3B5 Vorfall- & Risikoberichtsformular

• Arbeitsschutz und Unfallverhütung: Die Formulare erfassen die zur Meldung von Arbeits- und Wegeunfällen erforderlichen Informationen gemäß dem deutschen Arbeitsschutzrecht. Beispielsweise wird gewährleistet, dass meldepflichtige Arbeitsunfälle entsprechend § 193 Abs. 1 SGB VII (Meldepflicht gegenüber der Berufsgenossenschaft bei Unfällen mit mehr als 3 Tagen Ausfall oder Todesfolge) dokumentiert werden können. Zudem wird den Vorgaben der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) und den Unfallverhütungsvorschriften Rechnung getragen, um eine lückenlose Erfassung von Unfällen und Beinaheunfällen sicherzustellen.

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Risiken und Störungen im Zusammenhang mit prüfpflichtigen Anlagen oder Arbeitsmitteln werden entsprechend den Pflichten des Betreibers dokumentiert. Das Formular unterstützt die Nachweispflichten des Auftragnehmers als Anlagenbetreiber, etwa im Rahmen der Prüf- und Instandhaltungshistorie, und ermöglicht die ordnungsgemäße Erfassung von Störfällen.

• Umweltschutz und Gefahrstoffrecht: Sollte es zu umweltrelevanten Vorfällen kommen (z.B. Austritt von Gefahrstoffen, Störfälle nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz), ermöglichen die Berichtsformulare die Erfassung aller erforderlichen Daten für die Meldung an Behörden. Damit wird sichergestellt, dass Umweltauflagen und Informationspflichten, z.B. nach dem Umweltschadensgesetz oder Wasserhaushaltsgesetz, erfüllt werden können.

• Datenschutz: Alle im Rahmen der Vorfallmeldungen erfassten personenbezogenen Daten (z.B. Namen von Verletzten oder Zeugen) werden vertraulich behandelt und gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen – insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – verarbeitet. Die Formulare sind so gestaltet, dass nur erforderliche personenbezogene Informationen erhoben werden. Zugriffe auf die ausgefüllten Berichte werden kontrolliert und auf einen berechtigten Personenkreis beschränkt. Die Aufbewahrung der Meldungen erfolgt nur so lange, wie es zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Dokumentationsfristen nötig ist; anschließend werden die Daten gemäß den Vorschriften archiviert oder gelöscht.

• Haftungs- und Versicherungsanforderungen: Die Dokumentation ist so ausgelegt, dass sie im Schadensfall als Nachweis gegenüber Versicherungen und im Rahmen etwaiger Haftungsansprüche dient. Alle relevanten Ereignisdaten werden strukturiert festgehalten, um bei Bedarf als Beweismittel in rechtlichen Auseinandersetzungen oder gegenüber Aufsichtsbehörden zu fungieren. Die lückenlose Protokollierung erfüllt auch die Anforderungen für interne und externe Audits (z.B. gemäß ISO-Normen für Arbeits- und Gesundheitsschutz oder Qualitätsmanagement).

• Beschreibung des Ereignisses: Detaillierte Schilderung des Vorfalls oder der festgestellten Gefahr. Hier werden die Umstände, der Ablauf sowie etwaige direkte Folgen des Ereignisses beschrieben. Eine sachliche, objektive Darstellung (Wer, Was, Wann, Wo, Wie) stellt sicher, dass der Hergang nachvollziehbar ist.

• Kategorisierung und Klassifizierung: Einstufung des Ereignisses nach Art und Schweregrad. Zum Beispiel wird vermerkt, ob es sich um einen Unfall mit Personenschaden, einen Sachschaden, eine Beinahegefährdung oder einen Compliance-Verstoß handelt. Außerdem erfolgt eine Bewertung der Schwere (z.B. geringfügig, bedeutsam, kritisch) und der Dringlichkeit des Vorfalls. Hierdurch kann priorisiert werden, welche Ereignisse sofortiges Handeln erfordern.

• Ursachenanalyse (Root Cause Analysis): Vorläufige Einschätzung oder – wenn möglich – fundierte Analyse der vermutlichen Ursache(n) des Ereignisses. Dabei kann es sich je nach Fall um technische Defekte, menschliches Fehlverhalten, organisatorische Mängel oder äußere Einflüsse handeln. Dieser Abschnitt ermöglicht es, Grundursachen zu identifizieren, um Wiederholungen zu vermeiden.

• Maßnahmen und Korrekturaktionen: Darstellung der bereits eingeleiteten Sofortmaßnahmen (z.B. Gefahrenabwehr, Reparaturen, Erste Hilfe) sowie Planung weiterer Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen. Es wird festgehalten, welche Schritte unternommen werden, wer dafür verantwortlich ist und bis zu welchem Datum die Maßnahmen abgeschlossen sein sollen. So wird eine lückenlose Nachverfolgung der Problembehebung gewährleistet.

• Datum und Uhrzeit des Vorfalls

• Genaue Ortsangabe (Standort, Gebäudebereich oder Anlage)

• Betroffene Anlage oder Systemkomponente

• Name des meldenden Mitarbeiters bzw. der verantwortlichen Person

• Namen von beteiligten oder betroffenen Personen (inkl. ggf. Verletzte, Zeugen)

• Zuordenbare Referenz- oder Vorgangsnummer (zur Nachverfolgung und Ablage)

• (Falls relevant) Verweis auf zugehörige Wartungs- oder Prüfdokumente

• Einheitlicher Einsatz und Schulung: Alle Mitarbeiter des Auftragnehmers, die in dem betreuten Objekt tätig sind, werden in der Nutzung der Meldeformulare unterwiesen. Es wird sichergestellt, dass jeder Vorfall – unabhängig von Schicht, Standort oder Zuständigkeit – nach dem gleichen Schema erfasst wird. Einheitliche Richtlinien stellen sicher, dass die Qualitätsstandards der Berichte stets gewahrt bleiben.

