Prüf- und Wartungskalender
Technisches Facility Management: TFM » Strategie » Ausschreibung TTS » Prüf- und Wartungskalender
Anlage – Prüf- und Wartungsplan inkl. Prüfkalender für Total Technical Services (TTS)
Nachfolgend steht die Anlage N.2 – Prüf- und Wartplan inkl. Prüfkalender in einer vertrags- und umsetzungsfähigen Fassung. Die Struktur ist konsistent zur übergeordneten Leistungsbeschreibung, zum übergeordneten Leistungsverzeichnis, zur RACI-/Schnittstellenmatrix sowie zum Start-up- und Mobilisierungsplan. Maßgebliche Leitplanken sind insbesondere: CAFM des AG als führendes System, Service Desk als operative Führungsstelle, Online- und Mobile-Bearbeitung auf KTE-Verfahren, ProvI als proaktive vorbeugende Instandhaltung, A/B/C-Kritikalität, 24/7-Bereitschaft für definierte kritische Anlagen, Gefährdungsbeurteilungen durch den AN mit Freigabe durch den AG, DGUV-V3-/ZÜS-/TÜV-Logik mit externer Beauftragung durch KTE/AG, Versichererauflagen, Mitwirkung an OPEX-/CAPEX-Planung, Risiko- und Auditprozessen sowie vollständige Stamm- und Bewegungsdatenpflege im CAFM.
Diese Anlage ist so auszulegen, dass der AN nicht nur einzelne Wartungen und Prüfungen terminiert, sondern den vollständigen technischen Erhaltungs-, Prüf-, Fristen-, Nachweis- und Maßnahmenprozess für alle TTS-relevanten Assets organisiert, im CAFM führt, aktiv steuert, dokumentiert und fortlaufend verbessert. Maßstab ist ein rechtssicherer, hochverfügbarer, wirtschaftlicher und auditfähiger Betrieb gemäß des Vertragskonvoluts.
Prüf- und Wartungskalender im TTS
- Regelungszweck und Geltungsbereich
- Verbindliche Grundsätze
- Operative Führungslogik
- Prävention vor Reaktion
- Einhaltung externer Anforderungen
- Nicht separat vergütete Grundleistungen
- Begriffe und Systematik
- Verbindung zu Budget, Risiko und Audit
- Rollen, Zuständigkeiten und Freigaben
- Hierarchie der Intervall- und Maßnahmenfestlegung
- Struktur des Prüf- und Wartplans
- Planungs- und Steuerungslogik
- Standardprozess Wartung und Prüfung
- Eskalations- und Überfälligkeitslogik
- Wartungs- und Prüfmatrix nach Anlagenclustern
- Elektrotechnik, Energieversorgung, Notstrom, USV, Beleuchtung
- Heizungs-, Lüftungs-, Klima-, Kälte- und Raumlufttechnik
- Sanitär, Trinkwasser, Abwasser, Entwässerung
- Förder- und Hebetechnik
- Sicherheits- und Brandschutztechnik
- GLT, Gebäudeautomation, MSR, OT
- Technische Außeninfrastruktur
- Prüfkalender – verbindliches Kalendermodell
- Wartungsplan – verbindliches Planmodell
- ProvI-Speziallogik
- Qualitäts- und Nachweisanforderungen
- KPI- und Reportingbezug dieser Anlage
- Start-up-Anforderungen für Anlage N.2
- Formblätter / Muster innerhalb der Anlage N.2
- Besondere Regelungen zu externen Prüfungen
Regelungszweck und Geltungsbereich
Diese Anlage regelt verbindlich die Planung, Steuerung, Durchführung, Dokumentation, Nachverfolgung und Berichterstattung sämtlicher Inspektions-, Wartungs-, Prüf-, Zustandsüberwachungs- und Folgeprozesse für alle im Anlagenverzeichnis erfassten technischen Assets des TTS-Leistungsumfangs. Sie konkretisiert damit die Anforderungen aus der übergeordneten Leistungsbeschreibung, dem Leistungsverzeichnis und dem Start-up-Modell für den laufenden Betrieb.
Die Anlage gilt für sämtliche TTS-relevanten Assets der KGR 300 bis 500, insbesondere:
Baukonstruktion und Gebäudehülle, soweit technisch zu überwachen oder instand zu halten,
technische Gebäudeausrüstung,
technische Außeninfrastruktur,
prüf- und nachweispflichtige Prozesse,
Betreiberpflichten- und Versichererprozesse mit Prüf- oder Wartbezug.
Nicht Zweck dieser Anlage ist die abschließende rechtliche Festlegung jeder einzelnen Prüffrist im Sinne einer losgelösten Gesetzesauslegung. Maßgeblich bleiben stets die im konkreten Projekt geltenden gesetzlichen, behördlichen, normativen, versicherungsseitigen und herstellerseitigen Anforderungen, die im Anlagenverzeichnis, in den Herstellerunterlagen, in den Projektunterlagen und im Prüfkalender assetbezogen umzusetzen sind. Die nachfolgenden Planungsraster dienen als verbindliche Struktur- und Steuerungslogik für die operative Umsetzung.
