3F1 Arbeitssicherheitsrichtlinie

• Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften: Eine ausdrückliche Erklärung der Verpflichtung zur Einhaltung aller einschlägigen Arbeitsschutzgesetze und -verordnungen. Der Auftragnehmer versichert, die Bestimmungen des Arbeitsschutzes (z.B. Arbeitsschutzgesetz, Arbeitssicherheitsgesetz, Betriebssicherheitsverordnung, Gefahrstoffverordnung, Arbeitsstättenverordnung sowie berufsgenossenschaftliche Vorgaben) vollständig zu erfüllen.

• Definierte Verantwortlichkeiten und Rollen: Klare Benennung der Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz. Dazu gehört die Bestimmung einer fachkundigen Person, welche die Koordination des Arbeitsschutzes übernimmt (z.B. eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Sicherheitsbeauftragter), sowie die Festlegung der Pflichten der Objektleitung, der Vorgesetzten und aller Mitarbeiter in Bezug auf die Sicherheit am Arbeitsplatz.

• Gefährdungsbeurteilungen: Beschreibung des Verfahrens zur regelmäßigen Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen für alle relevanten Tätigkeiten. Dabei sollen Gefahren systematisch identifiziert, Risiken bewertet und geeignete Gegenmaßnahmen festgelegt werden. Die Politik stellt sicher, dass vor Aufnahme neuer Tätigkeiten oder bei Änderungen im Ablauf eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung vorliegt.

• Präventive Maßnahmen: Darstellung der vorbeugenden Schutzmaßnahmen zur Unfallverhütung. Hierzu zählen insbesondere die Bereitstellung und Nutzung persönlicher Schutzausrüstung (PSA) durch alle Beschäftigten, eine deutliche Sicherheitskennzeichnung von Gefahrenstellen, ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze sowie organisatorische Maßnahmen zur Minimierung von Gefährdungen. Es ist darzulegen, wie diese Maßnahmen in den Arbeitsalltag integriert werden.

• Sicherheitsanweisungen und Schulungen: Festlegung, dass alle Mitarbeiter vor Einsatzbeginn eine ausreichende Sicherheitsunterweisung erhalten und regelmäßig (mindestens einmal jährlich sowie bei Bedarf) in Arbeitsschutzthemen geschult werden. Die Politik soll beschreiben, welche sicherheitsrelevanten Informationen (Betriebsanweisungen, Verhaltensregeln) zur Verfügung gestellt werden und dass Unterweisungen dokumentiert sowie von den Mitarbeitern schriftlich bestätigt werden.

• Meldeverfahren für Unfälle und Beinahevorfälle: Einrichtung eines klaren Prozesses zur Meldung von Arbeitsunfällen, Beinaheunfällen (Beinahe-Zwischenfällen) und anderen sicherheitsrelevanten Vorkommnissen. Die Politik soll Vorgaben enthalten, wie solche Ereignisse unverzüglich zu melden sind, wer hierüber informiert wird, und wie die Untersuchung, Dokumentation und Auswertung dieser Vorfälle erfolgt. Ziel ist es, aus Zwischenfällen zu lernen und zukünftig Gefahren besser vorzubeugen.

• Notfall- und Erste-Hilfe-Vorkehrungen: Beschreibung der Maßnahmen zur Notfallvorsorge im Objekt. Dazu gehören u.a. die Erstellung eines Notfallplans mit Evakuierungswegen und Sammelplätzen, die Bereitstellung von Erste-Hilfe-Material und das Vorhalten ausgebildeter Ersthelfer im Team des Auftragnehmers. Es ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den Alarm- und Meldewegen bei Notfällen vertraut sind und regelmäßig Übungen oder Unterweisungen zu Notfallsituationen stattfinden.

• Kontinuierliche Verbesserung: Darstellung, wie der Auftragnehmer eine stetige Verbesserung der Arbeitssicherheit sicherstellt. Dies kann z.B. durch regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen, interne Audits, Sicherheitsbegehungen und das Einholen von Feedback der Mitarbeiter erfolgen. Die Politik soll vorsehen, dass erkannte Mängel oder neue Risiken umgehend berücksichtigt und Maßnahmen angepasst werden, um das Schutzniveau fortlaufend zu erhöhen.

