3H5 Auditierungsvereinbarung

Der Auftragnehmer erklärt hiermit ausdrücklich, dass dem Auftraggeber und seinen autorisierten Vertretern das Recht eingeräumt wird, während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit Audits durchzuführen. Derartige Audits können sowohl in regelmäßigen Abständen (z.B. turnusmäßige jährliche Kontrollen) als auch anlassbezogen ohne vorherige Ankündigung erfolgen. Sie können neben der Überprüfung von Unterlagen und Dokumentationen auch die Beobachtung von Prozessen, technische Systemprüfungen sowie Vor-Ort-Besichtigungen der betreuten Anlagen einschließen. Das Auditrecht erstreckt sich dabei in vollem Umfang auch auf sämtliche vom Auftragnehmer eingesetzten Nachunternehmer, Partnerunternehmen und Mitarbeiter, die in die Erbringung der vereinbarten Leistungen eingebunden sind.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, uneingeschränkt mit den Auditoren zusammenzuarbeiten, um im Rahmen von Audits die Einhaltung aller einschlägigen Rechtsvorschriften und Vorgaben nachzuweisen. Dies umfasst insbesondere die Befolgung der Bestimmungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, des Arbeitsrechts, des Umweltschutzes sowie aller relevanten technischen Normen und Richtlinien für das Gebäudemanagement. Der Auftragnehmer erkennt an, dass die in dieser Vereinbarung festgelegten Auditrechte einen verbindlichen Bestandteil seiner vertraglichen Pflichten darstellen. Er versichert ferner, dass keine vertraglichen, organisatorischen oder technischen Hindernisse geschaffen oder aufrechterhalten werden, die die Durchführung von Audits beeinträchtigen oder behindern könnten.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Audits aktiv zu unterstützen und alle hierfür erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen. Insbesondere wird zugesichert, dass dem Auftraggeber und den Auditoren auf Verlangen unverzüglich Zugang zu allen relevanten Aufzeichnungen, Dokumenten und Berichten gewährt wird. Der Auftragnehmer gewährleistet ferner, dass bei Bedarf Gespräche bzw. Interviews mit zuständigen Mitarbeitern geführt werden können. Ebenso wird den vom Auftraggeber benannten Auditoren Zutritt zu den Liegenschaften, technischen Anlagen und Einrichtungen gewährt, die Gegenstand des Auftrags sind, um dort Überprüfungen und Inspektionen durchzuführen. Festgestellte Mängel oder Abweichungen wird der Auftragnehmer innerhalb der mit dem Auftraggeber abgestimmten Fristen durch geeignete Korrekturmaßnahmen beheben und dem Auftraggeber die Umsetzung dieser Maßnahmen nachweisen.

Der Auftragnehmer erkennt an, dass sämtliche im Rahmen von Audits erlangten oder ausgetauschten Informationen vertraulich zu behandeln sind. Die Vertraulichkeit dieser Daten wird gewahrt; eine Verarbeitung oder Nutzung erfolgt ausschließlich in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen (insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz). Auditbezogene Erkenntnisse und Daten dürfen ausschließlich zum Zwecke der Vertragsüberwachung und der Sicherstellung der Compliance verwendet werden.

Dem Auftragnehmer ist bewusst, dass eine Verweigerung der Mitwirkung an Audits eine wesentliche Vertragsverletzung darstellt. Sollte der Auftragnehmer Audits unberechtigt behindern oder den erforderlichen Zugang verweigern, behält sich der Auftraggeber angemessene Konsequenzen vor. Solche Konsequenzen können vertraglich vereinbarte Vertragsstrafen, die vorübergehende Aussetzung der Leistungserbringung oder in gravierenden Fällen die fristlose Kündigung des Vertragsverhältnisses umfassen.

Der unterzeichnende Auftragnehmer bestätigt sein Einverständnis mit den vorstehenden Bestimmungen und gewährt dem Auftraggeber sowie dessen Vertretern hiermit uneingeschränkte Auditrechte für die gesamte Dauer des Vertrags. Diese Erklärung ist verbindlich und wird Bestandteil des abzuschließenden Dienstleistungsvertrags.

Ort: _________________________

Datum: _________________________

Bevollmächtigter Unterzeichner (Auftragnehmer): _________________________

Name: _________________________

Titel/Position: _________________________

Unterschrift & Stempel: _________________________