Projektorganigramm

Technische Betriebsführung Leitung führt die operative Gesamtorganisation des TTS, verantwortet die Führung der Schlüsselrollen des Auftragnehmers, konsolidiert Berichtswesen, Eskalationen und Maßnahmenverfolgung und ist zentrale Stelle für technische Freigaben innerhalb des übertragenen Verantwortungsbereichs. Die Funktion stellt sicher, dass Betrieb, Betreiberpflichten, Prüfmanagement, Dokumentation und Dienstleistersteuerung in einer durchgängigen Governance zusammenwirken und dass nur schriftlich übertragene, fachkundige und zuverlässige Personen eigenverantwortliche Aufgaben wahrnehmen.

Bereichsleiter Gebäude/Anlagen führt den Regelbetrieb in den zugeordneten Gebäuden, Anlagenbereichen und Technikzonen. Die Funktion steuert Schalt- und Freigabeprozesse im Tagesgeschäft, priorisiert Arbeitspakete, koordiniert Instandhaltung und Fremdfirmeneinsätze vor Ort und meldet sicherheits-, prüf- und verfügbarkeitsrelevante Abweichungen unverzüglich an die Technische Betriebsführung Leitung.

Instandhaltung verantwortet die planmäßige und korrektive technische Abarbeitung an den übertragenen Anlagen, einschließlich Arbeitsvorbereitung, Ausführung, Rückmeldung und technischer Verifikation. Für prüfpflichtige Tätigkeiten, wiederkehrende Prüfungen und Freigaben mit prüfungsrelevantem Bezug dürfen nur befähigte Personen oder entsprechend eingebundene externe Prüfer eingesetzt werden; Qualifikation, Beauftragung und Unterweisung sind rollenspezifisch nachzuweisen.

Service Desk ist die zentrale Annahme-, Ticket- und Dispatch-Funktion für Störungen, Betriebsabweichungen, Standardaufträge und Eskalationsmeldungen. Die Funktion hält die führende Vorgangsnummer, dokumentiert Priorität, Zeitstempel, Verantwortungsübergabe und Statuskommunikation und überführt Ereignisse fristgerecht an Instandhaltung, Bereichsleitung oder Eskalationsstufe.

CAFM-Administrator verantwortet die technische Pflege der Organisations- und Workflowstruktur im CAFM, die Rollen- und Rechteabbildung, die Datenpflegeprozesse, die Berichtslogik sowie die revisionsfähige Verknüpfung von Tickets, Dokumenten, Prüfungen und Anlagenbezügen. Änderungen an Rollen, Workflows, Rechten, Schnittstellen oder Dokumentenständen erfolgen ausschließlich nach freigegebenem Änderungsprozess; die Funktion besitzt keine eigenständige Freigabekompetenz für sicherheits- oder betriebswirksame technische Änderungen.

Sicherheitsbeauftragter unterstützt die Linienorganisation bei der Beobachtung sicherheitsrelevanter Zustände, der Meldung von Abweichungen, der Begleitung von Begehungen sowie der Umsetzung betrieblicher Sicherheitskommunikation im zugewiesenen Bereich. Die Funktion ist ausdrücklich als Unterstützungs- und Hinweisinstrument auszugestalten; sie ersetzt weder die gesetzlich zu bestellenden sicherheitstechnischen Funktionen noch die Führungs- und Aufsichtspflichten der Linienverantwortlichen.

Fremddienstleister-Koordination steuert Nachunternehmer, OEMs, Prüfdienstleister und sonstige Fremdfirmen im übertragenen Leistungsumfang. Die Funktion koordiniert Zutritt, Einweisung, Nachweise, arbeitsbezogene Freigaben, gegenseitige Gefährdungsabstimmung, verantwortliche Ansprechpartner und die Schnittstelle zu auftragsverantwortlicher Person, koordinierender Person und verantwortlicher Person der Fremdfirma; bei besonderen Gefahren sind Weisungsbefugnisse und Aufsicht ausdrücklich festzulegen.

RACI-Skizze

Die nachfolgende RACI-Skizze konkretisiert die organisatorische Mindestzuordnung der sechs Kernaktivitäten. Für kritische Freigaben mit Auswirkung auf Sicherheit, Versorgung, Produktionsunterstützung, erhebliche Rechtsabweichungen oder Änderungen an sicherheitsrelevanten Systemen verbleibt die finale Freigabe unabhängig von der Matrix beim Auftraggeber. Kürzel: AG = Auftraggeber, TBL = Technische Betriebsführung Leitung, BGA = Bereichsleiter Gebäude/Anlagen, IH = Instandhaltung, SD = Service Desk, CAFM = CAFM-Administrator, SiBe = Sicherheitsbeauftragter, FDK = Fremddienstleister-Koordination; R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed.

Die Eskalationsstruktur ist dreistufig auszugestalten. Im Regelbetrieb werden fachliche Abweichungen durch Service Desk, Instandhaltung oder Bereichsleitung aufgenommen und innerhalb der operativen Linie bearbeitet. Bei Sicherheits-, Prüf-, Betreiberpflicht-, Verfügbarkeits- oder Freigabeabweichungen erfolgt die unverzügliche Eskalation an die Technische Betriebsführung Leitung; bei Sachverhalten mit Auswirkungen auf mehrere Arbeitgeber, auf besondere Gefahren oder auf wesentliche Freigaben sind koordinierende und aufsichtführende Funktionen ausdrücklich zu benennen. Sachverhalte mit kritischer Wirkung auf Versorgung, sicherheitsrelevante Systeme, Fernzugriffe, Dokumentationsintegrität oder wesentliche Betriebsunterbrechungen gehen in die Management- und retained Eskalation des Auftraggebers über.

