Leistungsverzeichnis für alle verbindlichen übergeordneten Leistungen
Leistungsverzeichnis verbindliche übergeordnete Leistungen
Ein Total-Technical-Service-Vertrag (TTS) im Facility Management ist in der Praxis weniger „ein einzelnes Paket“ als ein steuerungs- und compliancegetriebener Ordnungsrahmen. Er muss (a) Betreiberpflichten und Arbeitsschutz systematisch beherrschen, (b) Störungs‑ und Instandhaltungsprozesse über ein zentrales Ticketsystem/CAFM führen, (c) Qualität messbar machen (SLAs/KPIs) und (d) eine revisionssichere Dokumentation als Nachweisorganisation etablieren. Diese Logik entspricht der ISO‑41001 ff. als FM‑Managementsystem‑Standard und ISO‑41012 als Leitfaden für Sourcing/Vertragsgestaltung,.
Die zwingenden übergeordneten Leistungen eines TTS ergeben sich vor allem aus Betreiber‑ und Arbeitsschutzpflichten: Arbeitgeber müssen erforderliche Arbeitsschutzmaßnahmen treffen und die Gefährdungen beurteilen (ArbSchG), inkl. Notfallorganisation (z. B. Benennung für Erste Hilfe/Brand/Evakuierung). Für Arbeitsmittel/überwachungsbedürftige Anlagen sind Prüfungen und Prüfaufzeichnungen sicherzustellen (BetrSichV). Technische Regeln (z. B. TRBS 1201) konkretisieren Prüf‑ und Kontrollanforderungen. Für Gefahrstoffe ist eine belastbare Gefährdungsbeurteilung und Umsetzung von Schutzmaßnahmen erforderlich (GefStoffV; TRGS 400/500).
Das folgende übergeordnete Leistungsverzeichnisse für einen TTS‑Vertrag ersetzt nicht gewerke‑ oder anlagenspezifische LVs (z. B. Aufzüge, RLT, Kälte, Elektro, BMA/Sprinkler). Der Zuschnitt folgt dem in ISO‑41012 beschriebenen Gedanken, dass Vereinbarungen je nach Sourcing‑Modell und Bedarfsträger‑Kontext strukturiert und angepasst werden müssen.
| Gliederung | Pos.-Nr. | Leistung | Leistungsbeschreibung (Zweck/Umfang/Deliverables) | Leistungsgrenzen / Schnittstellen | Qualitätsanforderungen / SLAs / KPIs | Reporting / Dokumentation / Abnahme | Abrechnungseinheit | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Governance & Mobilisierung | 100,00 | Mobilisierung & Vertragsstart | Kick‑off, Mobilisierungsplan, Termin‑/Ressourcenplan, Kommunikationsplan; Initiale Datenerhebung/Check vorhandener Dokumente. | AG stellt Bestandsunterlagen/Zutritte; AN erstellt Mobilisierungsplan; ggf. NU‑Onboarding. | Termintreue Mobilisierung (Meilensteine); Vollständigkeit Initial‑Scope. | Protokolle Kick‑off; Mobilisierungsplan freigegeben (Abnahme durch AG). | Einmalleistung | Umfang je Objekt/Portfolio nicht spezifiziert. |
| Governance & Mobilisierung | 100,00 | Rollen, Eskalation, Erreichbarkeit | Benennung Schlüsselrollen (Objektleitung, Service Desk Lead, HSE‑Koordination, CMMS‑Admin), Eskalationsstufen, Kontaktmatrix. | Schnittstellen zu AG‑Objektverantwortung, IT, Einkauf, HSE, Security. | Reaktionszeit Eskalation: nicht spezifiziert (Richtwert: <30–60 min bei P1). | Kontakt‑/Eskalationsmatrix versioniert. | Einmalleistung | Betriebszeiten nicht spezifiziert. |
