Technische Betriebsführung im TTS

• Arbeitsschutzrecht: Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bildet die Grundlage für den Schutz von Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten. Es verpflichtet zur Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen für alle Arbeitsplätze und Prozesse. Ebenso relevant sind das Betriebssicherheitsgesetz und konkretisierende Verordnungen wie die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), die Anforderungen an die sichere Bereitstellung und Benutzung von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen stellt. Insbesondere definiert die BetrSichV Prüfvorschriften und -fristen für Anlagen wie Druckbehälter, Aufzüge, Krane etc., die im Rahmen des Betriebs überwacht werden müssen. Ergänzend greifen Technische Regeln für Betriebssicherheit (TRBS), welche den Stand der Technik für verschiedene Anlagentypen vorgeben, sowie berufsgenossenschaftliche DGUV-Vorschriften (z.B. DGUV Vorschrift 3 für elektrische Anlagen und Betriebsmittel, DGUV V17/18 für Krananlagen u.a.), die als autonomes Unfallverhütungsrecht ebenfalls verbindlich umzusetzen sind.

• Gebäude- und Anlagensicherheit: Die Fabrik unterliegt der Hamburgischen Bauordnung (HBauO) und gegebenenfalls Sonderbauvorschriften. Von Bedeutung ist hier insbesondere die Prüfverordnung Hamburg, welche regelmäßige Prüfungen sicherheitstechnischer Anlagen (z.B. Brandmeldeanlagen, Rauchabzugsanlagen, elektrische Anlagen) durch staatlich anerkannte Sachverständige fordert. Ferner gelten die Vorgaben des Brandschutzkonzepts für das Gebäude, inkl. Ausstattung mit Brandschutzeinrichtungen (Sprinkler, Feuerlöscher, Brandmelder) und deren Wartung. Auch die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ist relevant, u.a. für Anforderungen an Belüftung, Beleuchtung, Fluchtwege im Verwaltungs- und Produktionsbereich. Umweltschutzrechtlich sind ggf. das Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG) samt Verordnungen zu beachten, z.B. falls die Härterei Emissionen erzeugt, die genehmigungspflichtig sind, oder wenn Lärmschutzauflagen gegenüber der Nachbarschaft greifen. Die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) regelt den Umgang mit gefährlichen Stoffen – relevant etwa in Labors oder der Härterei (Kühlmittel, Härtechemikalien). Ebenso ist an das Wasserhaushaltsgesetz (WHG) zu denken, falls z.B. wassergefährdende Stoffe gelagert werden (Stichwort Umgangsverordnung, Anlagendichtheit) oder besondere Abwasseranforderungen bestehen.

• Energie und Klima: Die neuen Gebäude müssen den Vorgaben des Gebäudeenergiegesetzes (GEG) entsprechen (ehemals EnEV), was den energieeffizienten Bau und Betrieb betrifft. Darüber hinaus wird ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 angestrebt, um den Energieverbrauch systematisch zu erfassen und Einsparpotenziale auszuschöpfen. ISO 50001 fordert z.B. das Setzen von Energiezielen, das kontinuierliche Monitoring von Energieströmen und regelmäßige Reviews zur Verbesserung der Energieperformance. Dies greift Hand in Hand mit der ISO 14001, die ein Umweltmanagementsystem etabliert. ISO 14001 verlangt die Identifizierung aller umweltrelevanten Aspekte (Abfälle, Emissionen, Ressourcenverbrauch) und die Einhaltung der diesbezüglichen Rechtsvorschriften, etwa im Abfallrecht (Kreislaufwirtschaftsgesetz), Gefahrgutrecht oder Naturschutz (falls z.B. Kühlanlagen Kältemittel mit Klimarelevanz verwenden, greift die EU-F-Gase-Verordnung). Im Rahmen von ISO 14001 werden Umweltziele festgelegt (z.B. Reduktion von CO₂-Emissionen, Abfallvermeidung) und mittels Audits überwacht.

• Qualitäts- und Sicherheitsmanagement: Für die Betriebsführungsorganisation selbst wird ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 vorausgesetzt. ISO 9001 stellt durch ihre High Level Structure (HLS) sicher, dass alle Prozesse im Technischen Facility Management klar definiert, dokumentiert und regelmäßig auf Wirksamkeit geprüft werden. Dazu gehört z.B. der Instandhaltungsprozess, der Umgang mit Störungen, aber auch das Energiemanagement (welches idealerweise mit ISO 50001 verzahnt wird). Die Dokumentation dient der Compliance und der kontinuierlichen Verbesserung. Wichtige Prinzipien der ISO 9001 wie Kundenorientierung, Prozessansatz, Risikobetrachtung und ständige Verbesserung werden im TTS-Modell gelebt. Über die HLS ist zudem eine Integration mit anderen Normen wie ISO 14001 und der ISO 45001 (Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement) möglich und sinnvoll, um ein ganzheitliches Integriertes Managementsystem (IMS) aufzubauen. Auch wenn ISO 45001 vom Auftraggeber nicht explizit gefordert wurde, ist der Schutz von Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter vor Ort ein zentraler Pfeiler – Maßnahmen wie regelmäßige Sicherheitsunterweisungen, Bereitstellung von persönlicher Schutzausrüstung, Ergonomie am Arbeitsplatz und ein systematisches Vorgehen bei Arbeitsunfällen (Unfallmeldungen, Untersuchungen) werden implementiert.