Der Service Desk ist die operative Führungsstelle für Meldung, Priorisierung, Triage, Dispatch, Statuskommunikation und Eskalation. Für Wartungs- und Prüfprozesse bedeutet dies:
terminierte Wartungs- und Prüfaufträge werden im CAFM angelegt,
ad-hoc-Abweichungen, Befunde und Mängel werden über den Service-Desk-/Ticketprozess überführt,
Folgeaufträge, Sofortmaßnahmen und Eskalationen werden systemisch verknüpft.
Prävention vor Reaktion
Vorbeugende Instandhaltung und ProvI haben Vorrang vor rein reaktiver Störungsbearbeitung. Der Prüf- und Wartplan ist deshalb nicht als bloßer Terminplan, sondern als aktives Erhaltungs-, Zustands- und Nachweisinstrument zu führen. Dazu gehören Zustandskontrollen, Trendanalysen, frühzeitige Austauschvorschläge, Ersatzteilstrategien und Maßnahmenempfehlungen für OPEX/CAPEX.
Der AN hat bei Planung und Durchführung mindestens zu berücksichtigen:
gesetzliche Prüf- und Betreiberpflichten,
behördliche Auflagen,
Versichererauflagen einschließlich einschlägiger Sachversichererklauseln wie z. B. SK3602,
Herstellerangaben,
anerkannte Regeln der Technik,
standortspezifische AG-/KTE-Vorgaben,
Produktions- und Nutzeranforderungen.
Die folgenden Tätigkeiten sind Bestandteil der Grund- bzw. Titelpauschalen und nicht gesondert zu vergüten:
Aufbau und Pflege des Wartungs- und Prüfkalenders,
Systempflege im CAFM,
Terminierung und Nachterminierung,
Mahn- und Eskalationslogik,
Dokumentenablage,
Mängel- und Maßnahmenverfolgung,
Reporting,
Auditfähigkeit,
Eigenüberwachung,
Abstimmungen in Shopfloor-, Monats-, Quartals- und Jahresgesprächen,
Arbeitsschutz- und Toolboxmeetings,
organisatorisches Gefahrstoffmanagement im TTS-relevanten Umfang.
Begriffe und Systematik
| Begriff | Definition |
|---|---|
| Inspektion | Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustands eines Assets oder Systems |
| Wartung | Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats |
| Instandsetzung | Maßnahmen zur Wiederherstellung des funktionsfähigen Zustands |
| Prüfung | Wiederkehrende oder anlassbezogene Kontrolle nach Gesetz, Norm, Versicherer- oder Herstellervorgabe |
| Funktionsprüfung | Prüfung des Wirknachweises oder bestimmter sicherheits-/betriebsrelevanter Funktionen |
| Sachverständigen-/ZÜS-Prüfung | Prüfung durch externe Prüforganisation / ZÜS / TÜV / Sachverständige |
| ProvI | proaktive vorbeugende Instandhaltung mit Zustandsüberwachung, Trendanalyse und frühzeitiger Maßnahmenableitung |
| Planned Downtime | vorab freigegebene und im CAFM dokumentierte Stillstandszeit |
| Prüfkalender | systemisch geführte Jahres- und Rollplanung aller Pflicht- und Regelprüfungen |
| Wartungsplan | systemisch geführte Jahres- und Rollplanung aller präventiven Instandhaltungsleistungen |
| A-/B-/C-Kritikalität | Priorisierung nach Sicherheits-, Produktions-, Verfügbarkeits- und Compliance-Relevanz |
Rollenmodell
| Rolle | Hauptaufgabe im Prüf- und Wartplan |
|---|---|
| AG TFM / Betreibervertretung | Freigabe von Planständen, Entscheidungen bei Eskalationen, Budget- und Priorisierungsentscheidungen |
| AG HSE / BCM | Prüfung/Freigabe HSE-relevanter Verfahren, GBU-Bezug, PTW-/Notfall-/Evakuierungsbezug |
| AG IT/OT/CAFM | Berechtigungen, Systemgovernance, Schnittstellen, Datensicherheit |
| AG Nutzer / Produktion | Freigabe und Abstimmung von Zugängen, Produktionsfenstern, Planned Downtime |
| Service Desk | operative Führungsstelle für Ticketbezug, Priorisierung, Dispatch, Eskalation |
| AN Objektleiter | Gesamtverantwortung Planung, Steuerung, Freigabevorbereitung, Eskalation, Berichtswesen |
| AN Fachverantwortliche / Techniker | Erstellung technischer Inhalte, Durchführung, Befundung, ProvI, Nachweise |
| AN CAFM / Daten / Reporting | Stammdatenpflege, Kalenderpflege, Fristenüberwachung, KPI-/Reportlogik |
| Externe Prüforganisationen / ZÜS / TÜV | externe gesetzliche / sachverständige Prüfungen |
| GU / Errichter / Lieferanten | Unterlagen, Gewährleistung, Nachbesserung, Herstellerservice |
RACI-Kernlogik für Prüf- und Wartprozesse
| Prozess | R | A | C | I |
