3E5 CAFM/BIM-Integrationskonzept

• Datenschnittstellen zwischen CAFM- und BIM-System: Die geplante Lösung sieht vor, das BIM-Gebäudemodell und das CAFM-System über definierte Datenschnittstellen zu verknüpfen. Hierbei werden entweder vorhandene Standard-Schnittstellen der eingesetzten Software genutzt oder spezifische Konnektoren entwickelt, um einen automatisierten bidirektionalen Datenaustausch zu ermöglichen. Relevante Objektdaten (wie Anlagestammdaten, Raumdaten, Wartungsinformationen) werden aus dem BIM-Modell in die CAFM-Datenbank übertragen und bei Änderungen synchronisiert, um doppelte Datenpflege zu vermeiden.

• Standards für Datenformate und -austausch: Für den Datenaustausch kommen bevorzugt offene, standardisierte Formate zum Einsatz. Das Konzept orientiert sich an branchenüblichen Normen, um Kompatibilität und Zukunftssicherheit sicherzustellen. Insbesondere ist geplant, das IFC-Format (Industry Foundation Classes, ISO 16739) für die Übertragung geometrischer und alphanumerischer Gebäudedaten zu nutzen. Für den Austausch von Bestands- und Wartungsinformationen wird das COBie-Schema (Construction-Operations Building Information Exchange) berücksichtigt, das speziell für die Übergabe von Bauwerksdaten in den Betrieb entwickelt wurde. Darüber hinaus kann das vom CAFM-Branchenverband entwickelte Austauschformat CAFM-Connect zum Einsatz kommen, um Stammdaten und Dokumente strukturiert in das CAFM-System zu importieren. Sämtliche Daten werden in klar definierten Strukturen und gemäß gültigen Standards (DIN-, ISO- oder VDI-Normen) übergeben, um eine konsistente und verlustfreie Datenübernahme zu gewährleisten.

• Sicherstellung von Datenqualität und Aktualität: Um die Qualität und Aktualität der Daten zu gewährleisten, etabliert der Auftragnehmer klare Prozesse für die Datenpflege. Änderungen an der Anlagenstruktur oder an Raumdaten (z.B. neue Geräte, Umbauten, Nutzungsänderungen) werden systematisch erfasst und sowohl im CAFM-System als auch im BIM-Modell nachgeführt. Verantwortlichkeiten für die Datenaktualisierung sind festgelegt – beispielsweise melden Servicetechniker oder Objektmanager nach Abschluss von Wartungen oder Änderungen die relevanten Informationen zurück an das System. Regelmäßige Datenprüfungen und Plausibilitätskontrollen (etwa jährliche Audits des Datenbestands) sind vorgesehen, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen. Durch diesen kontinuierlichen Pflegeprozess bleibt der Datenbestand über den gesamten Lebenszyklus hinweg vollständig und verlässlich.

• Workflows für Wartung, Störungsmanagement und Lebenszyklus-Updates: Das Konzept beschreibt die zentralen Arbeitsabläufe, bei denen CAFM- und BIM-Daten gemeinsam genutzt werden. So ist beispielsweise der Prozess für Störungsmeldungen und Instandsetzungen integriert abgebildet: Meldet ein Nutzer einen technischen Defekt, wird dieser im CAFM-System erfasst und dem betroffenen Asset (Anlage oder Raum) zugewiesen. Über die BIM-Integration kann der zuständige Techniker den Ort und die technischen Details des Assets im 3D-Modell einsehen, was die Diagnose und Vorbereitung der Reparatur erleichtert. Nach Behebung der Störung wird die durchgeführte Maßnahme inklusive verwendeter Ersatzteile und Arbeitszeit im CAFM dokumentiert; bei relevanten Änderungen (z.B. Austausch einer Anlage) wird das BIM-Datenmodell entsprechend aktualisiert. Ebenso sind geplante Wartungen im Workflow hinterlegt: Das CAFM-System generiert automatisch Wartungsaufträge gemäß hinterlegter Intervalle und Fristen. Die Techniker führen die Wartung durch und erfassen ihre Rückmeldungen (Arbeitsumfang, Prüfergebnisse, ggf. Zustandsdaten) direkt digital. Diese Informationen fließen in die Anlagenhistorie ein und sind im BIM-Modell referenziert, sodass ein lückenloser Lebenszyklusverlauf jeder Anlage dokumentiert ist. Auch größere Veränderungen im Lebenszyklus, wie Nachrüstungen, Umbauten oder Außerbetriebnahmen von Anlagen, werden prozessual gesteuert und in beiden Systemen synchron nachvollzogen.

