Aufzugsanlagen im technischen Facility Management
Beauftragte Person Aufzugsanlagen (Aufzugsbeauftragte) – Schriftliche Beauftragung
Die schriftliche Beauftragung der “Beauftragten Person Aufzugsanlagen” (Aufzugsbeauftragte/r) im Technischen Facility Management enthält Angaben zu Wirksamkeitsbeginn, Dauer, Widerruf und ausführlicher Anlagenliste (Anlagenliste, Übergabeprotokoll, Prüfplan-Checkliste, Schulungsnachweis etc.). Zudem werden exakt definierte Aufgaben und Befugnisse festgelegt, die von der sicheren Betriebsorganisation (Gefährdungsbeurteilung, Instandhaltung, Prüfungen) über die Koordination der Wartung und Prüfungen (ZÜS) bis hin zu Dokumentation, Unterweisung, Mängelmanagement und Schnittstellen (Fremdfirmen, Brandschutz, Arbeitsschutz) reichen. Wichtige Elemente sind z. B. die Verantwortung für wiederkehrende Prüfungen nach BetrSichV/PrüfVO, das Stop-Work-Recht bei festgestellten Mängeln und die Budgetkompetenz für sicherheitsrelevante Ersatzinvestitionen.
Rechtsgrundlagen sind vor allem das ArbSchG (Aufgabenübertragung, Unterweisungspflicht), die Betriebssicherheitsverordnung (Bereitstellung sicherer Arbeitsmittel, Prüfpflichten), die Aufzugs-Prüfverordnung (staatlich vorgegebene Prüfintervalle/Prüfbescheinigungen), sowie DGUV-Vorschriften und Technische Regeln (z. B. TRBS 1201/1203).
Schriftliche Beauftragung Aufzugsbeauftragter
- Rechts- und Regelwerksrahmen
- Schriftlicher Beauftragungstext
- Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
- Qualifikation und Fortbildung
- Dauer und Widerruf
- Pflichten & Befugnisse im Detail
- Befugnisse im Detail
- Vorlagen und Compliance-Mapping
- Anlage 2: Übergabeprotokoll (Checklist)
- Anlage 5: Prüfplan-Checkliste (jährliche Inspektion)
- Anlage 6: Schulungs- und Unterweisungsnachweis
- Anlage 7: Mängelmeldung (Beispiel)
- Compliance-Mapping (Auszug)
- Umsetzung und Onboarding
- Risiken & Vertragsklauseln
Die Rolle des Aufzugsbeauftragten unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben, u. a.:
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Arbeitgeber müssen Gefährdungen ermitteln (§ 5) und geeignete Maßnahmen treffen, Arbeitnehmer unterweisen (§ 12). Aufgaben dürfen nur an befähigte Personen übertragen werden (§ 7), und bei mehreren Arbeitgebern am selben Ort ist Zusammenarbeit zu regeln (§ 8).
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Aufzugsanlagen gelten als ortsfeste Arbeitsmittel mit erhöhter Gefährdung. Gefahrenquellen müssen beseitigt oder abgesichert sein (§ 3). Der Arbeitgeber hat für Prüfungen und Wartungen zu sorgen (§ 14). Bei Instandsetzungen oder Neubau ist eine fachgerechte Prüfung vor Inbetriebnahme durchzuführen (§ 14 Abs. 2). Regelmäßige Wiederholungsprüfungen (mind. 4‑jährlich) folgen den Vorschriften der Prüfverordnung. Für Dritte regelt § 13 (2) BetrSichV die Bestellung eines Koordinators bei Gefährdungen Dritter durch Arbeitsmittel.
Aufzugsprüfverordnung (PrüfVO): In vielen Bundesländern existiert eine Landesverordnung, die die Prüfpflichten für Personenaufzüge, Lastenaufzüge, Aufzugsanlagen z. B. in Wohngebäuden regelt (Prüfintervalle, Anzeigepflichten). Hiernach müssen Aufzüge z. B. vor Erstinbetriebnahme und in festen Zeitabständen geprüft und die Ergebnisse dem Betreiber bestätigt werden. Die konkrete PrüfVO hängt vom Standort ab; als Mindeststandard ist die vierjährige Hauptprüfung (Abnahme durch zugelassene Stelle – ZÜS) üblich.
DGUV Vorschrift 1 (UVV Prävention): Beauftragung von Personen soll schriftlich erfolgen (§ 13). Verantwortungsbereich und Befugnisse sind klar festzulegen, vom Beauftragten zu unterschreiben und ihm auszuhändigen. Bei festgestellten Sicherheitsmängeln ist die Arbeit sofort einzustellen (§ 11), bis Abhilfe geschaffen wird.