• Informationssicherheit und Datenschutz: Angesichts der fortgeschrittenen Digitalisierung in der Fabrik wird großer Wert auf IT-Sicherheit gelegt. Es wird ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) gemäß ISO/IEC 27001 etabliert oder der Dienstleister in das bestehende ISMS des Unternehmens eingebunden. Dies bedeutet, dass Verfahren und Regeln definiert werden, um ein angemessenes Niveau an Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit aller informationstechnischen Systeme sicherzustellen. Die IT-Infrastruktur der Gebäudetechnik (z.B. Gebäudeleittechnik, IoT-Sensorik, digitale Plattform) wird in das Sicherheitskonzept einbezogen und gegen Cyber-Gefahren geschützt. Hier greifen die BSI-Grundschutz-Empfehlungen (vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) und gegebenenfalls branchenspezifische Standards (z.B. IEC 62443 für die industrielle Automatisierung). Physische und digitale Zugänge zu kritischen Systemen werden kontrolliert, Netzwerksegmente für Produktion, Gebäudeleittechnik und Office-IT strikt getrennt und durch Firewalls, Intrusion Detection etc. gesichert. Alle Mitarbeiter des FM-Dienstleisters sind in IT-Sicherheitsrichtlinien geschult (z.B. Passwortmanagement, Erkennen von Phishing). Zudem wird der Datenschutz beachtet (DSGVO-Konformität), z.B. beim Umgang mit personenbezogenen Daten in Zugangskontrollsystemen oder Videoüberwachung der Anlage.

• Technische Normen und Regeln: Neben den genannten ISO-Standards sind zahlreiche technische Normen relevant. Exemplarisch zu nennen: VDI-Richtlinien (z.B. VDI 3810 für den Betrieb von TGA-Anlagen, VDI 6010 für Sicherheitsstromversorgung, VDI 6022 für Raumluft-Hygiene in Lüftungsanlagen in Büros/Laboren etc.), DIN-Normen (z.B. DIN EN 15635 für Regalinspektionen im Hochregallager, DIN EN 378 für Kälteanlagen, DIN EN 61511/ ISO 13849 bei Steuerungen betreffend funktionale Sicherheit, sofern relevant in Produktionsanlagen). Außerdem werden die Gefährdungsbeurteilungen gemäß ArbSchG und BetrSichV für alle Anlagen und Tätigkeiten durchgeführt; entsprechende Technische Regeln (z.B. TRBS 1111 Gefährdungsbeurteilung) und die Regeln der DGUV (z.B. DGUV Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention“) dienen als Richtschnur. Auch Versicherungsauflagen (etwa vom Feuerversicherer bezüglich Brandschutzsystemen) werden in das Pflichtenkataster aufgenommen. Insgesamt entsteht so ein umfassendes Compliance-Gerüst, das mithilfe eines digitalen Tools gepflegt wird: Alle rechtlichen Verpflichtungen werden in einem Informationssystem geführt und in konkrete Wartungs-, Inspektions- und Prüftermine überführt. Dieses Rechtskataster wird laufend aktualisiert (mindestens jährlich) und Änderungen via Change-Management in die Betriebsabläufe integriert.

Ein zentrales Element der Betriebsführungsstrategie ist die vollständige Integration der Plattform tfm.fm-connect.com. Diese fungiert als Computer Aided Facility Management (CAFM)-System und digitales Rückgrat für alle technischen FM-Prozesse. Sämtliche relevanten Daten der Anlage werden hier zentral erfasst und verwaltet: Von der Anlagen- und Gebäudedokumentation, Wartungsplänen, Prüfterminen über Störungsmeldungen und Tickets bis hin zu Energie- und Verbrauchsdaten. Die Plattform erlaubt es, alle Aspekte der Immobilie effektiv zu verwalten – von Instandhaltung und Wartung bis zur Flächen- und Energieverwaltung. Moderne CAFM-Lösungen wie diese verfügen über mobile Apps und ermöglichen Datenzugriff via WLAN/Funk, was flexible und effiziente Abläufe unterstützt (z.B. kann ein Techniker Wartungsdaten direkt vor Ort auf dem Tablet abrufen und zurückmelden).

