Wertgrenzen und Freigaben: Investitionsgrenzen, Genehmigungsprozesse

Die Stufe W0 umfasst alle vertraglich geschuldeten Regelleistungen, die mit der Grundvergütung oder mit verbindlich vereinbarten Einheitspreisen abgegolten sind. Für diese Leistungen ist keine gesonderte wirtschaftliche Einzelgenehmigung erforderlich; erforderlich bleiben jedoch alle technisch-betrieblichen Freigaben, soweit Eingriffe, Abschaltungen, Sperrungen, Permit-to-work-Verfahren oder Arbeiten in kritischen Bereichen betroffen sind.

Die Stufe W1 umfasst kleinvolumige Zusatzmaßnahmen außerhalb des pauschal abgegoltenen Regelbetriebs, soweit diese innerhalb eines ausdrücklich vereinbarten, sachlich abgegrenzten und betragsmäßig begrenzten Freigabekorridors liegen. Solche Maßnahmen dürfen nur dann ohne Einzelentscheidung des Auftraggebers ausgelöst werden, wenn der Auftraggeber diesen Korridor vorab freigegeben, budgetseitig hinterlegt und in der Freigabematrix eindeutig beschrieben hat. Außerhalb eines solchen Korridors besteht für den Auftragnehmer ausschließlich Vorbereitungs- und Vorschlagskompetenz, nicht jedoch Entscheidungskompetenz.

Die Stufe W2 umfasst planbare OPEX-Maßnahmen außerhalb der Grundvergütung, die keine investive Qualität besitzen, keine wesentliche technische Änderung auslösen und keine Auswirkungen auf Anlagenkonzept, Redundanz, Sicherheitsfunktionen, Mediengrenzen oder Systemarchitektur haben. Diese Maßnahmen bedürfen vor Beauftragung einer schriftlichen Kosten- und Leistungsfreigabe durch die hierfür benannte Stelle des Auftraggebers.

Die Stufe W3 umfasst größere Instandsetzungen, umfangreichere Wiederherstellungsmaßnahmen, gebündelte Erhaltungsmaßnahmen, umfangreiche Ersatzbeschaffungen sowie technisch eingriffsrelevante Maßnahmen mit Stillstands-, Schnittstellen- oder Wiederanlaufbezug. Für diese Maßnahmen sind eine technische Bewertung, eine wirtschaftliche Bewertung, eine benannte Ausführungsvariante, ein Termin- und Freigabefenster sowie eine dokumentierte Zustimmung des Auftraggebers erforderlich. Diese Stufe umfasst auch Maßnahmen, die zwar wertmäßig noch nicht investiv definiert sind, aber aufgrund ihres Eingriffs in Betrieb, Verfügbarkeit, Prüfung, Dokumentation oder Betreiberpflichten nicht mehr dem vereinfachten Freigaberegime zugeordnet werden können.

Die Stufe W4 umfasst investitionsrelevante Maßnahmen, CAPEX-nahe Maßnahmen, projektbezogene Sondermaßnahmen, strukturverändernde Erneuerungen, Maßnahmen mit Auswirkung auf Lebenszyklus, Kapazität, Redundanz, Automationsstruktur, Handover-Punkte, Genehmigungslage oder dauerhafte Betriebsweise sowie alle Maßnahmen, die den durch den Auftraggeber festgelegten Investitionskorridor überschreiten. Diese Maßnahmen sind durch die retained organisation beziehungsweise durch die hierfür benannten kaufmännischen, technischen und projektverantwortlichen Stellen des Auftraggebers freizugeben. Ohne diese Freigabe ist weder Beauftragung noch Beschaffung noch Ausführung zulässig, ausgenommen reine Sofortsicherungen in Notfällen.

Neben den Einzelwertgrenzen ist je Gewerk und Standort ein Jahreskorridor zu führen. Wird ein Jahreskorridor ausgeschöpft oder überschritten, entfallen alle delegierten Einzelkompetenzen für die verbleibende Periode; nachfolgende Maßnahmen werden ab diesem Zeitpunkt in der nächsthöheren Freigabestufe behandelt. Gleiches gilt für Maßnahmenserien mit identischem Schadensbild, identischer Ursachenlage oder identischen Anlagenfamilien, wenn diese in Summe den freigegebenen Korridor überschreiten.

