Präambel, Leitbild und Vergabestrategie – Vergabefassung
Das vorliegende Konzept bildet die Grundlage für die Beschreibung, Strukturierung und Ausschreibung eines integrierten technischen Betriebs- und Servicemodells für den Neubau des Auftraggebers in Hamburg. Unter der Bezeichnung Total Technical Services (TTS) werden die technischen Betriebs-, Instandhaltungs-, Betreiber- und Serviceleistungen zusammengefasst, die für einen sicheren, rechtskonformen, verfügbaren und wirtschaftlichen Betrieb des Standorts erforderlich sind. Die Bezeichnung dient der Bündelung des Beschaffungsgegenstands. Maßgeblich für die Vergabe bleiben die in den Vergabeunterlagen konkret beschriebenen Leistungen, Leistungsgrenzen, Schnittstellen, Nachweise und Vertragsbedingungen.
Leitbild und Vergabestrategie im Facility Management
Ziel des Auftraggebers ist ein technisch und betrieblich belastbares und durchgängig steuerbares Leistungsmodell. Das Betriebsmodell ist auf hohe Anlagen- und Betriebsverfügbarkeit, Rechts- und Betreiberkonformität, Personen- und Sachschutz, Werterhalt, Energie- und Medieneffizienz sowie belastbare Daten- und Nachweisstrukturen auszurichten. Die Leistungen sind so zu organisieren, dass technische Betriebsführung, Instandhaltung, Störungsbearbeitung, Bereitschaften, Dokumentation, Monitoring, Berichtswesen und Qualitätssteuerung in einer einheitlichen Führungs- und Governance-Logik zusammenwirken. Die Anforderungen produktionsnaher, technischer und infrastruktureller Bereiche sind dabei durchgängig einzubeziehen.
Vergabestrategie
Die Vergabe ist funktional so auszugestalten, dass ein integriertes technisches Leistungsmodell beschafft werden kann, ohne die vergaberechtlichen Anforderungen an Neutralität, Transparenz, Vergleichbarkeit und Wettbewerbsoffenheit zu beeinträchtigen. Die Ausschreibung stellt deshalb nicht auf eine begriffliche Selbstbeschreibung, sondern auf klar definierte Leistungsinhalte, Leistungsgrenzen, Reaktions- und Wiederherstellungsanforderungen, Qualifikationsanforderungen, Steuerungsprozesse und Nachweisverpflichtungen ab. Das Konzept dient als fachlicher Bezugsrahmen für die spätere Überführung in Leistungsbeschreibung, Eignungsanforderungen, Zuschlagskriterien, Vertragsentwurf und Anlagenstruktur. Die Vertragslaufzeit ist so zu bemessen, dass ein stabiler Betrieb, eine geordnete Mobilisierung sowie belastbare Optimierungs- und Entwicklungseffekte erreicht werden können. Verlängerungsoptionen, optionale Leistungsbestandteile sowie Übergabe- und Exit-Regelungen sind in den Vergabeunterlagen eindeutig und diskriminierungsfrei festzulegen.
Vertragsgefüge und Verhandlungsverfahren
Das Betriebskonzept ist als strukturierendes Bezugsdokument des Vertragsgefüges zu verwenden. Es beschreibt das Zielbild, die Betriebslogik, die wesentlichen Verantwortungszuschnitte sowie die zentralen Schnittstellen des künftigen Leistungsmodells. Rechtsverbindlich sind die jeweils in den Vergabe- und Vertragsunterlagen ausdrücklich geregelten Inhalte. Im Verhandlungsverfahren dient das Konzept als Rahmen für die Präzisierung von Organisationsmodell, Mobilisierung, Personaleinsatz, IT-gestützter Betriebsführung, KPI- und SLA-Systematik, Dokumentation, Berichtswesen und Weiterentwicklungslogik. Soweit der Auftraggeber ein Generalunternehmermodell vorsieht, übernimmt der Auftragnehmer die operative Gesamtkoordination des vertraglich übertragenen Leistungsumfangs einschließlich der Steuerung eingebundener Nachunternehmer und Spezialdienstleister.
Beim Auftraggeber verbleibende Aufgaben
Beim Auftraggeber verbleiben die strategische Steuerung des Modells, die Festlegung der Ziel- und Qualitätsanforderungen, die Budget- und Investitionshoheit, die Freigabe wesentlicher Maßnahmen sowie die Wahrnehmung nicht delegierbarer Betreiberpflichten. Ebenfalls beim Auftraggeber verbleiben die retained organisation, die Kontrolle der Vertragserfüllung und diejenigen technischen, organisatorischen und produktionellen Schnittstellen, die bewusst nicht in den Leistungsumfang des Auftragnehmers einbezogen werden. Für das Vorhaben ist diese Abgrenzung in den Vergabeunterlagen, in der Verantwortungsmatrix und in den späteren Betriebsprozessen eindeutig auszuweisen, damit Zuständigkeiten, Entscheidungsrechte, Freigabepunkte und Eskalationswege von Beginn an klar geregelt sind.
