3H1 Kalkulationsübersicht

• Wartung und Instandhaltung: Präventive Wartungen sowie korrektive Instandsetzungen aller technischen Anlagen und Einrichtungen.

• Energie- und Versorgungsmanagement: Bewirtschaftung von Energie, Wasser, Heizung, Lüftung, Klima und sonstigen Versorgungsleistungen des Objekts.

• Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien: Beschaffung und Vorhaltung benötigter Ersatzteile sowie Betriebs- und Verbrauchsstoffe für den technischen Betrieb.

• Werkzeuge, Geräte und IT-Systeme: Einsatz und ggf. Abschreibung von Werkzeugen, technischen Geräten und FM-Software/Systemen, die zur Leistungserbringung erforderlich sind.

• Arbeitssicherheit und Compliance-Maßnahmen: Kosten für Arbeitsschutz, Sicherheitsausrüstung, Unterweisungen/Schulungen sowie Maßnahmen zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Sicherheits- und Umweltbereich.

Der Geltungsbereich umfasst sowohl wiederkehrende Kosten (laufende Betriebs- oder Servicekosten in definierten Intervallen) als auch einmalige Kosten (einmalig anfallende Aufwendungen, z.B. initiale Einrichtungs- oder Beschaffungskosten). Alle derartigen Kostenpositionen sind in der Kostenübersicht abzudecken.

• Detaillierte Kostengliederung nach Leistungsbereichen: Alle Kosten sind entsprechend den Leistungsbereichen des Vertrags (siehe Geltungsbereich) aufzuschlüsseln. Dadurch ist ersichtlich, welche Kosten für welche Dienstleistungskomponente anfallen.

• Trennung von fixen und variablen Kosten: Es ist eindeutig darzustellen, welche Kosten als feste Pauschalen (z.B. regelmäßige Wartungspauschalen) anfallen und welche variabel – beispielsweise nach tatsächlichem Aufwand oder Verbrauch – abgerechnet werden.

• Transparenz bei Personal-, Material- und Nachunternehmerkosten: Die Zusammensetzung der Kosten ist offen zu legen, insbesondere die Anteile für Personaleinsatz (Arbeitsstunden, Löhne), Materialeinsatz (Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien) und etwaige Nachunternehmerleistungen. So wird nachvollziehbar, wie sich einzelne Kostenelemente zusammensetzen.

• Ausweisung optionaler Leistungen und zugehöriger Kosten: Falls optionale Leistungen angeboten oder vorgesehen sind, müssen diese deutlich als solche gekennzeichnet werden, inklusive der zugehörigen Preise oder Aufwandskalkulationen. Der Auftraggeber soll klar erkennen können, welche zusätzlichen Kosten für fakultative Leistungen außerhalb des Grundumfangs entstehen würden.

• Berücksichtigung von Verwaltungs- und Gemeinkosten: Eventuelle Verwaltungskosten oder Gemeinkosten (Overhead) sind transparent auszuweisen oder innerhalb der jeweiligen Positionen kenntlich zu machen. Es ist darzustellen, wie Gemeinkosten und Gewinnmargen im Preis enthalten sind, um Doppelbelastungen oder versteckte Aufschläge zu vermeiden.

• Klare Abrechnungsstruktur und Zahlungszyklen: Die Kostenübersicht soll die geplante Struktur der Abrechnung erläutern. Dabei sind Abrechnungszeiträume (z.B. monatlich, quartalsweise) und Zahlungsmodalitäten (etwa feste Servicepauschalen versus variable Abrechnung nach Verbrauch) klar festzuhalten. Ebenso ist anzugeben, ob beispielsweise Abschlagszahlungen, jährliche Endabrechnungen oder ähnliche Mechanismen vorgesehen sind.

• Dokumentation von Annahmen und Berechnungsmethoden: Allen Kostenschätzungen sind die zugrundeliegenden Annahmen beizufügen (z.B. angenommene Betriebszeiten, Anzahl und Art der Anlagen, Verbrauchswerte). Ebenso sind die Kalkulationsmethoden transparent darzulegen, damit der Auftraggeber die Plausibilität der Berechnungen nachvollziehen kann. Beispielsweise sollte angegeben werden, welche Stundenverrechnungssätze, Einheitspreise oder Indexwerte verwendet wurden.

