Umweltmanagement

Der Auftragnehmer hat ein standortweites Mess- und Monitoringkonzept für Strom, Gas, Wärme, Kälte, Wasser, Eigenerzeugung und die maßgeblichen Verbrauchergruppen bereitzustellen und zu betreiben. Für Strom und Gas sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen des Messstellenbetriebs zu beachten; nach den Informationen der Bundesnetzagentur sind intelligente Messsysteme insbesondere bei Jahresstromverbräuchen über 6.000 kWh sowie unabhängig vom Verbrauch bei RLM-Messung vorgesehen, während das MsbG nur für Strom und Gas gilt. Für Wärme-, Kälte- und Wasser-Unterzähler besteht deshalb regelmäßig keine unmittelbare MsbG-Pflicht, wohl aber eine vertraglich festzulegende Erfordernis zur internen Last-, Kosten- und Effizienzsteuerung. Zusätzlich ist bei großen Nichtwohngebäuden die Gebäudeautomation so auszugestalten, dass Energieströme systematisch erfasst, überwacht und optimiert werden können.

Soweit die gesetzlichen Verbrauchsschwellen erreicht werden, sind die EnEfG-Pflichten uneingeschränkt umzusetzen. BAFA weist darauf hin, dass Unternehmen ab einem durchschnittlichen Gesamtenergieverbrauch von mehr als 7,5 GWh pro Jahr ein Energie- oder Umweltmanagementsystem einführen und betreiben müssen. Ab mehr als 2,5 GWh pro Jahr sind wirtschaftliche Endenergieeinsparmaßnahmen in Umsetzungsplänen zusammenzufassen, extern prüfen zu lassen und zu veröffentlichen; außerdem sind nach § 17 EnEfG Informationen über Abwärme an die BfEE zu übermitteln und grundsätzlich bis zum 31. März eines Kalenderjahres zu bestätigen oder zu aktualisieren. Für die Ausschreibung ist daher festzulegen, dass der Auftragnehmer die Verbrauchsbilanzierung, die Identifikation von Einsparmaßnahmen, die Abwärmeerfassung und die fristgerechte Bereitstellung aller hierfür erforderlichen Daten unterstützt und dokumentiert.

Für das Energie- und Emissionsmanagement sind monatliche Betriebsreports, quartalsweise Managementreviews und ein jährlicher Umwelt- und Energieabschlussbericht festzulegen. Inhaltlich sind mindestens der Gesamtendenergieverbrauch, medienbezogene Verbrauchstrends, Lastspitzen, Abweichungen zum Vorjahres- und Sollwert, Effizienzmaßnahmen, Abwärmepotenziale, CO₂e-Entwicklungen aus Scope 1 und 2 sowie der Status offener Maßnahmen auszuweisen. Einsparziele sind vertraglich als gleitende Jahresziele auf Basis einer abgestimmten Baseline festzulegen; mangels projektbezogener Zielvorgaben sind im Anhang selbst noch keine absoluten Prozentwerte festzuschreiben. Lastmanagement ist als Pflichtaufgabe für elektrische und thermische Spitzenlasten aufzunehmen, einschließlich Lastprognose, Betriebszeitoptimierung, Lastverschiebung, Peak-Shaving-Prüfung und Eskalation bei Grenzwertüberschreitungen. Diese Punkte sind überwiegend Best Practice und daher vertraglich zu definieren; gesetzlich zwingend sind die Schwellenpflichten des EnEfG sowie anlagenbezogene Mess- und Überwachungspflichten aus Genehmigungen und Fachrecht.

Soweit der Standort genehmigungsbedürftige Anlagen oder emissionsrelevante Aggregate umfasst, sind die Anforderungen aus BImSchG, TA Luft und der einschlägigen BImSchV in den Betrieb, die Messplanung und das Berichtswesen zu übernehmen. Für nicht genehmigungsbedürftige Anlagen gelten die Betreiberpflichten des § 22 BImSchG. In der Ausschreibung ist daher vorzusehen, dass der Auftragnehmer ein Emissionsregister führt, genehmigungsbezogene Überwachungsauflagen überwacht, Auffälligkeiten unverzüglich meldet und alle Mess-, Prüf- und Berichtspflichten aus dem Fachrecht und aus dem Genehmigungsbescheid termin- und nachweisgerecht koordiniert.