|---|---|---|---|---|
| Asset-Zuordnung in Wartungs- und Prüfplan | AN CAFM / AN Objektleiter | AG TFM | AG IT/OT/CAFM, AN Fachverantwortliche | Service Desk |
| Kritikalitätsbezug A/B/C | AN Objektleiter | AG TFM | AG Nutzer/Produktion, AN Fachverantwortliche | Service Desk |
| Wartungsplan v1 / Fortschreibung | AN Fachverantwortliche / AN Objektleiter | AG TFM | AG Nutzer/Produktion | Service Desk |
| Prüfkalender v1 / Fortschreibung | AN Objektleiter / AN CAFM | AG TFM | AG HSE, externe Prüforganisationen | Service Desk |
| DGUV-V3-/ZÜS-/TÜV-Koordination | AN Objektleiter | AG TFM | AG HSE, externe Prüforganisationen | Service Desk |
| Planned Downtime | AN Objektleiter | AG TFM | AG Nutzer/Produktion, AG HSE | Service Desk |
| Durchführung Wartung / Inspektion | AN Fachverantwortliche / Techniker | AN Objektleiter | Service Desk | AG TFM |
| Mängel- und Maßnahmenverfolgung | AN Fachverantwortliche / AN Objektleiter | AN Objektleiter | AG TFM, Service Desk | AG Nutzer/Produktion |
| KPI-/Reportauswertung | AN CAFM / Daten | AG TFM | AN Objektleiter | AG Einkauf / Nutzer |
Für jedes Asset und jede Prüf- oder Wartungsaufgabe gilt die folgende Prioritätsreihenfolge:
| Rang | Quelle | Verbindlichkeit |
|---|---|---|
| 1 | Gesetz / Behörde / Verordnung / anlagenspezifische Pflicht | zwingend |
| 2 | Versichererauflage / Obliegenheit | zwingend |
| 3 | Herstellerangabe / OEM-Vorgabe | verbindlich, soweit nicht strengere Vorgabe gilt |
| 4 | AG-/KTE-Standard / Projektvorgabe | verbindlich |
| 5 | AN-Vorschlag aus ProvI / Betriebserfahrung | nach Freigabe verbindlich |
Das bedeutet:
Ein Wartungs- oder Prüfintervall darf weder aus Wirtschaftlichkeitsgründen noch zur Kapazitätssteuerung zulasten höherstehender Anforderungen verlängert werden. Verkürzungen oder zusätzliche Maßnahmen aus ProvI, Ereignissen, Alterung oder Betriebsdaten sind zulässig und in der Regel erwünscht, sofern sie dokumentiert und – soweit erforderlich – freigegeben sind.
Der Prüf- und Wartplan ist mindestens in den folgenden Ebenen zu strukturieren:
| Ebene | Inhalt |
|---|---|
| Ebene 1 | Standort / Gebäude / Bereich |
| Ebene 2 | Gewerk / Anlagencluster |
| Ebene 3 | Asset / Anlagen-ID / System |
| Ebene 4 | Prüf- oder Wartungsaufgabe |
| Ebene 5 | Intervall / nächste Fälligkeit / Verantwortliche |
| Ebene 6 | Ticket-/Auftrags-/Nachweisbezug |
| Ebene 7 | Befund / Mangel / Maßnahme / Abschluss |
Mindestdatenfelder Asset-Ebene
| Feld | Pflichtinhalt |
|---|---|
| Asset-ID | eindeutige Referenz |
| CAFM-ID | führende System-ID |
| Gewerk / Cluster | Zuordnung |
| Standort / Raum / Ebene | Ort |
| Bezeichnung | Klartext |
| Hersteller / Typ | OEM-Daten |
| Seriennummer | soweit vorhanden |
| Baujahr / Inbetriebnahme | Datum |
| Kritikalität A/B/C | freigegebene Klasse |
| Prüfpflicht | ja/nein |
| Wartpflicht | ja/nein |
| Planned-Downtime-Bedarf | ja/nein |
| Notfall-/Bereitschaftsbezug | ja/nein |
| Dokumentenlink | Hersteller-/Prüfunterlagen |
Mindestdatenfelder Wartungs-/Prüfaufgabe
| Feld | Pflichtinhalt |
|---|---|
| Aufgaben-ID | eindeutige Referenz |
| Aufgabentyp | Inspektion / Wartung / Prüfung / Funktionsprüfung / ProvI |
| Asset-Bezug | Asset-ID |
| Rechts-/Hersteller-/Versichererbezug | Quelle |
| Intervallbasis | Zeit / Betriebsstunden / Ereignisse / Lastzyklen / Zustand |
| Planungsraster | monatlich / quartalsweise / halbjährlich / jährlich / mehrjährig / anlassbezogen |
| nächste Fälligkeit | Datum |
| Verantwortliche Ausführung | AN intern / extern |
| externe Prüforganisation | falls zutreffend |
| Nutzer-/Produktionsabstimmung erforderlich | ja/nein |
| PTW / Freigabe erforderlich | ja/nein |
| Nachweisart | Protokoll / Bericht / Zertifikat |
| Status | geplant / terminiert / durchgeführt / überfällig / gesperrt |
| Folgeprozess | Ticket / Mangel / Claim / CR |
Zu Beginn jedes Vertragsjahres bzw. im Start-up erstellt der AN:
einen Jahreswartungsplan,
einen Jahresprüfkalender,
einen Rolling-12-Monats-Plan,
eine 12-Wochen-Vorschau,
eine 4-Wochen-Feinplanung.