• Asset- und Dokumentenmanagement: Jede technische Anlage (von der Gebäudeleittechnik über Maschineninfrastruktur bis hin zu kleineren Geräten) wird in einer Anlagenliste mit eindeutiger Kennung erfasst. Relevante Dokumente – Schaltpläne, Herstellerunterlagen, Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle – sind in der Plattform hinterlegt und den jeweiligen Assets zugeordnet. Änderungen (z.B. Austausch eines Anlagenteils, Software-Updates) werden versioniert dokumentiert. Dadurch ist ein stets aktueller „digitaler Zwilling“ der technischen Infrastruktur verfügbar.

• Wartungs- und Prüfplan: Basierend auf Herstellervorgaben, gesetzlichen Prüfintervallen und dem erstellten Rechtskataster wird in der Plattform ein Wartungskalender gepflegt. Alle wiederkehrenden Wartungen und behördlichen Prüfungen (siehe Abschnitt Wartung und Prüfpflichten) sind mit Fälligkeitsterminen hinterlegt. Das System generiert automatisch Erinnerungen und Arbeitsaufträge für die FM-Teams bzw. externe Prüfer, sodass keine Fristen versäumt werden. Nach Durchführung werden die Ergebnisse (Wartungsberichte, Prüfzertifikate) direkt digital dem jeweiligen Termin zugeordnet gespeichert, was eine lückenlose Nachweisführung ermöglicht.

• Störungs- und Ticketmanagement: Die Plattform ist eng mit dem später beschriebenen Service Desk verknüpft. Störungsmeldungen von Nutzern oder automatischen Sensoren/Alarmanlagen werden als Tickets erfasst, priorisiert und verfolgt. Jede Meldung durchläuft im System einen geregelten Workflow (Status Tracking: neu, in Bearbeitung, behoben etc.). Verantwortlichkeiten werden zugewiesen, ggf. werden Eskalationen (z.B. bei überschrittener Reaktionszeit) automatisch ausgelöst. Nutzer können den Status ihrer Meldung transparent einsehen (sofern gewünscht) und erhalten Rückmeldung bei Abschluss.

• Monitoring und Gebäudeautomation: Die Gebäudeautomation der Anlage (Gebäudeleittechnik) ist idealerweise mit der CAFM-Plattform gekoppelt. Betriebsdaten von Anlagen – Temperaturen, Drücke, Schaltzustände, Verbrauchswerte – werden in Echtzeit erfasst und ausgewertet. Alarme (z.B. Störungsmeldungen einer Pumpe oder eines Kühlaggregats) fließen direkt ins Ticketsystem ein, sodass das Servicepersonal unverzüglich reagieren kann. Gleichzeitig ermöglicht die Datenintegration eine ausführliche Analyse: z.B. werden Trends beim Energieverbrauch sichtbar, Anomalien im Anlagenbetrieb können via Data Analytics erkannt werden, was eine vorausschauende Wartung unterstützt. Die Plattform speichert Betriebskennzahlen, die für das Energiemanagement (ISO 50001) oder Umweltkennzahlen (ISO 14001) relevant sind, und erstellt Berichte z.B. über CO₂-Emissionen oder Energieeffizienzkennzahlen.

• Auswertungen und Reporting: Über Dashboards und Reporting-Funktionen behält das Management den Überblick. KPIs zur Anlagenverfügbarkeit, Anzahl und Dauer von Störungen, Reaktions- und Reparaturzeiten, Wartungsquote etc. werden aus den erfassten Daten generiert. Auch Kostenberichte können aus der Plattform gezogen werden (z.B. Wartungskosten pro Kostenstelle, Energieverbrauchskosten pro Bereich). Diese Transparenz ermöglicht fundierte Entscheidungen, z.B. Priorisierung von Investitionen in Schwachstellen oder Anpassung von Wartungsstrategien.

Durch die vollständige Digitalisierung der FM-Prozesse in tfm.fm-connect.com entsteht ein hoher Grad an Transparenz und Effizienz. Alle Beteiligten – vom Service-Techniker über den Objektleiter des Dienstleisters bis zum Auftraggeber – arbeiten auf derselben Datenbasis. Das reduziert Informationsverluste, erleichtert die Kommunikation und ermöglicht datenbasierte Optimierungen. Beispielsweise können mithilfe von Echtzeitdaten Entscheidungen getroffen werden, die den Betrieb verbessern, etwa indem die Anlagensteuerung dynamisch an die tatsächliche Nutzung angepasst wird. Die Plattform fungiert so als „digitaler Leitstand“ der technischen Betriebsführung.

