3D3 Quartalsauditplan

Alle Auditaktivitäten im Rahmen dieses Plans erfolgen in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, Normen und vertraglichen Vorgaben für das technische Facility Management in Deutschland. Der Auditplan berücksichtigt insbesondere die Einhaltung der Betreiberverantwortung und aller damit verbundenen Betreiberpflichten. Dies umfasst z.B. die fristgerechte Durchführung gesetzlich vorgeschriebener Prüfungen und Wartungen (etwa gemäß der Betriebssicherheitsverordnung, technischen Prüfverordnungen für Aufzüge und Anlagen, Arbeitsschutzgesetzen und einschlägigen DGUV-Vorschriften). Ebenso werden Umweltgesetze und -richtlinien (z.B. zum Immissionsschutz, Gefahrstoffhandling) sowie Vorgaben des Brandschutzes beachtet.

Sowohl interne als auch externe Audits werden lückenlos dokumentiert und sind für die Vertragspartner nachvollziehbar. Alle Auditberichte, Prüfprotokolle und Nachweise werden sorgfältig aufbewahrt, sodass eine transparente Historie aller Kontrollen entsteht. Bei der Durchführung der Audits werden die geltenden Datenschutzbestimmungen (einschließlich DSGVO) strikt eingehalten. Vertrauliche Informationen des Auftraggebers oder Dritter, die im Zuge der Audits bekannt werden, werden vertraulich behandelt und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet.

Der Auditplan definiert klar den Umfang, die Ziele und die Häufigkeit der durchzuführenden Audits sowie die organisatorischen Rahmenbedingungen.

Interne Audits: Vom Auftragnehmer durchgeführte interne Audits finden vierteljährlich statt. Konkret ist vorgesehen, am Ende jedes Quartals (viermal pro Jahr) ein umfassendes internes Audit der technischen Facility-Management-Leistungen durchzuführen. Jedes interne Audit wird vom Qualitätsmanagement des Auftragnehmers geplant und gesteuert. Dabei werden alle relevanten Leistungsbereiche turnusmäßig geprüft. Ziel der internen Audits ist es, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, die Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen sicherzustellen und kontinuierliche Verbesserungen anzustoßen.

Externe Audits: Zusätzlich zu den internen Überprüfungen wird mindestens einmal jährlich ein externes Audit angesetzt. Dieses erfolgt durch eine unabhängige dritte Partei oder eine akkreditierte Prüforganisation. Im Auditplan ist vorgesehen, das externe Audit jeweils im vierten Quartal des Jahres durchzuführen, sofern vertraglich keine andere Frequenz vereinbart ist. Das externe Audit dient der objektiven Kontrolle der Leistungserfüllung und der Bestätigung der Einhaltung aller relevanten Normen und Standards durch den Auftragnehmer. Die externe Prüfgesellschaft wird in Abstimmung mit dem Auftraggeber ausgewählt, und deren Auditbericht wird dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

• Leistungserfüllung und Service-Performance: Überprüfung, ob die vereinbarten Leistungen in vollem Umfang erbracht werden. Dazu gehören z.B. Kontrollen der Reaktionszeiten bei Störfällen, der Verfügbarkeit kritischer Anlagen und das Erreichen von Leistungskennzahlen laut SLA.

• Instandhaltungsqualität: Bewertung der Qualität von Wartung und Instandhaltung der technischen Anlagen. Es wird geprüft, ob Wartungspläne eingehalten werden, Inspektionen termingerecht durchgeführt sind und die Anlagen sich in einem sicheren, betriebsfähigen Zustand befinden. Außerdem wird die Wirksamkeit vorbeugender Instandhaltungsmaßnahmen beurteilt.

• Einhaltung der SLAs: Kontrolle, ob alle Service Level Agreements gemäß Vertrag erfüllt werden. Etwaige Abweichungen von Leistungskennzahlen oder vereinbarten Prozessen werden identifiziert und dokumentiert. Die Dokumentation der Leistungserbringung (z.B. Wartungsberichte, Einsatzprotokolle) wird daraufhin geprüft, ob sie den vertraglichen Vorgaben entspricht.

• Risikomanagement und Notfallvorsorge: Überprüfung der bestehenden Prozesse zum Umgang mit Risiken und Notfällen im technischen Betrieb. Dies umfasst z.B. die Existenz und Aktualität von Notfallplänen, die regelmäßige Durchführung von Sicherheitsübungen oder Notfalltests und die Mechanismen zur Risikoerkennung und -bewertung (z.B. Gefährdungsbeurteilungen).

• Arbeitssicherheit: Kontrolle der Umsetzung von Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen im täglichen Betrieb. Geprüft wird z.B., ob Unterweisungen für das Betriebspersonal regelmäßig erfolgen, persönliche Schutzausrüstung bereitgestellt und genutzt wird, Gefährdungsbeurteilungen aktuell sind und Arbeitsunfälle ordnungsgemäß dokumentiert und gemeldet werden.