• Preisstand und Gültigkeit: Es ist anzugeben, auf welchem Preisstand (Datum der Kalkulation) die Preisangaben basieren und wie lange die angebotenen Preise gültig sind. Falls Indexierungen oder Preisgleitklauseln vorgesehen sind (z.B. Anpassung bei Lohn- oder Energiekostensteigerungen während der Vertragslaufzeit), sind diese offenzulegen und zu erläutern.

• Einreichung im Rahmen des Angebots: Die vollständige Kostenübersicht ist als Bestandteil der Angebotsunterlagen fristgerecht einzureichen. Ein Angebot gilt nur dann als vollständig, wenn diese Kostenaufstellung beigefügt ist.

• Verwendung eines standardisierten Templates: Der Auftragnehmer hat die vom Auftraggeber vorgegebene oder anerkannte Standardvorlage zur Kostenübersicht zu nutzen. Dies gewährleistet eine einheitliche Darstellung und erleichtert dem Auftraggeber den Vergleich der Kostenelemente zwischen verschiedenen Angeboten. Sofern keine Vorlage vorgegeben ist, ist eine eigene übersichtliche Struktur zu wählen, die den oben genannten inhaltlichen Anforderungen entspricht und die Vergleichbarkeit sicherstellt.

• Nachprüfbare und auditfähige Darstellung: Alle angegebenen Kosten müssen in einer Form dargestellt werden, die eine spätere Überprüfung und Auditierung ermöglicht. Das bedeutet, dass Berechnungen nachvollziehbar sein müssen und Belege für Kostenpositionen auf Verlangen vorgelegt werden können. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Kalkulationsgrundlagen und Einzelposten bei Bedarf dem Auftraggeber offenzulegen.

• Aktualisierung bei Leistungsänderungen: Sollte sich im Laufe des Vergabeprozesses oder während der Vertragslaufzeit der Leistungsumfang ändern, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Kostenübersicht entsprechend anzupassen. Änderungen am Leistungsumfang (etwa zusätzliche Anlagen, geänderte Serviceintervalle oder neue Leistungen) müssen zeitnah in einer aktualisierten Kostenaufstellung dokumentiert und dem Auftraggeber zur Prüfung vorgelegt werden.

• Abstimmung mit Einkauf und Controlling des Auftraggebers: Der Auftragnehmer hat bei Bedarf mit den zuständigen Stellen des Auftraggebers (z.B. Procurement/Einkauf und Finanz-Controlling) zusammenzuarbeiten, um die vorgelegte Kostenkalkulation zu erläutern oder verifizieren zu lassen. Eventuelle Rückfragen des Auftraggebers zu einzelnen Kostenpositionen sind vom Auftragnehmer zeitnah und vollumfänglich zu beantworten.

• Einhaltung von Vergabe- und Transparenzvorschriften: Soweit anwendbar (insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern oder formalisierten Vergabeverfahren) sind die Vorschriften des deutschen und EU-Vergaberechts strikt einzuhalten. Dies umfasst die Prinzipien der Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerbsfairness. Alle Kostenelemente müssen so offengelegt werden, dass sie den Anforderungen an Transparenz im Vergabeverfahren genügen.

• Berücksichtigung steuer- und arbeitsrechtlicher Kostenaspekte: In der Kalkulation sind die jeweils geltenden Steuern (z.B. Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer) korrekt zu berücksichtigen und auszuweisen. Ebenso müssen alle lohn- und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen (z.B. Mindestlohn, Sozialabgaben) eingerechnet werden, damit diese Kosten vollständig abgedeckt sind. Kosten für Arbeitsschutz- und Sicherheitsmaßnahmen, die zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig sind (etwa nach Arbeitsschutzgesetz oder Betriebssicherheitsverordnung), sind ebenfalls einzukalkulieren und entsprechend kenntlich zu machen.

• Einhaltung relevanter DIN-/ISO-Normen und Branchenstandards: Die Kostenaufstellung sollte sich an einschlägigen Standards der Branche orientieren. Soweit möglich sind Normen wie z.B. DIN EN 15221 / ISO 41011 ff. (Facility Management – Begriffe und Prozesse) oder DIN 276 / DIN 18960 (Kostengliederung im Bau- und Nutzungsbereich) zu berücksichtigen, um eine konsistente und anerkannte Gliederung der Kosten zu gewährleisten. Branchenempfehlungen, beispielsweise Richtlinien der GEFMA (German Facility Management Association) zur Kostentransparenz oder Lebenszykluskosten, können ergänzend herangezogen werden.