Wichtig ist, dass die Plattform selbst hohen IT-Sicherheitsstandards genügt. Sie wird in die bestehende IT-Landschaft eingebettet, Zugriffe werden rollenbasiert vergeben (z.B. externe Dienstleister erhalten nur Zugang zu für sie relevanten Modulen). Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt, und es existiert ein Backup- und Recovery-Konzept, um Datenverluste zu vermeiden. Mit diesen Vorkehrungen trägt die Plattformintegration erheblich dazu bei, die Komplexität der Betriebsführung zu beherrschen und die gesetzlichen Betreiberpflichten effizient zu erfüllen.

Um eine einheitliche und schnelle Bearbeitung aller technischen Anliegen zu gewährleisten, wird ein zentraler Service Desk eingerichtet. Das Service Desk dient als Single Point of Contact für alle Nutzer der Fabrik (Mitarbeiter, Produktionsteams, ggf. Mieter im Gebäude) in Bezug auf Facility-Themen – seien es Störungsmeldungen, Instandhaltungsbedarfe oder allgemeine Serviceanfragen. Ebenso laufen hier interne Systemalarme und Meldungen aus der Gebäudeleittechnik auf.

Integration in die Organisation: Das Service Desk ist organisatorisch Teil der Facility-Management-Struktur (bzw. des TTS-Dienstleisters), arbeitet jedoch in enger Abstimmung mit der Auftraggeberseite. Es ist personell mit geschulten Mitarbeitern besetzt, die sowohl technisches Grundverständnis als auch kommunikative Fähigkeiten besitzen. Der Betrieb des Service Desks deckt die Servicezeiten der Fabrik ab: Aufgrund des 2,5-Schichtbetriebs bedeutet dies mindestens eine Erreichbarkeit werktags von früh morgens bis in die späten Abendstunden. Außerhalb der Kernzeiten wird ein Rufbereitschafts-System installiert, sodass rund um die Uhr eine technische Ansprechbarkeit bei Notfällen gegeben ist.

• Entgegennahme von Anfragen und Störungsmeldungen: Alle Meldungen von Nutzern (z.B. „Klimaanlage im Büro fällt aus“, „Öl-Lache an Maschine XY“, „Lampe defekt im Lagergang 3“) laufen zentral beim Service Desk ein – telefonisch, per E-Mail oder über ein Webportal. Das Service Desk erfasst diese Anfragen und Aufträge strukturiert im Ticketsystem. Dabei werden alle relevanten Informationen aufgenommen (Melder, Standort, Dringlichkeit, Beschreibung).

• Priorisierung und Weiterleitung: Die Service-Desk-Mitarbeiter priorisieren eingehende Tickets nach Dringlichkeit (z.B. lebens-/produktionsrelevante Störung vs. Komfortproblem) und leiten sie an das zuständige Fachpersonal oder die zuständige Einheit weiter. Dies kann das eigene Technik-Team vor Ort sein oder ein Nachunternehmer (z.B. für Reinigung oder Spezialreparaturen). Durch hinterlegte Pläne wissen die Mitarbeiter genau, wer für welche Anlage oder Fläche zuständig ist.

• Nachverfolgung und Kommunikation: Das Service Desk verfolgt den Fortschritt der bearbeiteten Aufträge aktiv. Es hält Kontakt zu den Technikern, prüft ob externe Dienstleister rechtzeitig erschienen sind, etc. Parallel bleibt es Ansprechpartner für die anfragende Person: Nutzer werden auf dem Laufenden gehalten, erhalten ggf. Zwischeninformationen oder Rückfragen. So wird sichergestellt, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der „Kunden“ – also der Fabriknutzer – verstanden und erfüllt werden. Bei Abschluss einer Anfrage informiert das Service Desk den Meldenden und erfasst die Rückmeldung/Zufriedenheit.

• Koordination von Serviceleistungen und Fremdfirmen: Das Service Desk koordiniert verschiedene Serviceleistungen im technischen Facility Management. Das umfasst etwa die Planung von Wartungsterminen (ggf. Abstimmung mit der Produktion, um Stillstände einzuplanen), die Steuerung von Reinigungsdiensten (z.B. Sonderreinigungen in der Produktionshalle), Logistik-Aufgaben (Bereitstellung von Büromaterialien, falls im Scope) oder sonstige infrastrukturelle Dienste. Insbesondere fungiert es als Schnittstelle zu Fremdfirmen: Wenn externe Fachfirmen beauftragt werden (z.B. TÜV-Prüfer, Aufzug-Wartungsfirma), stimmt das Service Desk Termine ab, sorgt für Zugangsklärung vor Ort und stellt sicher, dass die Arbeiten reibungslos verlaufen.

