Übergeordnete Leistungsbeschreibung

• Infrastrukturelles Facility Management,

• Kaufmännisches Facility Management,

• Strategisches Energiemanagement,

• Winterdienst, Grünpflege und infrastrukturelle Außenanlagenpflege,

• Corporate-IT-Betrieb außerhalb des Bezugs zu OT-/Gebäudeautomation, Sicherheitstechnik, Zutrittskontrollsystem und anderen IT-/OT-Bezug im Facility Management

• strategische und nicht delegierbare Unternehmensfunktionen und Betreiberpflichten des AG,

• Bau-, Umbau- und Projektleistungen außerhalb gesonderter Beauftragung,

• stoff- oder mengenabhängige Entsorgungsleistungen und Sonderlogistik des AG, soweit nicht ausdrücklich vereinbart,

• hoheitliche oder dem AG vorbehaltene Rechts- und Behördenhandlungen, soweit nicht ausdrücklich delegiert.

• Direkte Systemanbindung: Der AN ist direkt an das CAFM-System des AG angebunden und arbeitet online sowie mobil nach den Verfahren des AG.

• Führendes System: Das CAFM-System des AG ist das führende System, u. A. für Tickets, Arbeitsaufträge, Wartungen, Prüfungen, Nachweise, Fristen, Maßnahmen, Freigaben, KPI-Messung und Reporting.

• Service Desk als operative Führungsstelle: Der Service Desk des AG bildet im operativen Ablauf den verbindlichen Single Point of Truth für Meldestatus, Priorisierung, Dispatching und Statuskommunikation; das CAFM des AG bleibt die führende Daten- und Nachweisinstanz.

• Prävention vor Reaktion: Proaktive vorbeugende Instandhaltung (ProvI) hat Vorrang vor rein reaktiver Störungsbearbeitung.

• Leistungsbündelung: Leistungen sind an fachlichen und organisatorischen Schnittstellen so zu bündeln, dass Doppelarbeiten, Reibungsverluste und Zuständigkeitslücken vermieden werden.

• Transparenz und Nachweisfähigkeit: Jede Leistung ist systemisch sorgfältig dokumentiert, vollständig nachvollziehbar und jederzeit auditierbar.

• Prozessanpassung: Der AN passt seine Prozesse an die Prozesse des AG an und überführt diese im Start-up in eine auditkonforme und zertifizierungsfähige gemeinsame Prozesslandschaft.

• Eigenüberwachung: Die kontinuierliche Eigenüberwachung des AN einschließlich Nachweisführung ist Bestandteil der Grundleistung und nicht gesondert zu vergüten. Die Dokumente der kontinuierlichen Eigenüberwachung des AN sind dem AG in Kopie zur Verfügung zu stellen.

• Kontrollierte Änderung: Änderungen des Leistungsumfangs, der Prozesslogik, der Schnittstellen, der Rollen, der Datenlogik, der SLAs oder KPIs erfolgen ausschließlich über das Change-Request-Verfahren.

• Alle relevanten Organisationsnormen, wie VDI 3810, sind zu beachten (siehe Anhang)

• Instandhaltung umfasst Inspektion, Wartung, Instandsetzung und Verbesserung.

• Störung ist jede ungeplante Einschränkung oder Unterbrechung der Sollfunktion.

• Mangel ist jede Abweichung von vereinbarter Beschaffenheit, gesetzlichen Anforderungen, Betreiberpflichten, Versichererauflagen, anerkannten Regeln der Technik oder dokumentierten Sollzuständen.

• ProvI bezeichnet die proaktive vorbeugende Instandhaltung.

• Planned Downtime ist nur dann KPI-neutral, wenn sie vorab freigegeben, im CAFM dokumentiert und mit den betroffenen Nutzern abgestimmt wurde.

• Service Request ist eine technische Anforderung ohne Störungscharakter.

• A-, B- und C-Kritikalität bezeichnet die Priorisierung nach Sicherheits-, Versorgungs-, Produktions-, Compliance- und Verfügbarkeitsrelevanz.

• Anlagenverzeichnis,

• SLA-/KPI-Katalog,

• Prüf- und Wartplan,

• RACI- und Schnittstellenmatrix,

• Reporting-Templates,

• Start-up- und Mobilisierungsplan,

• Preis- und Vergütungsblätter,

• Datenschutz- und Informationssicherheitsregelungen des FM-Rahmenvertrags,

• Dokumentenhistorie.

• FM-Rahmenvertrag einschließlich vorrangiger Sonderbedingungen,

• diese übergeordnete Leistungsbeschreibung,

• gewerkebezogene Leistungsbeschreibungen

• Anlagenverzeichnis einschließlich Kritikalität,

• SLA-/KPI-Katalog,

• Prüf- und Wartungsplan,

• Preis- und Vergütungsblätter,

• sonstige Anlagen.

Diese Leistungsbeschreibung ist ein versioniertes Steuerungsdokument. Änderungen sind nur wirksam, wenn sie über das Change-Request-Verfahren freigegeben, dokumentiert und in die Dokumentenhistorie übernommen wurden.

Der AN übernimmt die technische Betriebsführung, Instandhaltung, Störungsbeseitigung, Prüfkoordination, technische Dokumentation, Nachweisführung, Datenpflege, Reporting- und Steuerungsleistungen für sämtliche im Anlagenverzeichnis erfassten technischen Assets, sowie all damit verbundenen Haupt- und Nebenleistungen entsprechend des Vertragskonvoluts.

• Operative Energieversorgung und technische Medienversorgung: Überwachung und Optimierung des Energieverbrauchs, Energiemonitoring, Betrieb von Energieerzeugungs- oder -verteilanlagen (Transformatoren, USV, Notstromaggregate), Gewährleistung der Stromversorgungs-Verfügbarkeit (Ziel: ≥ 99,99 %). Ebenfalls eingeschlossen ist das Fluidmanagement und die Versorgung mit technischen Gasen (z. B. Druckluft, Stickstoff) sowie entsprechende Infrastruktur.

• Elektrotechnik einschließlich Verteilungen, USV, Notstrom, Beleuchtung und elektrotechnischer Betriebsunterstützung: Sicherstellung der elektrischen Energieversorgung im gesamten Werk (Mittel- und Niederspannungsverteilungen, Schaltanlagen) inklusive der Notstromversorgung und USV-Anlagen. Die Stromversorgung muss praktisch durchgängig gewährleistet sein (Verfügbarkeit ≥ 99,99 %). Für Notstromaggregate/USV gilt volle Betriebsbereitschaft (100 %). Im Fehlerfall (Netzstörung) ist binnen 15 Minuten eine qualifizierte elektrotechnische Fachkraft vor Ort. Weiterhin umfasst dieses Gewerk die Innen- und Außenbeleuchtung: Leuchten sind funktionsfähig zu halten (Ziel: ≥ 98 % Verfügbarkeit), defekte Leuchtmittel werden zeitnah ersetzt. Die elektrische Sicherheit wird durch regelmäßige Prüfungen nach DGUV-Vorschrift gewährleistet (100 % fristgerechte Prüfungen aller ortsfesten Anlagen und ortsveränderlichen Geräte). Ein verantwortlicher Elektrofachkraft-Ansprechpartner stellt die Einhaltung aller elektrotechnischen Sicherheitsregeln sicher.

• Heizungs-, Lüftungs-, Klima- und Kältetechnik. Betrieb und Instandhaltung der Heizungsanlagen (Heizkessel, Fernwärmestationen etc.), Kühlanlagen und Klimaanlagen sowie aller Lüftungs- und Raumlufttechnischen Anlagen (RLT-Anlagen): Ziel ist eine hohe Klimaversorgung-Verfügbarkeit (z. B. ≥ 99 % Einhaltung der vorgegebenen Klimaparameter) und zuverlässige Verfügbarkeit von Heiz- und Kälteerzeugern (≥ 99,5 %). Wartungen nach Herstellervorgaben (Filterwechsel, Brennerwartung etc.) sind termingerecht durchzuführen; die Reaktionszeit bei kritischen Störungen (z. B. Ausfall einer Klimaanlage in sensiblen Bereichen) beträgt maximal 1 Stunde bis Techniker vor Ort.