• Umwelt- und Energiemanagement: Bewertung der Einhaltung von Umweltstandards im technischen Betrieb. Dies beinhaltet z.B. den sachgerechten Umgang mit Gefahrstoffen, die Einhaltung von Entsorgungsvorschriften, Maßnahmen zur Energieeinsparung und zur Verbesserung der Energieeffizienz sowie den Nachweis eines umweltgerechten Betriebs (ggf. gemäß ISO 14001 oder vergleichbaren Standards, falls zutreffend).

• Der Auftragnehmer benennt einen Audit-Verantwortlichen (z.B. einen Qualitätsmanagementbeauftragten oder technischen Leiter), der für die Planung und Durchführung der Audits verantwortlich ist.

• Das Management des Auftragnehmers stellt sicher, dass die erforderlichen Ressourcen (Zeit, Personal, Hilfsmittel) für Audits zur Verfügung stehen, und es unterstützt die Umsetzung empfohlener Verbesserungsmaßnahmen.

• Die Auditoren (intern oder extern) führen die Prüfungen unparteiisch und gewissenhaft anhand vordefinierter Checklisten und Auditkriterien durch.

• Die operativen Mitarbeiter des Auftragnehmers wirken bei Audits mit, indem sie z.B. Auskünfte erteilen, Dokumente bereitstellen und den Zugang zu Anlagen ermöglichen. Zudem setzen sie in ihrem Verantwortungsbereich etwaige Korrekturmaßnahmen um.

• Es wird intern eine Stelle benannt (z.B. das Qualitätsmanagement-Team), die alle Auditfeststellungen auswertet, Verbesserungsmaßnahmen koordiniert und die fristgerechte Abarbeitung von Korrekturmaßnahmen überwacht.

• Der Auftraggeber erhält Einblick in die Auditplanung und -ergebnisse, soweit dies vertraglich vorgesehen ist, und kann bei Bedarf an externen Audits als Beobachter teilnehmen.

Der Auftragnehmer legt einen detaillierten Ablaufplan für die vierteljährlichen Audits vor. Dieser enthält einen Zeitplan, konkrete Auditverfahren, Reporting-Prozesse sowie Mechanismen zur Nachverfolgung von Maßnahmen.

Audit-Zeitplan: Im Auditplan ist ein Zeitplan für die Durchführung der internen Audits festgeschrieben. In der Regel erfolgt je Quartal ein internes Audit gegen Ende des Quartals. Beispielsweise sind Audittermine jeweils für März (Q1), Juni (Q2), September (Q3) und Dezember (Q4) eines Jahres eingeplant. Die genauen Termine und die jeweils zu prüfenden Leistungsbereiche werden in einem Auditkalender festgehalten, der Teil dieses Plans ist. Das externe Jahres-Audit wird, sofern nicht anders vereinbart, im 4. Quartal durchgeführt, sodass dessen Ergebnisse für die jährliche Leistungsbewertung vorliegen.

• Dokumentenprüfung: Sichtung relevanter Unterlagen wie Wartungsprotokolle, Prüfnachweise, Störungsberichte, Sicherheitsunterweisungsnachweise und ähnliche Dokumentationen.

• Vor-Ort-Begehung: Physische Inspektion der Anlagen und Einrichtungen im Gebäude, um Zustand, Sauberkeit, Sicherheitsvorkehrungen und die Einhaltung der Betriebsabläufe direkt zu überprüfen.

• Mitarbeiterbefragung: Gezielte Gespräche mit Technikern, Objektleitern oder anderem Personal, um Informationen über Abläufe, aufgetretene Probleme und Verbesserungspotenziale zu sammeln.

• Checklisten-Einsatz: Verwendung standardisierter Audit-Checklisten, die alle relevanten Prüfpunkte abdecken, um ein umfassendes und systematisches Vorgehen zu gewährleisten.

Die Auditoren dokumentieren während des Audits alle Feststellungen (positive wie negative) und stützen sich dabei auf die vorgegebenen Kriterien.

Für jedes durchgeführte Audit erstellt der Auftragnehmer einen schriftlichen Auditbericht.

• eine Übersicht der geprüften Bereiche und Themen,

• eine Auflistung sämtlicher Feststellungen, unterteilt in Konformitäten (Einhaltung von Anforderungen), Abweichungen/Nichtkonformitäten sowie positive Beobachtungen (Good Practices),

• eine Bewertung der Bedeutung jeder Abweichung (z.B. kritisch, wesentlich, geringfügig),

• empfohlene Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen zu jeder festgestellten Abweichung,

• eine Angabe von Zuständigkeiten (wer für die Umsetzung der Maßnahme verantwortlich ist) und Fristen für die Umsetzung.

Der Auditbericht wird in einem mit dem Auftraggeber abgestimmten Format vorgelegt. Typischerweise erfolgt die Vorlage des Berichts innerhalb von 10–14 Tagen nach dem Audittermin. Die Berichte zu den vierteljährlichen internen Audits sowie der Bericht des jährlichen externen Audits werden dem Auftraggeber fristgerecht zur Kenntnis gebracht. Bei Bedarf werden die Ergebnisse in einem Audit-Review-Meeting gemeinsam erörtert.

