGA, Industrieanlagen, Reinräume, Publikumsverkehr) und Umbauvolumen sind nicht vorgegeben. Diese Vorlage ist daher modular aufgebaut (Scope in Anlagenliste), sodass Sie Standorte/Assetklassen und Risikogrenzen sauber nachtragen können.

• Begriffliche Schärfung für die Praxis (Scope‑Kern): - „Betriebliche Umbauten“ meint jede geplante Änderung an baulichen Anlagen, technischen Anlagen, TGA, Infrastruktur oder Arbeitsmitteln inkl. Prozess‑/Nutzungsänderungen, die Sicherheits‑/Prüf‑/Genehmigungs‑/Unterweisungserfordernisse auslösen können. TRBS 1111 nennt Umbauen/Ändern explizit als zu berücksichtigende Phase der Verwendung. - „Asbest‑Beauftragter“ ist im betrieblichen Sprachgebrauch eine organisationsinterne Funktion; die rechtlich maßgeblichen Rollen in den Asbestvorschriften sind u. a. (a) sachkundige verantwortliche Person im Betrieb und (b) weisungsbefugte, sachkundige aufsichtführende Person vor Ort sowie fachkundige Beschäftigte. Das Muster bildet das ab und ergänzt es um Betreiber-/Veranlasser‑Prozesse (§ 5a GefStoffV).

Beauftragte Person (Koordinator) Fachgewerk Betriebliche Umbauten inkl. Asbest-Beauftragter (kombinierte Funktion) im Technischen Facility Management

[Unternehmensname], [Rechtsform], [Adresse]

vertreten durch: [Name, Funktion]

[Name, Personal-Nr.], [Organisationseinheit], [Dienstsitz]

Stellvertretung:

[Name, Personal-Nr.], [Organisationseinheit]

Der Arbeitgeber beauftragt die oben genannte Person als „Beauftragte Person (Koordinator) Fachgewerk Betriebliche Umbauten inkl. Asbest-Beauftragter (kombinierte Funktion)“ für die Koordination und Sicherstellung rechtskonformer, sicherer und dokumentierter Umbau-/Änderungsmaßnahmen im Bestand sowie für das Asbest-bezogene Informations-, Freigabe- und Koordinationsmanagement gemäß den in Anlage 3 (Pflichten- und Befugnis-Matrix) festgelegten Verantwortungsbereichen.

Gemäß Anlage 1 (Anlagenliste / Objekt- und Scope-Liste).

Gemäß Anlage 1 (z. B. bauliche Anlagen, TGA, Produktions-/Sonderanlagen, Arbeitsmittel, Infrastruktur).

Alle Umbau-, Änderungs-, Instandhaltungs- und Rückbau-/Sanierungsmaßnahmen im Bestand, soweit diese den sicheren Betrieb beeinflussen, Prüf-/Genehmigungs-/Anzeige-/Unterweisungs-/Dokumentationspflichten auslösen können, oder Eingriffe in Bausubstanz/Anlagen erfordern (insbesondere „intrusive Arbeiten“).

• Beginn der Beauftragung: [TT.MM.JJJJ]

• Dauer: [unbefristet] / [befristet bis TT.MM.JJJJ]

Der Arbeitgeber kann die Beauftragung aus wichtigem Grund oder organisatorischen Gründen jederzeit schriftlich widerrufen. Die Beauftragung endet außerdem automatisch mit dem Wechsel des Aufgabenbereichs, dem Ausscheiden aus dem Unternehmen oder wenn die erforderliche Qualifikation dauerhaft nicht mehr vorliegt.

Die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen sind verbindlich in Anlage 3 (Pflichten- und Befugnis-Matrix) geregelt.

