Berichtswesen: Reports, Dashboards, Templates

Der KPI-Dashboard-Betrieb ist nahzeitig und ereignisorientiert. GLT-nahe Alarm-, Laufzeit-, Trend- und Zählerdaten werden in kurzen Intervallen aktualisiert; CAFM-Daten zu offenen Tickets, Aufträgen und Maßnahmen folgen in stündlichen Deltas; ERP-Daten zu Bestellungen, Bestellanforderungen, Wareneingängen, Rechnungen und Kosten werden mindestens einmal täglich nachgeführt. Periodische Reports werden strikt nach Abschlusslogik erstellt. Monatliche Reports werden am dritten Arbeitstag nach Monatsende als Entwurf und am fünften Arbeitstag als finale, freigegebene Version bereitgestellt. Quartalsreports folgen am siebten Arbeitstag nach Quartalsende, Jahresreports am fünfzehnten Arbeitstag nach Jahresende.

Die Empfängerstruktur ist gestuft. Operative Empfänger erhalten Dashboard und Betriebsreport; steuernde Empfänger erhalten Monats-, Quartals- und Jahresberichte; Ad-hoc-Reports gehen ausschließlich an die jeweils zuständigen Entscheidungs- und Eskalationsinstanzen. Jede Berichtsversion führt einen festen Verteiler, eine Freigabestufe und eine dokumentierte Versandhistorie. Versand und Bereitstellung erfolgen ausschließlich über definierte Report-Verteiler, Portal-/Dashboard-Zugriffe oder systemgesteuerte E-Mail-Ausleitung; lokale Kopien ohne Freigabestatus gelten nicht als gültige Berichtsversion. Für schwere Ereignisse wird zusätzlich ein beschleunigter Verteilpfad mit Eskalationsmeldung, Maßnahmen-ID und nächstem Meldezeitpunkt verwendet.

Die Eskalations- und Entscheidungsregeln werden einheitlich auf alle periodischen und ereignisbezogenen Reports angewendet. Grün liegt vor, wenn Zielwert, Toleranzband und Trend stabil sind. Gelb liegt vor, wenn ein Ziel zwar formal noch eingehalten wird, aber eine negative Trendbewegung über zwei Perioden, eine drohende SLA-Verfehlung, eine Budgetabweichung über dem definierten Planwert oder eine sinkende Datenqualität erkennbar ist. Rot liegt vor, wenn ein Ziel unterschritten, eine Frist oder Prüfung überzogen, eine Rechtspflicht offen, eine P1-/P2-Störung aktiv oder eine wesentliche Kosten- oder Verfügbarkeitsabweichung eingetreten ist. Gelbe Sachverhalte werden im nächsten Regelreview mit Maßnahme und Termin versehen. Rote Sachverhalte lösen einen Ad-hoc-Report, eine Soforteskalation und einen namentlich zugeordneten Maßnahmeneintrag im führenden System aus. Berichte mit roter Kennzeichnung bleiben bis zum dokumentierten Wirksamkeitsnachweis im Maßnahmenregister offen.

Das Berichtswesen basiert auf einer festen Source-of-Truth-Logik. CAFM führt Assetstruktur, Tickets, Arbeitsaufträge, Wartungs- und Prüfaufträge, Maßnahmen, SLA-Status und Verknüpfungen zu Dokumenten. Das ERP-System auf Basis von SAP führt Kosten, Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen, Innenaufträge, PSP-/WBS-Bezüge, Kostenstellen sowie die Zuordnung CAPEX/OPEX. Die GLT führt Alarme, Meldungen, Zustände, Trends, Soll-/Ist-Werte, Laufzeiten und Zählerstände. Für TGM und Gebäudeautomation verlangt das BSI die vollständige Dokumentation aller Gebäudeeinrichtungen der TGA einschließlich GA sowie eine TGM-/GA-spezifische Protokollierung.

Die Visualisierung folgt einer festen Berichtstypologie. Für Dashboards werden standardisierte Monitoring-Layouts, für periodische Reports standardisierte Reporting-Layouts und für Plan-/Maßnahmenansichten standardisierte Planungs- bzw. Maßnahmenlayouts verwendet. Dokumentierte Analytics-Templates unterscheiden hierfür ausdrücklich zwischen Monitoring, Reporting und Planning sowie zwischen Dashboard-/Boardroom- und Reportlayout; Analytical-List-Reports kombinieren KPI-Tags, Filter, Charts und Tabellen. Diese Logik wird für das TTS-Berichtswesen übernommen.