• Sanitärtechnik, Trinkwasser, Abwasser und technische Hygienethemen. Betrieb der Wasser- und Abwassersysteme, inkl. Pumpen, Rohrnetze, Armaturen und sanitäre Einrichtungen: Gewährleistet werden muss eine nahezu unterbrechungsfreie Wasserversorgung (≥ 99,5 % Verfügbarkeit). Bei Rohrbrüchen oder Leckagen ist eine sehr schnelle Reaktionszeit erforderlich (Fachkraft < 30 Min vor Ort), um Wasserschäden zu minimieren. Besonders wichtig ist die Trinkwasserhygiene: Alle notwendigen Legionellenprüfungen und Hygienekontrollen sind 100 % fristgerecht durchzuführen. Auch das Abwasser-/Entwässerungssystem wird überwacht (keine ungeplanten Rückstaus oder Überflutungen im Jahr).

• Förder- und Hebetechnik einschließlich Aufzüge und Krananlagen. Betrieb und Instandhaltung von Aufzugsanlagen und Krananlagen in den Fertigungshallen: Insbesondere für Personenaufzüge gelten strenge Vorgaben: eine Aufzugsverfügbarkeit von ≥ 99 % ist anzustreben. Für den Notfall ist ein Notdienst organisiert, der im Fall einer Personenbefreiung innerhalb < 20 Minuten vor Ort sein kann. Krananlagen (Brückenkrane, Hebezeuge) unterliegen regelmäßigen Prüfungen; 100 % der erforderlichen Prüfungen (UVV etc.) müssen termingerecht erfolgen. Auch hier wird bei Störungen eine schnelle Entstörung angestrebt (Reparaturdauer MTTR i.d.R. ≤ 24 h bis Wiederinbetriebnahme).

• Sicherheits-, Brandschutz- und Löschtechnik: Umfasst alle sicherheitsrelevanten Anlagen: Brandmeldeanlagen (BMA), Sprinkler- und Feuerlöschanlagen, Zutrittskontroll- und Einbruchmeldeanlagen, Videoüberwachungssysteme, Not- und Sicherheitsbeleuchtung. Diese Systeme sind für Personen- und Objektschutz von höchster Bedeutung (Kategorie A oder B je nach System). Daher gilt für viele dieser Anlagen eine Verfügbarkeit von 99–100 % und volle Funktionsfähigkeit zu jedem Zeitpunkt. Beispielsweise muss die Brandmeldeanlage stets zu 100 % verfügbar sein; Wartungen und Prüfungen im Brandschutz (z. B. Sprinklerwartung, Feuerlöscherprüfungen) sind vollständig und fristgerecht durchzuführen. Im Ereignisfall (Alarm) ist sicherzustellen, dass umgehend reagiert wird – z. B. Alarmweiterleitung an Sicherheitsdienst/Feuerwehr innerhalb ≤ 5 Minuten. Für Zutrittskontroll- und Videosysteme wird eine sehr hohe Verfügbarkeit gefordert (≥ 99 %). Die Notbeleuchtung muss jederzeit funktionstüchtig sein (100 % Funktionsquote). Störungen in sicherheitskritischen Systemen sind mit höchster Priorität (A) zu behandeln, d.h. < 1 h Reaktionszeit und schnellstmögliche Behebung.

• Gebäudeautomation, GLT, MSR und betriebsrelevante OT-Komponenten.

• Technische Außeninfrastruktur, soweit dem TTS zugeordnet.

• Technische Aspekte von Baukonstruktion und Gebäudehülle, soweit im Anlagenverzeichnis enthalten.

• Hinweis: Obige Aufzählung ist noch nicht abschließend

• Mobilisierung und Start-up,

• Governance, Organisationshandbuch, RACI und Schnittstellenmanagement,

• direkte operative Arbeit im CAFM-System des AG,

• Service Desk-gestützte Störungs- und Mängelsteuerung,

• Prozessharmonisierung mit der Prozesslandschaft des AG,

• Lieferanten-/Kundenentwicklung im Rahmen des Start-up,

• ProvI (Proaktive vorbeugende Instandhaltung),

• Prüfmanagement und Fristensteuerung,

• Gefährdungsbeurteilungen mit Wirksamkeitskontrollen und Maßnahmensteuerung,

• Fremdfirmenkoordination, Nachunternehmermanagement

• Gefahrstoffmanagement im organisatorischen TTS-Umfang,

• 24/7-Bereitschaft, Notfall-, Krisen- und BCM-Unterstützung,

• Evakuierungsorganisation und Mitwirkung an gemeinsamen Übungen,

• Qualitätssicherung und Stichprobenprüfungen, Mitwirkung bei Audits,

• Ersatzteil- und Materialmanagement (incl. stetiger Ermittlung kritischer Ersatzteile),

• Gewährleistungs-, Claim- und Mangelanspruchsmanagement, (sofern beauftragt)

• Stammdatenpflege und Bewegungsdatenerfassung im CAFM,

• Daten- und Schnittstellenmanagement,

• Datenschutz- und Datensicherheitsumsetzung nach Rahmenvertrag,

• Reporting, OPEX-/CAPEX-Zuarbeit, Risikobewertung und Auditunterstützung,

• KVP einschließlich Energieoptimierung,

• Übergabe-, Übernahme- und Exit-Unterstützung.

• Energiemanagement: Der AN unterstützt bei der Überwachung von Energieverbräuchen (Strom, Gas, Wärme) und Medienverbräuchen (Druckluft, Wasser etc.) und realisiert Optimierungsmaßnahmen.

• A-Anlagen (höchste Priorität): sicherheits-, versorgungs-, produktions- oder compliancekritisch. Dies sind prozess-, lebens- oder sicherheitskritische Systeme, deren Ausfall gravierende Folgen hätte – sei es Produktionsstillstand, Gefährdung von Personen oder hohe Sachschäden. Beispiele: Energieversorgung (Stromnetz, Transformatoren), Brandmeldeanlagen und andere Sicherheitsanlagen, IT-Netzwerkinfrastruktur, Aufzugnotrufsysteme, kritische HLK-Parameter (z. B. Klimaversorgung für temperaturempfindliche Prozesse). Für A-Anlagen gelten sehr hohe Verfügbarkeitsziele (typisch ≥ 99,9 % bis 100 %) sowie kurze Reaktionszeiten im Störfall (im Minutenbereich).

• B-Anlagen (mittlere Priorität): betriebsrelevant mit deutlicher Auswirkung bei Ausfall. Dies sind betriebsrelevante, aber nicht unmittelbar lebens- oder produktionskritische Systeme. Ihr Ausfall hätte merkliche Auswirkungen auf den Betriebsablauf, ist aber zeitlich begrenzt tolerierbar. Beispiele: Standard-HLK-Anlagen (Heizung, Lüftung, Kälte) ohne direkte Gefährdung, Wasserversorgung, Aufzüge für den Materialtransport, Gebäudeleuchten, etc. Für B-Anlagen werden hohe, aber etwas geringere Verfügbarkeiten gefordert (meist ≥ 99–99,5 %). Reaktions- und Wiederherstellzeiten bewegen sich im Stunden- bis Tage-Bereich. Oft sind Wochenarbeitszeiten als Richtwert für volle Wiederherstellung angesetzt (z. B. < 48 h TTR innerhalb der Betriebszeit).

• C-Anlagen (niedrigste Priorität): nachrangig, jedoch weiterhin vertraglich geschuldet. Weniger kritische Systeme, bei denen Einschränkungen kurzfristig toleriert werden können. Beispiele: Beleuchtung in nicht sicherheitsrelevanten Bereichen, Außenanlagen (Parkplatzbeleuchtung) oder „Komfort“-Parameter. Zielwerte liegen dennoch bei anspruchsvollen 95–98 % Verfügbarkeit pro Monat, jedoch sind längere Reaktionszeiten zulässig als bei A/B. So könnten für eine C-Anlage bis zu 24 Stunden vergehen, bis mit der Instandsetzung begonnen wird, sofern es außerhalb der Kernzeiten passiert.

Für alle wesentlichen Leistungen und Anlagen sind Key Performance Indicators (KPIs) definiert, die als quantitatives Maß für die Leistungserfüllung dienen. Die KPIs sind eng an die SLAs gekoppelt: Sie messen z. B. erreichte Verfügbarkeiten, Reaktionsquoten, Erfüllungsgrade von Wartungsplänen etc.. Der vorliegende KPI-Katalog ist als Vertragsanhang Bestandteil des TTS-Vertrags. Er wurde strukturiert entlang der DIN 277-Kategorien sowie der A/B/C-Prioritätenklasse, um die Kennzahlen übersichtlich nach Anlagenbereichen zu gliedern. Jede KPI umfasst eine Kennzahl-Definition, einen Zielwert (Sollwert) und die Zuordnung zu einer Priorität (A, B oder C), welche ihre Bedeutung anzeigt.