• Eskalationsmanagement: Kann ein Problem nicht sofort gelöst werden oder gerät ein Vorgang ins Stocken, eskaliert das Service Desk den Fall an die entsprechende Führungsebene oder Spezialisten. Beispielsweise wird bei sicherheitskritischen Störungen sofort die technische Leitung alarmiert; bei anhaltenden Lieferproblemen von Ersatzteilen das Beschaffungsmanagement involviert. Das Desk stellt durch klar definierte Eskalationsstufen sicher, dass kritische Vorgänge rasch und effektiv bearbeitet werden und die Entscheider einbezogen sind. Auch bei Gefahr im Verzug (etwa Brandalarm, Unfall) leitet das Service Desk umgehend Notfallmaßnahmen ein (Alarmierung von Feuerwehr, Evakuierungsdurchsagen in Absprache mit der Leitstelle etc.).

• Dokumentation und Analyse: Jede Anfrage und Störungsmeldung wird vom Service Desk protokolliert und abschließend dokumentiert. Die Aufzeichnungen enthalten Informationen zur Ursache, getroffenen Maßnahmen, Reaktions- und Lösungszeiten. Diese Daten dienen einerseits als Nachweis (z.B. gegenüber dem Auftraggeber oder der Arbeitssicherheit) und fließen andererseits in Analysen und Berichte ein, um die Leistung der Facility-Management-Abteilung kontinuierlich zu verbessern. Regelmäßige Auswertungen können Trends aufzeigen (z.B. häufen sich Störungen an einer bestimmten Anlage?) und ermöglichen vorausschauende Planungen.

Zusammengefasst ist das Service Desk ein unverzichtbarer Baustein der technischen Betriebsführung. Es gewährleistet, dass alle Anliegen der Nutzer schnell und effektiv bearbeitet werden und bildet die kommunikative Drehscheibe zwischen den Gebäudenutzern, dem technischen Personal und ggf. externen Dienstleistern. Durch ein freundliches, lösungsorientiertes Auftreten fördert das Service Desk auch die Zufriedenheit der Belegschaft mit den gebotenen FM-Leistungen – ein wichtiger weicher Faktor für die Akzeptanz des TTS-Modells.

Trotz der vollständigen Auslagerung der operativen Betriebsführung bleibt die Auftraggeberseite (das Fabrikbetreiber-Unternehmen) nicht passiv, sondern übernimmt eine aktive Rolle in der Betreuung der Nutzer und in der Steuerung des Dienstleisters. Eine proaktive, kompetente Nutzenden-Betreuung durch den Auftraggeber ist entscheidend, um die besonderen Anforderungen und die Kultur des Unternehmens im Alltag der ausgelagerten FM-Leistungen widerzuspiegeln.

Ansprechpartner und Schnittstellenfunktion: Seitens des Auftraggebers wird ein Facility-Verantwortlicher oder Contract Manager benannt, der als zentraler Ansprechpartner gegenüber dem TTS-Dienstleister fungiert. Dieser interne Verantwortliche ist mit den Abläufen im Unternehmen bestens vertraut und kann die Interessen der Nutzer (z.B. der Produktionsleitung, der Verwaltung, der Auszubildenden in der Werkstatt) gegenüber dem externen FM-Partner vertreten. Er nimmt regelmäßig an Statusmeetings mit dem Dienstleister teil, prüft Berichte und Kennzahlen und wirkt bei der Priorisierung von Maßnahmen mit. Für die Mitarbeiter der Fabrik ist dieser interne Betreuer ebenfalls sichtbar präsent: Bei ihm können strategische Anliegen oder besonderes Feedback deponiert werden, welches er kanalisiert weitergibt.

Nutzerkommunikation und -zufriedenheit: Die Auftraggeber-Nutzbetreuung achtet darauf, dass die Kommunikation mit den Beschäftigten offen und vorausschauend erfolgt. Geplante Wartungsarbeiten oder Eingriffe, die die Produktion oder Bürotätigkeit beeinflussen könnten, werden frühzeitig intern angekündigt – etwa in Form von Mitteilungen ("Am kommenden Samstag Wartung der Druckluftanlage, Halle 2 von 8–12 Uhr ohne Druckluftversorgung"). So können sich alle Betroffenen darauf einstellen, was die Akzeptanz erhöht. Im Sinne der User Acceptance wird auch Schulung und Unterweisung unterstützt: Die Nutzenden-Betreuung organisiert bei Bedarf kurze Trainings, wie z.B. richtige Raumbedienung im New-Work-Büro (Nutzung des Raumsteuerpanels für Licht/Klima) oder Verhaltensregeln bei technischen Störungen ("Wie verhalte ich mich, wenn der Kran ausfällt?"). Diese Maßnahmen – Schulungen, EHS-Unterweisungen, Minimierung von Störungen, offene Kommunikation – erhöhen die Nutzerakzeptanz spürbar.