• Umbau-/Änderungskoordination inkl. Arbeitsschutz-/Betriebssicherheitsanforderungen

• Fremdfirmenmanagement und Koordination bei Mehrarbeitgeber-Konstellationen

• Asbest-spezifische Informationspflichten, Freigaben, Nachweise und (sofern zutreffend) Koordination/Überwachung durch sachkundige Personen

• Dokumentation, Reporting und Nachweisführung

• Weisungsrecht im Rahmen des festgelegten Verantwortungsbereichs gegenüber internen Beteiligten und beauftragten Fremdfirmen (soweit vertraglich/organisatorisch geregelt)

• Recht zur Unterbrechung/Stillsetzung von Arbeiten bei akuter Gefahr oder bei fehlenden/falschen Freigaben/Nachweisen („Stop-Work-Authority“)

• Zutritts- und Einsichtsrechte in relevante Betriebs-/Anlagenteile sowie Zugriff auf erforderliche Unterlagen/IT-Systeme

• Veranlassung/Koordination erforderlichers Prüfungen und Nachweise, inkl. Beauftragung externer Prüfdienstleister innerhalb der Budget- und Vergabevorgaben (Anlage 3)

Die Gesamtverantwortung des Arbeitgebers und der jeweils verantwortlichen Führungskräfte bleibt unberührt. Die Beauftragung dient der Organisation und Koordination; sie ersetzt nicht gesetzlich geforderte Rollen, Genehmigungen, Anzeigen, Prüfungen oder die Verantwortung einzelner Arbeitgeber.

Die beauftragte Person erklärt, die erforderliche fachliche und persönliche Eignung zu besitzen und Fortbildungsanforderungen gemäß Anlage 4 (Qualifikation & Fortbildung) einzuhalten. Der Arbeitgeber stellt die erforderlichen Ressourcen für Schulung/Fortbildung bereit.

Die Stellvertretung ist in Ziffer 0 benannt. Übergabe/Einarbeitung erfolgen gemäß Anlage 2 (Übergabeprotokoll) und dem Onboardingplan (Anlage 5).

• Anlage 1: Anlagenliste / Objekt- und Scope-Liste

• Anlage 2: Übergabeprotokoll (Einarbeitung/Übergabe)

• Anlage 3: Pflichten- und Befugnis-Matrix (Aufgaben, Kompetenzen, Schnittstellen)

• Anlage 4: Qualifikation & Fortbildungspflichten (inkl. Nachweise)

• Anlage 5: Reporting & KPIs / Prüf- und Nachweisplan (inkl. Checklisten)

• Anlage 6: Formblätter: Mängelmeldung, Schulungsnachweis, Prüfplan-Checklist

Ort, Datum: ___________________________ Für den Arbeitgeber (Unternehmer/Bevollmächtigter): Name/Funktion: ________________________ Unterschrift: ________________________ Beauftragte Person: Name: ________________________________ Unterschrift: ________________________ Stellvertretung (zur Kenntnisnahme): Name: ________________________________ Unterschrift: ________________________

Kernaussage für die Praxis: Die Rolle ist dann rechtssicher handhabbar, wenn (a) der Scope eindeutig ist, (b) die Person die notwendigen Informationen erhält (Unterlagen, IT, Zutritt), (c) sie echte Eingriffsrechte (Stop‑Work, Weisung im Zuständigkeitsbereich) hat und (d) die Nachweisführung (Prüfungen, Unterweisungen, Asbest‑Zulassungen/Anzeigen, Dokumentation) strukturiert und auditfest läuft. Genau diese Logik ist in den gesetzlichen Koordinator‑/Pflichtenübertragungsnormen angelegt.

• Sicherstellen, dass Umbau-/Änderungsmaßnahmen nur nach definierter Freigabe (ggf. Arbeitsfreigabe/Permit‑to‑Work) starten und dass die Gefährdungsbeurteilung alle Phasen (inkl. Umbau/Änderung, Erprobung nach Umrüstung) abdeckt.

• Prüfen, ob eine Maßnahme als „prüfpflichtige Änderung“ einzustufen ist und welche Prüfungen vor Wiederinbetriebnahme erforderlich sind; nicht‑prüfpflichtige Änderungen sind dennoch so abzuschließen/zu kontrollieren, dass der sichere Zustand wiederhergestellt ist.