Grundsätze der KPI-Definition: Alle Zielvorgaben sind SMART formuliert, d.h. spezifisch, messbar, attraktiv/akzeptiert, realistisch und terminiert. Die KPIs wurden zudem so gewählt, dass sie im Rahmen der etablierten Managementsysteme relevant sind – Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Informationssicherheit, Arbeitsschutz und Energiemanagement finden Berücksichtigung. Beispielsweise sind KPIs zur Energieeffizienz (Energieverbräuche pro m²) enthalten, was dem ISO 50001 Energiemanagement entspricht, oder KPIs zur Arbeitssicherheit (z. B. Unfälle/Beinaheunfälle = 0) für ISO 45001/ArbSchG-Konformität. Die KPIs dienen somit nicht nur der Vertragssteuerung, sondern unterstützen auch die Einhaltung übergeordneter Normen und interner Vorgaben.

Messmethodik: Jede KPI ist mit einer Mess- bzw. Erfassungsmethode hinterlegt. Viele Daten werden automatisiert über das CAFM-System oder die GLT erhoben (z. B. Störungszeiten, Verfügbarkeiten via Sensorik). Andere Kennzahlen basieren auf Berichten, Protokollen oder Begehungen. Beispiel: Die Inspektionsquote Bauwerk (Anteil fristgerecht durchgeführter Bauzustandsprüfungen) wird aus Prüfprotokollen ermittelt. Die Wartungsquote HLK (100 % planmäßige Wartungen erfüllt) wird aus dem Wartungsplan im CAFM generiert. Die First Time Fix Rate (Fehlerbehebung beim ersten Einsatz ≥ 90 %) wird aus den Störungsdaten berechnet. Um die Datenqualität sicherzustellen, sind alle Beteiligten angehalten, Vorgänge lückenlos im CAFM zu dokumentieren. Die KPI-Berechnung erfolgt quartalsweise als Standard (d.h. alle KPIs werden pro Quartal ausgewertet und berichtet), einige kritische KPIs werden zusätzlich monatlich überwacht.

(Anmerkung: Die folgende Liste ist ein verkürzter Auszug. Der vollständige KPI-Katalog enthält weitere Kennzahlen für alle Gewerke und wird als Anhang beigefügt.)

• TTS (Time to Service): Zeit von Ticketannahme bis Beginn der technischen Bearbeitung.

• TTR (Time to Repair): Zeit von Ticketannahme bis dokumentierter Wiederherstellung/Funktionsfreigabe.

• Verfügbarkeit: Verhältnis betriebsfähiger Zeit zur vereinbarten Sollbetriebszeit unter Berücksichtigung genehmigter Planned Downtime.

• PM-Completion-Rate: Anteil fristgerecht abgeschlossener präventiver Maßnahmen.

• Overdue Items: überfällige Prüf-, Wartungs- oder Pflichtpositionen.

• First-Time-Fix-Rate: Anteil der Störungen, die beim ersten Einsatz wirksam behoben wurden.

• Wiederholfehlerquote,

• Reportingtermintreue,

• Energie- und Medienmonitoring im vereinbarten Umfang.

Soweit im Anlagenverzeichnis oder SLA-Katalog keine abweichenden projektspezifischen Regelungen getroffen werden, gelten mindestens folgende Default-Werte:

Die Freigabegrenze entspricht dem Maximalbetrag, bis zu dem der Dienstleister eigenständig (ohne zusätzliche Genehmigung) eine Instandsetzung durchführen darf. Betriebszeit bezieht sich auf die vereinbarte reguläre Betriebszeit des Werks (z. B. Werktags 6–20 Uhr); außerhalb dieser Zeiten gelten verlängerte Fristen, da evtl. Personal aus der Rufbereitschaft anreisen muss. Diese SLA-Vorgaben bedeuten z. B. für eine A-Anlage: tritt eine Störung während der Arbeitszeit auf, muss innerhalb < 1 h mit der Reparatur begonnen werden und binnen < 24 h der volle Betrieb wiederhergestellt sein. Außerhalb der Arbeitszeit darf es geringfügig länger dauern (bis 2 h TTS, 30 h TTR). Für C-Anlagen hingegen sind die Zeiten deutlich länger: beginnt eine Störung Freitagabend, genügt es, wenn bis Montag (innerhalb 32 h) reagiert wird und innerhalb ~3 Tagen behoben wird. Diese Staffelung stellt sicher, dass der Dienstleister seine Ressourcen auf kritische Fälle konzentriert, aber trotzdem alle Störungen innerhalb angemessener Zeit löst.

Die Einhaltung der TTS/TTR-Zeiten wird konsequent überwacht. Jede Störungsmeldung im CAFM-System wird mit Zeitstempeln versehen (Eingang, Beginn Bearbeitung, Abschluss) und automatisch gegen die SLA-Grenzwerte geprüft. Überschreitungen werden in Berichten ausgewiesen und fließen in die KPI-Bewertung ein (siehe unten: Bonus/Malus).

Der AN betreibt ein eigenes Qualitätssicherungssystem mit Begehungen, Stichproben, Auditlogik, Wirksamkeitskontrollen und Maßnahmennachverfolgung. Die kontinuierliche Eigenüberwachung des AN einschließlich Nachweisführung ist Bestandteil der vereinbarten Pauschalleistung und nicht gesondert zu vergüten.

Es wird ein gewerkebezogenes Bonus-/Malus-System vereinbart. Maßgeblich sind die im KPI-Katalog definierten Kennzahlen, Gewichtungen und Abrechnungslogiken. A-relevante KPIs werden höher gewichtet als B- und C-relevante KPIs. Eine doppelte Sanktionierung desselben Sachverhalts ist ausgeschlossen.

• Produktionsanlagen: Die Abgrenzung erfolgt an den definierten Übergabestellen.

• Versorger / Medienübergaben: Die Verantwortung des AN endet an den vertraglich festgelegten Einspeise- und Übergabepunkten.

• IT: Corporate-IT bleibt beim AG; OT-/GLT-/CAFM-/Sicherheitstechnik-/Gewerkebezogene Betriebsunterstützung des TTS ist eingeschlossen, soweit vereinbart.

• Externe Prüforganisationen: Soweit der AG externe Prüforganisationen, ZÜS oder vergleichbare Stellen selbst beauftragt, übernimmt der AN die Termin- und Anlagenkoordination, Begleitung, Mängelverfolgung und Dokumentation. Sachkundigenprüfungen sind einzurechnen, Sachverständigenprüfungen übernimmt der AG.

• Gefahrstoffe: Das Gefahrstoffmanagement im Kontext der Vertragsleistungen ist umfasst; Gefahrstoffe sind von der Gefahrstoffkommission des AG freizugeben, bzw. zurückzuweisen.

• Datenschutz / Informationssicherheit: Es gelten ergänzend die einschlägigen Regelungen des FM-Rahmenvertrags und seiner Anlagen. Alle aktuell notwendigen und zukünftig notwendig werden Vorgaben des AG sind neben dem jeweils aktuellem geltendem Recht einzuhalten.

Der AN hat fachlich zusammenhängende Maßnahmen gewerkeübergreifend zu bündeln, wenn dadurch Termin-, Verfügbarkeits-, Sicherheits- oder Kostenvorteile entstehen und keine Nachteile für den AG entstehen. Dies gilt insbesondere bei geplanten Stillständen, Prüf- und Wartungsfenstern, Mängelabarbeitungen, Ersatzteilbeschaffung und Notfallwiederanläufen.

• Auftraggeber-Organisation: Enge Abstimmung mit der Einkaufsabteilung des Auftraggebers (für Vertrags-/Abrechnungsfragen) und der Rechtsabteilung (für Vertrags-Compliance) ist vorgesehen. Ebenso besteht ein Informationsfluss zum Betriebsrat (insbesondere, wenn Personalübergänge oder Arbeitszeitregelungen betroffen sind).