• Visualisierung von Gebäudedaten (3D-Modell, digitaler Zwilling): Eine wesentliche Komponente der Integration ist die Visualisierung der FM-Daten im Kontext des 3D-Gebäudemodells. Durch die Verknüpfung von CAFM und BIM steht ein digitales Abbild (digitaler Zwilling) der Liegenschaft zur Verfügung, in dem alle technischen Anlagen und Räume grafisch verortet sind. Berechtigte Nutzer können das BIM-Modell über das CAFM-System oder eine integrierte Viewer-Funktion einsehen, um z.B. Anlagenstandorte, Wartungsbereiche oder Flächennutzungen dreidimensional zu betrachten. Jedes Asset im BIM-Modell ist mit dem entsprechenden Datensatz im CAFM gekoppelt ("Asset-Tagging"), sodass von der visuellen Darstellung direkt auf hinterlegte Informationen (wie Hersteller, Leistungsdaten, letzter Wartungstermin) zugegriffen werden kann. Dies erleichtert die Orientierung im Gebäude und unterstützt sowohl die Störungsbehebung (Techniker sehen vorab Lage und Umfeld eines Geräts) als auch die Planung von Umbauten oder Umzügen. Die Visualisierung steigert insgesamt die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller FM-Prozesse.

• Benutzerzugriffsrechte und IT-Sicherheit: Das Konzept legt ein abgestimmtes Berechtigungs- und Sicherheitskonzept für die CAFM/BIM-Plattform fest. Es wird definiert, welche Rollen (z.B. Administrator, Wartungstechniker, Objektleiter, Auftraggeber-Vertreter) Zugriff auf welche Daten und Funktionen erhalten. Sensible oder sicherheitsrelevante Informationen sind besonders geschützt; so können zum Beispiel nur berechtigte Personen Änderungen an Stammdaten vornehmen oder sicherheitskritische Dokumente einsehen. Die technische Umsetzung der Integration erfolgt unter Beachtung der unternehmensinternen IT-Sicherheitsrichtlinien des Auftraggebers. Dazu gehören Maßnahmen wie die Verschlüsselung der Datenübertragung, regelmäßige Datensicherungen (Backups) und ein rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem. Zusätzlich wird gewährleistet, dass alle Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Verarbeitung etwaiger personenbezogener Daten im System eingehalten werden (siehe auch Abschnitt 5).

• Berichtsfunktionen für Audits und Leistungsüberwachung: Abschließend enthält das Konzept eine Beschreibung der Reporting- und Monitoring-Funktionen. Das CAFM-System wird so eingerichtet, dass es dem Auftraggeber regelmäßig Berichte und Kennzahlen zur Verfügung stellt. Beispiele sind Wartungsstatusberichte (durchgeführte vs. ausstehende Wartungen), Störungsstatistiken (Anzahl und Dauer von Zwischenfällen pro Monat), Verfügbarkeitskennzahlen wichtiger Anlagen, Energieverbrauchsreports zur Überwachung der Effizienz sowie Flächenauslastungsanalysen. Auch compliance-relevante Themen werden abgedeckt: Das System generiert z.B. rechtzeitig Übersichten über fällige Prüftermine oder Schulungsbedarf des Personals. Alle Berichte können bei Audits oder Leistungsbesprechungen als Nachweis herangezogen werden. Die Reporting-Funktionen greifen direkt auf den zentralen Datenbestand zu, womit sichergestellt ist, dass die ausgegebenen Informationen stets aktuell und konsistent sind.

• Einreichung des Konzepts im Angebotsverfahren: Das CAFM/BIM-Integrationskonzept wird bereits im Rahmen der Angebotsabgabe vorgelegt. Der Bieter dokumentiert darin detailliert sein Vorgehen zur Erfüllung der gestellten Anforderungen. Das Konzept ist Bestandteil der Vertragsgrundlagen und wird vor Zuschlagserteilung vom Auftraggeber geprüft (siehe Abschnitt 6).

• Datenmigration und -übernahme: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass bestehende Gebäudedaten des Auftraggebers nahtlos in die neue CAFM/BIM-Umgebung überführt werden. Dazu wird eine strukturierte Datenmigration durchgeführt, die sowohl digitale Bauwerksmodelle (BIM-Daten) als auch ggf. in Tabellen, Dokumenten oder Altsystemen vorhandene FM-Daten umfasst. Das Konzept beschreibt die Vorgehensweise für den Import dieser Daten (z.B. über definierte Schnittstellen, Importwerkzeuge oder manuelle Ersterfassung) und wie die Qualität der übernommenen Informationen überprüft wird. Etwaige Lücken oder Inkonsistenzen in den Ausgangsdaten werden in Abstimmung mit dem Auftraggeber bereinigt, sodass zum Start der Betriebsphase ein vollständiger und konsistenter Datenbestand im CAFM-System vorliegt.