• Vorlage und Aktualisierung der Richtlinie: Der Auftragnehmer hat seine schriftliche Arbeitsschutzrichtlinie bereits mit den Angebotsunterlagen vorzulegen. Diese Richtlinie muss während der gesamten Vertragslaufzeit gültig und aktuell gehalten werden. Bei Änderungen der gesetzlichen Vorschriften oder bei betrieblichen Anpassungen ist die Arbeitsschutzpolitik unverzüglich zu überarbeiten und dem Auftraggeber in neuer Fassung vorzulegen.

• Vermittlung von Sicherheitsinformationen vor Arbeitsbeginn: Bevor die Mitarbeiter des Auftragnehmers ihre Tätigkeit im Objekt aufnehmen, muss der Auftragnehmer objekt- und aufgabenspezifische Sicherheitsunterweisungen durchführen. Alle relevanten Betriebs- und Verhaltensvorschriften, Gefahren am Arbeitsplatz, Notfallverfahren sowie Besonderheiten der Liegenschaft sind den Beschäftigten verständlich zu kommunizieren. Diese Unterweisungen sind zu dokumentieren; jeder Mitarbeiter bestätigt seine Teilnahme und Kenntnisnahme schriftlich.

• Integration in den Betriebsablauf: Die in der Arbeitsschutzrichtlinie festgelegten Prozesse und Maßnahmen sind nahtlos in den täglichen Arbeitsablauf zu integrieren. Arbeitsschutz darf nicht als separater Prozess betrachtet werden, sondern ist Bestandteil der Leistungserbringung. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass Sicherheitsaspekte bei der Planung und Durchführung aller Arbeiten mitberücksichtigt werden. Zudem sollen Arbeitsschutzprozesse mit bestehenden Managementsystemen (z.B. Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder ein vorhandenes Arbeitsschutzmanagementsystem nach ISO 45001) verzahnt werden, um eine ganzheitliche Steuerung zu gewährleisten.

• Dokumentation und Berichterstattung: Der Auftragnehmer führt fortlaufend Nachweise über die Einhaltung der Arbeitsschutzmaßnahmen. Hierzu gehören Protokolle von durchgeführten Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Wartungs- und Prüfberichten, Unfallmeldungen und etwaigen Sicherheitsbegehungen. Auf Verlangen des Auftraggebers sind diese Dokumentationen vorzulegen. Zudem verpflichtet sich der Auftragnehmer, dem Auftraggeber regelmäßig (z.B. quartalsweise oder jährlich) über die Arbeitsschutzleistung Bericht zu erstatten, etwa im Rahmen von Kennzahlen oder Berichtswesen zu Unfällen, Beinahefällen und durchgeführten Schulungen.

• Überwachung und Audits: Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Umsetzung der Arbeitsschutzrichtlinie durch den Auftragnehmer zu überwachen. Hierzu können gemeinsame Begehungen der Arbeitsbereiche, stichprobenhafte Kontrollen oder formelle Arbeitsschutz-Audits durchgeführt werden. Der Auftragnehmer unterstützt diese Überprüfungen aktiv und stellt alle erforderlichen Informationen zur Verfügung. Festgestellte Mängel sind vom Auftragnehmer zeitnah zu beheben und dem Auftraggeber zu berichten.

• Deutsches Arbeitsschutzrecht: Einhaltung der Bestimmungen des deutschen Arbeitsschutzrechts, einschließlich aller relevanten Gesetze und Verordnungen. Dazu zählen u.a. das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG), die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) und die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Ebenso sind die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften (z.B. DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention" und branchenspezifische DGUV-Vorschriften) verbindlich einzuhalten.

• Technische Normen und Richtlinien: Berücksichtigung der anerkannten Regeln der Technik sowie einschlägiger Normen und Richtlinien. Hierzu zählen beispielsweise DIN- und ISO-Normen im Bereich Arbeitssicherheit und technisches Gebäudemanagement (z.B. ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagementsysteme) sowie relevante VDI-Richtlinien für den Betrieb und die Instandhaltung von Anlagen. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass seine Arbeitsverfahren und Schutzmaßnahmen dem Stand der Technik entsprechen.

• Umwelt- und Gesundheitsschutz: Integration von Umwelt- und Gesundheitsschutzauflagen in die Arbeitsschutzpolitik. Soweit Arbeitsschutzmaßnahmen Schnittstellen zum Umweltschutz haben (z.B. Umgang mit Gefahrstoffen, Abfallentsorgung, Emissionsvermeidung), sind auch die einschlägigen Umweltvorschriften zu erfüllen. Gleichzeitig sind gesundheitsschutzrelevante Regelungen, wie z.B. solche zum Lärmschutz oder Ergonomie am Arbeitsplatz, zu beachten.