• Bauprojekt/Generalunternehmer: Da es sich um einen Neubau im Spezialmaschinenbau handelt, ist der Generalunternehmer bzw. das Bauprojektteam eine wichtige Schnittstelle. Während der Inbetriebnahmephase müssen Gewährleistungsfragen, Restarbeiten und Dokumentationsübergaben koordiniert werden. Der TTS-Dienstleister wirkt im Rahmen des Start-up-Managements daran mit, den Anlagenbestand zu übernehmen, Restmängel aufzunehmen und alle relevanten Bestandsdokumente, Pläne und Prüfprotokolle vom Bauprojekt zu erhalten. Schnittstellen zum GU sind insbesondere bei Mängelanzeigen oder Garantiearbeiten relevant – hier meldet der TTS-Dienstleister festgestellte Baumängel und verfolgt deren Behebung.

• Produktion/Nutzer: Im Produktionsumfeld steht der TTS-Dienstleister auch in Kontakt mit der produktionsverantwortlichen Abteilung bzw. den Nutzern der Anlagen. Hier werden Betriebszeiten, Zugangsregelungen und Prioritäten abgestimmt. Bei Instandhaltungsarbeiten, die die Produktion betreffen, erfolgt eine Absprache, um Betriebsabläufe nicht unnötig zu stören. Die Produktion meldet umgekehrt besondere Bedarfe oder Störungen an den TTS-Service Desk. Dieses Service Desk fungiert als zentrale Meldestelle für alle technischen Störungen und Nutzerwünsche und koordiniert intern die Abarbeitung.

• CAFM-System: Das Computer Aided Facility Management (CAFM)-System des AG ist ein zentrales Werkzeug für die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Alle Aufträge, Wartungen, Prüfungen und Störungsmeldungen werden in diesem System erfasst und dokumentiert. Der Dienstleister nutzt das CAFM-System des AG zur Rückmeldung. Von ist daher essenziell (Zielvorgabe z. B. ≥ 99 % Aktualitätsgrad der Anlagendaten im System). Auftragsstatus, für die Dokumentation von Prüfberichten und das Einstellen von Wartungsnachweisen. Der Auftraggeber hat Zugriff auf sein eigenes System und kann die Leistungserbringung in Echtzeit nachverfolgen. Zudem dient das CAFM-System als Datenbasis für KPI-Auswertungen. Eine hohe Datenqualität im CAFM ist daher essenziell (Zielvorgabe z. B. ≥ 99 % Aktualitätsgrad der Anlagendaten im System).

• Gebäudeleittechnik (GLT): Die GLT ist die technische Plattform zur Überwachung gebäudetechnischer Anlagen (HLK, Strom, etc.) in Echtzeit. Sie ist eng mit den Betriebsabläufen verzahnt. Alarme und Meldungen aus der GLT werden direkt an den TTS-Dienstleister weitergeleitet (z.B. über Leitstand oder SMS-Pager). Wo sinnvoll, können GLT und CAFM verknüpft werden, sodass z. B. Störmeldungen automatisch einen Eintrag im CAFM erzeugen. Die Nutzung der GLT ermöglicht es dem Dienstleister, remote auf Anlagen zuzugreifen, Betriebsparameter zu optimieren und Trends zu erkennen (z. B. frühzeitiges Erkennen von Störungen durch Analyse von Messwertverläufen). automatisch einen Eintrag im CAFM erzeugen.

• Externe Dienstleister/Behörden: Obwohl der Großteil der Leistungen durch den TTS-Dienstleister selbst erbracht wird, gibt es Schnittstellen zu Spezialfirmen und Behörden. Beispielsweise werden gesetzlich geforderte Sachverständigenprüfungen (etwa TÜV-Prüfungen von Aufzügen, Druckbehältern) in Kooperation mit benannten Prüforganisationen durchgeführt. Der TTS-Dienstleister koordiniert diese Prüfungen und begleitet sie, ist aber auf die Schnittstelle zum Prüfbüro angewiesen. Ebenso kann es Spezialleistungen geben (z. B. Kalibrierungen, Softwareupdates bestimmter Anlagen), die der Dienstleister an autorisierte Partner vergibt – hier sorgt er für reibungslose Koordination und überwacht die Qualität der Zuarbeiten.

• einen qualifizierten Objektleiter als zentral verantwortlichen Ansprechpartner,

• eine qualifizierte ständige Stellvertretung,

• gewerkeverantwortliche Fachrollen für die technischen Disziplinen und Gewerke,

• eine HSE-Koordinationsfunktion,

• eine CMMS-(Computerized Maintenance Management System)/CAFM-Administrationsfunktion, sofern beauftragt

• einen Fremdfirmenkoordinator; diese Funktion wird grundsätzlich durch den Objektleiter oder eine gleichwertig benannte Person wahrgenommen,

• eine 24/7-Bereitschaftsorganisation für sicherheits-, versorgungs-, produktions- und notfallrelevante Ereignisse.

Der AN setzt ausschließlich fachlich geeignetes, unterwiesenes und nachweisbar befähigtes Personal ein. Prüf- und prüfnahe Tätigkeiten werden nur durch befähigte Personen, qualifizierte Fachkräfte oder beauftragte Prüforganisationen erbracht. Alle Qualifikations- und Unterweisungsnachweise sind aktuell zu halten und auf Verlangen vorzulegen. Dies gilt gleich für jegliche Nachunternehmen.

• Regelbetriebszeiten: Mo.–Fr., 6.00 - 20.00 Uhr.

• 24/7-Rufbereitschaft bzw. Bereitschaftsorganisation für A-Anlagen und definierte B-Anlagen.

• Außerhalb der Regelbetriebszeiten muss die technische Erstreaktion, Eskalation und Einleitung erforderlicher Sofortmaßnahmen sichergestellt sein.

• Alarmierungs-, Eskalations- und Vertretungsregelungen sind in einer versionierten Kontakt- und Eskalationsmatrix abzubilden.

Die Gesprächsformate dienen mindestens der Steuerung von Sicherheit, Verfügbarkeit, Störungen, Prüfstatus, Maßnahmen, Risiken, KVP, Budgetabweichungen, Personal-/Qualifikationsthemen und Schnittstellen.

Der AN führt eine Maßnahmenliste, ein Eskalationsprotokoll und eine Beschlussverfolgung und stellt deren laufende Aktualität sicher.

Arbeitsschutzmeetings, Kurzunterweisungen und Toolboxmeetings sind Bestandteil der Grundleistung und nicht gesondert zu vergüten.

Bei Hochlauf, Krise, Evakuierung, Audit oder wesentlichen Betriebsstörungen sind zusätzliche Lagegespräche auf Anforderung des AG ohne gesonderte Vergütung durchzuführen.

Arbeitsschutzmeetings, Kurzunterweisungen und Toolboxmeetings sind Bestandteil der Grundleistung und nicht gesondert zu vergüten.

• Rollenbeschreibung,

• Vertretungsregelung,

• Eskalationsstufen,

• Kontaktmatrix,

• RACI für Betreiberpflichten, Störung, Instandhaltung, Prüfungen, Änderungen, Freigaben und Abnahmen,

• Schnittstellen zu AG, IT, Einkauf, HSE, Security, Nutzern, Prüforganisationen, Generalunternehmer, Behörden und Nachunternehmern.

• Geschäftsprozessen

• Monatlicher Report: Jeden Monat übermittelt der Dienstleister einen Bericht, der alle wesentlichen Kennzahlen und Ereignisse des vergangenen Monats zusammenfasst. Dieser Monatsbericht enthält typischerweise: Übersicht der durchgeführten Wartungen (Soll/Ist-Abgleich), Störungsstatistik (Anzahl Störungen, durchschnittliche TTS/TTR, evtl. Ausfallursachen), Status der KPIs (soweit monatlich messbar), Verbrauchsdaten (Energie, Wasser, etc.), durchgeführte Änderungen/Optimierungen, Personalreport (z. B. Qualifizierungen, Schulungen) sowie besondere Vorkommnisse. Abweichungen von SLAs oder besondere Risiken werden explizit hervorgehoben. Der Monatsbericht wird über das CAFM-System weitgehend automatisiert erzeugt und anschließend vom Objektleiter kommentiert. So ist der Leistungsstand transparent aus der FM-Software ersichtlich. Bei schwerwiegenden Abweichungen oder Problemenerfolgt zusätzlich eine direkte Meldung und Abstimmung mit dem Auftraggeber (Eskalation außerhalb des normalen Berichtszyklus).