Das Abfall- und Stoffstrommanagement ist konsequent an der fünfstufigen Abfallhierarchie auszurichten: Vermeidung, Vorbereitung zur Wiederverwendung, Recycling, sonstige Verwertung und erst nachrangig Beseitigung. Für gewerbliche Siedlungsabfälle schreibt die Gewerbeabfallverordnung die getrennte Sammlung bestimmter Fraktionen vor; dazu gehören insbesondere Papier, Pappe und Karton, Glas, Kunststoffe, Metalle, Holz, Textilien und Bioabfälle. Die getrennte Sammlung und ihre Organisation sind zu dokumentieren, etwa durch Lagepläne, Lichtbilder, Mengen- und Übergabenachweise. Für die Ausschreibung ist deshalb festzulegen, dass der Auftragnehmer die Sammelstellenplanung, Behälterlogistik, Kennzeichnung, Fehlwurfkontrolle, Behälterdimensionierung, Entsorgungsturni und Mengenbilanzen vollständig verantwortet und die Getrenntsammlungsquote regelmäßig ausweist.

Gefährliche Abfälle sind anhand der AVV eindeutig zu klassifizieren; Abfallschlüssel mit Sternchen kennzeichnen gefährliche Abfälle. Für gefährliche Abfälle bestehen Nachweis- und Registerpflichten; diese treffen Erzeuger, Sammler, Beförderer und Entsorger. Nachweisdokumente sind – von Ausnahmen abgesehen – elektronisch zu führen, qualifiziert zu signieren und sicher zu speichern; die in die Register einzustellenden Belege oder Angaben sind mindestens drei Jahre aufzubewahren. In der Ausschreibung ist daher vorzusehen, dass der Auftragnehmer für alle gefährlichen Abfälle ein eANV-fähiges Verfahren, vollständige Registerführung, Behälter- und Lagerkennzeichnung, getrennte Zwischenlagerung, Freigabe der Entsorgungswege und die revisionssichere Ablage aller Begleit- und Übernahmescheine organisiert.

Für Elektroaltgeräte, Altbatterien, Transportverpackungen und andere produktverantwortungsbezogene Stoffströme sind Rücknahmesysteme und vertragliche Standardwege festzulegen. Nach Angaben des Umweltbundesamtes müssen Hersteller für gewerbliche Elektroaltgeräte grundsätzlich eine zumutbare Rückgabemöglichkeit schaffen; nutzt der Endnutzer diese nicht oder handelt es sich um historische Altgeräte, verbleibt die Entsorgungsverantwortung beim Endnutzer. Im Batterierecht bilden inzwischen die EU-Batterieverordnung und das BattDG die Grundlage; Hersteller bleiben zur Rücknahme gesammelter Altbatterien verpflichtet. Für Verpackungen nach § 15 VerpackG bestehen Rücknahme- und Nachweispflichten. Der Auftragnehmer hat deshalb Rücknahmepfade für Elektroaltgeräte, Akkumulatoren, Transportverpackungen, Leuchtmittel und vergleichbare Rücknahmeströme vertragssicher zu organisieren und die zugehörigen Nachweise zu führen.