| Governance & Mobilisierung | 100,00 | Organisationshandbuch / RACI / Schnittstellenmatrix | Aufbau und Pflege einer anweisenden Organisationsdokumentation: RACI für Betreiberpflichten, Störung, Instandhaltung, Änderungen; Schnittstellen zu Behörden, Sachverständigen, Versorgern. | Abgrenzung AG‑Pflichten vs. AN‑Pflichten schriftlich; De‑/Re‑Scope via Change Control. | Vollständigkeit/ Aktualität (Richtwert: Quartalsreview). | Versionierte Freigabe; Auditnachweis. | Pauschale (jährlich) | Detailtiefe nicht spezifiziert. |
| Governance & Mobilisierung | 100,00 | Vertrags‑ und Leistungssteuerung (Governance) | Jour‑fixe operativ, Monats‑/Quartals‑Steuerkreise, Maßnahmen‑Backlog, Entscheidungen/Beschlüsse. | Teilnehmer/Entscheider benennen (AG/AN). | Regelterminquote; Umsetzungsquote Maßnahmen. | Protokolle, Maßnahmenliste, Beschlusslog. | Pauschale (monatlich) | Frequenz nicht spezifiziert. |
| Governance & Mobilisierung | 100,01 | Change‑Control / Leistungsänderungen | Prozess für Leistungsänderungen (Scope, Preise, Termine), inkl. Nachtragskalkulation und Freigabeworkflow. | Schnittstelle Einkauf/Finance AG; NU‑Angebote über AN. | Durchlaufzeit Change‑Requests: nicht spezifiziert. | Änderungsregister, genehmigte Change‑Order. | Pauschale | Preisregeln nicht spezifiziert. |
| Compliance & Betreiberpflichten | 200,00 | Betreiberpflichten‑/Rechtskataster (TTS‑relevant) | Aufbau/Abgleich Pflichtenregister (Vertragspflichten, Prüfungen, Unterweisungen, Dokumentationspflichten); Termin‑/Fristensteuerung. (Bezug: Betreiberverantwortung systematisch organisieren. | AG liefert Anlagenverzeichnis; AN betreibt Fristenmanagement; ZÜS/SV‑Termine koordiniert. | 100 % fristgerechte Prüfungen (gesetzlich); KPI: „overdue items“ = 0. | Pflichtenregister, Fristenkalender, Prüfstatusbericht. | Pauschale (monatlich) | Vollständigkeit Anlagenliste nicht spezifiziert. |
| Compliance & Betreiberpflichten | 200,00 | Gefährdungsbeurteilungen (Arbeit/Arbeitsmittel) | Organisation/Koordination Gefährdungsbeurteilungen und Ableitung Maßnahmen; Dokumentationsführung. (ArbSchG §3/§5). | Fachkunde: AG/AN klären; Einbindung FASI/Betriebsarzt nach Bedarf. | Aktualität GBU; Maßnahmenumsetzungsquote. | GBU‑Dokumentation, Maßnahmenplan; Freigabeprozess. | Pauschale | Umfang je Arbeitsplatz/Objekt nicht spezifiziert. |
| Compliance & Betreiberpflichten | 200,00 | Notfall‑ und Evakuationsorganisation | Organisation Notfallrollen (Erste Hilfe/Brand/Evakuierung) und Abstimmung Objekt‑Notfallprozesse. | Schnittstelle Security, Vermieter, Behörden, Feuerwehrpläne (AG‑Vorgaben). | Alarmierungs‑/Eskalationszeiten: nicht spezifiziert. | Notfallkontakte, Übungen (falls beauftragt), Protokolle. | Pauschale | Übungen/Drills nicht spezifiziert. |