• Digitale und physische Verfügbarkeit: Die Vorlagen stehen sowohl in digitaler Form (ausfüllbares PDF/Dokument oder innerhalb einer CAFM-Software Computer Aided Facility Management) als auch in Papierform zur Verfügung. So können Meldungen unmittelbar vor Ort handschriftlich erfolgen, falls eine elektronische Erfassung vorübergehend nicht möglich ist, und später in das digitale System übertragen werden. Die Integration in eine vorhandene CAFM-Plattform ermöglicht zudem eine automatische Übermittlung der Meldungen sowie eine effiziente Auswertung und Archivierung der Daten. (Hinweis: Die bevorzugte Einreichungsform ist digital, um eine schnelle Weiterleitung und Bearbeitung zu gewährleisten. Falls vom Auftraggeber vorgegeben, wird ein spezifisches Portal oder Dateiformat für die Meldungen genutzt.)

• Meldewege und Fristen: Der Auftragnehmer hält die vertraglich vereinbarten Meldewege und -fristen strikt ein. Kritische Vorfälle, die Sicherheit oder betriebliche Kontinuität betreffen (z.B. Unfälle mit Personenschaden, Brände, erhebliche technische Störungen), werden unverzüglich – spätestens innerhalb von 24 Stunden – an die benannten Ansprechpartner des Auftraggebers gemeldet. Weniger dringliche Ereignisse werden in regelmäßigen Intervallen, etwa im Rahmen monatlicher Sammelberichte, an den Auftraggeber übermittelt. Die konkreten Fristen und Adressaten für die Berichterstattung werden zu Vertragsbeginn gemeinsam festgelegt und vom Auftragnehmer eingehalten.

• Zentrales Vorfallsregister: Alle eingehenden Meldungen fließen in ein zentrales Vorfalls- und Risikoregister des Auftragnehmers ein. Dieses Register – geführt in elektronischer Form – konsolidiert sämtliche Ereignisse standortübergreifend. Es ermöglicht dem Auftragnehmer, Trends und Muster zu erkennen (z.B. Häufung bestimmter Störungstypen) und proaktiv Gegenmaßnahmen abzuleiten. Der Auftraggeber kann auf Wunsch Einsicht in dieses Register oder entsprechende Auswertungen erhalten, um sich einen Überblick über die Sicherheitslage zu verschaffen.

• Kommunikation von Änderungen: Sollten die Meldeformulare oder das Meldesystem weiterentwickelt oder angepasst werden (z.B. infolge neuer gesetzlicher Vorgaben oder zur Verbesserung der Praktikabilität), wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber rechtzeitig mitteilen. Änderungen an den Formularvorlagen bedürfen der Zustimmung des Auftraggebers, bevor sie im laufenden Betrieb eingesetzt werden. Somit bleibt der Auftraggeber jederzeit über die verwendeten Dokumentationsstandards informiert.

Durch die Anwendung der standardisierten Vorfalls- und Risikoberichtsformulare bestätigt der Auftragnehmer, dass er alle in diesem Dokument beschriebenen rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche Vorfälle und Risiken ordnungsgemäß, vollständig und fristgerecht zu melden.

Dem Auftragnehmer ist bewusst, dass eine unterlassene oder verspätete Meldung sowie unvollständige Dokumentation von relevanten Ereignissen einen wesentlichen Verstoß gegen die vertraglichen Pflichten darstellt. Daher wird unternehmensintern sichergestellt, dass die Berichtspflichten strikt eingehalten und regelmäßig überprüft werden.

Diese Compliance-Erklärung unterstreicht die Bereitschaft des Auftragnehmers, höchste Sorgfalt im Bereich Sicherheit und Reporting walten zu lassen. Alle erforderlichen Ressourcen (Personal, Schulungen, technische Hilfsmittel) werden bereitgestellt, um den Meldeprozess effektiv umzusetzen und den vertraglichen Vorgaben gerecht zu werden.

• Muster "Vorfalls- und Risikomeldung": Standardformular zur Meldung von betrieblichen Vorfällen und identifizierten Risiken (siehe Anlage 1).

• Muster "Schadensereignis-Bericht": Formular zur detaillierten Dokumentation eines eingetretenen Schadensfalls (Personen- oder Sachschaden) (siehe Anlage 2).

• Muster "Risikobewertung": Formular zur Meldung und Bewertung erkannter Gefahren (Gefährdungsbeurteilung bei identifizierten Risiken oder Beinahevorfällen) (siehe Anlage 3).

• Eigenerklärung des Auftragnehmers: Vom bevollmächtigten Vertreter des Unternehmens unterzeichnete Erklärung, dass alle Anforderungen an die Vorfalls- und Risikomeldeformulare verstanden wurden und die eingereichten Formulare diesen Anforderungen entsprechen (siehe Anlage 4).

Der Unterzeichnende bestätigt hiermit, dass die vorgelegten Vorfalls- und Risikomeldeformulare gültig, vollständig und in vollem Umfang konform mit den Anforderungen dieser Ausschreibung sind. Des Weiteren wird versichert, dass die Umsetzung der beschriebenen Meldeprozesse gemäß den obigen Ausführungen erfolgt.

Ort: _______________________

Datum: ________________________

Unterschrift (Bevollmächtigter des Bieters): ___________________

Name (in Blockschrift): _______________________

Position im Unternehmen: ____________________

Firma / Anbieter: ____________________