• Quartals- und Halbjahresberichte: Alle KPIs werden quartalsweise ausgewertet. Daher erfolgt pro Quartal ein ausführlicher KPI-Bericht, in dem die Quartalswerte aller vereinbarten KPIs den Zielwerten gegenübergestellt werden. Dieser Bericht dient als Grundlage für die Quartalsgespräche, in denen Auftraggeber und Dienstleister die Leistung bewerten. Zusätzlich kann ein halbjährlicher Management-Bericht vorgesehen sein, der strategische Themen beleuchtet (z. B. Kostenentwicklung, Personalthemen, Planung kommender Maßnahmen).

• Jahresbericht: Am Jahresende fasst der Dienstleister die Gesamtperformance zusammen. Im Jahresbericht werden sämtliche KPIs über das Jahr hinweg dargestellt, Trends analysiert und ein Fazit zur SLA-Erfüllung gezogen. Hier fließt auch die Berechnung des Bonus/Malus ein. Zudem enthält der Jahresbericht einen Wartungsrückblick (alle Wartungen durchgeführt, ja/nein, ggf. Begründung für Verschiebungen), einen Bericht zur Anlagensubstanz (erkennbare Verschlechterungen/Zustandsnoten, vorgeschlagene Investitionen) und einen Plan für das Folgejahr (Wartungskalender, Verbesserungsprojekte). Dieser Bericht bildet die Grundlage für ein jährliches Review-Meeting mit der Geschäftsleitung des Auftraggebers.

• Ad-hoc-Berichte und Meldungen: Unabhängig von den Routineberichten hat der Dienstleister eine Meldefunktion bei kritischen Ereignissen. Beispiele: Arbeitsunfälle, umweltrelevante Vorfälle (z. B. Leckagen von Gefahrstoffen), längere Produktionsausfälle durch technische Störungen. Solche Ereignisse werden sofort gemeldet und in einem Ereignisprotokoll dokumentiert. Ebenso werden behördliche Prüfungen und deren Ergebnisse zeitnah berichtet. Hierzu dient auch das tägliche Shopfloor-Meeting.

• Regelkommunikation und Meetings: Neben schriftlichen Berichten ist regelmäßige mündliche Abstimmung Teil des Reporting-Konzepts. Es findet ein monatliches Betriebsmeeting zwischen Objektleiter (Dienstleister) und dem Facility Manager des Auftraggebers statt, um den Monatsbericht durchzusprechen und offene Punkte zu klären. Zusätzlich werden Quartalsreviews mit dem oberen Management und Fachexperten durchgeführt, in denen insbesondere die KPI-Erfüllung, die Bonus/Malus-Abrechnung und etwaige Vertragsanpassungen diskutiert werden. In diesen Runden werden bei Abweichungen gemeinsam Maßnahmen vereinbart, um die Leistung zu verbessern (z. B. Intensivschulungen, zusätzliche Wartungsmaßnahmen, Personalauswechslung etc.). Protokolle dieser Meetings werden erstellt und im CAFM hinterlegt.

Die Berichtspflichten stellen sicher, dass der Auftraggeber jederzeit vollständige Transparenz über den technischen Betriebszustand hat. Durch die Kombination aus automatisierten KPI-Reports aus dem CAFM und analytischen Management-Berichten wird sowohl das operative Tagesgeschäft als auch die strategische Ebene abgedeckt.

Alle Berichte sind sachlich und klar strukturiert, enthalten Tabellen (z. B. KPI-Matrixen wie oben) und Grafiken nach Bedarf, um die Informationen leicht erfassbar zu machen.

Zusätzlich wird festgelegt, dass der Dienstleister Zugriff auf das CAFM-System erhält. Somit können berechtigte Personen des Auftraggebers selbständig z. B. den aktuellen Arbeitsstand einsehen, Störungsmeldungen verfolgen und Prüfprotokolle abrufen. Diese transparente Nutzung von CAFM und GLT fördert das Vertrauen und ermöglicht eine objektive, datenbasierte Beurteilung der Leistung.

• Der AN arbeitet im Störungs-, Mängel-, Wartungs-, Prüf- und Maßnahmenmanagement online und mobil nach den Verfahren des AG.

• Führendes System ist das CAFM-System des AG.

• Der AN nutzt das CAFM unmittelbar und ohne Medienbruch für Ticketanlage, Bearbeitung, Rückmeldung, Zeitstempel, Maßnahmenstatus, Dokumentation und Abschluss.

• Leistungen, die nicht im führenden System dokumentiert sind, gelten vorbehaltlich eines vom AG anerkannten Ausnahmefalls nicht als ordnungsgemäß nachgewiesen.

• Der Service Desk des AG ist die einzige verbindliche operative Eingangs-, Steuerungs- und Eskalationsstelle für Störmeldungen, Mängelmeldungen und Service Requests.

• Der Service Desk des AG übernimmt mindestens Annahme, Ticketanlage, Priorisierung, Triage, Dispatching, Terminierung, Eskalation, Nutzerkommunikation und Abschlusskommunikation.

• Der Service Desk bildet im operativen Kommunikations- und Statusfluss den Single Point of Truth; das CAFM-System bleibt die führende technische Nachweis- und Dateninstanz.

• Jede Störung und jeder Mangel erhält eine eindeutige Ticket-ID.

• Ursache, Auswirkung, Sofortmaßnahme, nachhaltige Maßnahme, eingesetztes Material, Zeiten, Freigaben und Restpunkte sind im CAFM zu dokumentieren.

• Wiederkehrende oder systemische Fehler sind mittels Ursachenanalyse, Maßnahmenplan und KVP gesondert zu behandeln.

• Der AN organisiert das Störungs- und Mängelmanagement so, dass Schnittstellenverluste zwischen Gewerken, Nachunternehmern und AG-Funktionen vermieden werden.

Meldung – Ticketanlage – Priorisierung – Reaktion – Befund– Dispatch – Entstörung / Mangelbearbeitung – Funktionsprüfung – Rückmeldung – Abschluss – Ursachen- und Maßnahmenbewertung

• regelmäßige Inspektionsrundgänge und Zustandskontrollen des AN,

• Auswertung des AN von Fehler-, Ereignis- und Störungshistorien,

• Nutzung integrierter oder dezentrales Diagnosefunktionen, GLT-/BMS-Daten, Remote-Diagnosen und sonstiger Zustandsinformationen durch den AN,

• vorbeugende Instandsetzungen und Austausche vor Eintritt des Funktionsausfalls des AN,

• Berücksichtigung von Zeitintervallen, Betriebsstunden, Lastzyklen, Nutzungsdaten und Herstellerangaben durch den AN,

• Bündelung geplanter Maßnahmen des AN mit Wartungs- und Stillstandsfenstern des AG,

• Überführung der Erkenntnisse in Budgetempfehlungen, Ersatzteilstrategie, KVP und Investitionsplanung durch den AN.

• funktionserhaltendes Reinigen des AN

• Ordnung des AN in Technikzentralen, Technikräumen, Lagern und darüber hinaus

Verfügen die Technischen Anlagen über integrierte Diagnosefunktionen oder Zustandsüberwachung (z. B. Störungsstatistiken, Protokolle von Leitungs- und Sensorikausfällen, Batterietests, Temperatur- und Spannungsüberwachung, Remote-Monitoring über GLT/Leitstelle), nutzt der Auftragnehmer diese konsequent. Er liest die Diagnosedaten regelmäßig aus, wertet Trends aus (z. B. steigende Anzahl von Falschalarmen, häufige Leitungsausfälle, abnehmende Batteriekapazität) und leitet daraus Maßnahmen ab. Wo sinnvoll, empfiehlt der Auftragnehmer dem Auftraggeber ergänzende Condition-Monitoring-Lösungen (z. B. erweiterte Ereignisanalyse, zusätzliche Sensorik, usw.); die Umsetzung erfolgt nur nach Freigabe durch den AG. 

Unter ProvI wird die proaktive vorbeugende Instandhaltung verstanden. Diese umfasst nicht nur planmäßige Wartungen, sondern die vorausschauende technische Zustandsbewertung, Trendanalyse und frühzeitige Ableitung von Maßnahmen zur Vermeidung ungeplanter Ausfälle. Hierzu dient auch das funktionserhaltende Reinigen und die durchgehende Ordnung des AN in den Technikzentralen und darüber hinaus. Im Tagesbetrieb stellt der TTS-Dienstleister die Überwachung der Anlagen sicher (teils über die Gebäudeleittechnik (GLT), teils über manuelle Rundgänge und Inspektionen.