Technische Regeln (TRBS/TRGS): TRBS 1111 (Gefährdungsbeurteilung) verlangt, alle Gefährdungen bei Aufzugsbetrieb zu analysieren. TRBS 1112 (Instandhaltung) fordert Koordination und Unterbrechung bei Gefährdungen. TRBS 1201 (Prüfungen) behandelt die Prüfpflichten (Anlage 2 Abschnitt 5 nennt „Aufzüge, Fahrtreppen, Fahrsteige“ als zu prüfende Anlagen). TRBS 1203 (Prüferqualifikation) definiert, was eine „zur Prüfung befähigte Person“ sein muss (z. B. ZÜS). TRBS 1116 beschreibt Qualifikationsanforderungen für beauftragte Personen und zu unterweisende Mitarbeiter.
DIN/VDE/VDI-Normen: Übliche Regelwerke sind z. B. DIN EN 81 (Sicherheit von Aufzügen), VDI 4707 (Aufzugssicherheit) und VDE-Anforderungen an Notstrom und Kommunikation. Diese werden in der Praxis als „anerkannt“ vorausgesetzt.
ASR A2.2/2.3/6.1: Arbeitsstättenregeln zu Fluchtwegen, Brandschutz und elektrischen Anlagen (Notruf, Beleuchtung). Sie ergänzen die spezifischen Pflichten, etwa Notrufbereitschaft im Aufzugsraum (ASR 6.1).
Aufgabenbereich (Scope):
Standorte/Objekte: Alle betriebseigenen Immobilien und baulichen Anlagen mit Aufzügen (Gebäude, Hallen, Tiefgaragen, Außenanlagen). Für externe Objekte (z. B. gemietete Gebäude) ist zu prüfen, ob zusätzliche Betreiberpflichten bestehen. (Annahme: Unternehmensgröße und Einsatzbereiche sind nicht spezifiziert – daher alle vorhandenen Aufzüge sind im Scope.)
Anlagentypen: Personenaufzüge, Lastenaufzüge, Hebebühnen und ggf. Fahrtreppen sowie die zugehörigen Maschinenräume, Steuerungen und Notstromsysteme. Förderbänder oder Krananlagen sind ausgeschlossen. Die Anlagenliste (Anlage 1) spezifiziert für jedes Objekt den Typ (z. B. Personen- vs. Lastenaufzug), Hubhöhe, Inbetriebnahmejahr, Instandhaltungsvertrag und ZÜS-Zuständigkeit.
Tätigkeiten: Betrieb und Wartung (gemäß DIN EN 13015), Umbauten/Anpassungen, Instandhaltung, Prüfungen (Haupt- und Zwischenprüfungen), Mängelbehebung, Notrufbereitstellung, Dokumentation und Mitarbeiterschulung. Alle Tätigkeiten rund um Aufzüge – intern oder durch Fremdfirmen – fallen in den Verantwortungsbereich des Aufzugsbeauftragten.
Wesentliche Aufgaben sind:
Betriebssicherheit: Sicherstellung des vorschriftsgemäßen Betriebs aller Aufzüge (Belastbarkeit, Zugangsbegrenzung, Notrufbereitschaft). Kontrolle der Kommunikationswege (Funktionsprüfung des Notruf/Notbetrieb).
Instandhaltung & Wartung: Abstimmung mit der Wartungsfirma (gilt. VDE 0100, EN 13015), Terminplanung, Abschluss von Instandhaltungs- und Wartungsverträgen. Überwachung, dass Fristen nach den Vorschriften und Herstellervorgaben eingehalten werden.
Prüfungen (ZÜS/Behörde): Koordination aller gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen (Sicherheitsprüfungen nach BetrSichV § 14, Hauptprüfungen durch zugelassene Überwachungsstelle gemäß PrüfVO). Einholung von Nachweisen/Prüfprotokollen und Überwachung der Mängelbeseitigung.
Gefährdungsbeurteilung: Aktualisierung der GB der Arbeitsplätze in Aufzugnähe und Absturz-/Quetschriskiken (ArbSchG § 5). Ableiten und Umsetzen von Schutzmaßnahmen (z. B. Türverriegelungen, Wegsperrung bei Wartung).