Investitionsrelevant sind Maßnahmen, die neue Anlagengegenstände schaffen, bestehende Anlagen substanziell ersetzen oder die Funktion, Kapazität, technische Konfiguration, Nutzungsdauer oder Nutzbarkeit eines Assets wesentlich verändern. Laufende Tageswartung und gewöhnliche werterhaltende Servicierung sind nicht investiv; größere Ersatzkomponenten, wesentliche Erneuerungen sowie Hauptinspektionen oder Overhauls mit assetwirksamer Komponente sind in die investive Prüfung einzubeziehen.

Für die Zuordnung zu OPEX oder CAPEX ist nicht allein der Einzelwert maßgeblich. Zusätzlich sind die technische Wirkung, die Dauerhaftigkeit der Maßnahme, die Änderung des Sollzustandes, die Wirkung auf Leistungsfähigkeit und Wiederanlauf, die Verlängerung der Restnutzungsdauer, die Veränderung von Schnittstellen sowie der Einfluss auf Sicherheits- und Betreiberregime zu bewerten. Maßnahmen mit geringem Einzelwert, aber dauerhafter Auswirkung auf Anlagenarchitektur, Sicherheitsfunktionen, Medienführung, Gebäudeautomation, Parametrierung, Regelstrategien, Handover-Punkte oder Dokumentationsstand werden mindestens in der investitionsnahen Freigabestufe behandelt.

Kleine Instandsetzungen verbleiben innerhalb der nichtinvestiven Wertgrenzen, sofern sie keinen prüfpflichtigen Änderungscharakter auslösen, keine wesentliche Funktionsänderung bewirken und innerhalb des für den Regelbetrieb freigegebenen Kostenkorridors liegen. Große Instandsetzungen, umfassende Ersatzmaßnahmen oder Maßnahmen mit Stillstands- und Wiederanlaufrelevanz sind gesondert zu planen und mindestens der mittleren Freigabestufe zuzuordnen. Ersetzt eine Maßnahme wesentliche Hauptkomponenten, schafft sie zusätzliche Anlagenfunktion oder verändert sie das technische Betriebskonzept, ist sie als investitionsrelevant zu behandeln.

Optimierungsmaßnahmen werden in betriebliche Optimierungen ohne Investition, niedriginvestive Maßnahmen und CAPEX-nahe Maßnahmen gegliedert. Für niedriginvestive und CAPEX-nahe Maßnahmen ist ab der vom Auftraggeber festgelegten Schwelle mindestens ein Variantenvergleich vorzulegen. Dieser enthält den Ausgangszustand, die technische Ursache, die vorgeschlagene Maßnahme, die Alternative des Unterlassens, die Kosten, die Auswirkung auf Betrieb und Instandhaltung, die Wirkung auf Energie- und Medienverbräuche, die Auswirkung auf Dokumentation und Betreiberpflichten sowie die vorgesehene Freigabeinstanz. Reine Einsparungsargumente ohne Bewertung der Betriebs- und Folgekosten sind nicht ausreichend.

Für investitionsrelevante Maßnahmen gilt zusätzlich, dass Budgetobjekt, Kostenart, Kostenstelle, Investitionsnummer beziehungsweise Projektbezug vor Auslösung der Maßnahme eindeutig festgelegt sein müssen. Ohne diese Zuordnung ist keine Beschaffung zulässig. Der Auftragnehmer hat investive Maßnahmen soweit vorzubereiten, dass der Auftraggeber eine belastbare Freigabeentscheidung treffen kann; die Freigabeentscheidung selbst verbleibt vollständig beim Auftraggeber.