Umgang mit Abweichungen und Korrekturmaßnahmen: Alle im Audit festgestellten Nichtkonformitäten oder Mängel werden in einem Maßnahmenprotokoll erfasst. Der Auftragnehmer entwickelt zu jeder Abweichung einen Korrekturmaßnahmenplan (Corrective Action Plan).

• Beschreibung der festgestellten Abweichung bzw. des Problems,

• Ursachenanalyse (sofern erforderlich) zur Ermittlung des Grundes für die Abweichung,

• konkrete Korrekturmaßnahmen zur Behebung der Abweichung und ggf. Vorbeugemaßnahmen, um ein erneutes Auftreten zu verhindern,

• Benennung eines Verantwortlichen für die Umsetzung jeder Maßnahme,

• klare Fristen bzw. Zieltermine, bis wann die Maßnahme umgesetzt sein muss.

Das Maßnahmenprotokoll mit den geplanten Korrekturmaßnahmen wird dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt, beispielsweise als Teil des Auditberichts oder als separate Übersicht. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle vereinbarten Korrekturmaßnahmen fristgerecht umgesetzt werden. Er dokumentiert den Abschluss jeder Maßnahme und informiert den Auftraggeber über die Erledigung.

Nachverfolgung und kontinuierliche Verbesserung: Der Auditprozess ist so ausgelegt, dass er einen Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung unterstützt. Im jeweils folgenden Audit werden die zuvor getroffenen Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit hin überprüft. So wird sichergestellt, dass Probleme nachhaltig behoben wurden. Zusätzlich wertet der Auftragnehmer die Gesamtheit der Auditergebnisse über die Zeit aus, um Trends zu erkennen (z.B. wiederkehrende Schwachstellen) und systematische Verbesserungsansätze abzuleiten. Die gewonnenen Erkenntnisse aus den Audits fließen in Schulungen des Personals, Anpassungen von Prozessen oder Aktualisierungen von Arbeitsanweisungen ein. Über sämtliche Verbesserungsmaßnahmen und deren Status wird im Rahmen der regelmäßigen Berichterstattung an den Auftraggeber berichtet.

Mit der Vorlage dieses Auditplans bestätigt der Auftragnehmer die Einhaltung sämtlicher in diesem Dokument beschriebenen Anforderungen. Der Auftragnehmer versichert, dass sowohl die internen als auch die externen Audits gemäß den oben genannten rechtlichen, technischen und prozessualen Vorgaben durchgeführt werden. Es wird ausdrücklich anerkannt, dass die Ergebnisse der Audits im Rahmen der Vertragsüberwachung herangezogen werden und für die Leistungsbewertung verbindlich sind.

Der vorliegende Auditplan und die zugehörigen Unterlagen werden in der geforderten Form im Angebotsverfahren eingereicht. Die Struktur und der Umfang entsprechen den Vorgaben der Ausschreibung.

• Auditplan-Hauptdokument: Dieses Dokument beschreibt umfassend die Auditstrategie, den Zeitplan, die Verantwortlichkeiten und Verfahren (hier vorliegendes Schriftstück).

• Terminübersicht interne Audits: Eine tabellarische Übersicht aller geplanten vierteljährlichen internen Audittermine über die Vertragslaufzeit, inklusive Angabe des vorgesehenen Auditzeitraums und der Hauptprüfthemen je Termin (als Anlage beigefügt).

• Terminübersicht externe Audits: Geplanter Termin und zuständige Prüforganisation für das jährliche externe Audit, ebenfalls in Tabellenform (als Anlage beigefügt).

• Maßnahmenplan-Vorlage: Ein Formular bzw. eine Vorlage, die zur Dokumentation von Abweichungen und Korrekturmaßnahmen verwendet wird. Dieses Formular enthält die Felder zur Beschreibung der Abweichung, Maßnahmen, Verantwortlichen und Fristen (Beispieldokument als Anlage).

• Eigenerklärung des Auftragnehmers: Eine vom autorisierten Vertreter des Auftragnehmers unterzeichnete Erklärung, dass der eingereichte Auditplan den Ausschreibungsanforderungen entspricht und im Falle einer Beauftragung umgesetzt wird (siehe Abschnitt 8).

Alle Dokumente werden gemäß den Vorgaben der Ausschreibung in elektronischer Form und/oder Papierform fristgerecht übermittelt. Das genaue Format (z.B. PDF-Datei, unterschriebenes Original) richtet sich nach den Ausschreibungsunterlagen und wird vom Auftragnehmer eingehalten.

Der Unterzeichnende bestätigt hiermit, dass der vorgelegte Vierteljährliche Auditplan gültig, vollständig und in vollem Umfang mit den Anforderungen dieser Ausschreibung übereinstimmt.

Ort: _______________________

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