3A4 Konformitätsbescheinigungen

Der Bieter erbringt den Nachweis, dass alle einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Anforderungen im technischen Facility Management erfüllt werden. Sämtliche vorgelegten Konformitätszertifikate wurden von akkreditierten Zertifizierungsstellen (z.B. TÜV, DEKRA; akkreditiert durch die Deutsche Akkreditierungsstelle) ausgestellt und bestätigen die Übereinstimmung mit international und national anerkannten Normen. Alle Zertifikate besitzen Gültigkeit über die vorgesehene Vertragsdauer hinweg und werden bei Ablauf rechtzeitig erneuert, sodass durchgehend Compliance gewährleistet ist. Wo immer gesetzliche Vorschriften oder behördliche Rahmenbedingungen spezifische Zertifizierungen verlangen (beispielsweise in den Bereichen Arbeitssicherheit, Umweltschutz oder Anlagentechnik), legt der Bieter entsprechende aktuelle Bescheinigungen als Beleg vor. So wird unter anderem sichergestellt, dass Anforderungen aus Verordnungen wie der Betriebssicherheitsverordnung, der Arbeitsstättenverordnung oder einschlägigen Umweltauflagen vollumfänglich erfüllt werden.

• DIN EN 15221 (Facility Management Standards): Die internen Abläufe und Prozesse des Facility Managements sind an die europäische Normenreihe DIN EN 15221 angelehnt. Diese Normen definieren Begriffe, Prozesse und Qualitätsmaßstäbe im Facility Management. Durch die Orientierung an DIN EN 15221 wird sichergestellt, dass die Dienstleistungen des Bieters einem europaweit anerkannten Qualitätsrahmen entsprechen und eine einheitliche Terminologie sowie hohe Dienstleistungsqualität gewährleistet ist.

• DIN 31051 (Instandhaltungsgrundlagen): Sämtliche Wartungs- und Instandhaltungsaktivitäten werden gemäß den Grundsätzen der DIN 31051 geplant und durchgeführt. Diese Norm legt die wesentlichen Begriffe und Maßnahmen der Instandhaltung fest (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung) und bildet die Basis für ein effizientes Instandhaltungsmanagement. Die Anwendung von DIN 31051 durch den Bieter stellt sicher, dass die technischen Anlagen des Industriegebäudes über den gesamten Lebenszyklus hinweg fachgerecht betreut werden, Ausfallzeiten minimiert und die Sicherheit sowie Verfügbarkeit gewährleistet werden.

• ISO 9001 (Qualitätsmanagementsystem): Das Qualitätsmanagement des Bieterunternehmens ist nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert. Dieses international anerkannte Zertifikat bestätigt, dass der Bieter ein effektives Qualitätsmanagementsystem eingeführt hat, welches auf kontinuierliche Verbesserung und Kundenzufriedenheit ausgerichtet ist. Für den Auftraggeber bedeutet dies, dass alle Dienstleistungen im technischen Facility Management nach festgelegten Prozessen erbracht und laufend überwacht und optimiert werden. Die ISO 9001-Zertifizierung wird regelmäßig durch externe Auditoren überprüft und bestätigt damit die nachhaltige Leistungsfähigkeit des Qualitätsmanagements.

• ISO 14001 (Umweltmanagementsystem): Der Bieter verfügt über eine gültige DIN EN ISO 14001:2015 Zertifizierung, welche die Implementierung eines systematischen Umweltmanagements nachweist. Damit wird belegt, dass der Bieter Umweltaspekte bei allen Facility-Management-Tätigkeiten berücksichtigt und Maßnahmen zur Reduktion von Umweltbelastungen sowie zur Einhaltung umweltrechtlicher Bestimmungen umsetzt. Für den Betrieb des Industriegebäudes bedeutet dies z.B., dass Ressourcen effizient genutzt, Abfälle korrekt entsorgt und umweltverträgliche Verfahren bevorzugt werden. Die Zertifizierung nach ISO 14001 wird ebenfalls regelmäßig auditiert und sichert ein hohes Niveau an Umweltverträglichkeit der Dienstleistungen.