Die operative Planung erfolgt rollierend:
12-Monats-Sicht: Fristen, Budget, Stillstandsfenster,
12-Wochen-Sicht: Terminierung, Fremdfirmen, Ressourcen,
4-Wochen-Sicht: Feinplanung, Nutzerabstimmung, PTW,
1-Wochen-Sicht: verbindliche Einsatz- und Freigabeplanung.
Der AN hat Wartungen, Prüfungen, Prüfvorbereitungen, Ersatzteilwechsel und geplante Reparaturen nach Möglichkeit zu bündeln, wenn dadurch
zusätzliche Stillstände vermieden,
Produktionsfenster optimal genutzt,
Sicherheits- oder Qualitätsrisiken reduziert,
wirtschaftliche Vorteile erzielt
werden, ohne dass gesetzliche oder herstellerseitige Fristen verletzt werden. Diese Vorgabe entspricht ausdrücklich der geforderten Leistungsbündelung an möglichen Schnittstellen.
Geplante Stillstände sind für alle betroffenen Assets und Prozesse frühzeitig anzumelden. Eine Planned Downtime ist nur dann wirksam, wenn:
der Antrag im System gestellt wurde,
betroffene Nutzer/Produktion eingebunden sind,
ggf. HSE-/PTW-Freigaben vorliegen,
das freigegebene Zeitfenster im CAFM hinterlegt ist,
die Rückgabe in den Betrieb dokumentiert ist.
Standardprozess Wartung und Prüfung
| Schritt | Inhalt | Verantwortlich | System-/Dokumentbezug |
|---|---|---|---|
| 1 | Asset und Aufgabe identifizieren | AN CAFM / AN Fachverantwortliche | Asset-Register / AV |
| 2 | Rechts-/Hersteller-/Versichererbezug festlegen | AN Fachverantwortliche | Wartungsplan / Prüfkalender |
| 3 | Intervall und Fälligkeit festlegen | AN Fachverantwortliche / AN CAFM | CAFM |
| 4 | Ressourcen und Fremdleistungen planen | AN Objektleiter | 12-Wochen-Plan |
| 5 | Nutzer-/Produktionsfenster und PTW abstimmen | AN Objektleiter | Planned-Downtime-/PTW-Prozess |
| 6 | Auftrag generieren / terminieren | Service Desk / AN CAFM | Arbeitsauftrag im CAFM |
| 7 | Durchführung vor Ort | AN Techniker / externe Prüforganisation | Wartungs-/Prüfprotokoll |
| 8 | Befunde dokumentieren | AN Techniker / Prüfer | CAFM / Bericht |
| 9 | Mängel, Sofortmaßnahmen, Folgeaufträge erzeugen | Service Desk / AN Objektleiter | Ticket / Maßnahmenplan |
| 10 | Abschluss, Freigabe, KPI-Wertung | AN CAFM / AG TFM | CAFM / Reporting |
Grundsatz
Überfällige Pflichtprüfungen und Pflichtwartungen sind unzulässig. Werden Fälligkeiten gefährdet, ist vor Fristablauf zu eskalieren. Die Eskalation erfolgt systemisch und nach Kritikalität abgestuft.
Eskalationsmatrix
| Fall | A-Asset / gesetzl. Pflicht | B-Asset / wichtige Pflicht | C-Asset / Standardpflicht |
|---|---|---|---|
| Frist gefährdet | sofortige Eskalation an AG TFM und AN Objektleiter | Eskalation innerhalb 1 Arbeitstag | Eskalation innerhalb 2 Arbeitstage |
| Frist überschritten | sofortige Management-Eskalation, Risiko-/Sofortmaßnahme | Eskalation an AG TFM, Nachterminierung mit Begründung | Nachterminierung, Statusreport |
| Prüfung nicht durchführbar | Betriebs-/HSE-/Produktionsentscheidung erforderlich | neue Freigabe und Ersatztermin | neue Terminierung |
| fehlende Unterlagen / Zugänge | sofortige Eskalation | kurzfristige Eskalation | Standardeskalation |
Mängelklassifizierung nach Prüfung/Wartung
| Klasse | Bedeutung | Reaktion |
|---|---|---|
| M1 | akut sicherheits- oder betriebsgefährdend | sofortige Sicherung / Außerbetriebnahme / Eskalation |
| M2 | funktions-, verfügbarkeits- oder compliance-relevant | Terminierte Beseitigung mit Frist und Ticket |
| M3 | Beobachtung / Verbesserung / nächste Maßnahme | Aufnahme in Maßnahmenliste / ProvI / Budgetlogik |
Wartungs- und Prüfmatrix nach Anlagenclustern
Die nachfolgenden Matrizen definieren die verbindliche Struktur des Prüf- und Wartplans. Die konkreten assetbezogenen Termine und Intervalle ergeben sich aus AV, Herstellerangaben, gesetzlichen Pflichtregimen und Versichereranforderungen. Die genannten Raster sind Planungs-Defaults und im Einzelfall zu konkretisieren.
