3B3 Dienst- & Einsatzzeitenplan

Der vorliegende Dienst- und Einsatzplan erfüllt alle einschlägigen gesetzlichen Vorgaben und regulatorischen Anforderungen der Bundesrepublik Deutschland. Insbesondere werden die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) strikt eingehalten. Die maximale zulässige Arbeitszeit pro Mitarbeiter wird nicht überschritten, und die vorgeschriebenen Ruhezeiten (mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhe nach §5 ArbZG) werden gewährleistet. Falls Dienste an Sonn- und Feiertagen erforderlich sind, werden alle gesetzlichen Auflagen einschließlich etwaiger behördlicher Genehmigungen beachtet und entsprechende Ersatzruhetage gewährt.

Darüber hinaus werden alle anwendbaren Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorschriften berücksichtigt. Jede Schichtplanung wird so gestaltet, dass die Arbeitssicherheit und die Gesundheit der Mitarbeiter gewährleistet sind (gemäß Arbeitsschutzgesetz und einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften). Der Dienstplan dokumentiert Arbeitszeiten und Pausen gemäß den gesetzlichen Dokumentationspflichten. Sollten tarifvertragliche oder betriebsvereinbarungsbedingte Regelungen (z.B. aus einem geltenden Tarifvertrag für die Gebäudedienstleistungsbranche) einschlägig sein, werden auch diese vollständig beachtet.

Ein wesentlicher Bestandteil ist die Berücksichtigung von Notfall- und Vertretungsregelungen: Für unvorhergesehene Ereignisse oder im Krankheitsfall von Personal ist stets Ersatz vorgesehen. Die Einsatzplanung enthält klare Vorkehrungen für Rufbereitschaften und Bereitschaftsdienste, sodass auch außerhalb der Kernarbeitszeiten geschulte Techniker verfügbar sind. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass die vorgeschriebenen Mindestbesetzungen jederzeit eingehalten werden und kein sicherheitsrelevanter Bereich unbetreut bleibt.

Im Dienst- und Einsatzplan sind alle relevanten Funktionen, Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert. Sämtliche für das technische Facility Management erforderlichen Positionen sind benannt und mit entsprechenden Qualifikationen hinterlegt. Dazu gehören beispielsweise ein Objektverantwortlicher (z.B. Technischer Objektleiter), Fachkräfte für Elektrotechnik, Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK), Sanitärtechnik, sowie gegebenenfalls Spezialisten für sicherheitsrelevante Anlagen (wie z.B. für Brandmelde- und Sprinkleranlagen oder Aufzugtechnik). Jeder Mitarbeiter hat klar umrissene Aufgabenbereiche, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Die Einsatzplanung stellt sicher, dass zu allen Betriebszeiten – einschließlich Nachtschichten, Wochenenden und gesetzlichen Feiertagen – qualifiziertes Personal verfügbar ist. Während der üblichen Geschäftszeiten ist eine ausreichende Vor-Ort-Präsenz gewährleistet, um geplante Wartungen und spontane Instandsetzungen unmittelbar durchzuführen. Außerhalb der üblichen Zeiten wird durch rotierende Schichten und Rufbereitschaft sichergestellt, dass auch dann kompetentes Personal zur Verfügung steht. So ist das Gebäude an 24 Stunden am Tag, 7 Tagen die Woche betreuungs- und reaktionsfähig.

Für den Fall von Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit oder anderen Ausfällen) sind in diesem Plan klare Vertretungsregelungen vorgesehen. Jede Rolle im Team hat definierte Stellvertreter, die im Bedarfsfall einspringen können. Dadurch werden Personallücken vermieden und der Betrieb ohne Unterbrechung aufrechterhalten. Überlappende Schichtübergaben (mit ausreichender Übergabezeit) sind eingeplant, damit wichtige Informationen zwischen abgelöster und übernehmender Schicht zuverlässig übertragen werden.

Die Zuordnung der Mitarbeitenden erfolgt stets unter Berücksichtigung ihrer Qualifikation und Befähigung. Sicherheitskritische Aufgaben (z.B. Arbeiten an elektrischen Anlagen oder das Bedienen von Druckanlagen) werden ausschließlich von entsprechend ausgebildeten Fachkräften ausgeführt (z.B. Elektrofachkräfte mit Schaltberechtigung, befähigte Personen nach BetrSichV). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle technischen Anlagen von kompetentem Personal betreut werden und den gesetzlichen Betreiberpflichten Genüge getan wird.

Im Rahmen der Vorbereitung wurden detaillierte Planungsdokumente erstellt, welche die Schichtstrukturen, Dienstpläne und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter transparent darstellen. Diese Unterlagen – bestehend aus Dienstplan, Schichtplan und Abdeckungsmatrix – zeigen nachvollziehbar, wie ein lückenloser Service sichergestellt wird. Insbesondere ist dargelegt, wie Schichtwechsel organisiert sind und wie Überlappungen eingeplant werden, um einen durchgehenden Betrieb ohne Leistungsabfall zu gewährleisten.