• ISO 45001 (Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement): Zum Nachweis eines vorbildlichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes ist der Bieter gemäß ISO 45001:2018 zertifiziert. Dieses Zertifikat bestätigt, dass das Unternehmen ein Managementsystem betreibt, das die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter bei der Arbeit konsequent schützt und fördert. Gerade im industriellen Umfeld ist die Einhaltung strenger Arbeitsschutzstandards unerlässlich. Mit der ISO 45001-Zertifizierung weist der Bieter nach, dass Gefährdungen systematisch ermittelt, Arbeitsschutzmaßnahmen implementiert und alle relevanten gesetzlichen Vorgaben (z.B. aus dem Arbeitsschutzgesetz und den DGUV-Vorschriften) erfüllt werden. Dies minimiert Unfallrisiken im technischen Gebäudemanagement und stellt den sicheren Betrieb aller Anlagen sicher.

• Weitere fachspezifische Zertifikate (bei Bedarf): Für den Fall, dass spezielle Leistungsbereiche des technischen Facility Managements zusätzliche Nachweise erfordern, verfügt der Bieter über die entsprechenden Zertifizierungen. Beispielsweise kann bei Leistungen im Bereich Energiemanagement ein Zertifikat nach ISO 50001 (Energiemanagementsystem) vorgelegt werden, um den effizienten und normkonformen Umgang mit Energie zu dokumentieren. Ebenso wird, falls einschlägig, die Konformität in Bereichen wie Brandschutz (z.B. VdS-Zertifizierungen für Brandmeldeanlagen) oder Gefahrstoffmanagement durch geeignete Bescheinigungen nachgewiesen. Der Bieter stellt sicher, dass für jede ausgeschriebene Leistung die benötigten Qualifikationen und Zertifikate vorhanden sind.

Sämtliche relevanten Zertifikate und Konformitätsnachweise sind dieser Angebotsunterlage in beglaubigter Kopie beigefügt. Jeder Nachweis wird in der im Ausschreibungsverfahren geforderten Sprache vorgelegt, in diesem Fall Deutsch. Sollte ein Originalzertifikat in einer anderen Sprache ausgestellt sein, so liegt eine amtlich beglaubigte Übersetzung in Deutsch bei, um Missverständnisse auszuschließen. Der Bieter versichert, dass alle eingereichten Zertifikate zum Stichtag der Angebotsabgabe gültig und in Kraft sind. Es befinden sich keine abgelaufenen, suspendierten oder widerrufenen Bescheinigungen darunter. Sollte ein Zertifikat kurz vor Ablauf der Gültigkeit stehen, ist dessen Verlängerung bereits eingeleitet oder wird rechtzeitig vor Vertragsbeginn abgeschlossen, sodass während der gesamten Vertragslaufzeit lückenlose Gültigkeit gewährleistet ist.

Der Bieter verpflichtet sich zudem, den Auftraggeber unaufgefordert und unverzüglich zu informieren, falls sich während der Angebotsphase oder nach Zuschlagserteilung während der Vertragslaufzeit Änderungen im Status der vorgelegten Zertifikate ergeben. Hierunter fallen insbesondere Aussetzungen, Einschränkungen oder Entzüge von Zertifizierungen durch die ausstellenden Stellen. In einem solchen Fall wird der Bieter umgehend Korrekturmaßnahmen einleiten und dem Auftraggeber entsprechende neue Nachweise vorlegen, um die fortlaufende Erfüllung aller Anforderungen sicherzustellen. Die proaktive Kommunikation in Bezug auf Zertifikatsstatus und -änderungen ist Teil der professionellen Sorgfaltspflicht des Bieters.

