Technisches Wissen über Personal- und Schichtwechsel hinweg sichern
Technische Betriebsführung ist ein kontinuierlicher Prozess. Die Arbeitszeiten einzelner Beschäftigter sind es nicht. Bei Schichtbetrieb, verlängerten Betriebszeiten oder wechselnden Bereitschaften muss deshalb sichergestellt werden, dass wichtige Informationen nicht mit dem Dienstende einer einzelnen Person verloren gehen.
Die TFM-Prozesslandschaft setzt auf strukturierte Informationsflüsse und eindeutig definierte Verantwortlichkeiten. Eine geregelte Schichtübergabe übersetzt diesen Anspruch unmittelbar in das operative Tagesgeschäft.
Schichtübergaben und Betriebsprotokolle systematisch organisieren
Eine Übergabe soll nicht sämtliche Aktivitäten des vergangenen Arbeitstages wiederholen.
Im Mittelpunkt stehen Sachverhalte, die für die folgende Besetzung handlungsrelevant sind. Dazu gehören insbesondere kritische Störungen, eingeschränkte Betriebszustände, laufende Reparaturen, temporär außer Betrieb genommene Funktionen, Provisorien, besondere Fremdfirmeneinsätze und anstehende kritische Arbeiten.
Auch ungewöhnliche Beobachtungen können relevant sein, wenn sie auf eine mögliche Zustandsverschlechterung hinweisen.
Kritische Punkte persönlich ansprechen
Ein digitales Betriebslogbuch ist eine wichtige Informationsquelle, ersetzt aber nicht immer die aktive Übergabe.
Besonders kritische oder erklärungsbedürftige Sachverhalte sollten zwischen abgebender und übernehmender Person gezielt besprochen werden.
Die übernehmende Person muss verstehen:
Was ist geschehen? Wie ist der aktuelle technische Zustand? Welche Maßnahme läuft bereits? Was muss als Nächstes erfolgen? Unter welchen Bedingungen muss eskaliert werden?
Betriebslogbuch und Ticketsystem unterscheiden
CAFM und Ticketsystem dokumentieren vor allem konkrete Arbeitsaufträge und Störungen. Das Betriebslogbuch besitzt eine andere Funktion.
Es dokumentiert den betrieblichen Kontext.
Dazu können beispielsweise besondere Anlagenzustände, externe Ereignisse, ungewöhnliche Verbrauchssituationen, provisorische Betriebsweisen oder operative Entscheidungen gehören.
Das Betriebslogbuch sollte daher das Ticketsystem ergänzen und nicht duplizieren.
Einträge strukturiert und knapp halten
Ein hochwertiger Logbucheintrag sollte Anlage oder Bereich, Zeitpunkt, Sachverhalt, aktuellen Zustand, bereits erfolgte Maßnahmen, offenen Handlungsbedarf und Verantwortlichkeit erkennen lassen.
Besteht ein zugehöriger Auftrag im CAFM, sollte dessen Nummer referenziert werden.
Dadurch bleibt die technische Historie nachvollziehbar.
Kritische offene Punkte aktiv führen
Ein rein chronologisches Logbuch besitzt eine Schwäche: Ein noch nicht gelöstes Problem kann zwischen neueren Einträgen verschwinden.
Deshalb sollten besonders wichtige offene Sachverhalte zusätzlich in einer aktiven Übergabe- oder Critical-Issues-Liste geführt werden. Sie verbleiben dort, bis sie tatsächlich erledigt oder bewusst anders entschieden wurden.
Tagesbetrieb und Rufbereitschaft verbinden
Auch beim Übergang vom regulären Tagesbetrieb in eine Nacht- oder Wochenendbereitschaft ist eine strukturierte Übergabe erforderlich.
Die Bereitschaft sollte beispielsweise über bekannte Störungen, eingeschränkte Redundanzen, laufende Fremdfirmenarbeiten und besondere Eskalationswege informiert sein.