Baukonstruktion und Gebäudehülle
| Cluster / Objektgruppe | Leistungsarten | Mindestinhalt | Intervallbasis / Planungsraster | Verantwortung | Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|
| Dachflächen, Abdichtungen, Entwässerung | Inspektion, Wartung, Ereignisprüfung | Sichtprüfung, Dichtigkeit, Abläufe, Anschlüsse, Beschädigungen, Verstopfungen | mindestens halbjährlich sowie nach Starkwetter / Ereignis | AN Fachverantwortliche / externe Spezialfirmen bei Bedarf | Inspektionsprotokoll, Mängelliste |
| Fassaden, Fenster, Außenhaut | Inspektion, Zustandsbeurteilung | Beschädigungen, Undichtigkeiten, Befestigungen, Korrosion, Schlagregen-/Witterungsschäden | mindestens jährlich, anlassbezogen nach Schaden | AN Fachverantwortliche | Zustandsbericht |
| Technische Tore, Türen, Abschlüsse | Funktionsprüfung, Wartung, Sicherheitsprüfung | Laufverhalten, Antriebe, Sensorik, Sicherheitseinrichtungen | gemäß Hersteller / Nutzungshäufigkeit, mindestens jährlich | AN Techniker / spezialisierte Partner | Wartungsprotokoll |
| Bauwerksbedingte Schadstellen | Inspektion, Mangelverfolgung | Feuchte, Risse, Setzungen, Nutzungsbeeinträchtigungen | anlassbezogen und im Regelbegehungsrhythmus | AN Objektleiter | Mangel-/Claimbezug |
Elektrotechnik, Energieversorgung, Notstrom, USV, Beleuchtung
| Cluster / Objektgruppe | Leistungsarten | Mindestinhalt | Intervallbasis / Planungsraster | Verantwortung | Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|
| Mittel-/Niederspannungsverteilungen, Schaltanlagen | Inspektion, Wartung, Zustandskontrolle | Sichtkontrolle, Erwärmung, Verschmutzung, Klemmstellen, Schaltzustände, Beschriftung, mechanischer Zustand | gemäß Hersteller / Pflichtregime; A-Anlagen zusätzlich verdichtete Zustandsüberwachung | AN Elektrofachverantwortliche | Wartungsprotokoll, Thermografie-/Befunddaten falls vorgesehen |
| USV-Anlagen | Wartung, Funktionsprüfung, Zustandsüberwachung | Batteriestatus, Lastverhalten, Alarme, Umschaltfunktion, Selbsttests | gemäß Hersteller / Kritikalität / ProvI | AN Elektro / Herstellerpartner | Prüf-/Wartungsbericht |
| Notstromaggregate / Ersatzstrom | Funktionsprüfung, Probelauf, Wartung | Startfähigkeit, Lasttest, Betriebsmittel, Alarmmeldungen, Schaltlogik | gemäß Hersteller / Versicherer / Pflichtregime | AN Elektro / externe Spezialpartner | Prüfprotokoll |
| Beleuchtung innen / außen | Funktionskontrolle, Austauschmanagement | Ausfallquote, Schaltzustände, Leuchtmittel-/Treiberzustand | laufende Kontrolle, Bündelung in Turnus | AN Techniker | Auftragsnachweis |
| Sicherheitsbeleuchtung / Sicherheitsstrom | Funktions- und Wirknachweis, Wartung | Funktionsprüfung, Notstromversorgung, Dokumentation | gemäß Pflichtregime und Hersteller | AN Elektro / externe Prüfer | Prüfprotokoll |
| Ortsfeste elektrische Anlagen | gesetzliche / versicherungsseitige Prüfung, Koordination | Prüftermine, Anlagenzugänge, Befund- und Mängeltracking | gemäß Rechts-/Versichererbezug | externe Prüforganisation; Koordination AN | Prüfbericht, Maßnahmenliste |
| Ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel, soweit im Scope | Prüfung, Kennzeichnung, Fristenverfolgung | Prüfung, Erfassung, Kennzeichnung, Aussonderung | gemäß DGUV-/BetrSichV-Logik | externe oder interne befähigte Personen | Prüfstatusliste |
Heizungs-, Lüftungs-, Klima-, Kälte- und Raumlufttechnik
| Cluster / Objektgruppe | Leistungsarten | Mindestinhalt | Intervallbasis / Planungsraster | Verantwortung | Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|
| Wärmeerzeugung / Wärmeverteilung | Wartung, Inspektion, Funktionsprüfung | Betriebszustände, Druck-/Temperaturwerte, Sicherheitseinrichtungen, Pumpen, Leckagen | gemäß Hersteller / gesetzlichem Regime / Kritikalität | AN HLK | Wartungsprotokoll |
| Kälteerzeugung / Kälteverteilung | Wartung, Inspektion, ProvI | Verdichter, Wärmeübertrager, Alarme, Dichtheit, Leistungsdaten, Trendanalyse | gemäß Hersteller / Betriebsdaten / Zustand | AN Kälte / Spezialfirmen | Wartungs-/Trendbericht |
| RLT-/AHU-Anlagen | Wartung, Inspektion, Hygiene-/Funktionskontrolle | Filter, Ventilatoren, Riemen, Klappen, Sensoren, Brandschutzklappenbezug, Luftmengen, Hygienezustand | laufende und turnusmäßige Wartung gemäß Hersteller / Nutzung | AN HLK | Wartungsprotokoll |