Es existiert ein klar definiertes Kommunikations- und Eskalationsverfahren für den Fall von Änderungen oder unvorhergesehenen Anpassungen. Sollte es z.B. zu kurzfristigen Personalausfällen kommen, greift ein festgelegter Prozess: Die zuständige Schichtleitung oder der Objektleiter wird umgehend informiert und leitet Ersatzmaßnahmen ein. Ein Pool von reservebereiten Fachkräften steht zur Verfügung, um bei Bedarf sofort einspringen zu können. Etwaige Änderungen im Dienstplan werden dokumentiert und dem Auftraggeber bei relevanten Abweichungen unverzüglich mitgeteilt. Ebenso ist geregelt, wie in Notfällen (z.B. größere Störungen oder kritische Vorfälle außerhalb der Kernzeit) zu verfahren ist: Hierfür gibt es eine Eskalationskette, die von der Alarmierung des Rufbereitschaftsteams bis zur Benachrichtigung des verantwortlichen Managements und gegebenenfalls externer Stellen reicht.

Dieser Dienst- und Einsatzplan ist nicht statisch, sondern wird bei Bedarf laufend fortgeschrieben. Änderungen, sei es durch Anpassung der Betriebszeiten des Auftraggebers oder durch organisatorische Verbesserungen, werden zeitnah im Plan berücksichtigt. Die jeweils aktuelle Fassung des Dienst- und Einsatzplans wird dokumentiert und kann vom Auftraggeber jederzeit angefordert und eingesehen werden. Durch diese kontinuierliche Aktualisierung wird sichergestellt, dass der Plan stets den aktuellen Anforderungen und Realitäten entspricht.

Mit der Einreichung dieses Dienst- und Einsatzplans wird bestätigt, dass sämtliche in der Ausschreibung geforderten gesetzlichen, organisatorischen und prozeduralen Vorgaben eingehalten werden. Der vorliegende Plan wurde sorgfältig geprüft und erfüllt alle genannten Anforderungen vollumfänglich.

Der Auftragnehmer erkennt zudem an, dass die Aufrechterhaltung einer angemessenen Personaldecke und lückenlosen Abdeckung aller Dienstleistungen zu den wesentlichen Vertragspflichten zählt. Ein Verstoß gegen diese Verpflichtungen – etwa in Form unzureichender Personalausstattung oder Nichterfüllung der Bereitschaftsdienste – wird als wesentliche Vertragsverletzung gewertet und kann entsprechende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich daher ausdrücklich, die in diesem Plan beschriebenen Maßnahmen und Vorkehrungen während der gesamten Vertragslaufzeit umzusetzen und kontinuierlich zu überwachen.

• Dienstplan: Eine detaillierte tabellarische Aufstellung aller vorgesehenen Mitarbeiter bzw. Positionen mit ihren Arbeitszeiten und Schichteinteilungen für die gesamte Woche. Der Dienstplan ist im geforderten Format erstellt und weist die tägliche Besetzung aller relevanten Bereiche nach, einschließlich Kennzeichnung von Schichtzeiten, Pausenzeiten sowie Verantwortlichkeiten pro Schicht.

• Schichtplan: Eine Übersicht der Schichtzyklen und Rotationspläne, welche die Organisation der Arbeitszeit in Früh-, Spät- und ggf. Nachtschichten veranschaulicht. Dieser Plan dokumentiert Beginn und Ende der einzelnen Schichten, die Überlappungszeiten für Schichtübergaben sowie besondere Regelungen für Wochenend- und Feiertagsschichten. Der Schichtplan wird als separates Dokument gemäß den Vorgaben der Ausschreibung bereitgestellt.

• Abdeckungsmatrix: Eine Matrix-Übersicht, die für jeden Wochentag und jede Tageszeit ausweist, welche Funktion bzw. welches Personal präsent oder in Rufbereitschaft ist. Diese Matrix ermöglicht auf einen Blick die Kontrolle, dass zu jedem relevanten Zeitpunkt eine ausreichende personelle Abdeckung gewährleistet ist. Sie dient dem Auftraggeber als Nachweis der kontinuierlichen Leistungsbereitschaft und erleichtert die Überprüfung der Einhaltung von Mindestbesetzungen.

• Erklärung des Auftragnehmers: Eine vom zeichnungsberechtigten Vertreter des Unternehmens unterzeichnete Bestätigung, dass der eingereichte Dienst- und Einsatzplan vollständig und rechtskonform ist. Diese Erklärung versichert die Verbindlichkeit der Angaben und dass der Auftragnehmer sich zur Einhaltung des Plans verpflichtet.

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