| Compliance & Betreiberpflichten | 200,00 | Prüfmanagement Arbeitsmittel/Anlagen | Prüfplanung, Beauftragung befähigte Person/ZÜS, Termintracking, Mängelverfolgung, Prüfaufzeichnungen. | Schnittstelle zu befähigten Personen, ZÜS, Herstellern; AG entscheidet bei Budgetüberschreitung. | KPI: fristgerecht; KPI: Mängelbeseitigung in Frist. | Prüfprotokolle, Prüfbescheinigungen, Mängellog. | Pauschale | Prüffristen je Anlage nicht spezifiziert. |
| Compliance & Betreiberpflichten | 200,01 | Fremdfirmenkoordination & Koordinatorenrolle | Koordination mehrerer Arbeitgeber/Fremdfirmen, Austausch Gefährdungen, ggf. Koordinatorenbestellung. (BetrSichV Zusammenarbeit). | Schnittstelle Baustellen/Projekte, Vermieter, Generalunternehmer. | KPI: 0 kritische HSE‑Abweichungen; Unterweisungsquote. | Unterweisungsnachweise, Freigabescheine (Permit‑to‑Work). | Pauschale | PTW‑System nicht spezifiziert. |
| Gefahrstoffe & Hygiene | 210,00 | Gefahrstoffmanagement (Organisation) | Gefahrstoffverzeichnis, Betriebsanweisungen, Schulungs-/Unterweisungssteuerung; GBU Gefahrstoffe. | Schnittstelle Einkauf (SDS), HSE, Entsorgung; NU‑Einbindung. | KPI: SDS‑Vollständigkeit; Unterweisung mind. jährlich (Richtwert). | Verzeichnis, Betriebsanweisungen, Unterweisungsnachweise. | Pauschale | Stoffe/Umfang nicht spezifiziert. |
| Gefahrstoffe & Hygiene | 210,00 | Schutzmaßnahmen nach Stand der TRGS | Umsetzung/Überwachung Schutzmaßnahmen nach TRGS‑Logik (z. B. Substitution/Technik/Organisation/PSA). | Schnittstelle zu operativen Teams/NU. | KPI: Auditquote; Abweichungen beseitigt in Frist. | Checklisten, Maßnahmenprotokolle. | Pauschale | Detaillierte Schutzstufen nicht spezifiziert. |
| Arbeitsstätten | 220,00 | Instandhaltungs‑/Mängelprozess Arbeitsstätte | Organisation der Mängelerfassung/-beseitigung inkl. Priorisierung und Nachverfolgung; Arbeitgeberpflicht zur Instandhaltung/Mängelbeseitigung berücksichtigen. | Schnittstelle Nutzer/Mieter/AG; bauliche Maßnahmen ggf. Vermieter. | SLA Mängel (Reaktion/Behebung) nicht spezifiziert. | Mängelliste, Abschlussnachweise, Fotodoku (falls gefordert). | Pauschale | Eigentümer-/Vermieterrollen nicht spezifiziert. |
| Service Desk | 300,00 | Service Desk als Single Point of Contact | Annahme Störmeldungen/Service Requests, Ticketanlage, Priorisierung, Erstkommunikation. | Schnittstelle Nutzer/AG; Übergabe an Einsatz/NU. | SLA Annahme: nicht spezifiziert (Richtwert: <5–15 min). | Ticket‑Historie, Kommunikationslog. | Pauschale (monatlich) | Kanäle (Telefon/Portal/E‑Mail) nicht spezifiziert. |
| Service Desk | 300,00 | Incident‑Triage & Dispatching | Klassifizierung (P1–P4), Disposition Techniker/NU, Terminierung, Eskalation. | Schnittstelle Objektleitung, Bereitschaft, Lieferanten. | KPI: First‑Response‑Time; KPI: Einhaltung Wiederherstellungszeit. | Dispatch‑Protokoll im CMMS. | Pauschale | Prioritätsdefinition nicht spezifiziert. |
| Service Desk | 300,00 | Nutzerkommunikation / Status‑Updates | Proaktive Info bei Ausfällen, Terminabstimmung, Abschlusskommunikation. | Schnittstelle Empfang/Security bei Zutritten. | KPI: Kundenzufriedenheit (falls gemessen). | Standardtexte, Abschlusskommentar. | Pauschale | Zufriedenheitsmessung nicht spezifiziert. |