• Datenschutz: Wenn im Rahmen des Arbeitsschutzes personenbezogene Daten verarbeitet werden (etwa bei der Dokumentation von Unterweisungen oder Unfällen), sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes einzuhalten. Der Auftragnehmer gewährleistet die vertrauliche Behandlung sensibler Gesundheits- und Personaldaten im Einklang mit den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

• Haftung und Betreiberpflichten: Der Auftragnehmer ist sich seiner rechtlichen Verantwortung bewusst, die Sicherheit am Arbeitsplatz sicherzustellen. Er erfüllt die ihm übertragenen Betreiberpflichten im technischen Gebäudemanagement sorgfältig und nachweisbar. Bei Nichteinhaltung von Arbeitsschutzvorgaben können haftungsrechtliche Konsequenzen eintreten. Daher wird vertraglich zugesichert, dass der Auftragnehmer alle gesetzlichen Pflichten erfüllt und den Auftraggeber von etwaigen Ansprüchen Dritter aus Verletzungen der Arbeitsschutzpflichten freihält.

• Vorlage zur Durchsicht: Der Auftragnehmer übersendet die ausformulierte Arbeitsschutzpolitik als Teil der Vertragsdokumentation an den Auftraggeber. Dieser prüft das Dokument auf Vollständigkeit, Praxisgerechtigkeit und Konformität mit den vertraglichen Anforderungen.

• Rückmeldung und Nachbesserung: Sollte der Auftraggeber Feststellungen treffen, die eine Überarbeitung der Richtlinie erfordern (z.B. fehlende Aspekte oder Unschärfen in den Formulierungen), so wird der Auftragnehmer zeitnah eine überarbeitete Fassung vorlegen. Etwaige Kommentare oder Auflagen des Auftraggebers sind vollständig umzusetzen.

• Freigabe und Vertragsbestandteil: Sobald die Arbeitsschutzrichtlinie die Zustimmung des Auftraggebers erhält, wird sie formell freigegeben. Die genehmigte Fassung der Richtlinie wird als verbindlicher Anhang Teil des Facility-Management-Vertrags. Der Auftragnehmer ist fortan verpflichtet, die darin enthaltenen Bestimmungen im Tagesgeschäft vollumfänglich umzusetzen.

• Laufende Überwachung: Während der Vertragslaufzeit kann der Auftraggeber die Einhaltung der Arbeitsschutzrichtlinie durch Audits oder Inspektionen überprüfen (siehe Abschnitt 4). Gegebenenfalls findet eine jährliche gemeinsame Evaluierung statt, in der Auftraggeber und Auftragnehmer die Wirksamkeit der Arbeitsschutzmaßnahmen bewerten und Verbesserungen vereinbaren. Bei gravierenden Verstößen gegen die Richtlinie behält sich der Auftraggeber vertragliche Konsequenzen vor, bis hin zur Kündigung des Vertrags im Wiederholungsfall.

• Musterformular für Arbeitsschutzberichte: Ein Standardformular zur regelmäßigen Berichterstattung über Arbeitsschutzkennzahlen (z.B. Anzahl der Unfälle, Beinaheunfälle, durchgeführte Unterweisungen), das vom Auftragnehmer ausgefüllt und in vereinbarten Intervallen vorgelegt wird.

• Beispiel-Checkliste für Sicherheitsinspektionen: Eine Checkliste, die bei Begehungen der Anlage verwendet werden kann, um die Einhaltung der wichtigsten Sicherheitsstandards (PSA-Tragequote, Ordnung und Sauberkeit, Feuerlöscher vorhanden, Fluchtwege frei etc.) systematisch zu überprüfen.

• Glossar der Begriffe: Ein Verzeichnis der verwendeten Fachbegriffe und Abkürzungen im Kontext der Arbeitssicherheit (z.B. PSA, ArbSchG, GefStoffV), um eine einheitliche Verständigungsgrundlage für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Für die Verbindlichkeit der vorliegenden Arbeitsschutzrichtlinie wird diese vom autorisierten Vertreter des Auftragnehmers unterzeichnet:

Auftragnehmer: ____________________________________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ____________________________________________________

Position im Unternehmen: ____________________________________________________

Datum: ____________________________________________________

Unterschrift/Stempel: ____________________________________________________