Unterweisung & Anweisung: Erstellung und Durchführung von Unterweisungen für interne/externe Beschäftigte zu Aufzugssicherheit (Nutzung, Verhalten im Notfall, persönliche Schutzausrüstung). Pflege der Betriebsanweisung „Aufzugsanlagen“ (z. B. Zutrittskontrolle, Erste Hilfe).
Mängelmanagement: Aufnahme und Dokumentation von Störungen und Sicherheitsmängeln (Mängelmeldeformular in Anlage 7). Sofortige Stilllegung oder Übergabe des Aufzugs an qualifiziertes Personal bei gravierenden Defekten (Stop-Work-Recht gemäß DGUV V1 § 11). Veranlassung der Reparatur/Modernisierung und Abschlussprüfung vor Wiederbetrieb.
Dokumentation: Verwaltung aller technischen Unterlagen (Schaltpläne, Aufzugspläne, Prüf- und Wartungsberichte, Anlagenbücher), Führerscheine und Bedienungsanleitungen im DMS/CAFM. Sicherstellung der Mindestspeicherfristen (z. B. 3 Jahre nach Prüfung).
Kooperation/Fremdfirmen: Abstimmung mit externen Aufzugsfirmen und sonstigen Nutzern. Weiterleitung sicherheitsrelevanter Informationen an beauftragte Dienstleister. Bei Einsatz Dritter darauf achten, dass diese zertifizierte Prüfungen anerkennen und unsere Richtlinien (z. B. Vollschutz bei Arbeiten an offenen Anlagen) befolgen.
Schnittstellen: Zusammenarbeit mit Brandschutz (z. B. Aufzugsabschaltung bei Brandmeldungen), Elektrotechnik (z. B. Notstromversorgung, Energieversorgungsplanung), Technischer Gebäudeausrüstung (z. B. zentrale Steuerung von technischen Systemen) sowie mit Bau- und Sicherheitsmanagement.
Die beauftragte Person erhält zur Erfüllung ihrer Aufgaben die folgenden Rechte:
Weisungsbefugnis: Rechtliche Möglichkeit, sicherheitsrelevante Anweisungen gegenüber Mitarbeitern und Fremdfirmen zu erteilen (z. B. Zugangssperrung, Arbeitsfreigabe, Nutzungsvorschriften).
Stillsetzung / Stop-Work: Befugnis, Arbeiten an einer Anlage sofort auszusetzen und den Aufzug außer Betrieb zu nehmen, wenn eine akute Gefahr für Leben oder Gesundheit besteht oder erforderliche Prüfungen/Abnahmen fehlen. Der Aufzug darf erst wieder eingeschaltet werden, wenn alle Mängel behoben sind und die Freigabe erfolgt.
Budgetfreigaben (bis Grenze): Freigabe von Sofortmaßnahmen oder Ersatzbeschaffungen (z. B. Austausch von Fahrkabeln, Ersatz wichtiger Komponenten) bis zu einem Limit von [€___]. Größere Ausgaben bedürfen der Zustimmung der Geschäftsführung oder Fachabteilung.
Externe Prüfstellen beauftragen: Initiierung und Vergabe von Prüfaufträgen (ZÜS, Sachverständige, Elektriker) im Rahmen der internen Vergaberichtlinien. Haftung für Qualifikation der Prüfer bleibt beim Arbeitgeber (TRBS 1203).
Zutritts- und Einsichtsrechte: Uneingeschränkter Zutritt zu allen Aufzugsteilen (Maschinenraum, Schächte) und zu allen Unterlagen, Bauplänen, Prüf- und Wartungsberichten. Zugangserlaubnisse in IT-Systeme (CAFM, Ticketsystem, E-Mails) für Informationsbeschaffung und Dokumentation.
Vertretung: Die benannte Stellvertretung erhält dieselben Befugnisse (s. Anlage 4) für den definierten Vertretungsfall, z. B. Urlaub, Krankheit.
Die folgenden Ausführungen konkretisieren die wichtigsten Aufgaben und Befugnisse aus der Beauftragung:
Betriebssicherheit der Aufzüge: Aufzugsanlagen dürfen nur betrieben werden, wenn alle sicherheitsrelevanten Einrichtungen funktionsfähig sind. Dazu zählen z. B. Türkontaktschalter, Notruf/Notbremse, Steuerungssicherheit und bauliche Sicherheit (z. B. Gegengewichtssicherung). Die Beauftragte Person sichert dies durch regelmäßige Stichproben (z. B. Sichtkontrolle) und durch die Koordination von Hauptprüfungen.