Berichtslinien sind durchgängig schriftlich festzulegen. Instandhaltung, Service Desk, CAFM-Administration und Fremddienstleister-Koordination berichten operativ an den Bereichsleiter Gebäude/Anlagen und funktional an die Technische Betriebsführung Leitung; die konsolidierte Berichterstattung an den Auftraggeber erfolgt über die Technische Betriebsführung Leitung. HSE-relevante Ereignisse, Prüfabweichungen, Fristüberschreitungen, Dokumentationsmängel und Änderungen an Rechten oder Schnittstellen sind nicht nur operativ, sondern zusätzlich in die jeweilige retained Berichtslinie des Auftraggebers zu geben.

Die Schnittstelle zum Management umfasst Zielvorgaben, Priorisierung, Budget, kritische Freigaben, Abweichungsentscheidungen und Monatsreviews. Die Schnittstelle zum Einkauf umfasst Leistungsabgrenzung, Eignungsnachweise, Dienstleisterfreigaben, Vertragsänderungen und Nachtragsprozesse. Die Schnittstelle zu HSE umfasst Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Permit-to-work, Ereignisverfolgung, Begehungen und Auditmaßnahmen. Die Schnittstelle zu IT/CAFM umfasst Rollen- und Rechteverwaltung, Schnittstellenfreigaben, Protokollierung, Fernzugriffe, Workflow-Änderungen und revisionsfähige Dokumentation. Die Schnittstelle zu Lieferanten umfasst Benennung verantwortlicher Personen, Nachweis der Qualifikation, Einweisung, Koordination von Arbeiten und Rückführung der Dokumentation in die führenden Systeme.

Für jede Schlüsselrolle sind Erst- und Zweitvertretung mit identischem Freigabe-, Informations- und Eskalationszugang zu benennen. Rollen mit Prüf-, Sicherheits- oder Freigaberelevanz dürfen nur an fachkundige, zuverlässige und beauftragte Personen übertragen werden; für Prüfungen sind die Anforderungen an befähigte Personen einzuhalten, für die sichere Verwendung von Arbeitsmitteln gelten Qualifikations-, Unterweisungs- und Beauftragungsregeln, und für die sicherheitstechnischen Funktionen gelten die gesetzlichen Bestell- und Fachkundevorgaben. Kurzanforderungen sind wie folgt festzulegen: Technische Betriebsführung Leitung und Bereichsleiter Gebäude/Anlagen mit technischer Hochschul-, Techniker- oder Meisterqualifikation und nachgewiesener Führungs- und Betreibererfahrung; Instandhaltung mit gewerkbezogener Fachqualifikation und prüfungsbezogener Zusatzbefähigung; Service Desk mit Erfahrung in Dispatch, Ticketing und Eskalationsmanagement; CAFM-Administrator mit nachgewiesener System-, Rollen-, Workflow- und Berichtskompetenz; Sicherheitsbeauftragter mit dokumentierter Bestellung und betrieblicher Einarbeitung; Fremddienstleister-Koordination mit belastbarer Erfahrung in Fremdfirmensteuerung, Freigaben und Nachweisführung.

Spätestens vor Beginn der Mobilisierung ist das Organigramm mit Namen, Funktionsbeschreibung, Vertretung, Rufnummern, Eskalationsstufen, 24/7-Erreichbarkeit, Schnittstellenverantwortung und Systemrollen freizugeben. In der Start-up-Phase übernimmt die Technische Betriebsführung Leitung die Gesamtkoordination, der Bereichsleiter Gebäude/Anlagen die objekt- und bereichsbezogene Betriebsübernahme, die Instandhaltung die technische Erstbetriebsbereitschaft, der Service Desk die Aktivierung der Melde- und Dispatchwege, der CAFM-Administrator die Rollen- und Workflowaufschaltung, der Sicherheitsbeauftragte die sicherheitsbezogene Einbindung vor Ort und die Fremddienstleister-Koordination das strukturierte Onboarding externer Firmen. Ein Regelbetrieb ohne freigegebene Kontakt- und Vertretungsliste, ohne Eskalationsmatrix, ohne Prüf- und Freigabezuordnung und ohne aktiviertes Rollen- und Rechtemodell ist ausgeschlossen.

• endgültige Stellenanzahl je Rolle und Schichtmodell

• konkrete namentliche retained Funktionen des Auftraggebers einschließlich Freigabegrenzen

• endgültige Zuordnung der Gebäude-, Anlagen- und Sonderbereiche zu den Bereichsleitern

• konkrete 24/7-Erreichbarkeits- und Bereitschaftsanforderungen je Rolle

• endgültige Liste prüfpflichtiger Anlagen einschließlich Zuordnung interner und externer befähigter Personen

• konkrete Freigabematrix für Abschaltungen, Heißarbeiten, Arbeiten in Sonderbereichen, Fernzugriffe und Rücknahmen von Schutzfunktionen

• endgültige Schnittstelle zu HSE, Brandschutz, Werkfeuerwehr, Werkschutz und Produktionskoordination

• konkrete Dienstleisterverträge, OEM-Abgrenzungen und Nachunternehmerstruktur

• endgültiges Rollen- und Rechtemodell in CAFM, GLT und angrenzenden Systemen

• konkrete Berichtskalender, Eskalationsfristen und Formate der Management- und Monatsberichte

• konkrete Raum-, Flächen- und Technikcluster für die operative Organisationszuordnung

• endgültige Start-up- und Übergabezeitpunkte einschließlich Hypercare-Phase und Abnahmekriterien des Organigramms