Prüf- und Organisationsverzeichnis ProVI: Betreiberpflichten, Prüffristen, Verantwortlichkeiten

Der Betreiber bleibt verantwortliche Stelle für die Einrichtung, Pflegefreigabe und Wirksamkeitskontrolle des Prüf- und Organisationsverzeichnis. Er legt den Geltungsbereich fest, genehmigt die Systematik der Prüffristen, entscheidet über Abweichungen, Fristverschiebungen, Risikoakzeptanzen, Betriebsverbote, Freigaben nach gravierenden Mängeln sowie über die Zuordnung gesetzlich reservierter Prüfungen. Soweit Aufgaben delegiert werden, hat die Übertragung schriftlich an zuverlässige und fachkundige Personen zu erfolgen; die Grundverantwortung für Organisation und Auswahl verbleibt beim Betreiber bzw. Arbeitgeber (ArbSchG § 13; DGUV Vorschrift 1).

Der Betreiberbeauftragte ist als namentlich benannte, vertretungssicher besetzte Schlüsselfunktion für die operative Steuerung des Prüf- und Organisationsverzeichnis einzusetzen. Er verantwortet die Vollständigkeit des Registers, die Zuordnung der Rechtsgrundlagen je Prüfgegenstand, die Freigabe der Fristenlogik im zulässigen Rahmen, die Eskalation überfälliger oder nicht durchführbarer Prüfungen, die Bewertung von Befunden mit Betreiberrelevanz, die Entscheidungsvorbereitung bei Fristabweichungen sowie die formale Schließung von Prüfereignissen nach Eingang und Prüfung des Nachweises. Die Rolle ist im Organisationsmodell mit definierten Entscheidungs-, Informations- und Vertretungswegen zu hinterlegen.

Externe Prüfer führen Prüfungen durch, soweit diese fachlich oder gesetzlich Dritten vorbehalten sind. Soweit die BetrSichV oder Anhang 2 dies verlangen, sind zugelassene Überwachungsstellen mit den Prüfungen zu beauftragen; in anderen Fällen dürfen Prüfungen nur durch zur Prüfung befähigte Personen durchgeführt werden, deren Anforderungen der Arbeitgeber festgelegt hat. Diese Personen müssen den Prüfumfang fachgerecht beherrschen, Abweichungen vom Sollzustand erkennen, Gefährdungen beurteilen und die Eignung der vorgesehenen Prüfverfahren bewerten können (BetrSichV §§ 14 bis 16; TRBS 1203).

Die FM-/TTS-Organisation übernimmt die operative Registerbewirtschaftung. Dazu gehören Terminierung, Auftragsauslösung, Einholung und Prüfung erforderlicher Unterlagen, Koordination von Zugängen, Abschaltungen und Arbeitsfreigaben, Fristenüberwachung, Vorabprüfung der Dokumentenvollständigkeit, Erfassung der Befunde, Nachverfolgung von Maßnahmen, Ablage der Nachweise und Bereitstellung der Berichtsdaten. Soweit Beschäftigte mehrerer Unternehmen gleichzeitig tätig werden, sind Zuständigkeiten, Schutzmaßnahmen und Koordination eindeutig festzulegen; erforderlichenfalls ist eine koordinierende Person zu bestimmen (DGUV Vorschrift 1 § 6; DGUV Information 215-830).

Die RACI-Zuordnung für die Kernprozesse des Prüf- und Organisationsverzeichnis ist verbindlich nach der folgenden Mindeststruktur zu führen. A bezeichnet die freigabe- und entscheidungsverantwortliche Stelle, R die operativ verantwortliche Stelle, C die einzubindende beratende Stelle und I die zu informierende Stelle.

Die Tabelle konkretisiert die aus ArbSchG, BetrSichV und DGUV-Regelwerk abgeleiteten Verantwortungsanforderungen für Auswahl, Beauftragung, Koordination und Nachweisführung.

Als Prüfgegenstände im Sinne des Prüf- und Organisationsverzeichnis gelten alle Objekte, an denen Prüfungen, Kontrollen, Funktionsnachweise oder organisatorische Nachweise gefordert sind. Das Verzeichnis unterscheidet zwischen Prüfungen vor Erstverwendung, wiederkehrenden Prüfungen, Prüfungen nach prüfpflichtigen Änderungen, Prüfungen vor Wiederinbetriebnahme nach außergewöhnlichen Ereignissen, betrieblichen Kontrollen, Funktionsprüfungen, Ordnungsprüfungen und technischen Prüfungen. Für die Durchführung sind die Prüfanlässe und Zuständigkeiten je Anlagenfamilie im Prüf- und Organisationsverzeichnis objektbezogen zu hinterlegen; gesetzlich reservierte Prüfungen und betriebliche Kontrollen dürfen dabei nicht vermischt werden (BetrSichV §§ 14 bis 16; TRBS 1201; TRBS 1201 Teil 2).