Der Auftragnehmer führt in regelmäßigen Abständen Inspektionsrundgänge und Zustandskontrollen an den Technischen Anlagen durch, die über reine Funktionsprüfungen hinausgehen. Geschulte Servicetechniker prüfen u. a. Melder, Alarmierungsgeräte, Zentralen, Peripherie, Leitungsanlagen und Gehäuse auf Beschädigungen, Verschmutzung, Korrosion, Verdeckung oder unzulässige bauliche Veränderungen und dokumentieren beginnende Auffälligkeiten (z. B. alternde Bauteile, geschwächte Akkus, wiederkehrende Störungsmeldungen usw.). Die Intervalle (z. B. monatlich oder vierteljährlich) richten sich nach Gefährdungsbeurteilung, Anlagenart und Herstellerangaben. 

Der AN erstellt und pflegt einen Jahres- und Rollplan für Inspektionen, Wartungen, Prüfungen und vorbeugende Instandsetzungen. Herstellerangaben, gesetzliche Pflichten, Versichereranforderungen, Produktionsfenster, Sperrzeiten und Nutzerbelange sind zu berücksichtigen. Präventive Maßnahmen sind fristgerecht durchzuführen; Rückstände sind zu begründen, zu eskalieren und umgehend nachzuplanen und nachzuarbeiten.

Die proaktive vorbeugende Instandhaltung umfasst auch das rechtzeitige Ersetzen typischer Verschleiß- und Alterungskomponenten der Technischen Anlagen. Der Auftragnehmer identifiziert Bauteile mit begrenzter Standzeit (z. B. automatische Melder, Sensoren, Akkus der Sicherheitsstromversorgung, Alarmgeber, Lüfter in Zentralen, Filter in Schaltschränken) anhand von Herstellerangaben, Störungsstatistiken und Erfahrungen und schlägt dem Auftraggeber einen geplanten Austausch in definierten Intervallen vor. Solche Maßnahmen werden möglichst mit ohnehin geplanten Stillsetzungen oder anderen Wartungsarbeiten gebündelt, um zusätzliche Ausfallzeiten zu minimieren. Größere Maßnahmen wie in ein mittelfristiges Instandhaltungskonzept integriert werden. 

Der AN reagiert auf Störungen entsprechend Kritikalität, SLA und Freigaberegeln, setzt erforderliche Sofortmaßnahmen um, stellt die Funktion wieder her, dokumentiert Ursache, Maßnahme, Materialeinsatz und Zeiten und führt einen dokumentierten Abschluss- und Wirksamkeitscheck durch. Hierbei nutzt er mobile Technik um jederzeit den Status eines Entstördienstes im CAFM-System des AG zu aktualisieren

Die vorbeugende Instandhaltung orientiert sich auch an den tatsächlichen Betriebs- und Nutzungsdaten der Technischen Anlagen. Neben festen Zeitintervallen berücksichtigt der Auftragnehmer z. B. Schalthäufigkeiten von Geräten, Anzahl von Alarm- und Störungsereignissen, Betriebsdauer von Netzteilen und Akkumulatoren sowie Herstellerangaben zu Austauschintervallen (z. B. turnusmäßiger Austausch von Batterien, Austausch von Sensorik- oder Meldern nach vorgegebener Nutzungsdauer). Er führt hierzu geeignete Aufzeichnungen (z. B. Auswertung von Betriebs- und Fehlerspeichern, Anlagenbuch) und leitet daraus bedarfsgerechte Wartungs- und Austauschmaßnahmen ab, bevor es zu Funktionsausfällen kommt. 

• Der AN führt einen vollständigen Prüfkalender im CAFM und steuert Fälligkeiten, Terminabstimmung, Zugänglichkeit, Begleitung, Mängelverfolgung und Nachweisführung.

• Da der AG externe Prüforganisationen, ZÜS oder vergleichbare Stellen für Sachverständigenprüfungen selbst beauftragt, übernimmt der AN die operative Prüfkoordination, Anlagenvorbereitung, Begleitung, Mängelverfolgung und systemische Dokumentation.

• Der AN meldet Fristgefährdungen, Prüfhemmnisse und sicherheitsrelevante Abweichungen unverzüglich an den AG.

Der AN führt eine fortlaufende Qualitätssicherung seiner Instandhaltungs- und Betriebsleistungen durch.

• technische Stichprobenkontrollen,

• Checklistenprüfungen,

• Mängel- und Wiederholfehleranalysen,

• Wirksamkeitsprüfungen,

• dokumentierte Abnahmen bei prüf- oder freigaberelevanten Arbeiten,

• Schnittstellenkontrollen bei gewerkeübergreifenden Maßnahmen.

• kontinuierliche Eigenüberwachung

Soweit für flankierende oder vergleichbare Qualitätsübergänge objektive stichprobenbasierte Verfahren vereinbart werden, sind diese nach fachlich geeigneten anerkannten Standards durchzuführen.

Der AN organisiert Bedarfsermittlung, kritische Mindestbestände, Bestellworkflow, Wareneingang, Ausgabedokumentation und Rückverfolgbarkeit ausgetauschter Komponenten. Kritische Ersatzteile für A-Anlagen und ausgewählte B-Anlagen sind in angemessener Form durch den AN zu bevorraten oder kurzfristig abgesichert zu beschaffen.

Der AN stellt proaktive Statusinformationen bei Störungen, Ausfällen, Sperrungen, Terminänderungen und Maßnahmen mit Nutzerwirkung sicher. Die Kommunikation erfolgt über die festgelegten Kanäle und wird im CAFM-System des AG stetig dokumentiert.

Der AG bleibt Betreiber im Rechtssinne. Der AN übernimmt die vertraglich vereinbarten delegierten Betreiberaufgaben und stellt durch Prozesse, Fristensteuerung, Nachweisführung und Eskalation sicher, dass der AG seine Betreiberpflichten geordnet erfüllen kann.

• Prüfpflichten,

• Wartungs- und Inspektionspflichten,

• Dokumentationspflichten,

• Unterweisungs- und Qualifikationspflichten,

• Versichererauflagen,

• Fristen- und Terminsteuerung,

• Status- und Überfälligkeitsmonitoring.

• relevanten Betreiberpflichten

Ziel ist, dass keine fälligen gesetzlichen oder vertraglich verpflichtenden Positionen ungeplant überfällig werden.

• Die für den TTS-Leistungsbereich erforderlichen Gefährdungsbeurteilungen werden durch den AN erstellt, fortgeschrieben und mit Maßnahmen hinterlegt.

• Der AG prüft und gibt die Gefährdungsbeurteilungen frei.

• Der AN setzt die freigegebenen Maßnahmen um, überwacht deren Wirksamkeit und dokumentiert den Stand.

• Änderungen von Verfahren, Stoffen, Arbeitsmitteln, Betriebszuständen oder Schnittstellen mit Einfluss auf Gefährdungen sind unverzüglich einzuarbeiten.

Der AN plant, steuert und dokumentiert alle im Leistungsbereich erforderlichen Unterweisungen einschließlich Pflichtunterweisungen für eigenes Personal und betroffene Nachunternehmer. Arbeitsschutzmaßnahmen, Wirksamkeitskontrollen, Nachverfolgung von Abweichungen und deren Dokumentation sind Bestandteil der Grundleistung.

• Der AN stellt die operative Fremdfirmenkoordination für seine Nachunternehmer und in seine Maßnahmen eingebundene Dritte sicher.

• Der Objektleiter des AN übernimmt grundsätzlich die Funktion des Fremdfirmenkoordinators.

• Hierzu gehören insbesondere Einweisungen, Gefährdungsabstimmungen, Permit-to-Work-Logik, Sicherheitsauflagen, Terminfenster und die Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber.

• Der AN stellt eine 24/7-Bereitschafts- und Eskalationsorganisation für sicherheits-, versorgungs-, produktions- und notfallrelevante Ereignisse sicher.

• Der AN wirkt im Rahmen seiner technischen Zuständigkeit an Notfallmanagement, Krisenmanagement und Business Continuity Management (BCM) mit.

• Der AN unterstützt die Evakuierungsorganisation des Standorts und nimmt an gemeinsamen Evakuierungs- und Notfallübungen teil.