Mit der Vorlage der geforderten Konformitätszertifikate und Nachweise bestätigt der Bieter ausdrücklich, dass sämtliche technischen, gesetzlichen und verfahrenstechnischen Vorgaben der Ausschreibung erfüllt werden. Der Bieter erklärt, alle in der Ausschreibung definierten Anforderungen an Qualität, Sicherheit, Gesetzestreue und Prozessführung einzuhalten. Jede im Rahmen dieses Angebots eingereichte Bescheinigung ist echt, aktuell und von den zuständigen Stellen ausgestellt. Der Bieter weiß, dass jegliche Fälschung, das Vorenthalten relevanter Informationen oder eine falsche Darstellung der Sachlage schwerwiegende Konsequenzen nach sich zieht. Im Falle eines solchen Verstoßes gegen die Vergabebedingungen muss der Bieter mit dem Ausschluss vom Vergabeverfahren bzw. der sofortigen Kündigung eines bereits geschlossenen Vertrags rechnen. Die vorgelegten Nachweise stehen folglich für die redliche und vertragsgerechte Arbeitsweise des Bieters.

• Ausstellende Stelle: TÜV SÜD Management Service GmbH (akkreditiert durch DAkkS)

• Zertifikatsnummer: QM-12345 (Beispiel)

• Gültigkeitszeitraum: 01.06.2023 – 31.05.2026 (verlängerbar)

• Hinweis: Bestätigt die Implementierung eines qualitätsgesicherten Managementsystems für alle FM-Dienstleistungen. Das Zertifikat (Original in Deutsch) liegt in Kopie bei, geprüft und bestätigt durch den Zertifizierer.

• Ausstellende Stelle: DEKRA Certification GmbH (DAkkS-akkreditiert)

• Zertifikatsnummer: UM-67890 (Beispiel)

• Gültigkeitszeitraum: 15.01.2022 – 14.01.2025 (Verlängerung beantragt)

• Hinweis: Bestätigt ein wirksames Umweltmanagement im Unternehmen. Originalzertifikat in Deutsch ist beigefügt; es demonstriert die Einhaltung umweltrechtlicher Pflichten und nachhaltiger Praktiken.

• Ausstellende Stelle: TÜV Rheinland Cert GmbH (DAkkS-akkreditiert)

• Zertifikatsnummer: AS-24680 (Beispiel)

• Gültigkeitszeitraum: 01.03.2024 – 28.02.2027

• Hinweis: Bestätigt ein proaktives Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement. Zertifikat in Kopie (Deutsch) beigefügt; es belegt die systematische Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen und die Konformität mit allen einschlägigen Arbeitsschutzvorschriften.

• Ausstellende Stelle: Beispiel Zert GmbH (DAkkS-akkreditiert)

• Zertifikatsnummer: EN-11223 (Beispiel)

• Gültigkeitszeitraum: 01.09.2023 – 31.08.2026

• Hinweis: Falls der Auftrag Leistungen im Energiemanagement umfasst, bestätigt dieses Zertifikat den effizienten und normgerechten Umgang mit Energie im Unternehmen. Eine Kopie des Zertifikats ist beigefügt.

Zusätzlich zu den oben genannten Zertifikaten liegen, sofern für die Leistungserbringung relevant, weitere Bescheinigungen bei (z.B. Fachkundenachweise, behördliche Genehmigungen, VdS-Anerkennungen für Brandschutztechnik). Jeder dieser Nachweise ist in der Übersichtsliste der Angebotsunterlagen referenziert und auf Anfrage einzeln erläutert. Der Bieter stellt damit sicher, dass alle geforderten und darüber hinaus sinnvollen Qualifikationen belegt sind.

Der Unterzeichnende bestätigt hiermit als bevollmächtigter Vertreter des Bieters, dass alle in diesem Dokument aufgeführten Zertifikate der Wahrheit entsprechen, gültig und vollständig sind und dass die dargestellten Anforderungen der Ausschreibung erfüllt werden.

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