• Abstimmung mit der IT-Infrastruktur des Auftraggebers: Die Implementierung der Lösung wird eng mit den IT-Vorgaben und der bestehenden Infrastruktur des Auftraggebers abgestimmt. Vor Inbetriebnahme erfolgt eine Abstimmung mit der IT-Abteilung des Auftraggebers, um Anforderungen an Netzwerk, Serverumgebung, Zugriffsrechte und Sicherheitsrichtlinien zu klären. Gegebenenfalls wird das CAFM-System in die bestehende Systemlandschaft des Auftraggebers integriert oder als Cloud-Service mit definierten Zugriffsrechten bereitgestellt, je nach vertraglicher Vereinbarung. Das Konzept stellt sicher, dass alle Schnittstellen und Datenflüsse den unternehmensinternen IT-Sicherheitsstandards entsprechen und Freigaben durch die IT erhalten.

• Schulung der Nutzer und Systemdokumentation: Der Auftragnehmer führt umfassende Schulungsmaßnahmen durch, damit alle relevanten Nutzergruppen das integrierte CAFM/BIM-System sachgerecht bedienen können. Bereits zu Beginn der Betriebsphase werden die Mitarbeiter des Auftraggebers (z.B. Hausmeister, Techniker, Objektleiter) in der Nutzung der Software geschult. Zusätzlich erhalten sie ausführliche Systemdokumentationen, inklusive Benutzerhandbüchern und Administrator-Handouts, die die Handhabung der Funktionen sowie die Vorgehensweisen bei Datenpflege, Meldungen und Auswertungen beschreiben. Bei Bedarf werden im weiteren Vertragsverlauf Auffrischungsschulungen oder Schulungen zu Systemänderungen angeboten. Damit wird sichergestellt, dass der Auftraggeber und seine Mitarbeiter die digitalen Werkzeuge effektiv nutzen und die Integration akzeptiert ist.

• Laufende Überprüfung und Aktualisierung des Konzepts: Das Integrationskonzept wird während der Vertragslaufzeit regelmäßig auf Aktualität und Effektivität überprüft. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mindestens einmal jährlich gemeinsam mit dem Auftraggeber die Wirksamkeit der CAFM/BIM-Integration zu evaluieren. Dabei werden Erfahrungen aus dem laufenden Betrieb ausgewertet und eventueller Anpassungsbedarf identifiziert (z.B. Optimierung von Workflows, Erweiterung von Datenfeldern, Einführung neuer Technologien). Änderungen oder Verbesserungen des Konzepts werden in Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt und dokumentiert. So bleibt das Integrationskonzept ein lebendiges Dokument, das sich an veränderte Rahmenbedingungen und Fortschritte der Technik anpasst.

• Einhaltung technischer Normen und Standards: Sämtliche relevanten Normen (DIN, EN, ISO) und Richtlinien werden bei der Umsetzung berücksichtigt. Das betrifft sowohl allgemeine Facility-Management-Standards als auch spezielle Vorgaben für digitale Bauwerksdaten. Beispielsweise richtet sich die Informationsverwaltung nach den Prinzipien der DIN EN ISO 19650 (BIM-Informationsmanagement). Ebenso wird darauf geachtet, dass das verwendete CAFM-System den Qualitätskriterien gängiger Branchenrichtlinien (z.B. GEFMA 444 für CAFM-Software) entspricht. Insgesamt wird der Betrieb nach dem allgemein anerkannten Stand der Technik ausgerichtet.

• Datenschutz (DSGVO/BDSG): Die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) werden strikt eingehalten. Personenbezogene Daten, die im CAFM/BIM-System verarbeitet werden (etwa Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Meldungen mit Personennamen oder Zugangsberechtigungen), sind durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt. Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben und gespeichert, die für die Erbringung der Leistung notwendig sind. Der Auftragnehmer wird ggf. einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Auftraggeber abschließen und nachweisen, dass angemessene Datenschutzvorkehrungen (Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Löschkonzepte) implementiert sind.