Die zulässigen Prüfarten umfassen mindestens Sichtprüfungen außen oder innen, Prüfungen der Funktionsfähigkeit von Schutz- und Sicherheitseinrichtungen, Prüfungen mit Mess- und Prüfmitteln, labortechnische Untersuchungen, zerstörungsfreie Prüfungen sowie Prüfungen mit datentechnisch verknüpften Messsystemen einschließlich Online-Überwachung. Ordnungsprüfungen haben das Vorhandensein und die Plausibilität der prüfungsrelevanten Dokumentation zu erfassen; technische Prüfungen bewerten den tatsächlichen Anlagenzustand, die Ausrüstung, die Schutzfunktionen und die sichere Verwendbarkeit des Prüfgegenstandes (TRBS 1201; TRBS 1201 Teil 2).

Von formalen Prüfungen zu unterscheiden sind betriebliche Kontrollen. Solche Kontrollen dürfen sich auf leicht erkennbare Mängel und einfache Funktionsfeststellungen beschränken und können durch unterwiesene Personen durchgeführt werden, sofern der Prüfgegenstand und die Gefährdungslage dies zulassen. Formale Prüfungen mit rechtlicher Wirkung, mit Freigabebedeutung oder mit sicherheitstechnischer Bewertung sind ausschließlich durch befähigte Personen oder – soweit vorgeschrieben – durch eine zugelassene Überwachungsstelle durchzuführen. Unterweisungen sind ausreichend, anlassbezogen und mindestens jährlich zu dokumentieren (TRBS 1201 Teil 2; ArbSchG § 12; DGUV Vorschrift 1 § 4).

Für das Prüf- und Organisationsverzeichnis sind die Prüfgegenstände in mindestens folgende Registergruppen zu gliedern: überwachungsbedürftige Anlagen; Arbeitsmittel und technische Anlagen nach BetrSichV; elektrische Anlagen und Betriebsmittel; Brandschutz- und Sicherheitssysteme; Anlagen mit Explosionsschutzbezug; Gebäudeautomation und sicherheitsrelevante MSR-Einrichtungen; technische Medien-, Verteil- und Außenanlagen; betriebliche Notfall- und Ersatzsysteme; organisatorische Prüfpflichten einschließlich Unterlagen-, Freigabe- und Dokumentationsprüfungen. Ergänzend sind betriebsbedingte Prüfungen aus Herstellerangaben sowie einschlägigen DIN-/VDE-Regelwerken je Objekt zu referenzieren.

Prüffristen sind im Prüf- und Organisationsverzeichnis in zwei Kategorien zu führen. Die erste Kategorie umfasst gesetzlich, behördlich oder regelwerkseitig fest vorgegebene Fristen. Die zweite Kategorie umfasst Fristen, die im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung oder anhand schädigender Einflüsse, Herstellerangaben, Betriebserfahrungen, Kritikalität, Redundanz, Nutzungsintensität und Umgebungsbedingungen festzulegen sind. Soweit keine Spezialvorschrift eine feste Frist vorgibt, ist die Frist so festzulegen, dass der sichere Betrieb bis zur nächsten Prüfung gewährleistet bleibt; die Prüffrist ist damit stets objektbezogen und nicht pauschal je Gewerk festzusetzen (BetrSichV § 3 Abs. 6, § 14; TRBS 1201; TRBS 1201 Teil 1).

Gesetzliche Maximal- oder Fixfristen sind im Prüf- und Organisationsverzeichnis als nicht verschiebbare Solltermine zu kennzeichnen. Beispielhaft gelten für Aufzugsanlagen wiederkehrende Prüfungen mit einer maximalen Prüffrist von zwei Jahren; für bestimmte Prüfungen an Anlagen in explosionsgefährdeten Bereichen beträgt die maximale Zeitspanne drei Jahre. Solche gesetzlichen oder regelwerksseitigen Obergrenzen werden im Prüf- und Organisationsverzeichnis nicht durch betriebliche Ermessensentscheidungen überschrieben. Vorziehungen verändern den Fristenlauf nur im Rahmen der jeweils anwendbaren Spezialregelungen; der Terminmechanismus ist deshalb je Prüfart gesondert zu hinterlegen (Anhang 2 BetrSichV; TRBS 1201 Teil 1; BetrSichV § 14).