Wiederkehrende Prüfungen: Gemäß BetrSichV § 14 und den technischen Regeln sind Aufzüge mindestens alle vier Jahre einer Hauptprüfung zu unterziehen, wenn sie Personen befördern (ZÜS/Fachunternehmen). Die Beauftragte Person organisiert diese termingerecht und überprüft die Prüfberichte und eventuellen Mängelaufstellungen. (Anlassbezogene Prüfungen nach Unfällen oder Umbauten erfolgen ebenfalls unter ihrer Federführung.) Die Forderung nach ordnungsgemäßer Prüfung folgt aus ArbSchG/BetrSichV (Prüfpflicht vor Inbetriebnahme).
Instandhaltungskoordination: Auch wenn oft externe Dienstleister gewartet werden, ist der Arbeitgeber verpflichtet, dass Wartungsintervalle eingehalten und Mängel behoben werden. Die Aufzugsbeauftragte verwaltet Wartungsverträge (z. B. EN 13015) und prüft, ob Tätigkeiten entsprechend den Herstellervorgaben durchgeführt wurden. Bei Unterlassungen kann sie bei Budgetfreigabe kleinere Instandhaltungsarbeiten direkt anstoßen.
Gefährdungsbeurteilung (GBU): Für alle Tätigkeiten an Aufzügen (Wartung, Prüfungen, Betrieb) ist eine GBU zu erstellen. Dazu zählen Absturz- und Quetschgefahren im Schacht, Stromschlagrisiko, Brand- und Bombenterror-Szenarien und psychische Belastung (Enge, Panik). Die Koordinatorin sorgt für Aktualisierung dieser GBU bei jeder Änderung am Aufzugssystem. (ArbSchG § 5:) Arbeitgeber hat Gefährdungsbeurteilung durchzuführen.
Unterweisungen & Betriebsanweisungen: Mitarbeiter und Fremdfirmen-Techniker sind gemäß ArbSchG § 12 sachgerecht zu instruieren. Die Beauftragte Person stellt sicher, dass Bediener und Instandhalter die Betriebsanweisungen (z. B. Notbedienung, Verhalten bei Feuer) kennen. Bei Neueinstellungen oder Regeländerungen führt sie Unterweisungen durch und dokumentiert sie (Anlage 6).
Dokumentation: Technische Unterlagen (Schalt- und Hydraulikpläne, Prüf- und Wartungsnachweise) müssen für jede Anlage vollständig vorliegen. Die Koordinatorin garantiert deren Aufbewahrung im CAFM oder zentralen Akten (PrüfVO verlangt Archivierung der Prüfberichte). Dies ermöglicht Nachweis gegenüber Behörden und Versicherungen.
Schnittstellen zu Fremdfirmen: Da Wartung/Prüfung meist externer Auftrag ist, ist die Koordinatorin das Bindeglied zwischen Betreiber und Anbieter. Sie überwacht Qualifikation der Firmen (z. B. Zugelassene Überwachungsstelle für Hauptprüfung) und regelt den Informationsfluss. Arbeitsgenehmigungen (permit-to-work) für fremdtechnisches Personal fallen in ihren Aufgabenbereich.
Notfallmanagement/Brandschutz: Sie koordiniert Maßnahmen im Ernstfall (z. B. automatisches Sichern des Aufzugs bei Feuer, Einweisung der Feuerwehr) in Abstimmung mit dem Brandschutz. Auch der Aufbau eines Notrufkonzepts (Erreichbarkeit Servicetechnik) gehört dazu.
Mängelmanagement und Stillsetzung: Erkennt die Beauftragte/r einen sicherheitsrelevanten Mangel, ordnet sie gemäß DGUV Vorschrift 1 sofortiges Stilllegen des Aufzugs an. Beispiele sind: fehlen der Notbremse, gröbste Stahlseilschäden oder eine entnervte Steuerung. Die Beseitigung erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Instandhaltungsdienst. Die Einhaltung wird protokolliert und nachweisbar abgeschlossen, bevor der Fahrstuhl wieder freigegeben wird.
Aufzüge im Gebäudebetrieb: Betreiberpflichten aus der Betriebssicherheitsverordnung (z. B. Unfallverhütungsvorschriften) sowie der Energieeinsparverordnung/GEG sind durch die Koordinatorin einzuhalten. Dazu gehört auch die Koordination mit Betreibern anderer Gebäudetechnik. Hinweise z. B. aus VDI 4707 (Barrierefreiheit, Nutzung durch Rollstuhlfahrer) könnten berücksichtigt werden.