Qualitätsfeedback und Vertragssteuerung: Die interne Betreuungsinstanz sammelt kontinuierlich Feedback der Nutzer zur erbrachten Dienstleistungsqualität. Dies kann formal über regelmäßige Zufriedenheitsumfragen oder Nutzerworkshops erfolgen, aber auch informell durch persönliches Nachfragen in den Abteilungen. Beschwerden oder Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter werden ernst genommen und gemeinsam mit dem Dienstleister aufgearbeitet. So entsteht ein Kreislauf des ** kontinuierlichen Verbesserungsprozesses** aus Kundensicht. Gleichzeitig überwacht der Auftraggebervertreter die Einhaltung der vereinbarten SLAs aus Nutzersicht – z.B. ob Reaktionszeiten eingehalten werden, ob die Reinigung der Sozialräume den Erwartungen entspricht etc. Bei Abweichungen spricht er diese konstruktiv an und fordert Korrekturmaßnahmen ein. Im Extremfall (anhaltende Probleme) kann er – gemäß Eskalationsverfahren im Vertrag – Maßnahmen ergreifen, etwa offizielle Qualitätsgespräche initiieren oder Vertragsstrafen anmahnen, um die Leistung wieder auf Kurs zu bringen.

Koordination mit Kernprozessen: Die Nutzenden-Betreuung fungiert als Schnittstelle zwischen FM und den Kernprozessen der Fabrik (Produktion, Logistik, Entwicklung). Beispielsweise bringt sie Kenntnisse über Produktionsspitzen ein: Wenn eine wichtige Auftragsfertigung ansteht, wird die FM-Seite informiert, um Wartungen ggf. zu verschieben und maximale Anlagenuptime sicherzustellen. Oder bei Umbaumaßnahmen/Layoutänderungen in der Produktion koordiniert die Nutzenden-Betreuung frühzeitig mit dem FM-Dienstleister (so werden Anpassungen in der Gebäudeausstattung oder Versorgung rechtzeitig eingeplant). Sie stimmt sich auch mit der Personalabteilung ab, etwa wenn neue Mitarbeiter kommen, die Gebäudezugang und Unterweisung benötigen (Schnittstelle FM – HR).

Kontrolle der Betreiberpflichten-Delegation: Obwohl viele Betreiberpflichten delegiert sind, bleibt der Betreiber in der Pflicht, deren Erfüllung zu überwachen. Die Auftraggebervertretung prüft daher regelmäßig die vom Dienstleister geführten Nachweise: Sind alle Prüftermine eingehalten? Sind die Wartungsberichte vollständig? Dadurch stellt sie sicher, dass der externe Partner seinen vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt – ein wichtiger Beitrag zur Compliance.

Insgesamt zeichnet sich die hanseatische Haltung der Auftraggeberseite durch Vertrauen, aber Kontrolle aus. Man begegnet dem Dienstleister partnerschaftlich auf Augenhöhe, unterstützt ihn durch interne Kenntnisse und proaktive Mitarbeit (etwa bei Schulungen oder Kommunikation), wahrt jedoch zugleich die Interessen der Belegschaft und die Einhaltung aller Anforderungen. Diese kompetente Nutzerbetreuung gewährleistet, dass der externe FM-Service optimal in die Organisation eingebettet ist und vom Personal als Bereicherung wahrgenommen wird, nicht als anonymer Fremdservice.

Angesichts der hohen Verfügbarkeitsanforderungen werden an die technische Ausstattung der Fabrik und deren Ausfallsicherheit besondere Maßstäbe angelegt. Das Fachkonzept sieht ein Anlagen-Setup vor, das kritische Infrastrukturen redundant oder fehlertolerant auslegt, um auch bei Komponentenausfällen den Betrieb weitgehend aufrechtzuerhalten. Redundanz ist das bewährteste Mittel, um die Verfügbarkeit technischer Einrichtungen sicherzustellen – im einfachsten Fall wird ein zweites identisches System bereitgestellt, das bei Ausfall des ersten nahtlos die Funktionen übernehmen kann. Zwar verursacht Redundanz Kosten durch Vorhalten von Überkapazitäten, doch gilt es, eine angemessene Balance zwischen Wirtschaftlichkeit und Ausfallsicherheit zu finden.