• Sicherstellen, dass Betriebsanweisungen/Unterweisungen bei sicherheitsrelevanten Änderungen aktualisiert und durchgeführt werden.

• Koordinieren von Instandhaltungs-/Umbauarbeiten unter Berücksichtigung arbeitsorganisatorischer Besonderheiten (Termindruck, Arbeiten im laufenden Betrieb, unbekannte Strukturen) und Abstimmen von Schutzmaßnahmen bei Zusammenarbeit mehrerer Bereiche/Arbeitgeber.

• Unterbrechen lassen von Arbeiten, wenn ungeplante, nicht durch die Gefährdungsbeurteilung abgedeckte Gefährdungen auftreten, und Neu‑Festlegung/Kommunikation zusätzlicher Maßnahmen.

• Auswahl/Bindung von Auftragnehmern nur mit erforderlicher Fachkunde (BetrSichV‑Logik) und gegenseitige Unterrichtung über Gefährdungen; bei erhöhter Gefährdung für Beschäftigte anderer Arbeitgeber ist ein Koordinator schriftlich zu bestellen, Informationsaustausch sicherzustellen.

• Für Gefahrstofftätigkeiten: Fremdfirmen nur mit erforderlicher Fachkenntnis/Erfahrung beauftragen, über Gefahrenquellen/Verhaltensregeln informieren; Abstimmung/Dokumentation der Schutzmaßnahmen; Koordinator‑Bestellung bei erhöhter Gefährdung durch Gefahrstoffe.

• Informationsmanagement (Veranlasserpflicht): Vor jeder Maßnahme mit Eingriff in Bausubstanz/Technik sicherstellen, dass Bau‑/Nutzungsgeschichte und Hinweise auf Gefahrstoffe (inkl. Asbest) erhoben und dem ausführenden Unternehmen bereitgestellt sind; für Baujahre 1993–1996 ist das Datum des Baubeginns bzw. Baujahr besonders zu übermitteln.

• Zulässigkeit prüfen: Vor Arbeitsfreigabe festlegen, ob Arbeiten an asbesthaltigen Materialien überhaupt zulässig sind (Verbotstatbestand und eng definierte Ausnahmen: Abbruch, bestimmte Sanierungen, Wartung/Inspektion, funktionale Instandhaltung ohne Instandsetzung asbesthaltiger Materialien etc.).

• Risikobasiertes Schutzkonzept: Risikobezogen Verfahren/technische Schutzmaßnahmen wählen, um Faserfreisetzung zu verhindern/minimieren, und andere Personen schützen; dabei Regeln/Erkenntnisse nach § 20 Abs. 4 berücksichtigen.

• Zulassung/Genehmigung/Anzeige: Prüfen und sicherstellen, ob eine behördliche Zulassung für Tätigkeiten im Bereich hohen Risikos erforderlich ist (max. 6 Jahre, Auflagen/Widerruf möglich) und dass Tätigkeiten fristgerecht angezeigt werden (spätestens eine Woche vor Beginn; Anzeigeart abhängig vom Risikobereich).

• Rollen/Personalqualifikation: Sicherstellen, dass (je nach Risikobereich) sachkundige verantwortliche Personen benannt sind und dass eine weisungsbefugte, sachkundige aufsichtführende Person ständig vor Ort ist; Tätigkeiten nur durch fachkundige Beschäftigte.

• Fortbildung/Fristen: Sachkundenachweise gelten in der Regel sechs Jahre und können durch Fortbildungslehrgang jeweils verlängert werden; das ist als Pflichttermin im Qualifikationskalender zu führen.

• Dokumentationspunkt „Asbest verbleibt im Bauteil“: Wenn zulässige Maßnahmen eine räumliche Trennung/Belassen beinhalten, muss die Kennzeichnung nach Regeln/Erkenntnissen erfolgen und dokumentiert werden, wo asbesthaltige Materialien verbleiben—Pflicht für spätere Arbeiten/Betreibertransparenz.