Jede genehmigungspflichtige Maßnahme wird durch einen formalen Maßnahmenantrag ausgelöst. Der Antrag enthält mindestens die eindeutige Anlagen- oder Flächenreferenz, die Beschreibung des Auslösers, die Maßnahme mit Abgrenzung des Umfangs, die Einordnung in Wertgrenzenstufe und OPEX-/CAPEX-Kategorie, die Kostenschätzung, den Terminbedarf, die erforderlichen Abschaltungen oder Eingriffsfenster, die Auswirkungen auf Sicherheit, Verfügbarkeit, Medienversorgung, Prüfung, Dokumentation und Wiederanlauf, die vorgesehenen Nachunternehmer, den Bedarf an Fremdfirmenfreigaben sowie die Rückwirkung auf Wartungs-, Prüf- oder Betriebsregime. Soweit mehrere Varianten technisch sinnvoll sind, ist eine eindeutige Vorzugsvariante mit nachvollziehbarer Begründung vorzulegen.

Der Genehmigungsprozess ist dreigeteilt zu führen. Zuerst erfolgt die technische Freigabe einschließlich Risikobewertung, Schnittstellenbewertung und Prüfbedarf. Danach erfolgt die kaufmännische Freigabe einschließlich Budgetzuordnung, Prüfung der Wertgrenze, Einordnung in OPEX oder CAPEX und Entscheidung über die Beauftragungsform. Anschließend erfolgt die betriebliche Ausführungsfreigabe mit Terminfenster, Abschaltlogik, Produktionsabstimmung, Permit-to-work-Status und Zuordnung der verantwortlichen Rollen. Keine dieser Freigaben ersetzt die jeweils andere. Eine kaufmännische Freigabe ohne technische Bewertung ist ebenso unzulässig wie eine technische Freigabe ohne budgetäre Deckung.

Innerhalb der Stufe W1 können Maßnahmen nur dann im vereinbarten Korridor ausgelöst werden, wenn die sachliche Kategorie, die maximale Einzelhöhe, der jährliche Gesamtkorridor, die zugelassenen Anlagenarten und die verantwortlichen Rollen vorab festgelegt sind. Für Maßnahmen ab Stufe W2 ist eine explizite Einzelentscheidung des Auftraggebers erforderlich. Für Maßnahmen ab Stufe W3 gilt das Vier-Augen-Prinzip. Für Maßnahmen ab Stufe W4 ist eine kombinierte technische und kaufmännische Entscheidung des Auftraggebers einschließlich retained Funktion beziehungsweise CAPEX-/Projektfunktion zwingend.

Unabhängig vom Einzelwert sind stets gesondert freigabepflichtig alle Maßnahmen mit Auswirkung auf Sicherheitsfunktionen, Brand- und Schutzsysteme, Medienversorgung, produktionsnahe Sonderbereiche, genehmigte Betriebszustände, Redundanzkonzepte, Gebäudeautomation, GLT-, OT- oder GA-Schnittstellen, Fernzugriffe, OEM-gebundene Systeme, Provisorien und Bypässe, Abweichungen von Prüf- und Wartungsregimen, Änderungen von Anlagenkennzeichnungen oder Dokumentationsstrukturen sowie Wiederinbetriebnahmen nach Störung, Abschaltung oder sicherheitsrelevantem Ereignis. Gleiches gilt für alle Maßnahmen, die behördliche Auflagen, Versichereranforderungen, Gewährleistungsgrenzen oder vertragliche Leistungsgrenzen berühren.

Notfallmaßnahmen sind auf Sofortsicherung und Schadensbegrenzung zu beschränken. Der Auftragnehmer darf ohne vorgängige wirtschaftliche Freigabe nur solche Maßnahmen einleiten, die zur Abwehr unmittelbarer Gefahren, zur Verhinderung erheblicher Folgeschäden oder zur Herstellung eines sicheren Zustands zwingend erforderlich sind und innerhalb eines gesondert festgelegten Notfallkorridors liegen. Jede Notfallmaßnahme ist unverzüglich anzuzeigen, inhaltlich und wertmäßig abzugrenzen und in eine reguläre Folgefreigabe zu überführen. Dauerhafte Wiederherstellung, Austausch, Umbau, Parametrieränderung oder Beschaffung über die reine Sofortsicherung hinaus bedürfen auch im Notfall der nachgelagerten Regelgenehmigung.