• Stromversorgung: Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung ist essenziell. Geplant ist ein Doppelnetzanschluss ans öffentliche Stromnetz (zwei unabhängige Einspeisungen vom Versorger, sofern verfügbar), um bei Ausfall einer Schiene die andere zu nutzen. Zusätzlich wird ein Notstromaggregat (Dieselgenerator) installiert, das bei Netzausfall automatisch anspringt und definierte kritische Lasten trägt (z.B. Notbeleuchtung, Sicherheitstechnik, IT-Serverräume, ggf. Kühlung für empfindliche Maschinen). Wichtige Steuerungsanlagen und IT-Komponenten werden über USV-Anlagen (unterbrechungsfreie Stromversorgungen) gepuffert, um die Zeit bis zur Generator-Übernahme oder geordneten Shutdown zu überbrücken. Die USV-Anlagen selbst werden im N+1-Prinzip modular redundant ausgeführt, sodass Batteriewartungen oder einzelne Moduldefekte nicht zur Unterbrechung führen. Die elektrotechnische Infrastruktur (Transformatoren, Hauptverteilungen) wird so dimensioniert, dass im Notbetrieb Prioritäten geschaltet werden können (Lastabwurflisten, um begrenzte Generatorleistung nur auf kritische Verbraucher zu geben).

• IT-Infrastruktur: Da Fertigungs-IT und Gebäudesteuerung vernetzt sind, wird auf Netzwerk-Redundanz geachtet. Zentrale Netzwerk-Switches werden doppelt vorhanden sein (Stichwort: High Availability-Cluster), wichtige Datenleitungen sind ringförmig oder zweifach geführt (Redundanzprotokolle wie STP/RSTP oder MRP in der Automatisierung). Die Anbindung an das Unternehmensnetz und Internet erfolgt dual über zwei unabhängige Router bzw. Provider, um Ausfälle zu vermeiden. Sämtliche Serverdienste für Produktion und Facility (inkl. der CAFM-Plattform, falls on-premise gehostet) laufen auf virtualisierten Cluster-Systemen mit automatischem Failover. Datensicherung erfolgt täglich, und ein Desaster-Recovery-Plan stellt sicher, dass im Ernstfall (z.B. Serverraum-Brand) die wichtigsten Anwendungen innerhalb definierter Wiederanlaufzeiten auf externer Infrastruktur wiederhergestellt werden können. Für die Gebäudeleittechnik wird ein redundanter Leitstand eingerichtet: Doppelt vorhandene Automationsstationen oder ein zweiter Server im Hot-Standby übernehmen bei Ausfall des primären Systems, um die Gebäudeautomation funktionsfähig zu halten.

• HLK und Produktionsmedien: Kritische Heizungs-, Lüftungs- und Klima-Anlagen werden redundant ausgeführt, wo immer Ausfälle Sicherheits- oder Produktionsrisiken bergen. Beispielsweise sind mehrere parallel geschaltete Heizkessel bzw. Wärmepumpen vorgesehen, von denen jeweils n-1 ausreichend Leistung bringen, um das Gebäude frostfrei und Produktionshallen temperiert zu halten. Wichtig für Labore und Härterei: Die Lüftungsanlagen (RLT) erhalten redundante Ventilatoren oder zumindest Notkühlfunktionen, um Temperatur- und Luftqualität innerhalb sicherer Grenzen zu halten (ggf. reduzierte Betriebsweise im Notfall). Druckluftversorgung: Die zentrale Druckluftstation wird mit mindestens zwei Kompressoren im Wechsel-/Spitzenlastbetrieb ausgestattet. Sollte einer ausfallen, kann der andere die Grundversorgung sicherstellen. Ebenso wird ein ausreichend dimensionierter Druckluftspeicher installiert, der Kurzzeit-Ausfälle puffern kann. Krananlagen in der Produktion können aus Redundanzgründen doppelt vorhanden sein (z.B. zwei Hallenkrane, sodass bei Ausfall eines Kranes der andere zumindest eingeschränkt übernehmen kann), oder es werden für Hebevorgänge alternative Hilfsmittel vorgehalten (Stapler etc.).

• Sicherheitstechnik: Die Anlagen zur Brandmeldung und Entrauchung sind generell redundant nach Bauvorschrift (z.B. Brandmeldezentralen mit mehrfachen Meldegruppen, Sicherheitsstromversorgung mit Batterie für 72h, zwei Fluchttreppenhäuser etc.). Das Konzept stellt sicher, dass Notfallsysteme wie Alarmanlagen, Zugangskontrolle und Notbeleuchtung auch bei Ausfall einzelner Komponenten funktionieren (Ringverkabelungen, Spiegelserver). Insbesondere werden die Sprinklerpumpen doppelt vorhanden sein (eine Haupt- und eine Reservepumpe), um die Löschwasserversorgung jederzeit zu gewährleisten – diese Konfiguration ist üblich und wird vom Versicherer gefordert.