Der Umgang mit Gefahrstoffen und wassergefährdenden Stoffen ist getrennt vom eigentlichen Abfallmanagement zu organisieren, aber in der Nachweis- und Entsorgungslogik integriert zu führen. Nach der GefStoffV sind Gefährdungsbeurteilung, Gefahrstoffverzeichnis, Sicherheitsdatenblattbezug, schriftliche Betriebsanweisungen und arbeitsplatzbezogene Unterweisungen vor Tätigkeitsaufnahme und danach mindestens jährlich erforderlich. Nach WHG und AwSV müssen Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen so errichtet und betrieben werden, dass eine nachteilige Veränderung der Gewässer nicht zu besorgen ist; der Betreiber hat insbesondere Dichtheit und Sicherheitseinrichtungen regelmäßig zu kontrollieren, eine Betriebsanweisung vorzuhalten und Unterweisungen zu dokumentieren. Für die Ausschreibung ist daher festzulegen, dass der Auftragnehmer Gefahrstoff- und WGK-relevante Stoffe inventarisiert, Lager- und Umschlagflächen überwacht, Sofortmaßnahmen und Notfallmittel vorhält, Entsorgungswege für Rest- und Havariegemische definiert und alle personellen Unterweisungen mit Unterschriftsnachweis organisiert.

Die Nachhaltigkeitsanforderungen sind auf Ressourceneffizienz, Kreislaufwirtschaft, Emissionsminderung und belastbare Lieferketteninformationen auszurichten. Das Umweltbundesamt beschreibt die Kreislaufwirtschaft ausdrücklich als Paradigmenwechsel von der Beseitigung zur ressourcenschonenden und umweltverträglichen Bewirtschaftung von Abfällen; Ressourceneffizienz und Umweltkennzahlen sind dabei zentrale Steuerungsinstrumente. Für die Ausschreibung ist deshalb vorzusehen, dass der Auftragnehmer Abfallvermeidung, Wiederverwendung, Mehrweg, Recyclingfähigkeit, Materialsubstitution, Reparaturfähigkeit, Verpackungsreduktion und die Rückführung werthaltiger Stoffe aktiv in Bewirtschaftungs- und Beschaffungsprozesse integriert. CO₂-Reduktionsziele sind als absolute und spezifische Zielgrößen mit Maßnahmenbezug, Baseline und Berichtspfad auszugestalten; mangels projektspezifischer Festlegung sind im Anhang selbst noch keine Endzielwerte festzuschreiben.

Mangels vorgegebener Zertifizierungspflicht wird in diesem Anhang kein bestimmtes Umweltzertifikat als zwingende Mindestvoraussetzung festgelegt. Gleichwohl ist zwischen gesetzlich relevanten Systemen und vertraglicher Best Practice zu unterscheiden. EMAS ist ein freiwilliges Instrument, wird aber bei angestrebter Registrierung rechtlich verbindlich nach der EMAS-Verordnung und dem UAG geführt; es umfasst die systematische Ermittlung geltender Umweltvorschriften, regelmäßige interne Audits und die Validierung durch zugelassene Umweltgutachter. ISO 14001 ist die international anerkannte Norm für Umweltmanagementsysteme; aktuell ist ISO 14001:2026 die veröffentlichte Fassung. Für EnEfG-Pflichten verweist die Praxis der zuständigen Stellen jedoch auf Energie- bzw. Umweltmanagementsysteme im Sinne der einschlägigen gesetzlichen Anforderungen; für gesetzliche Schwellenpflichten ist daher nicht jede beliebige Umweltmanagementzertifizierung automatisch ausreichend.

Lieferkettenanforderungen sind risikobasiert zu formulieren. Soweit das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz anwendbar ist, bestehen menschenrechtliche und bestimmte umweltbezogene Sorgfaltspflichten; BAFA betont zugleich, dass gesetzliche Pflichten nicht pauschal auf Zulieferer abgewälzt werden dürfen. Für die Ausschreibung ist daher vorzusehen, dass der Auftragnehmer produkt- und leistungsbezogene Umweltinformationen, Entsorgungsfähigkeit, Rücknahmekonzepte, Herkunfts- und Stoffangaben für besonders relevante Materialien, Nachweise zu Entsorgern und Recyclingwegen sowie die Einhaltung vertraglich definierter Umweltstandards seiner Nachunternehmer risikobasiert nachweist. Als vertragliche Mindestanforderung sollten insbesondere Lieferantenselbstauskünfte, Stoffverbots- und Substitutionslisten, Rücknahmekonzepte und Nachweise über zugelassene Entsorgungswege vorgesehen werden.