| Raumklima- / Split-/Sonderanlagen | Wartung, Funktion, Störungsanalyse | Sollwerte, Alarme, Regelung, Leckagen, Kondensat | gemäß Hersteller / Kritikalität | AN HLK | Prüf-/Wartungsnachweis |
| MSR-/Regelkreise HLK | Funktionsprüfung, Optimierung | Sensorik, Stellglieder, Regelgüte, Fahrpläne, Grenzwerte | laufend und turnusmäßig | AN MSR / GLT | Funktionsprotokoll |
Sanitär, Trinkwasser, Abwasser, Entwässerung
| Cluster / Objektgruppe | Leistungsarten | Mindestinhalt | Intervallbasis / Planungsraster | Verantwortung | Nachweisa |
|---|---|---|---|---|---|
| Trinkwasserinstallationen | Inspektion, Hygiene, Funktionskontrolle | Stagnationsrisiken, Temperaturhaltung, Leckagen, Armaturen, Betriebszustand | gemäß Trinkwasser-/Hygieneregeln und Nutzung | AN Sanitär | Betriebs-/Hygienenachweise |
| Trinkwasserhygiene / Proben / Pflichtprüfungen | Prüfkoordination, Nachverfolgung | Terminierung, Probenahmebegleitung, Befunde, Maßnahmenverfolgung | gemäß Pflichtregime | externe Prüforganisation / Koordination AN | Prüfbericht |
| Abwasser / Entwässerung / Pumpensümpfe | Inspektion, Wartung, Funktionsprüfung | Pumpen, Rückstau, Verschmutzung, Alarmierung, Geruchs-/Leckageanzeichen | gemäß Nutzung / Kritikalität / Hersteller | AN Sanitär | Wartungsprotokoll |
| Sanitärobjekte und Armaturen | Wartung, Instandhaltung | Funktion, Dichtheit, Verschleißteile, Ausfallbehebung | laufend und turnusmäßig | AN Techniker | Auftragsnachweis |
Förder- und Hebetechnik
| Cluster / Objektgruppe | Leistungsarten | Mindestinhalt | Intervallbasis / Planungsraster | Verantwortung | Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|
| Personen- und Lastenaufzüge | Wartung, Funktionsprüfung, externe Prüfung | Fahrverhalten, Türen, Sicherheitseinrichtungen, Notruf, Notbefreiungslogik | gemäß Hersteller / gesetzlichen Prüfregimen | externe Aufzugsfachfirma / Koordination AN | Wartungs- und Prüfprotokolle |
| Hebezeuge, Krananlagen | Wartung, Funktionsprüfung, UVV-/Pflichtkoordination | Lastaufnahmemittel, Fahrwerke, Sicherheitseinrichtungen, Not-Aus, Sicht- und Lastverhalten | gemäß Hersteller / DGUV-/Pflichtregime | externe oder spezialisierte Prüfer / Koordination AN | Prüfbericht |
| Notbefreiung / Notfallorganisation | Bereitschaft, Übung, Prozesspflege | Alarmierung, Erreichbarkeit, Rollen, Dokumentation | laufend, mit turnusmäßiger Prozessprüfung | AN Objektleiter / externe Partner | Notfallprotokoll |
Sicherheits- und Brandschutztechnik
| Cluster / Objektgruppe | Leistungsarten | Mindestinhalt | Intervallbasis / Planungsraster | Verantwortung | Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|
| Brandmeldeanlagen / Alarmierung | Wartung, Funktionsprüfung, externe Prüfkoordination | Meldergruppen, Alarmierung, Schnittstellen, Batterien, Störmeldungen, Übertragung | gemäß Hersteller / Pflichtregime / Versicherer | spezialisierte Fachfirma / Koordination AN | Wartungs- und Prüfberichte |
| Sprinkler-/Löschanlagen | Wartung, Inspektion, Prüfung | Ventilstationen, Druck, Alarmierung, Wasserfluss, Leitungszustand, Pumpen | gemäß Versicherer / Hersteller / Pflichtregime | spezialisierte Fachfirma / Koordination AN | Prüf-/Wartungsbericht |
| Sicherheitsstromversorgung Brandschutz | Funktions- und Wirknachweis | Batterien, Umschaltung, Versorgung kritischer Verbraucher | gemäß Pflichtregime | AN / externe Fachfirma | Prüfprotokoll |
| Zutrittskontrolle / EMA / CCTV | Funktionsprüfung, Wartung | Leser, Sensoren, Aufzeichnung, Alarmierung, Berechtigungsfunktion | gemäß Hersteller / Kritikalität | AN Sicherheitstechnik / Spezialfirmen | Wartungsprotokoll |
| Not- und Sicherheitsbeleuchtung | Funktions- und Wirknachweis | Leuchten, Umschaltung, Laufzeit, Dokumentation | gemäß Pflichtregime | AN Elektro / Spezialfirma | Prüfprotokoll |
GLT, Gebäudeautomation, MSR, OT
| Cluster / Objektgruppe | Leistungsarten | Mindestinhalt | Intervallbasis / Planungsraster | Verantwortung | Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|
| GLT-/BMS-Server, Gateways, Controller | Funktionsprüfung, Backup-/Statuskontrolle | Erreichbarkeit, Alarmweiterleitung, Datenspeicherung, Backupstatus, Kommunikationsfehler | laufend und turnusmäßig | AN GLT / AG IT/OT/CAFM | Funktions-/Statusprotokoll |