• Alarmierungswege, Rollen, Erreichbarkeiten, Eskalationsstufen und Wiederanlaufunterstützung sind im Organisationshandbuch und in den Notfallunterlagen des AG durch den AG zu dokumentieren.

• Das organisatorische Gefahrstoffmanagement im TTS-relevanten Umfang ist Bestandteil der Grundleistung des AN und nicht gesondert zu kalkulieren.

• Dies umfasst mindestens die Mitwirkung an Gefahrstoffverzeichnis, Sicherheitsdatenblattlogik, Betriebsanweisungen, gefahrstoffbezogenen Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungssteuerung und Dokumentation getroffener Schutzmaßnahmen.

• Nicht umfasst sind stoff- oder mengenabhängige Sonderleistungen, externe Entsorgungsleistungen oder Spezialgutlogistik, soweit diese nicht gesondert beauftragt werden.

Der AN setzt alle dem AG zur Verfügung gestellten, TTS-relevanten Versichereranforderungen und Obliegenheiten technisch und organisatorisch um. Dies umfasst insbesondere Prüf-, Inspektions- und Wartungsanforderungen, etwa aus Sachversichererklauseln wie SK3602, sowie die vollständige Nachweisführung im CAFM.

Der AN liefert die erforderliche Zuarbeit für die zweijährliche Risikobewertung des FM-Standorts. Diese umfasst insbesondere - gewerkebezogen und übergreifend - technische Risiken, Fristengefährdungen, wiederkehrende Störungen, Verfügbarkeitsrisiken, Betreiberpflichtenstatus, Prüfstatus, Maßnahmenstände und empfohlene Gegenmaßnahmen.

Der AN wirkt im Leistungsbereich an relevanten ISO-Zertifizierungen und den zugehörigen Audits des AG mit. Dies umfasst die Bereitstellung von Nachweisen, Daten, Reports, Maßnahmenplänen, Auditbegleitung und die fristgerechte Bearbeitung auditbezogener Feststellungen.

Das CAFM-System des AG ist führend. Alle Stammdaten, Bewegungsdaten, Tickets, Arbeitsaufträge, Prüfungen, Wartungen, Maßnahmen, Freigaben, Mängel, Claims und Reports, usw., sind dort zu pflegen und ggf. nachzuführen.

• Der AN pflegt im vereinbarten Umfang die Stammdaten, insbesondere Assets, Anlagencodes, Kritikalität, Prüfzyklen, Wartungslogik, Dokumentenzuordnung und Fristen.

• Der AN erfasst und pflegt sämtliche Bewegungsdaten vollständig, richtig und zeitnah im CAFM. Dazu zählen insbesondere Tickets, Status, Zeiten, Maßnahmen, Materialien, Eskalationen, Rückmeldungen, Prüfungen und Abschlüsse.

• Stammdatenänderungen mit Auswirkung auf Scope, Kritikalität, Kosten oder Prüfregime unterliegen der Freigabelogik des AG.

Soweit vertraglich vereinbart, übernimmt der AN die Administration des CMMS/CAFM, insbesondere User- und Rollenverwaltung, Workflow-Pflege, Datenqualitätskontrollen, Änderungslog, Export- und Backup-Prozesse sowie Systemdokumentation.

Der AN betreibt im vereinbarten Umfang die notwendigen Daten- und Prozessschnittstellen zu ERP, Einkauf, Finance, BIM, GLT/BMS und weiteren Systemen. Import-/Exportformate, Verantwortlichkeiten, Fehlerhandling und Protokollierung sind zu dokumentieren.

Der AN nutzt GLT- und Monitoringsysteme für Alarmierung, Trendanalyse, Remote-Diagnose, Zustandsüberwachung und Betriebsoptimierung. Wo technisch möglich und freigegeben, sind GLT und CAFM so zu verknüpfen, dass Meldungen, Zustandsdaten und Maßnahmen durchgängig nachvollziehbar sind.

• Inspektions-, Wartungs- und Prüfberichte,

• Prüfbescheinigungen,

• Störungs- und Mängelberichte,

• Claim- und Mängelregister,

• Gefährdungsbeurteilungen und Maßnahmenpläne,

• Unterweisungsnachweise,

• Freigaben,

• Risiko- und Auditunterlagen,

• Notfall- und Übungsprotokolle,

• Versicherungs- und Schadennachweise.

• diese Aufzählung ist nicht abschließend

• Für alle personenbezogenen Daten, Betriebsdaten, Produktionsdaten, Zutrittsdaten, Prüf- und Nachweisdaten gelten ergänzend die Datenschutz-, Vertraulichkeits-, Informationssicherheits-, Berechtigungs-, Protokollierungs-, Lösch-, Backup-, Incident-Response- und Exit-Regelungen des FM-Rahmenvertrags sowie die IT-/OT-Sicherheitsvorgaben des AG.

• Der AN hat diese Vorgaben operativ umzusetzen und auf Verlangen des AG nachzuweisen.

• Insbesondere hat der AN ausschließlich freigegebene Zugänge, Endgeräte und Schnittstellen zu nutzen, Berechtigungen rollenbezogen und nach dem Need-to-know-Prinzip zu verwenden, Sicherheitsvorfälle unverzüglich zu melden und Lösch-, Rückgabe- und Exportpflichten bei Rollenwechsel, Vertragsende oder Weisung des AG einzuhalten.

• Soweit eine Auftragsverarbeitung oder sonstige datenschutzrechtliche Zusatzregelung erforderlich ist, gelten die hierzu im Rahmenvertrag und seinen Anlagen getroffenen Regelungen ergänzend fort.

Der AN hält seine Prozesse, Daten, Nachweise und Systemeinträge jederzeit auditfähig vor. Die dafür erforderliche Eigenüberwachung, Nachweisführung und Dokumentation ist Bestandteil der Pauschalleistung.

Unmittelbar nach Vertragsabschluss / Zuschlagserteilung beginnt die Mobilisierung. Der AN erstellt einen Mobilisierungsplan mit Meilensteinen, Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Kommunikationswegen und Nachweisstruktur.

• Kick-off und Start-up-Planung,

• Sichtung und Bewertung vorhandener Bestandsunterlagen,

• Aufnahme und Plausibilisierung des Anlagenbestandes,

• Aufbau der Rollen-, Kontakt- und Eskalationsstruktur,

• Erstellung des gemeinsamen TFM-Organisationshandbuchs,

• Aufbau bzw. Befüllung von Wartungs-, Prüf- und Fristenlogik,

• Implementierung der Ticket-, Reporting- und Kommunikationsprozesse,

• Test der Alarm-, Bereitschafts- und Eskalationsketten,

• initiale Mängel-, Restpunkte- und Claim-Baseline,

• Onboarding von Personal und Nachunternehmern.

• Der AN übernimmt im Rahmen des Start-up die relevanten Betriebs-, Service-, Prüf-, Eskalations-, Sicherheits-, Dokumentations- und Reportingprozesse in eine abgestimmte TTS-Prozesslandschaft.

• Der AN passt seine internen Prozesse an die Prozesse des AG an.

• Diese Anpassung ist ausdrücklich Bestandteil der Lieferanten-/Kundenentwicklung und Teil der geschuldeten Start-up-Leistung.

• Ergebnis des Start-up ist u. a,. eine auditkonforme und zertifizierungsfähige Prozesslandschaft.

• Die Prozesslandschaft ist zu dokumentieren, zu versionieren und bei Änderungen kontrolliert fortzuschreiben.

Der AN unterstützt die Übernahme von Revisionsunterlagen, Prüfbescheinigungen, Herstellerdokumentationen, offenen Mängeln, Restleistungen und Gewährleistungsinformationen aus der Bau- und Inbetriebnahmephase. Baumängel werden eindeutig als solche gekennzeichnet und von Betriebsmängeln getrennt.

• das Asset-Register plausibilisiert ist,

• die Kritikalitätsklassifizierung abgestimmt ist,

• der Prüf- und Wartungskalender aktiv ist,

• Service Desk, Alarmierung und Eskalation getestet sind,

• Bereitschaft und Objektorganisation nachweislich besetzt sind,

• die wesentlichen Dokumente im führenden System vorliegen,

• die Baseline offener Mängel und Claims dokumentiert ist.

Die Start-up-Ergebnisse werden protokolliert. Kritische Restpunkte, die den sicheren oder rechtskonformen Betrieb gefährden, schließen Go-live aus.