Der Auftragnehmer hat eine eindeutige Umweltorganisation mit benannten Rollen für Energie, Abfall, Gefahrstoffe, wassergefährdende Stoffe, Genehmigungsmanagement und Berichtswesen einzurichten. Diese Rollen sind mit dem technischen Betrieb, dem FM-Management, dem Einkauf, dem Projekt-/Change-Management und den Betreiberpflichtenstellen zu verzahnen. Jede umweltrelevante Änderung an Anlage, Betriebspunkt, Stoffeinsatz, Entsorgungsweg oder Flächennutzung ist vor Umsetzung auf Genehmigungs-, Sicherheits-, Entsorgungs- und Nachweisfolgen zu prüfen. Der Auftragnehmer hat hierfür einen standardisierten Antragspfad mit Umweltprüfung, Freigabe, Umsetzung und Wirksamkeitsnachweis zu betreiben. Soweit immissionsschutz-, wasser- oder abfallrechtliche Anzeigen oder Genehmigungen erforderlich sind, verbleibt die formale Entscheidung beim jeweils Verantwortlichen des Auftraggebers; die fachliche Zuarbeit, Datenermittlung, Dokumentation und Fristenüberwachung liegen im Leistungsumfang des Auftragnehmers.

Audit- und Berichtswesen sind mindestens in drei Ebenen auszugestalten: operative Monatsprüfung, quartalsweise Managementbewertung und jährliche Systemprüfung. Schulungen sind nicht erläuternd, sondern als Pflichtleistung festzulegen. Obligatorisch sind mindestens Erstunterweisungen vor Tätigkeitsaufnahme sowie jährliche Wiederholungsunterweisungen für alle umweltrelevanten Tätigkeiten, insbesondere bei Gefahrstoffen, gefährlichen Abfällen, AwSV-relevanten Anlagen, Sammelstellenbetrieb und Notfallmaßnahmen. Inhalt, Zeitpunkt und Nachweis der Unterweisung sind schriftlich zu dokumentieren.

Die Mess-, Dokumentations- und Nachweispflichten sind systemgestützt in CAFM und ERP abzubilden. Für gefährliche Abfälle ist ein eANV-fähiger Prozess verpflichtend; für alle anderen Umweltinformationen ist eine strukturierte Datenhaltung mit eindeutiger Anlagen- bzw. Flächenreferenz, Zeitstempel, Versionsstatus, Freigabevermerk und Dokumentenklasse vorzusehen. Für abrechnungs-, steuer- oder handelsrechtlich relevante Unterlagen sind die GoBD sowie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten; nach § 147 AO betragen diese je nach Unterlagenart acht oder zehn Jahre, nach § 257 HGB für die dort genannten Unterlagen zehn Jahre. Abfallrechtliche Register- und Nachweisdokumente sind mindestens drei Jahre aufzubewahren; darüber hinausgehende Fristen aus Genehmigungen oder Spezialrecht gehen vor. Für die Ausschreibung sollten als Datenformate mindestens CSV/XLSX für strukturierte Massendaten, PDF/A für freigegebene Berichte und Bescheide sowie, soweit vorhanden, standardisierte Schnittstellen für CAFM/ERP-Importe festgelegt werden.

Der Leistungsumfang des Auftragnehmers hat die laufende Umweltbetriebsführung vollständig abzudecken. Dazu gehören das medienbezogene Monitoring, die operative Steuerung von Energie- und Stoffströmen, das Abfall- und Entsorgungsmanagement, die Organisation von Rücknahmesystemen, das Genehmigungs- und Fristenmonitoring, die Vorbereitung und Begleitung interner und externer Audits, die Nachweisführung gegenüber dem Auftraggeber und Behörden sowie die Ableitung, Bewertung und Verfolgung von Optimierungsmaßnahmen. Nicht zum laufenden OPEX gehören investive Anlagenänderungen, zusätzliche Messhardware, bauliche Anpassungen, neue Lager- und Rückhalteeinrichtungen oder größere technische Effizienzmaßnahmen; diese sind durch den Auftragnehmer zu identifizieren, technisch und wirtschaftlich zu bewerten und als CAPEX-Maßnahmen mit Business Case, Einsparwirkung und Umsetzungsreife vorzuschlagen.