| Feldgeräte und Sensorik | Funktionsprüfung, Plausibilitätskontrolle | Messwerte, Kalibrier-/Abweichungshinweise, Kommunikation | gemäß Hersteller / Zustandsdaten | AN MSR | Prüf-/Befundnachweis |
| Alarm- und Trenddaten | Analyse, ProvI, Optimierung | Fehlermuster, Trendabweichungen, wiederkehrende Störungen | laufend / monatlich / quartalsweise | AN GLT / AN CAFM | Analysebericht |
| Benutzer, Rechte, Änderungslog | Governance, Datensicherheit | Rollen, Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit von Änderungen | laufend | AG IT/OT/CAFM mit AN-Zuarbeit | Änderungs-/Berechtigungslog |
Technische Außeninfrastruktur
| Cluster / Objektgruppe | Leistungsarten | Mindestinhalt | Intervallbasis / Planungsraster | Verantwortung | Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|
| Außenbeleuchtung | Funktionskontrolle, Instandhaltung | Ausfallquote, Schaltlogik, Beschädigungen | laufend und turnusmäßig | AN Elektro | Auftragsnachweis |
| Technische Medien außerhalb Gebäude | Inspektion, Wartung, Leckage-/Schadenskontrolle | Schächte, Leitungen, Übergaben, Armaturen, Infrastrukturpunkte | gemäß Kritikalität / Hersteller / Ereignis | AN Fachverantwortliche | Prüf-/Inspektionsprotokoll |
| Entwässerungs-/Pumpeninfrastruktur außen | Inspektion, Wartung | Betriebszustand, Rückstaurisiken, Verschmutzung, Alarmierung | gemäß Nutzung / Ereignis | AN Techniker | Wartungsnachweis |
| Außennahe technische Sicherheitseinrichtungen | Funktionsprüfung | Alarmierung, Verfügbarkeit, Witterungseinflüsse | turnusmäßig | AN Sicherheitstechnik | Prüfprotokoll |
Der Prüfkalender ist mindestens in vier Sichten zu führen:
| Feld | Pflichtinhalt |
|---|---|
| Prüf-ID | eindeutige Referenz |
| Asset-ID / Cluster | Bezug |
| Prüfung / Pflicht | Bezeichnung |
| Prüfart | intern / extern / ZÜS / TÜV / Versicherer |
| Rechts-/Norm-/Versichererbezug | Quelle |
| Fälligkeit | Datum |
| Termin | Datum |
| Prüforganisation | Name |
| Beauftragung durch | AG / AN |
| Vorbereitung AN | ja/nein |
| Begleitung AN | ja/nein |
| Nutzer-/Produktionsfreigabe | ja/nein |
| PTW erforderlich | ja/nein |
| Status | geplant / terminiert / durchgeführt / überfällig |
| Prüfbericht vorhanden | ja/nein |
| Befund / Mangelklasse | M1 / M2 / M3 |
| Folgeauftrag / Ticket | Referenz |
Statuslogik Prüfkalender
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| geplant | Fälligkeit bekannt, Termin noch offen |
| terminiert | Termin bestätigt |
| in Durchführung | Prüfung läuft |
| durchgeführt | Prüfung abgeschlossen, Bericht ausstehend oder eingegangen |
| abgeschlossen | Bericht vorhanden, Befunde bewertet |
| überfällig | Frist überschritten |
| blockiert | Prüfung wegen fehlender Freigabe / Zugang / Unterlagen nicht durchführbar |
Der Wartungsplan ist als assetbezogenes Masterdokument im CAFM zu führen und mindestens folgende Sichten zu enthalten:
Asset-Sicht,
Gewerkesicht,
Kritikalitätssicht,
Wochen-/Monats-/Jahresplanung,
Planned-Downtime-Sicht,
Ersatzteil-/Materialbezug,
KPI-Sicht.
Mindestfelder je Wartungseintrag
| Feld | Pflichtinhalt |
|---|---|
| Wartungs-ID | eindeutige Referenz |
| Asset-ID | Bezug |
| Aufgabe | Bezeichnung |
| Art | Inspektion / Wartung / Funktionsprüfung / ProvI |
| Intervallbasis | Zeit / Lastzyklen / Betriebsstunden / Zustand |
| Fälligkeit / nächster Termin | Datum |
| Dauer / Aufwand | Planwert |
| Verantwortliche Rolle | Funktion |
| interner / externer Anteil | ja/nein |
| Stillstand erforderlich | ja/nein |
| PTW erforderlich | ja/nein |
| Material / Ersatzteilbezug | ja/nein |
| Nachweisart | Protokoll / Checkliste / Bericht |
| Ticketbezug / Auftrag | Referenz |
| Status | geplant / durchgeführt / überfällig / verschoben |
ProvI-Speziallogik
Die TTS-Unterlagen verlangen ausdrücklich eine proaktive vorbeugende Instandhaltung mit Zustandsüberwachung, Nutzung von Selbstdiagnose- und Trenddaten, Inspektionsrundgängen, betriebsstunden- bzw. lastzyklusbezogener Planung und frühzeitigem Austausch typischer Verschleiß- oder Alterungskomponenten. Diese Anforderungen sind im Prüf- und Wartplan als eigene Prozessschicht abzubilden.