• Sicherstellen, dass bei Umbauten die Maßnahmen gegen Entstehungsbrände inkl. Verhaltensregeln im Brandfall festgelegt und dokumentiert sind sowie die Schnittstelle zu Flucht‑/Rettungswegen hergestellt wird (insb. bei Baustellensituationen, Heißarbeiten, Provisorien).

• Abstimmung mit Fachkraft für Arbeitssicherheit/Betriebsarzt (ASiG‑System), ohne deren Stabs-/Beratungsfunktion zu ersetzen.

Die folgenden Befugnisse sind für Wirksamkeit und Nachweisführung typischerweise „kritisch“—und zugleich in den gesetzlichen Koordinator‑/Pflichtenübertragungsregeln angelegt (Informationsanspruch; Bestellung; Verantwortungsbereich/Befugnisse definieren; Stoppen bei Mängeln/Gefahr).

Weisungen zu Arbeitsschutzmaßnahmen, Baustellen‑/Betriebsordnung, Zutritts-/Absperrregeln, Freigabeprozessen, Dokumentationsanforderungen (gegenüber internen Beteiligten; gegenüber Fremdfirmen soweit vertraglich geregelt). Dies ist funktional erforderlich, damit eine „weisungsbefugte“ Aufsicht bei Asbesttätigkeiten überhaupt abbildbar ist.

Arbeiten unterbrechen/stoppen bei akuter Gefahr, fehlender Freigabe, fehlendem Asbestnachweis bzw. fehlender Zulässigkeit/Anzeige/Zulassung oder bei sicherheitskritischen Mängeln. Die Pflicht, bei Mängeln gefährliche Arbeitsmittel stillzulegen bzw. Arbeitsabläufe abzubrechen, ist im UVV‑System ausdrücklich angelegt; in der Instandhaltung verlangt TRBS 1112 ggf. ebenfalls Unterbrechung und neue Anweisungen.

- Freigabe von Sofortmaßnahmen (z. B. Absperrung, provisorische Sicherung, Messung/Erkundung) bis zu einem definierten Limit; darüber Eskalation. Der rechtliche Kern ist: Arbeitgeber müssen Schutzmaßnahmen organisatorisch/finanziell ermöglichen; bei Asbest ist die personelle/sicherheitstechnische Ausstattung Bestandteil der Zulassungs-/Anzeige‑Logik.

Initiieren und beauftragen (im Rahmen interner Vergaberegeln) von Prüfungen durch „zur Prüfung befähigte Personen“ bzw. geeignete Dritte; möglich ist auch externe Beauftragung, die Verantwortung für ausreichende Qualifikation verbleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Zutritt zu relevanten Betriebs-/Anlagenteilen zur Prüfung/Koordination; Zugriff auf Pläne, Revisionsunterlagen, Prüfberichte, Asbestinformationen, Freigabedokumente im CAFM/DMS. Gesetzlich ist hierfür die Informationsbereitstellung an Koordinatoren ausdrücklich normiert (BetrSichV/GefStoffV).

Mindestanforderungen (rollenbezogen, nicht branchenfix): - Technische Berufsausbildung/Studium oder gleichwertige Qualifikation und einschlägige Erfahrung in Umbau‑/Instandhaltungsvorhaben; TRBS 1116 beschreibt Qualifikation als Kombination aus Fachkenntnissen, Kompetenzen, Fertigkeiten und nennt Berufsausbildung/Berufserfahrung/Weiterbildung/Einarbeitung.

Qualifikation ist „erforderlichenfalls auf aktuellem Stand zu halten“ (TRBS‑Logik), und Sachkundenachweise sind fristgebunden/verlängerbar (GefStoffV Anhang I Nr. 3.7).