Der AN nimmt an den vereinbarten Steuerungsformaten teil, bereitet diese fachlich und datenbasiert vor, führt Maßnahmenlisten, Beschlusslog, Eskalationsübersichten und stellt die Umsetzung beschlossener Maßnahmen sicher.

• Ticket- und Störungsstatistik,

• TTS-/TTR-Auswertung,

• Wartungs- und Prüfstatus,

• offene Mängel und Claims,

• Risiken und Eskalationen,

• Personaleinsatz und Qualifikationsthemen,

• Energie- und Medieninformationen im vereinbarten Umfang,

• Kostenübersicht,

• Management Summary.

• Zuarbeit zu Instandhaltungsbudgets,

• Priorisierung technischer Maßnahmen,

• Ableitung präventiver Ersatz- und Erhaltungsbedarfe,

• Vorschläge zur technischen und wirtschaftlichen Optimierung,

• transparente Trennung von Betriebsaufwand, Erhaltungsaufwand und investiven Maßnahmen.

Kritische Ereignisse, insbesondere Arbeitsunfälle, Evakuierungen, längere Produktionsausfälle, wesentliche Medienausfälle, HSE-relevante Ereignisse (in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit und Umwelt), schwerwiegende Mängel und Versicherungsfälle, sind unverzüglich zu melden und gesondert zu dokumentieren.

Der AN betreibt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), der ausdrücklich auch Maßnahmen der Energie- und Medienoptimierung umfasst. Verbesserungsvorschläge sind mindestens quartalsweise strukturiert vorzustellen und mit Nutzen, Aufwand, Risiko, Umsetzbarkeit und Auswirkung auf Verfügbarkeit, Qualität, Sicherheit und Kosten zu bewerten.

Der AN unterstützt Audits, Vertragsreviews, Managementgespräche, ISO-bezogene Prüfungen und vergleichbare Überwachungsformate des AG im vereinbarten Leistungsbereich.

• Pauschalleistungen,

• variablen Leistungen,

• Material- und Ersatzteilkosten,

• Sonderleistungen,

• Projekt- und Änderungsleistungen.

• Ticketbezug,

• Zeiten,

• Materialnachweis,

• Freigaben,

• Protokolle und Prüfberichte, soweit relevant.

• Serviceberichte

Maßnahmen innerhalb der Freigabegrenzen gemäß SLA-Tabelle sind im Störungsfall ohne gesonderte Einzelbeauftragung umzusetzen. Eine künstliche Aufteilung von Leistungen zur Umgehung der Freigabegrenzen ist unzulässig.

• Arbeitsschutzmeetings und Toolboxmeetings,

• kontinuierliche Eigenüberwachung einschließlich Nachweisführung,

• systemische Dokumentation im CAFM,

• Mitwirkung an Regelterminen und Shopfloor-Formaten,

• AN-Gefahrstoffmanagement im TTS-relevanten Umfang,

• Teilnahme an gemeinsamen Evakuierungs- und Notfallübungen,

• übliche Audit- und Zertifizierungsmitwirkung im Leistungsbereich,

• laufende Erfassung und Pflege der Stamm- und Bewegungsdaten im CAFM.

Änderungen an Leistungsumfang, Anlagenbestand, Verantwortungsgrenzen, Preisen, Terminen, Datenlogik, Standards, SLAs, KPIs und Schnittstellen erfolgen ausschließlich über das Change-Request-Verfahren. Um Verbesserungen zeitnah umsetzen zu können, ohne auf Widersprüche der Schnittstellenbereiche wie kaufmännische Abwicklung, Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis, oberstes Management u. a. zu stoßen, wird ein, „Change-Request-Management“ eingeführt.

Die Parteien stellen gegenseitiges Einvernehmen darüber her, dass sie mit diesem Leistungsverzeichnis und mit der Gesamtheit aller zu seinem Leistungsbestandteil werdenden weiteren Dokumente die Absicht verfolgen, eine für die gesamte Laufzeit Bestand habende Regelung der Rechte und Pflichten der Parteien zu schaffen.

Für den Fall, dass die mit diesem Leistungsverzeichnis getroffenen Vereinbarungen aus Gründen, die zum Zeitpunkt des Leistungsverzeichnisses noch nicht bekannt oder absehbar sind, gleichwohl der Änderung oder Anpassung bedürfen, so vereinbaren AG und AN bereits zum jetzigen Zeitpunkt in diesem Dokument "Change- Request- Management“ das hierfür anzuwendende Verfahren.

Das Change-Request-Management dient dazu, erforderliche Anpassungen transparent, geregelt und nachweisbar umzusetzen, ohne dass notwendige Verbesserungen informell, verdeckt oder verspätet behandelt werden.

• CR-Nummer,

• Anlass und Ziel,

• Beschreibung der Änderung,

• betroffene Dokumente und Anlagen,

• technische, terminliche und wirtschaftliche Auswirkungen,

• Einfluss auf Betreiberpflichten, Daten, KPI/SLA und Schnittstellen,

• Risiken,

• Abnahmekriterien,

• Freigabehistorie.

• Mehr- und Minderleistungen,

• Erweiterung oder Reduktion von Scope und Anlagenbestand,

• zusätzliche taktische Unterstützungsleistungen,

• wirtschaftlich messbare Verbesserungen,

• Erweiterungen oder Reduktionen des Leistungsverzeichnisses,

• zusätzliche / Wegfall von Bedien- oder Optimierungsleistungen,

• Weiterentwicklungen der Betreiberpflichten- und Datenlogik im rechtlich zulässigen Rahmen.

Der Status aller offenen und abgeschlossenen Change Requests ist Bestandteil des Quartalsgesprächs.

Baumängel, Errichtermängel, Gewährleistungssachverhalte und betriebliche Mängel sind sauber voneinander zu unterscheiden. Der AN hat diese Abgrenzung aktiv herzustellen und nachweisbar zu dokumentieren.

Der AN schuldet ein Mängelanspruchsmanagement gegenüber Bau-, Errichter- und Lieferantenleistungen.

• Erkennen,

• Dokumentieren,

• Zuordnen,

• Anzeigen,

• Fristüberwachen,

• Nachverfolgen,

• Berichten.

Der AN führt ein Claim- und Gewährleistungsregister, überwacht Fristen, steuert Nachweise und begleitet die sachgerechte Abarbeitung gegenüber Herstellern, Lieferanten, Errichtern und sonstigen Dritten.

Der AN hält sämtliche vertraglich geforderten Haftungs- und Versicherungsnachweise aktuell, meldet Schadenfälle unverzüglich, dokumentiert diese in einem Schadenlog und wirkt an der sachgerechten Schadenabwicklung mit.

Zum Vertragsende erstellt der AN einen Exit-Plan und stellt die geordnete Übergabe an den AG oder einen Nachfolgedienstleister sicher.

• Dokumentationsübergabe,

• Status offener Tickets,

• Status offener Prüfungen und Mängel,

• Übergabe von Claim- und Versicherungsständen,

• Abschlussinventar,

• geordnete Wissensübergabe.

• Anlagenverzeichnis mit Kritikalitätsklassifizierung; wird nachgereicht und gemeinsam durch AG und AN validiert und ergänzt

• Verbindlicher Prüf- und Wartungsplan; wird durch den AN erstellt und vom AG freigegeben

• SLA-/KPI-Katalog einschließlich Messmethodik, siehe auch gewerkebezogene Leistungsverzeichnisse.

• gemeinsam abgestimmte Reporting-Templates,

• RACI ((Responsible (Ausführend), Accountable (Verantwortlich), Consulted (Konsultiert) und Informed (Informiert))- und Schnittstellenmatrix,

• Organisationshandbuch TFM,

• Start-up- und Mobilisierungsplan,

• Meeting- und Shopfloor-Matrix,

• Eskalations- und Kontaktmatrix,

• Muster für Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmenpläne und Freigaben,

• Claim- und Mängelregister,

• Datenschutz-, Datensicherheits- und Berechtigungsmatrix,

• Dokumentenhistorie,

• Notfall-, Krisen-, Evakuierungs- und BCM-Unterlagen,

• Datenmodell für Stamm- und Bewegungsdaten im CAFM.

• Schnittstellenabgrenzung zur Fertigung

• Change Management Verfahren

• Verzeichnis der zu beachtenden Organisationsnormen (nicht abschließend).