Pflichtbestandteile ProvI
Nutzung von GLT-/BMS-/Alarmdaten,
Auswertung von Störungs- und Fehlerhistorien,
zusätzliche Zustandskontrollen für A- und B-Anlagen,
vorausschauende Austauschvorschläge,
Verknüpfung mit Ersatzteilstrategie,
Verknüpfung mit OPEX-/CAPEX-Zuarbeit,
Verknüpfung mit Energie- und Effizienzmaßnahmen.
Mindestfelder ProvI-Eintrag
| Feld | Pflichtinhalt |
|---|---|
| ProvI-ID | eindeutige Referenz |
| Asset / Cluster | Bezug |
| Datenquelle | GLT / Alarm / Fehlerhistorie / Rundgang / Hersteller |
| Erkenntnis | Trend / Auffälligkeit |
| Risiko | Verfügbarkeit / Sicherheit / Energie / Qualität |
| empfohlene Maßnahme | Wartung / Austausch / Umbau / Monitoring |
| OPEX-/CAPEX-Bezug | ja/nein |
| Priorität | A / B / C |
| Owner | Rolle |
| Status | offen / in Prüfung / freigegeben / umgesetzt |
Für jede durchgeführte Wartung oder Prüfung sind mindestens folgende Inhalte zu dokumentieren:
Auftrags-/Ticketbezug,
Datum und Uhrzeit,
Ausführende Person / Organisation,
durchgeführter Leistungsumfang,
Befunde,
Mängelklassifizierung,
Sofortmaßnahmen,
Empfehlungen / Folgeaufträge,
ggf. Freigabe zur Wiederinbetriebnahme,
Dokumentenanhänge (Foto, Messwerte, Zertifikate, Prüfberichte).
Diese Anlage speist unmittelbar die KPI- und Reportinglogik des TTS. Mindestens die nachstehenden Kennzahlen sind aus dem Prüf- und Wartplan abzuleiten:
| KPI | Ziel / Steuerungslogik |
|---|---|
| Wartungsplanerfüllung | 100 % der fälligen präventiven Wartungen fristgerecht durchgeführt |
| Prüfquote | 100 % der fälligen gesetzlichen, normativen und versicherungsseitigen Prüfungen fristgerecht durchgeführt |
| Overdue Items | 0 überfällige Pflichtprüfungen; 0 ungeplante überfällige A-Pflichten |
| Dokumentationsquote | 100 % der durchgeführten Leistungen mit vollständigem Nachweis |
| ProvI-Umsetzungsquote | definierte Maßnahmenquote nach Freigabe |
| Mängelnachlauf | fristgerechte Abarbeitung nach Mangelklasse |
| Datenqualität CAFM | vollständige und aktuelle Stamm- und Bewegungsdaten |
| Planned-Downtime-Compliance | nur freigegebene und korrekt dokumentierte Stillstände |
Im Start-up sind mindestens folgende Ergebnisse für diese Anlage herzustellen:
| Deliverable | Inhalt |
|---|---|
| Asset-Register v1 | vollständige, plausibilisierte Assetbasis |
| Kritikalitätsmatrix A/B/C | priorisierte Assetklassifikation |
| Wartungsplan v1 | alle wartungspflichtigen Assets im Plan |
| Prüfkalender v1 | alle prüfpflichtigen Assets im Kalender |
| DGUV-/ZÜS-/TÜV-Koordinationslogik | externe Prüfbeziehungen abgebildet |
| Versicherer-Matrix | Obliegenheiten integriert |
| ProvI-Konzept | Zustands- und Trendlogik aktiv |
| Ersatzteilkonzept | A-/B-kritische Teile definiert |
N.2.1 Formblatt „Mastereintrag Wartungsplan“
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Wartungs-ID | |
| Asset-ID / CAFM-ID | |
| Gewerk / Cluster | |
| Bezeichnung Asset | |
| Kritikalität | |
| Wartungsaufgabe | |
| Art der Leistung | |
| Grundlage | |
| Intervallbasis | |
| Planungsraster | |
| nächster Termin | |
| Dauer / Aufwand | |
| Stillstand erforderlich | |
| PTW erforderlich | |
| Verantwortliche Ausführung | |
| externer Partner | |
| Materialbezug | |
| Nachweisart | |
| Status | |
| Bemerkung |
Formblatt „Mastereintrag Prüfkalender“
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Prüf-ID | |
| Asset-ID / CAFM-ID | |
| Gewerk / Cluster | |
| Prüfung | |
| Prüfart | |
| Rechts-/Norm-/Versichererbezug | |
| Fälligkeit | |
| Termin | |
| Prüforganisation | |
| Beauftragung durch | |
| Vorbereitung AN | |
| Begleitung AN | |
| Produktions-/Nutzerabstimmung | |
| PTW erforderlich | |
| Prüfbericht vorhanden | |
| Mangelklasse | |
| Folgeauftrag / Ticket | |
| Status | |
Formblatt „Überfälligkeits- und Eskalationsliste“
ID Asset / Prüfung / Wartung Kritikalität Fälligkeit Grund Verzögerung Risiko Sofortmaßnahme Eskalationsstufe Owner Neuer Termin Status
Besondere Regelungen zu externen Prüfungen
DGUV V3, ZÜS, TÜV und vergleichbare externe Prüfungen sind kalender- und ticketfähig im CAFM abzubilden.