| Instandhaltungssteuerung | 400,00 | Terminologie & Prozessstandard Instandhaltung | Festlegung/Abgrenzung Wartung/Inspektion/Instandsetzung/Verbesserung; Prozesslandkarte. | Schnittstelle technische Gewerke‑LVe; AG‑Freigaben. | Prozesskonformität; Audit‑KPI. | Prozessdokumentation, Schulungsnachweise. | Pauschale | Detailgrad je Gewerk nicht spezifiziert. |
| Instandhaltungssteuerung | 400,00 | Präventive Instandhaltungsplanung | Jahres-/Rollplan, Arbeitsaufträge, Ressourcenplanung, Sperrzeitenkoordination. | Schnittstelle Nutzer/Produktion; Herstellervorgaben. | KPI: PM‑Completion‑Rate; KPI: Overdue‑Workorders. | CMMS‑Pläne, Monatsübersicht. | Pauschale | PM‑Intervalle nicht spezifiziert. |
| Instandhaltungssteuerung | 400,00 | Qualitätssicherung Instandhaltung | Stichproben, Abnahmen, Checklisten, Mängelmanagement. | Schnittstelle Sachverständige (bei prüfpflichtigen Arbeiten). | KPI: Wiederholfehlerquote; KPI: First‑Time‑Fix. | QS‑Protokolle, Mängellog. | Pauschale | QS‑Stichprobentiefe nicht spezifiziert. |
| Instandhaltungssteuerung | 400,00 | Koordination gesetzlicher Prüfungen | Bündelung Prüftermine, Anlagenverfügbarkeit, Begleitung Prüfungen, Nachverfolgung Mängel. (BetrSichV/Prüfaufzeichnungen). | Schnittstelle ZÜS/befähigte Person; Behördenkontakt (falls delegiert). | KPI: fristgerecht; KPI: Mängel closure time. | Prüfprotokolle im Dokumentensystem/CMMS. | Pauschale | Behördenvertretung nicht spezifiziert. |
| Material/Ersatzteile | 500,00 | Ersatzteil‑ und Materialmanagement (übergeordnet) | Bedarfsermittlung, Mindestbestände (kritische Teile), Bestellworkflow, Wareneingang, Ausgabedokumentation. | Schnittstelle Einkauf/Finance; Herstellergarantie. | KPI: Stock‑out‑Rate; KPI: Lieferzeit. | Lagerbuch/CMMS‑Buchungen, Lieferscheine. | Pauschale | Lagerort/Strategie nicht spezifiziert. |
| Material/Ersatzteile | 500,00 | Gewährleistung/Claim‑Management | Steuerung Reklamationen, Garantieabwicklung, Nachweisführung. | Schnittstelle OEM/Lieferanten; AG Freigaben. | KPI: Claim‑Durchlaufzeit. | Claim‑Register. | Pauschale | Garantiebedingungen je Anlage nicht spezifiziert. |
| IT/CMMS | 600,00 | Betrieb des CMMS/CAFM (Administration) | User‑/Rollenverwaltung, Workflows, Stammdatenpflege, Backups/Exports (sofern im Auftrag). (Schnittstellenstandardisierung nach CAFM‑Regelwerken als Referenz). | Schnittstelle AG‑IT (Betrieb/Hosting), ERP, GLT/BMS. | KPI: Datenvollständigkeit Assets; KPI: Ticket‑Datenqualität. | Systemdoku, Änderungslog. | Pauschale | Hosting/Tool nicht spezifiziert. |
| IT/CMMS | 600,00 | Daten- und Schnittstellenmanagement | Definition Datenmodelle, Import/Export, Schnittstellenbetrieb (Tickets, Assets, Kostenstellen). | Schnittstelle ERP/Finance, Einkauf, BIM‑Daten (falls vorhanden). | KPI: Schnittstellenverfügbarkeit; KPI: Fehlerquote. | Schnittstellenprotokolle. | Pauschale | Datenformate nicht spezifiziert. |
