Funktionalausschreibung im Technischen Facility Management
Eine Funktionalausschreibung beschreibt nicht primär, wie ein Facility-Management-Dienstleister jede einzelne Tätigkeit auszuführen hat, sondern welches Ergebnis und welche Funktionsqualität der Auftraggeber erwartet. Der Auftragnehmer erhält dadurch Gestaltungsspielraum bei Organisation, Personal, Instandhaltungsstrategie, Digitalisierung und Prozessgestaltung.
Gerade im Technischen Facility Management kann dieser Ansatz sinnvoll sein, wenn der Auftraggeber klare Betriebsziele formulieren kann und qualifizierte Dienstleister eigene technische und organisatorische Lösungen entwickeln sollen.
Auch das öffentliche Vergaberecht lässt Leistungsbeschreibungen in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen beziehungsweise einer Beschreibung der zu lösenden Aufgabe zu. Die Anforderungen müssen jedoch so präzise gefasst sein, dass Bieter ein klares Bild vom Auftragsgegenstand erhalten und hinreichend vergleichbare Angebote möglich sind.
TFM-Leistungen funktional und ergebnisorientiert ausschreiben
Eine funktionale Leistungsbeschreibung kann beispielsweise folgende Ziele definieren:
Funktionsanforderung
Mögliche Konkretisierung
Anlagenverfügbarkeit
definierte Verfügbarkeitswerte für kritische Anlagen
Betriebssicherheit
sichere und rechtskonforme Betriebsführung
Störungsmanagement
Reaktions- und Wiederherstellungszeiten
Raumkonditionen
definierte Temperatur- und Betriebsbedingungen
Instandhaltung
Erhalt der geforderten Funktionsfähigkeit
Dokumentation
vollständige und aktuelle Betriebsnachweise
Energie
definierte Optimierungs- und Transparenzanforderungen
Nutzerorientierung
Erreichbarkeit, Rückmeldung und Servicequalität
Der Auftraggeber formuliert damit den erforderlichen Soll-Zustand, während der Bieter erläutert, mit welchem Betriebs- und Instandhaltungskonzept er diesen erreichen will.
Funktionalausschreibung bedeutet nicht, sämtliche Verantwortung an den Dienstleister abzugeben. Bestimmte Anforderungen müssen weiterhin eindeutig und verbindlich vorgegeben werden, insbesondere:
gesetzliche und behördliche Betreiberanforderungen,
sicherheitskritische Mindeststandards,
Anlagen- und Leistungsgrenzen,
Betriebs- und Nutzungszeiten,
erforderliche Verfügbarkeiten,
Schnittstellen zu Produktion und anderen Dienstleistern,
Dokumentationspflichten,
CAFM- und Datenanforderungen,
Freigabe- und Eskalationsprozesse,
Mindestqualifikationen,
Prüf- und Compliance-Anforderungen.
Der Gestaltungsspielraum beginnt erst oberhalb dieser unverhandelbaren Mindestanforderungen.
Eine funktionale Ausschreibung kompensiert keine unzureichende Bestandskenntnis. Bieter benötigen belastbare Informationen über:
Anlagenbestand und Kritikalitäten,
Gebäude und Flächen,
Nutzung und Betriebszeiten,
bekannte technische Zustände,
Störungs- und Verbrauchsdaten,
bestehende Prüf- und Wartungspflichten,
vorhandene Schnittstellen und Fremdverträge.
Fehlen diese Grundlagen, kalkulieren Bieter unterschiedliche Risiken ein. Das führt zu Preisaufschlägen, Vorbehalten oder späteren Abgrenzungsdiskussionen.
Verantwortung und Risiko bewusst zuordnen
Besonders sorgfältig ist festzulegen, welches Risiko der Auftragnehmer tatsächlich beeinflussen kann. Ein Dienstleister kann beispielsweise für Reaktionszeiten und Instandhaltungsorganisation verantwortlich sein. Eine uneingeschränkte Garantie für Anlagenverfügbarkeit wäre dagegen problematisch, wenn erhebliche Altanlagenrisiken, Investitionsentscheidungen oder Ersatzteilfreigaben beim Auftraggeber verbleiben.
Deshalb sollte gelten:
Verantwortung nur dort übertragen, wo auch Einfluss-, Entscheidungs- und Handlungsmöglichkeiten bestehen.
Angebote über Konzepte und Performance vergleichen
Eine Funktionalausschreibung eröffnet die Möglichkeit, neben dem Preis insbesondere die Qualität der angebotenen Lösung zu bewerten.
Relevant können sein:
technisches Betriebskonzept,
Instandhaltungsstrategie,
Personal- und Bereitschaftsmodell,
Störungs- und Notfallkonzept,
Ersatzteilstrategie,
CAFM- und Digitalisierungskonzept,
Energie- und Optimierungsansatz,
Start-up- und Mobilisierungskonzept.
Die auf der TFM-Microsite vorgesehenen Service-Level-Matrix, Berichtsvorlagen, Auditplanung und KVP-Strukturen bilden hierfür geeignete Steuerungsinstrumente.
Eine professionelle Funktionalausschreibung folgt damit der Logik:
Betriebsziele definieren → Mindestanforderungen festlegen → Ausgangsdaten bereitstellen → Leistungsgrenzen klären → funktionale Ergebnisse beschreiben → Bieterlösungen einfordern → Qualität und Preis bewerten → Performance im Vertrag messbar machen.
So entsteht kein weniger präziser Vertrag, sondern ein anders präziser Vertrag: Der Auftraggeber definiert klar, welches Ergebnis geschuldet wird, während qualifizierte TFM-Dienstleister ihre fachliche Kompetenz nutzen können, um den wirtschaftlich und technisch geeigneten Weg dorthin zu entwickeln.
