Geräte- und Werkzeuginventar (Technisches Facility Management)
Der Zweck dieses Dokuments ist es, die Verpflichtung des Auftragnehmers festzulegen, ein umfassendes Inventar aller Geräte und Werkzeuge zu erstellen, die im Rahmen der technischen Facility-Management-Dienstleistungen zum Einsatz kommen. Dabei stehen Transparenz, Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung aller vertraglichen sowie sicherheitsrelevanten Anforderungen im Vordergrund. Das Geräte- und Werkzeuginventar wird als verbindlicher Bestandteil der Vertragsdokumentation geführt. Durch diese Maßnahme wird sichergestellt, dass sämtliche im Einsatz befindlichen Arbeitsmittel ordnungsgemäß dokumentiert sind und den geltenden Vorschriften und Sicherheitsstandards entsprechen.
Elektrische Prüf- und Messgeräte: z. B. Spannungsprüfer, Multimeter, Isolationsmessgeräte.
Mechanische Werkzeuge und Instandhaltungsausrüstung: z. B. Handwerkzeuge, Elektrowerkzeuge, Wartungsgeräte.
Persönliche Schutzausrüstung (PSA) und zugehörige Hilfsmittel: z. B. Sicherheitsgeschirre, Absturzsicherungssysteme, Spezialkleidung.
Spezialwerkzeuge für HLK, Brandschutz und Gebäudeautomation: z. B. Service- und Prüfgeräte für Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, Messgeräte für Brandschutzeinrichtungen, Programmiergeräte für Automatisierungssysteme.
Mobile Geräte und Hebevorrichtungen: z. B. Leitern, Gerüste, Hubarbeitsbühnen, Gabelhubwagen.
Inhaltliche Anforderungen
Eindeutige Kennzeichnung: Eine eindeutige Identifikationsnummer oder ein spezifischer Code für jedes Gerät bzw. Werkzeug.
Bezeichnung und Zweck: Eine technische Bezeichnung des Geräts sowie dessen vorgesehenen Verwendungszweck.
Menge und Verfügbarkeit: Die Anzahl der vorhandenen Einheiten und Hinweise zur Verfügbarkeit (z. B. ständig vor Ort oder bei Bedarf verfügbar).
Eigentumsstatus: Angabe, ob das Gerät im Eigentum des Auftragnehmers ist, von diesem gemietet wurde oder temporär bereitgestellt wird.
Wartungs- und Kalibrierungsstatus: Information zum letzten Wartungs- bzw. Kalibrierungsdatum sowie zum nächsten fälligen Prüftermin.
Aufbewahrungs- bzw. Einsatzort: Der Standort, an dem das Gerät üblicherweise gelagert wird oder primär zum Einsatz kommt.
Normen- und Sicherheitskonformität: Nachweis oder Kennzeichnung, dass das Gerät den relevanten Sicherheitsbestimmungen und technischen Normen entspricht (z. B. CE-Kennzeichnung, VDE-Prüfplakette).
Verfahrens- und Prozessanforderungen
Einreichung des Inventars: Das vollständige Geräte- und Werkzeuginventar ist bereits mit den Angebots-/Ausschreibungsunterlagen einzureichen und wird Vertragsbestandteil.
Laufende Aktualisierung: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, das Inventar während der gesamten Vertragslaufzeit laufend zu pflegen und bei Zu- oder Abgang von Geräten unverzüglich zu aktualisieren.
Verfügbarkeit für Audits: Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass das aktuelle Inventar dem Auftraggeber für Prüfungen oder Audits jederzeit zugänglich ist (z. B. im Rahmen von Begehungen oder Dokumentenprüfungen).
Abstimmung mit Managementsystemen: Die Führung und Aktualisierung des Inventars erfolgt in Abstimmung mit den unternehmensinternen Arbeits- und Sicherheitsprozessen sowie dem Qualitätsmanagement, um Konsistenz mit den bestehenden Managementsystemen (z. B. ISO 9001, ISO 45001) zu gewährleisten.
Nachweisdokumentation: Für alle wartungs- und kalibrierpflichtigen Arbeitsmittel sind die entsprechenden Wartungsnachweise, Prüfprotokolle und Kalibrierzertifikate zu dokumentieren und bei Bedarf dem Auftraggeber vorzulegen.
Rechtliche und normative Anforderungen
Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben im Bereich Arbeits- und Betriebssicherheit. Insbesondere sind die deutschen und europäischen Arbeitsschutzbestimmungen – wie das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) sowie relevante berufsgenossenschaftliche Vorschriften (z. B. DGUV-Vorschrift 3 für elektrische Betriebsmittel) – strikt zu befolgen. Ebenso sind alle für die eingesetzten Geräte und Werkzeuge gültigen Normen (DIN, ISO, VDI etc.) einzuhalten, insbesondere hinsichtlich Sicherheit, Prüfung und Kalibrierung der Arbeitsmittel.
Des Weiteren hat der Auftragnehmer die einschlägigen Haftungs- und Verkehrssicherungspflichten zu beachten, die mit dem Einsatz der Geräte verbunden sind. Er übernimmt die Verantwortung dafür, dass sämtliche verwendeten Arbeitsmittel in einem sicheren, einsatzfähigen Zustand sind und den vorgesehenen Zweck ordnungsgemäß erfüllen. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle Geräte und Werkzeuge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und – sofern erforderlich – behördlich zugelassen oder zertifiziert sind.
Prüfung und Abnahme
Das vom Auftragnehmer vorgelegte Inventar der Geräte und Werkzeuge wird vom Auftraggeber überprüft und bedarf dessen formaler Freigabe. Etwaige festgestellte Mängel oder Unvollständigkeiten sind vom Auftragnehmer unverzüglich zu beheben; im Anschluss ist das korrigierte Inventar erneut zur Prüfung vorzulegen. Nach erfolgreicher Prüfung und endgültiger Freigabe durch den Auftraggeber wird das Inventar als verbindlicher Anhang Bestandteil des Dienstleistungsvertrags. Darüber hinaus können während der Vertragslaufzeit regelmäßige Kontrollen oder Audits durch den Auftraggeber durchgeführt werden, um die Aktualität des Inventars und die Einhaltung der festgelegten Anforderungen sicherzustellen.
Anhang
Im Anhang werden bei Bedarf standardisierte Vorlagen und ergänzende Unterlagen bereitgestellt. Dies kann beispielsweise ein Musterformular für das Geräte- und Werkzeuginventar umfassen, in dem die oben geforderten Angaben einzutragen sind. Ebenso können ein beispielhaftes Wartungs- und Kalibrierungsprotokoll sowie ein Glossar der verwendeten technischen Fachbegriffe und Abkürzungen beigefügt werden, um ein einheitliches Verständnis zu gewährleisten.
Unterschriftsbereich
(zur formellen Bestätigung durch den Auftragnehmer)