Aus Sicherheitsgründen werden der Aufzugsbeauftragten klar definierte Befugnisse eingeräumt, siehe Beauftragungstext Punkt 5:
Weisungsbefugnis: Sie kann Mitarbeitern und Wartungspersonal (interne und externe) aus Arbeitsschutzgründen verbindlich Anweisungen erteilen. Dies umfasst das Verbot von Handbetrieb ohne Unterweisung, das Abstellen der Nutzung bei unsachgemäßer Verwendung oder das Verlangen nach korrekt ausgeführten Prüfprotokollen.
Stillsetzungsrecht: Sie darf den Aufzug sofort aus dem Betrieb nehmen (Schaltsperre über Zentrale, Aushang) bei Nichtvorlage von Prüfbefunden oder gravierenden Mängeln. Dies gilt auch, wenn Notruf/Notbeleuchtung defekt ist. Die Wiederinbetriebnahme erfolgt erst nach Freigabe.
Budgetautonomie: Innerhalb eines definierten Rahmens (z. B. Reparaturen bis 5.000 €) kann sie ohne zusätzliche Genehmigung Sofortmaßnahmen veranlassen. Damit können dringend benötigte Ersatzteile oder Einwinterungsmaßnahmen (z. B. bei Frost) beschafft werden. Höhere Ausgaben gehen über Fachabteilung/Finanzen.
Beauftragung von Prüfstellen: Sie wählt und beauftragt (in Abstimmung mit Einkauf/Vertrag) externe Dienstleister wie ZÜS oder Sachverständige, die gesetzliche Hauptprüfungen durchführen. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Prüfung bleibt beim Arbeitgeber; die Koordinatorin überwacht Termin‑ und Leistungs-Erfüllung.
Zutritts-/Aufenthaltsrechte: Uneingeschränkter Zutritt zu allen relevanten Betriebsräumen (Maschinenraum, Steuerungskasten) sowie Einsicht in digitale und gedruckte Unterlagen. Keine Zutrittsfreigabe kann technische Prüfungen oder Begehungen verhindern.
Compliance-Mapping (Auszug)
| Pflicht / Aufgabe | Relevante Vorschrift (Auszug) |
|---|---|
| Gefährdungsbeurteilung | ArbSchG § 5 (Risiken ermitteln) |
| Unterweisung der Beschäftigten | ArbSchG § 12 (Unterweisungspflicht) |
| Bereitstellung sicherer Arbeitsmittel | BetrSichV § 3 (Einhaltung von Regeln und Schutzmaßnahmen) |
| Prüfung vor Inbetriebnahme | BetrSichV § 14 (2) (Prüfung durch bef. Person) |
| Wiederkehrende Prüfungen | BetrSichV § 14 (3) (Prüfungen nach Fristen) |
| Pflicht zur Dokumentation | ArbSchG § 6 (Dokumentationspflicht) |
| Stillelegung bei Gefahr | DGUV V1 § 11 (Stop-Work bei Mängeln) |
| Schriftliche Bestellung | DGUV V1 § 13 (Beauftragung schriftlich) |
| Koordination mit Fremdfirmen | BetrSichV § 13 (Zusammenarbeit, Koordinatoren) |
| Prüferbeteiligung (ZÜS) | TRBS 1203 (Anforderungen an bef. Prüfpersonen) |
| Bedienerqualifikation | TRBS 1116 (Unterweisung beauftragter Personen) |
| Brandschutzmaßnahmen | ASR A2.2 / 6.1 (Brandverhalten, Notruf) |
| DIN EN 81-Anforderungen | Betreiberpflicht (Stand der Technik) |
Empfohlene Vertragsklauseln:
Haftungsausschluss: Klarstellung, dass der Aufzugskoordinator keine persönliche Haftung übernimmt, wenn er innerhalb seiner Befugnisse handelt. Die Gesamtverantwortung liegt beim Betreiber.
Insurance/Haftpflicht: Verpflichtung der Fremdfirmen, ausreichende Haftpflicht- und ggf. Maschinenbruchversicherung nachzuweisen. Beispiel: „Dienstleister haften für Schäden aus ihrer Tätigkeit, Betreiber stellt Aufzugsbeauftragte schad- und klaglos.“
Mängel-Meldung: Vertraglich festhalten, dass jede Feststellung durch interne oder externe Parteien dem Aufzugsbeauftragten sofort gemeldet werden muss.
Ausschluss von Weisungen Dritter: Bestimmung, dass nur die Anordnungen des Koordinators im Sicherheitsbereich bindend sind (ähnlich einer Stop-Work-Klausel).