• Haftung für Richtigkeit und Vollständigkeit: Der Auftragnehmer trägt die volle Verantwortung dafür, dass die in der Kostenübersicht gemachten Angaben korrekt und vollständig sind. Sämtliche Daten müssen der Wahrheit entsprechen und den geltenden gesetzlichen Vorgaben (z.B. Handels- und Steuerrecht) genügen. Etwaige Fehler, Auslassungen oder falsche Angaben in der Kostenaufstellung, die zu Mehrkosten oder Missverständnissen führen, liegen im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers und können entsprechende vertragliche Konsequenzen nach sich ziehen.

• Prüfung durch den Auftraggeber: Nach Angebotsabgabe wird die Kostenübersicht vom Auftraggeber sorgfältig auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit den Vorgaben überprüft. Der Auftraggeber ist berechtigt, bei Unklarheiten oder Unstimmigkeiten Rückfragen zu stellen sowie erläuternde Unterlagen zu einzelnen Kostenelementen anzufordern.

• Klarstellungen und Anpassungen: Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer Klarstellungen verlangen, sollte ein Posten unverständlich oder nicht ausreichend begründet sein. Gegebenenfalls erforderliche Anpassungen oder Korrekturen an der Kostenübersicht sind vom Auftragnehmer zeitnah vorzunehmen und erneut zur Prüfung vorzulegen.

• Freigabe und Vertragsbestandteil: Sobald die Kostenübersicht vom Auftraggeber inhaltlich genehmigt wurde, erfolgt eine formelle Freigabe. Die genehmigte Fassung der Kostenübersicht wird als verbindlicher Bestandteil dem Facility-Management-Vertrag beigefügt (beispielsweise als Anlage zum Vertrag). Damit werden alle darin ausgewiesenen Kostenpositionen und Kalkulationsgrundlagen für beide Parteien rechtsverbindlich.

• Regelmäßige Überprüfung/Audits: Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, während der Vertragslaufzeit regelmäßige oder anlassbezogene Überprüfungen (Audits) der abgerechneten Leistungen und Kosten durchzuführen. Dabei wird kontrolliert, ob die tatsächlichen Abrechnungen den in der Kostenübersicht vereinbarten Strukturen und Preisen entsprechen. Abweichungen müssen begründet werden und bedürfen der Genehmigung des Auftraggebers.

• Standardvorlage Kostenübersicht (Muster): Eine standardisierte Tabelle, in der der Auftragnehmer die Kosten für alle Leistungsbereiche gemäß diesen Vorgaben auflisten soll. Diese Vorlage enthält vordefinierte Spalten für Leistungsbeschreibung, Menge/Einheit, Einheitspreis, Gesamtkosten pro Position sowie Kennzeichnungen für fixe/variable Kosten und optionale Posten.

• Beispielhafte Kostenaufstellung (illustrativ): Ein fiktives Beispiel, das zeigt, wie eine ausgefüllte Kostenübersicht aussehen könnte. Dieses Beispiel dient der Orientierung, wie Kosten nach Leistungsgruppen gegliedert und rechnerisch dargestellt werden sollten (z.B. Wartungskosten für eine Anlage pro Jahr, Energiekosten pro Monat). Die angegebenen Zahlen dienen dabei lediglich als Platzhalter zur Veranschaulichung.

• Glossar der Kostenbegriffe: Eine Liste relevanter Begriffe und Abkürzungen im Zusammenhang mit der Kostenübersicht, um ein einheitliches Verständnis sicherzustellen. Beispielsweise Erläuterungen zu Begriffen wie CAPEX (Investitionsausgaben), OPEX (Betriebsausgaben), Gemeinkosten, Direktkosten usw., sowie zu Abkürzungen, die in der Kostenübersicht verwendet werden.

Durch die nachstehende Unterschrift bestätigt der Auftragnehmer, dass er die vorliegenden Vorgaben zur Kostenübersicht im technischen Facility Management verstanden hat und diese im Rahmen seines Angebots sowie der Vertragsdurchführung vollumfänglich einhalten wird.

Auftragnehmer: ___________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ___________________________

Position: ___________________________

Datum: ___________________________

Unterschrift/Stempel: ___________________________