• Fähigkeit, Gefährdungsbeurteilungen und Prüf-/Freigabeprozesse über alle Phasen (inkl. Umbauen/Ändern) zu strukturieren; TRBS 1111 benennt diese Phasen explizit.

• Nachgewiesene Kenntnisse in Fremdfirmenkoordination/Koordinatorrollen (BetrSichV/GefStoffV/ggf. BaustellV).

• Asbest‑spezifisch (wenn die Rolle „inkl. Asbest‑Beauftragter“ wirksam sein soll): - Sachkunde nach den Vorgaben der GefStoffV (behördlich anerkannter Sachkundelehrgang; Geltung i. d. R. 6 Jahre, verlängerbar durch Fortbildungslehrgang).

• Fachkunde der ausführenden Beschäftigten sowie eine weisungsbefugte, sachkundige aufsichtführende Person während der Durchführung vor Ort.

• Prozesskompetenz für Anzeige/Genehmigung/Zulassung und die geforderten Angaben (u. a. Risikobereich, Expositionsermittlung, verantwortliche/aufsichtführende Person, Nachweise, arbeitsmedizinische Vorsorge‑Nachweise in der Anzeige‑Logik).

Die Tabelle zeigt beispielhaft, wie Sie Aufgaben/Befugnisse auf Rechtsgrundlagen „mappen“. Sie ist bewusst auf Kernpflichten konzentriert; je nach Assettyp (z. B. Aufzüge, Druckanlagen, Ex‑Zonen, Elektro) ergänzen Sie spezifische Normen/Regeln.

• „Unterlagenlage“ je Objekt: Baujahr/Baubeginn, Umbauhistorie, bekannte Schadstoffgutachten, Revisionspläne, Prüfkataster. Ohne diese Daten sind die Veranlasser‑/Gefährdungsbeurteilungsprozesse für Asbest faktisch nicht belastbar.

• „Freigabe intrusive Arbeiten“ als harte Prozesssperre: Bohrungen, Schlitzarbeiten, Rückbau, Öffnen von Schächten/Decken/Hohlräumen nur nach Freigabe inkl. Asbeststatus (geprüft/freigegeben oder definierte Erkundung). [72]

• „Koordinatorlogik“ prüfen: Mehrere Firmen? Gefahrstoffexposition möglich? Dann Koordinator bestellen, Informationsfluss dokumentieren.

• „Prüflogik nach Änderungen“: Prüffristen und Prüfumfang festlegen; technische/ordnungsbezogene Prüfung je nach Änderung; Dokumentation im System.

• Ein eindeutiges Objekt‑/Anlagenregister (Asset‑ID) als „Single Source of Truth“.

• Pflicht‑Metadaten je Umbauauftrag: Scope, Risikoklasse, Freigaben, Asbeststatus, Prüfungen, Unterweisungen, Abnahme.

• „Gate‑Workflow“ (z. B. 0: Idee → 1: Erkundung/Info → 2: Freigabe → 3: Ausführung → 4: Abnahme/Prüfung → 5: Dokumentation/Close).

• keine „intrusiven Arbeiten“ (Bohren, Schlitzen, Rückbau, Öffnen von Bauteilen) ohne dokumentierte Freigabe,

• bei Fremdfirmen: Einhaltung der Baustellen-/Betriebsordnung und Vorlage der geforderten Nachweise,

• bei sicherheitskritischen Mängeln: Stop-Work-Anordnung ist verbindlich.

Bitte richten Sie Umbauanforderungen ausschließlich über [Ticket-System/Prozess] an [Kontakt].

• Anteil fristgerechter Prüfungen (überfällige Prüftermine / Gesamt), - Durchlaufzeit „Mängel sicherheitskritisch“ (Meldung → Sicherung → Abstellung → Wirksamkeitskontrolle), - Umbauten ohne vollständige Dokumentation (Gate‑5‑Fehlquote), - Anteil Umbauaufträge mit „intrusiven Arbeiten“ und dokumentierter Asbest‑Freigabe, - Anzahl Stop‑Work‑Ereignisse (mit Ursachencluster: Dokumente fehlten / Schutzmaßnahmen / Fremdfirma).