Als OPEX-relevante Leistungen sind insbesondere Betrieb und Pflege des Messsystems, Datenvalidierung, Berichterstattung, Entsorgungskontraktsteuerung, Gefahrstoff- und AwSV-Dokumentation, Unterweisungen, Auditbegleitung, gesetzliche Meldungen, Störungsbearbeitung an Umweltanlagen, Regeloptimierung und laufende Verbesserungsmaßnahmen zu kalkulieren. Als CAPEX-relevante Themen sind insbesondere zusätzliche Haupt- und Unterzähler, Nachrüstung von Smart- oder Submetering, Verdichter-, Pumpen- oder Lüfteroptimierungen, Lastmanagement-Hardware, Rückhalteeinrichtungen, Behälter- und Lagertechnik, Digitalisierung der Nachweisführung oder technische Maßnahmen zur Abwärmenutzung einzuordnen. Der Auftragnehmer hat jede vorgeschlagene Maßnahme einer CAPEX-/OPEX-Zuordnung, einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und einer CO₂-/Ressourcenwirkung zu unterziehen.

Für die Leistungssteuerung sind im Vertrag KPI- und SLA-Vorgaben zu verankern. Als Mindest-SLA sind vorzusehen: termingerechte Monatsberichte, fristgerechte gesetzliche Meldungen, vollständige Abfall- und Stoffnachweise, unverzügliche Eskalation bei Grenzwert- oder Genehmigungsabweichungen, termingerechte Entsorgung kritischer Abfälle sowie definierte Reaktionszeiten bei Umweltstörungen. XLA-orientierte Ergänzungen können für nutzungsnahe Themen vertraglich aufgenommen werden, insbesondere für Sauberkeit und Geruchsfreiheit von Sammelstellen, Transparenz der Umweltinformationen für Nutzende und Beschwerdebearbeitungszeiten bei umweltbezogenen Störungen. Bei Vertragsbeginn sind vom Auftragnehmer ein vollständiger Initialdatenabzug, eine Rechts- und Pflichtenmatrix, eine Entsorger- und Rücknahmematrix, eine Messstellenliste, eine Umweltterminmatrix sowie ein Maßnahmenregister zu übergeben und fortzuschreiben.

Die nachstehenden Tabellen bilden die für die Ausschreibung zweckmäßigen Steuerungsgrößen ab. Sie leiten sich aus den gesetzlichen Mess-, Nachweis- und Dokumentationspflichten sowie aus etablierten Umweltmanagement- und Kennzahlenansätzen ab; Zielwerte sind projektspezifisch festzulegen.

• die konkreten Energie- und CO₂-Zielwerte,

• die endgültige Referenzgröße für spezifische Umweltkennzahlen,

• die Anzahl und Lage der Haupt- und Unterzähler einschließlich Smart-Meter-/Submetering-Konzept,

• die Abgrenzung der emissionsrelevanten Anlagen und gegebenenfalls einschlägigen Genehmigungen,

• die endgültigen Abfallarten- und Mengengerüste,

• die freigegebenen Entsorgungs- und Rücknahmepartner,

• die projektspezifisch geforderten Zertifizierungen oder Gleichwertigkeitsnachweise,

• die organisatorische Zuordnung einzelner Betreiber- und Freigabeverantwortlichkeiten,

• die Budget- und Wertgrenzen für CAPEX-Maßnahmen,

• die verbindlichen SLA-/XLA-Zielwerte,

• die konkrete CAFM-/ERP-Schnittstellenbeschreibung einschließlich Feldlisten und Austauschformate

• sowie etwaige zusätzliche Berichtspflichten aus unternehmensinternen Nachhaltigkeits- oder Lieferkettenvorgaben.