Technisches Facility Management setzt eine hohe fachliche, personelle und organisatorische Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers voraus. Betreiberpflichten, technische Bereitschaften, zahlreiche Gewerke, Störungsmanagement und oft komplexe Nachunternehmerstrukturen können nicht allein anhand eines Angebotspreises beurteilt werden. Bereits vor der eigentlichen Angebotswertung sollte deshalb geprüft werden, welche Unternehmen für die konkrete TFM-Leistung überhaupt geeignet sind.
Bei öffentlichen Vergaben dürfen Aufträge grundsätzlich nur an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen vergeben werden, die nicht aufgrund gesetzlicher Ausschlussgründe auszuschließen sind. Die festgelegten Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und zu ihm in einem angemessenen Verhältnis stehen.
Teilnahmevoraussetzungen klar und verbindlich definieren
Qualifikationen und gewerkespezifische Befähigungen
Organisation
Objektleitung, Bereitschaft, Eskalationsfähigkeit
Technik
Werkzeuge, Messgeräte, Systeme und Ressourcen
Nachunternehmer
Leistungsfähigkeit und transparente Einbindung
Qualität / HSE
geeignete Management- und Sicherheitsstrukturen
Die VgV erlaubt öffentlichen Auftraggebern unter anderem Nachweise zur Berufsausübung sowie Anforderungen an wirtschaftliche und finanzielle Kapazitäten. Für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit können Anforderungen gestellt werden, die ausreichende personelle und technische Mittel sowie entsprechende Erfahrungen sicherstellen.
Referenzen auf Vergleichbarkeit ausrichten
Bei TFM-Vergaben sind Referenzen besonders aussagekräftig, wenn sie nicht lediglich einen hohen Auftragswert nachweisen, sondern mit der ausgeschriebenen Aufgabe tatsächlich vergleichbar sind.
§ 46 VgV erlaubt für öffentliche Vergaben ausdrücklich Anforderungen, die sicherstellen sollen, dass Unternehmen über notwendige Erfahrungen sowie personelle und technische Mittel für eine angemessene Auftragsausführung verfügen.
Mindestanforderungen angemessen dimensionieren
Teilnahmevoraussetzungen sollen ungeeignete Unternehmen ausschließen, dürfen den Wettbewerb aber nicht unnötig verengen. Ein überhöhter Mindestumsatz, eine sehr große Zahl nahezu identischer Referenzen oder unverhältnismäßige Personalvorgaben können geeignete mittelständische Fachunternehmen ohne sachlichen Grund ausschließen.
Deshalb sollte für jede Anforderung gefragt werden:
Was muss ein Unternehmen nachweislich können, damit die konkrete TFM-Leistung zuverlässig erbracht werden kann?
Gerade wirtschaftliche Mindestanforderungen sind auf die tatsächlichen Vertragsrisiken abzustimmen. Die VgV verlangt, dass Anforderungen die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Auftragsausführung sicherstellen.
Eignungsleihe und Nachunternehmer berücksichtigen
Bei komplexen TFM-Modellen kann ein Bieter für bestimmte Anforderungen auf Kapazitäten anderer Unternehmen zurückgreifen. Bei bestimmten beruflichen Qualifikationen oder einschlägiger Erfahrung ist dies im öffentlichen Vergaberecht nur möglich, wenn das betreffende Unternehmen auch diejenigen Leistungen erbringt, für die seine Fähigkeiten benötigt werden.
Die Ausschreibung sollte deshalb transparent erfassen:
welche Leistungen fremdvergeben werden,
welche Unternehmen vorgesehen sind,
auf welche Ressourcen oder Referenzen sich der Bieter stützt,
wie die Gesamtleistung organisatorisch gesteuert wird.
Eine wesentliche Vergabelogik lautet:
Teilnahmevoraussetzung: Kann der Bieter den Auftrag zuverlässig erfüllen?
Zuschlagskriterium: Wie gut ist sein konkretes Angebot im Vergleich zu den anderen Angeboten?
Ein als Mindestvoraussetzung geforderter Nachweis sollte deshalb nicht ohne Weiteres nochmals als qualitative Angebotsleistung bewertet werden.
Professionelle Teilnahmevoraussetzungen folgen damit der Logik:
Auftragsrisiken analysieren → notwendige Eignung bestimmen → Mindestanforderungen verhältnismäßig festlegen → Nachweise definieren → Ausschlussgründe prüfen → Eignung feststellen → erst anschließend die konkreten Angebote bewerten.
So wird bereits zu Beginn des Vergabeverfahrens sichergestellt, dass nur Unternehmen in die vertiefte Angebotsphase gelangen, die über eine belastbare fachliche, personelle, organisatorische und wirtschaftliche Grundlage für den ausgeschriebenen TFM-Betrieb verfügen.