| Datenschutz/IT | 610,00 | Datenschutz (AVV/DPA) & Löschkonzept | Abschluss/Umsetzung Auftragsverarbeitung (Art. 28), Lösch-/Berechtigungskonzept für Tickets/Protokolle. | Schnittstelle ERP/Finance, Einkauf, BIM‑Daten (falls vorhanden). | KPI: Löschfristen eingehalten; Zugriffsreviews. | AVV, TOMs, Berechtigungsmatrix. | Pauschale | TOM‑Tiefe nicht spezifiziert. |
| Arbeitsschutzorganisation | 620,00 | Unterweisungsmanagement (übergeordnet) | Planung/Tracking Pflichtunterweisungen (Allgemein/HSE/Fremdfirmen); Dokumentation. | Schnittstelle Datenschutzbeauftragte/r AG; IT‑Security. | KPI: Unterweisungsquote 100 %. | Unterweisungsnachweise, Teilnahmelisten. | Pauschale | Inhalte je Tätigkeit nicht spezifiziert. |
| Reporting | 700,00 | Monatsreporting (Leistung, SLA, Kosten) | Standardbericht: Tickets, PM‑Quote, Prüfstatus, offene Risiken, Kosten; Management Summary. | Schnittstelle Controlling AG. | KPI‑Framework (u. a. Instandhaltungs‑KPIs als Referenz möglich). | Monatsbericht, Datenanhang (CSV/BI), Review im Jour‑fixe. | Pauschale | KPI‑Set nicht spezifiziert. |
| Reporting | 700,00 | Jahresbericht & Planungsrunde | Jahresrückblick, Budget-/Maßnahmenplanung, Risikobewertung, Prüfplan Folgejahr. | Schnittstelle Strategie/Asset Mgmt AG. | Vollständigkeit Plan; Termintreue. | Jahresbericht, Plan/Freigabe. | Pauschale (jährlich) | Budgethoheit nicht spezifiziert. |
| Verbesserung | 710,00 | KVP / Auditprogramm | Kontinuierliche Verbesserung (PDCA), interne Audits/Begehungen, Maßnahmensteuerung. (Managementsystemlogik FM). | Schnittstelle AG‑Audit/Compliance. | KPI: Maßnahmen closure rate; Audit‑Findings. | Auditberichte, Maßnahmenregister. | Pauschale | Auditfrequenz nicht spezifiziert. |
| Übergabe/Abnahme | 900,00 | Übergabe/Übernahme bei Vertragsbeginn | Dokumenten‑/Datenübergabeprozess, Anlagenbegehung, „Baseline“ offener Mängel, Start‑Abnahme. | Schnittstelle Vorleister, Vermieter, AG‑Projektteam. | Abnahmekriterien nicht spezifiziert. | Übergabeprotokoll, Baseline‑Liste. | Einmalleistung | Datenqualität Bestand nicht spezifiziert. |
| Übergabe/Abnahme | 900,00 | Exit‑Management & Vertragsende | Rückgabe Daten/Dokumentation, Abschlussinventar, Status offene Tickets/Prüfungen, Übergabe an AG/Neudienstleister. | Schnittstelle Nachfolger, AG IT, Datenschutz. | Fristgerechte Übergabe; Vollständigkeit Export. | Exit‑Plan, Abschlusspaket, Abnahmeprotokoll. | Einmalleistung | Datenformate nicht spezifiziert. |
| Haftung/Versicherung | 910,00 | Haftungs- und Versicherungsnachweise (laufend) | Pflege Versicherungsnachweise, Meldung Schadenfälle, Dokumentation Haftungsabgrenzung (FM‑Risikosteuerung). | Schnittstelle Versicherer, AG‑Risk. | KPI: Nachweis fristgerecht; Schadenbearbeitungszeit. | Versicherungsbestätigungen, Schadenlog. | Pauschale | Deckungssummen nicht spezifiziert. |