• IT-Sicherheit und Vertraulichkeit: Die Integrationslösung erfüllt hohe Ansprüche an IT-Security und Informationssicherheit. Die Systemarchitektur orientiert sich an bewährten Sicherheitsstandards (z.B. ISO/IEC 27001 oder dem BSI-Grundschutz-Kompendium) hinsichtlich Zugriffsschutz, Netzwerk- und Anwendungssicherheit. Alle Mitarbeiter des Auftragnehmers, die Zugang zu den FM-Daten haben, werden zur Vertraulichkeit verpflichtet. Sensible Gebäude- und Anlagendaten werden vertraulich behandelt und nur verschlüsselt übertragen. Bei extern gehosteten Lösungen wird auf deutsche/europäische Rechenzentren mit angemessener Zertifizierung (z.B. ISO 27001) zurückgegriffen. Sicherheitsvorfälle oder Verletzungen der Vertraulichkeit wird der Auftragnehmer unverzüglich melden und gemeinsam mit dem Auftraggeber Maßnahmen zu deren Behebung treffen.

• Haftung für Datenhandling: Der Auftragnehmer übernimmt vertraglich die Verantwortung für den korrekten Umgang mit den übergebenen und erhobenen digitalen Daten. Er haftet dafür, dass die Daten vollständig und sachgemäß in die Systeme übernommen und dort gepflegt werden. Bei fahrlässigem Umgang, der zu Datenverlust, -beschädigung oder -missbrauch führt, wird der Auftragnehmer im Rahmen der vereinbarten Haftungsbegrenzungen zur Verantwortung gezogen. Entsprechende Versicherungen und Haftpflichtnachweise können auf Verlangen vorgelegt werden. Zudem trifft der Auftragnehmer Vorsorge durch regelmäßige Datensicherungen (Backups) und ein Notfallkonzept, um im Schadensfall eine rasche Wiederherstellung der Daten sicherzustellen.

• Prüfung vor Zuschlagserteilung: Im Zuge der Angebotsbewertung begutachtet der Auftraggeber das eingereichte Integrationskonzept fachlich und inhaltlich. Es muss schlüssig darstellen, wie alle Anforderungen erfüllt werden. Erkennt der Auftraggeber Unklarheiten oder Schwachstellen, können Rückfragen gestellt oder ergänzende Erläuterungen vom Bieter angefordert werden.

• Überarbeitung und Finalisierung: Sofern während der Angebots- oder Verhandlungsphase Anpassungsbedarf am Konzept identifiziert wird, ist der Bieter verpflichtet, sein Konzept entsprechend zu überarbeiten und erneut vorzulegen. Die finale Fassung des Konzepts muss vor Vertragsschluss vom Auftraggeber freigegeben werden. Erst nach dieser Freigabe gilt das Konzept als verbindliche Leistungsgrundlage.

• Testbetrieb und Validierung: Nach Auftragsvergabe implementiert der Auftragnehmer das beschriebene CAFM/BIM-System und führt einen Testbetrieb (Inbetriebnahmephase) durch. In diesem Zeitraum wird geprüft, ob die im Konzept beschriebenen Funktionen und Schnittstellen in der Praxis einwandfrei funktionieren. Der Auftraggeber oder ein von ihm benannter Vertreter begleitet diesen Prozess und validiert die Ergebnisse anhand definierter Testkriterien (z.B. korrekte Datenübernahme, Funktionalität der Workflows, Berichtserstellung). Etwaige Mängel oder Abweichungen sind vom Auftragnehmer zu beseitigen.

• Abnahme und Vertragsdokumentation: Die formelle Abnahme des Integrationskonzepts erfolgt, sobald der Testbetrieb erfolgreich abgeschlossen und alle Anforderungen erfüllt sind. Dies wird in einem Abnahmeprotokoll dokumentiert, das vom Auftraggeber unterzeichnet wird. Das genehmigte Integrationskonzept wird als Anlagenband Bestandteil des Dienstleistungsvertrags für das Facility Management. Änderungen oder Ergänzungen des Konzepts während der Vertragslaufzeit bedürfen der Schriftform und der Zustimmung beider Parteien.

• Datenübergabematrix: Eine tabellarische Übersicht der zu übergebenden Datenpunkte und Attribute (aus dem BIM-Modell in das CAFM-System und ggf. umgekehrt), inklusive Angaben zu Formaten, Verantwortlichkeiten und Frequenz der Updates.

• Prozessdiagramme: Grafische Darstellungen wichtiger Arbeitsabläufe (Workflows), etwa ein Flussdiagramm zur Abarbeitung einer Störungsmeldung oder zur Durchführung einer planmäßigen Wartung unter Nutzung von BIM und CAFM.

• Glossar: Eine Sammlung relevanter Fachbegriffe und Abkürzungen, um sicherzustellen, dass Auftraggeber und Auftragnehmer ein einheitliches Verständnis aller im Dokument verwendeten Termini haben (z.B. Definitionen von BIM, CAFM, CDE, IoT etc.).

Auftragnehmer: ___________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ___________________________

Position: ___________________________

Datum: ___________________________

Unterschrift/Stempel: ___________________________