Eine erteilte Freigabe gilt ausschließlich für den freigegebenen Umfang, die freigegebene Ausführungsvariante, den freigegebenen Kostenrahmen und das freigegebene Zeitfenster. Überschreitungen, Terminverschiebungen, Variantenwechsel, neu erkannte Zusatzbedarfe oder Nachträge lösen vor Fortführung der Maßnahme eine erneute Prüfung aus. Die Freigabe verfällt, wenn die Maßnahme nicht innerhalb der festgelegten Gültigkeit ausgelöst oder wenn der zugrunde gelegte technische Zustand zwischenzeitlich wesentlich verändert wird.

Alle Wertgrenzenentscheidungen, Genehmigungen, Ablehnungen, Rückfragen, Nachträge und Notfallfreigaben sind innerhalb eines durchgängigen Systemverbunds aus CAFM, ERP/Beschaffungssystem und Dokumentenmanagement revisionsfähig zu führen. Jeder Vorgang erhält eine eindeutige Maßnahmen-ID und ist mit Anlagen-ID, Ticket, Arbeitsauftrag, Budgetobjekt, Freigabestufe, Freigabedatum, genehmigtem Wert, Ausführungsfenster, verantwortlicher Rolle und Dokumentenstand zu verknüpfen. Für jede Maßnahme ist nachvollziehbar zu dokumentieren, welche Variante beantragt, welche Variante freigegeben, wer die Freigabe erteilt und ob die Ausführung wert- und inhaltsgleich mit der Genehmigung erfolgt ist.

Änderungen an GLT-, GA-, OT- oder sonstigen steuerungsrelevanten technischen Systemen werden nur über einen dokumentierten Change-Prozess mit Freigabe, Test, Rückfallplan, Abnahme und Revisionsnachführung umgesetzt. Dies gilt unabhängig von der Wertgrenze zusätzlich, sobald Systemfunktionen, Parametrierungen, Datenpunkte, Alarme, Schnittstellen oder Fernzugriffe betroffen sind.

Der Auftragnehmer führt monatlich einen Freigabe- und Wertgrenzenreport. Dieser weist mindestens den Verbrauch der delegierten Korridore, offene Anträge je Wertgrenzenstufe, abgelehnte Maßnahmen, Nachträge, Notfallmaßnahmen, Fristüberschreitungen, Maßnahmen ohne vollständige Genehmigung, investive Maßnahmen im Übergang zur Projektbearbeitung sowie Auffälligkeiten aus Kumulierung und Serienfehlern aus. Der Auftraggeber behält sich vor, delegierte Wertkorridore bei mangelnder Steuerungsqualität, unzulässiger Kumulierung, unvollständiger Dokumentation oder wiederholten Grenzverletzungen mit sofortiger Wirkung auszusetzen.

• die Höhe und sachliche Begrenzung eines etwaigen delegierten Kleinmaßnahmenkorridors,

• die Jahreshöchstwerte je Gewerk und Standort,

• die Höhe eines gesonderten Notfallkorridors,

• die verbindliche OPEX-/CAPEX-Zuordnungslogik des Auftraggebers einschließlich Kostenarten, Investitionsnummern und Budgetobjekten,

• die benannten Freigaberollen einschließlich Vertretungen, Mitzeichnern und Eskalationsinstanzen,

• die Reaktionszeiten je Freigabestufe,

• die Pflicht zur Vorlage von Variantenvergleichen ab einer bestimmten Schwelle,

• die Anzahl erforderlicher Vergleichsangebote je Wertbereich,

• die Sonderregelungen für OEM-gebundene Assets, Gewährleistungsfälle und versicherungsrelevante Ereignisse,

• die Behandlung von Sammelmaßnahmen und Shutdown-Paketen,

• die Gültigkeitsdauer von Freigaben, die Formblätter und Pflichtfelder im Maßnahmenantrag,

• das führende System für Genehmigungsstände,

• die Regeln für Nachträge und Mehrmengen,

• die Berichtstaktung des Wertgrenzenreports sowie

• die Liste aller Maßnahmen, die unabhängig vom Einzelwert zwingend in der retained Organisation beziehungsweise in einer projekt- oder investitionsbezogenen Freigabestufe zu entscheiden sind.