• Rechtsseitig ist entscheidend, dass Unterweisungs‑/Dokumentations‑/Prüfpflichten eingehalten und nachweisbar sind; KPIs sind die Management‑Schicht darüber.

• „Koordinator bestellt“ heißt nicht „Verantwortung weg“: Sowohl im Gefahrstoff‑ als auch im Betriebssicherheitsrecht ist ausdrücklich geregelt, dass die Koordinator‑Bestellung die Arbeitgeber nicht von ihrer Verantwortung entbindet. Das muss im Text und in der gelebten Governance sichtbar bleiben.

• Asbest ist ein Hochrisikofeld: Ohne Zulässigkeitsprüfung (§ 11), Risikokonzept, Anzeige/Zulassung und sachkundige Aufsicht vor Ort ist das Risiko von Rechtsverstößen und Gesundheitsschäden erheblich. Die Beauftragung muss daher Stop‑Work, Informationsrechte und den „intrusiven Arbeiten“-Freigabeprozess zwingend verankern.

• Pflichtenübertragung nur wirksam, wenn Scope & Befugnisse klar sind: Die UVV‑Logik verlangt, dass Verantwortungsbereich und Befugnisse in der schriftlichen Beauftragung festgelegt werden und die beauftragte Person unterschreibt und eine Ausfertigung erhält.

• „Koordinator bestellt“ heißt nicht „Verantwortung weg“: Sowohl im Gefahrstoff‑ als auch im Betriebssicherheitsrecht ist ausdrücklich geregelt, dass die Koordinator‑Bestellung die Arbeitgeber nicht von ihrer Verantwortung entbindet. Das muss im Text und in der gelebten Governance sichtbar bleiben.

• Asbest ist ein Hochrisikofeld: Ohne Zulässigkeitsprüfung (§ 11), Risikokonzept, Anzeige/Zulassung und sachkundige Aufsicht vor Ort ist das Risiko von Rechtsverstößen und Gesundheitsschäden erheblich. Die Beauftragung muss daher Stop‑Work, Informationsrechte und den „intrusiven Arbeiten“-Freigabeprozess zwingend verankern.

• Pflichtenübertragung nur wirksam, wenn Scope & Befugnisse klar sind: Die UVV‑Logik verlangt, dass Verantwortungsbereich und Befugnisse in der schriftlichen Beauftragung festgelegt werden und die beauftragte Person unterschreibt und eine Ausfertigung erhält.

• Stop‑Work‑Klausel: Anerkennung, dass Stop‑Work‑Anordnungen des Koordinators verbindlich sind; Regelung der Wiederaufnahme (Freigabe durch benannte Stelle).

• Nachweisklausel: Arbeiten starten erst nach Vorlage definierter Nachweise (z. B. Qualifikationen, Unterweisungen, Freigaben, Asbest‑Anzeige/Zulassung).

• Zutritts-/Einsichtsrechte: Zutritt zu Arbeitsbereichen und Einsicht in relevante Nachweise/Pläne/Prüfberichte; Datenschutz/Geheimhaltung klar regeln.

• Rollenklärung Asbest: Benennung, wer „aufsichtführende Person“ vor Ort ist; Nachweis Sachkunde/Fachkunde; Vertretungsregel.

• Haftungs-/Versicherungspunkt: Nachweis ausreichender Haftpflichtversicherung der Fremdfirma (inkl. Umweltschaden/Personenschäden), Freistellungsregel bei Pflichtverstößen der Fremdfirma; interne Klarstellung, dass die Koordinatorrolle nicht „Garantenhaftung ohne Mittel“ begründet (Befugnisse/Ressourcen müssen deckungsgleich sein).

Diese Punkte sind inhaltlich an die gesetzlichen Organisationsanforderungen (Informationspflichten, Koordination, Dokumentation, Qualifikation) anzulehnen.