Für alle Dashboards und Reports gelten einheitliche Visualisierungsregeln. KPI-Karten stehen im Kopfbereich und zeigen Ist-Wert, Zielwert, Toleranz, Trendpfeil und Zeitstempel. Liniengrafiken werden für Zeitreihen und Medienverbräuche verwendet. Gestapelte Säulen werden für Backlog-, Ticket- und Maßnahmenstruktur eingesetzt. Heatmaps werden für Fälligkeiten, Prüfrückstände und Gewerk-/Flächen-Hotspots verwendet. Paretodiagramme zeigen Alarm- und Störungstreiber. Wasserfalldiagramme werden für Kosten-, Einspar- und Budgetänderungen verwendet. Tabellen bleiben für Detailnachweise, Top-Listen, Maßnahmenregister und Kommentarschichten reserviert. Doppelte Achsen, 3D-Darstellungen und uneinheitliche Farbskalen sind ausgeschlossen. Jede Visualisierung führt Einheit, Zeitraum, Datenbasis, Stichtag, Verantwortlichen und Freigabestatus sichtbar im Kopf oder Fußbereich.

Die Layouts sind in einer festen Reihenfolge aufzubauen. Das KPI-Dashboard beginnt mit fünf bis acht KPI-Karten, gefolgt von Trendansichten, Top-Abweichungen und dem priorisierten Maßnahmenbereich. Der Betriebsreport kombiniert Management Summary, Statusmatrix, Trendgrafiken, Ausnahmeliste und Maßnahmenjournal. Der Monatsbericht enthält Executive-Teil, Kennzahlenspiegel, Vertrags- und Budgetteil, Compliance-/Prüfteil, Energie-/Medienteil, Risiken, Maßnahmen und Anhang mit Definitions- und Datenqualitätsblatt. Ad-hoc-Reports beginnen mit Ereignisbild, Wirkung, Sofortmaßnahmen, Entscheidungsbedarf und Anhang zur Zeitlinie.

Freigegebene Monats-, Quartals- und Jahresberichte, Berichtsversionen mit Entscheidungs- oder Abnahmebezug, verteilte Ad-hoc-Berichte zu Störungen, Eskalationen und Krisen sowie alle zugehörigen Versand-, Freigabe- und Änderungsprotokolle werden revisionssicher archiviert. Die GoBD stellen klar, dass neben Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen auch diejenigen Daten, Datensätze und elektronischen Dokumente aufzubewahren sind, die dokumentieren, dass Ordnungsvorschriften umgesetzt und ihre Einhaltung überwacht wurde. Für die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen verlangen AO und GoBD jederzeitige Verfügbarkeit, unverzügliche Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Für handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen gelten nach HGB und AO acht oder zehn Jahre Aufbewahrung. Für die elektronische Langzeitarchivierung beschreibt das BSI die Anforderungen an eine langfristige, sichere, unveränderbare und reproduzierbare Archivierung.

Für das Berichtswesen werden vier Archivklassen unterschieden. Periodische, freigegebene Management- und Governanceberichte einschließlich Versand- und Freigabeprotokoll werden zehn Jahre archiviert. Steuer- und buchungsrelevante Detailauszüge aus dem ERP werden entsprechend ihrer rechtlichen Einordnung acht oder zehn Jahre aufbewahrt. Nahzeitige Dashboard-Snapshots mit rein operativem Charakter bleiben mindestens 24 Monate online verfügbar und anschließend für weitere 36 Monate im Archiv abrufbar. Audit-Logs, Schnittstellenprotokolle und Berechtigungsänderungen werden mindestens 24 Monate online und weitere 96 Monate archiviert, soweit sie für Nachweis-, Sicherheits- oder Revisionszwecke relevant sind. Archiviert werden freigegebene Berichtspakete in unveränderbarer Lesefassung sowie maschinenlesbare Datenauszüge mit Versionsnummer, Hash-/Integritätsnachweis, Exportzeitpunkt und technischer Metadatei. Jede Archivierung ist mit Report-ID, Berichtsperiode, Version, Freigabestatus, Ersteller, Reviewer, Verteiler und Aufbewahrungsende indexiert.

• Zu präzisieren sind

• die endgültige Systemlandschaft mit Produktbezeichnungen, Versionen und Mandanten;

• die finale Rollen- und Empfängermatrix mit namentlicher Benennung der AG- und AN-seitigen Freigabestellen;

• das abschließende KPI-/SLA-Set einschließlich Zielwerte, Toleranzbänder und Ampelgrenzen;

• die tatsächliche Feldverfügbarkeit und Historientiefe in CAFM, ERP, GLT und ProVI/DMS;

• die verbindlichen Aktualisierungsintervalle je Quellsystem und je Berichtsfamilie; die Kostenobjekt- und Assethierarchie für die Aggregation;

• die endgültigen Aufbewahrungs- und Löschregeln bei konzerninternen oder versicherungsbezogenen Sonderfristen;

• das freigegebene Archiv- und Exportformat;

• die Anforderungen an Mehrsprachigkeit, mobile Bereitstellung und externe Empfänger;

• sowie die Baselines für Energie-, Budget- und Zustandsvergleiche.