• Produktionsmaschinen und Ersatzkonzepte: Im eigentlichen Produktionsprozess (zerspanende Fertigung, Härterei) kann Redundanz nur bedingt über Anlagen-Hardware erreicht werden, da Spezialmaschinen einzigartig sein können. Dennoch wird durch vorausschauende Ersatzteilbevorratung und präventive Wartung die Ausfallwahrscheinlichkeit minimiert. Für besonders kritische Maschinen könnten Serviceverträge mit garantierter Reaktionszeit des Herstellers abgeschlossen werden (z.B. 24h vor Ort Service), um im Fehlerfall schnell wieder produktionsbereit zu sein. In der Planung wird außerdem geprüft, ob bestimmte Prozesse alternativ ausgeführt werden können (z.B. Zusammenarbeit mit einem Backup-Lieferanten oder Lohnfertiger für kritische Aufträge, falls ein längerer Ausfall eintreten sollte).

Neben der physischen Redundanz wird Wert auf Monitoring gelegt, um sich anbahnende Probleme früh zu erkennen. Die Anlagen sind mit Sensoren und Zustandsüberwachung ausgestattet – Vibrationssensoren an Motoren, Temperatur- und Drucküberwachung an kritischen Komponenten etc. – und melden Abweichungen als Warnungen. So kann oft eingegriffen werden, bevor ein Totalausfall entsteht (siehe Abschnitt Monitoring und IT-Sicherheit).

Durch diese Maßnahmen erreicht die Fabrik eine hohe Verfügbarkeitsklasse der technischen Infrastruktur. Selbstverständlich müssen Redundanzsysteme regelmäßig getestet werden (z.B. Notstromprobenlauf, USV-Batterietests), damit im Ernstfall die Funktion gewährleistet ist. Die Investitions-Mehrkosten für Redundanzen werden gegen die potenziellen Kosten von Produktionsausfällen abgewogen – hier zeigt sich die langfristig wirtschaftliche Balance zwischen Verfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit, wie es auch das BSI als Prinzip betont. Insgesamt gilt: Kein Einzelpunkt-Versagen soll den Betrieb zum Stillstand bringen. Das Konzept „Fehlertoleranz“ ist integraler Bestandteil der technischen Ausstattung.

• Gebäude- und Anlagentechnisches Monitoring: Die Gebäudeleittechnik (GLT) bzw. Building Management System fungiert als Auge und Ohr der technischen Anlagen. Sie überwacht permanent Zustände wie Temperaturen, Druck, Durchfluss, Schaltstellungen, Füllstände etc. in Heizungs-, Klima-, Lüftungsanlagen, im Stromnetz (z.B. Lastverteilung) und anderen TGA-Systemen. Auch sicherheitstechnische Anlagen (Brandmeldeanlage, USV-Zustand, Zutrittssystem) werden in der GLT visualisiert. Das Smart Building ist so konzipiert, dass die Gebäudeautomation selbstständig kontrolliert, regelt, überwacht und optimiert und damit ein intelligentes Gesamtsystem entsteht. Beispielsweise wird erkannt, wenn ein Raum ungenutzt ist, woraufhin Klima und Beleuchtung automatisch reduziert werden. Alle Betriebsdaten werden in historisierten Trends aufgezeichnet. Das ermöglicht dem FM-Team, schleichende Veränderungen (z.B. steigender Energieverbrauch einer Maschine, längere Laufzeiten eines Kompressors) zu erkennen und Ursachen abzustellen, bevor eine Störung auftritt. Über die GLT werden auch Alarmmeldungen generiert: Jeder kritische Sensorwert hat definierte Schwellwerte, bei deren Überschreitung automatisch ein Alarm im System erscheint (und an den Service Desk gemeldet wird). Die Leitwarte (bzw. das Facility-Team) hat ein Dashboard mit Ampelindikatoren für alle Systeme, sodass jederzeit klar ist, wo Handlungsbedarf besteht. Bei schwerwiegenden Alarmen (Feuer, Anlagenausfall) werden automatisch SMS/Push-Benachrichtigungen an das Bereitschaftshandy gesendet.

• Produktionsnahes Monitoring: Für die zerspanenden Maschinen und Härteöfen wird – wo technisch möglich – ebenfalls ein Zustandsmonitoring implementiert. Moderne CNC-Maschinen haben oft Diagnosefunktionen (Spindelvibration, Achsverschleißindikatoren). Diese können in das Instandhaltungsmonitoring übernommen werden. Ebenso werden Umgebungsparameter in der Produktionshalle (Temperatur, Luftfeuchte, Ölnebelkonzentration) beobachtet, um ein optimales Umfeld für Mensch und Maschine zu sichern. Die Lagertechnik (Hochregallager mit Regalbediengeräten) erhält Sensorik zur Überwachung von Motorströmen, Führungsrollenverschleiß etc., was zu planbaren Wartungsstopps genutzt wird. Alle diese Daten können ebenfalls an die zentrale Plattform gemeldet oder dort manuell erfasst werden, um eine ganzheitliche Sicht auf den Zustand der Anlage zu gewährleisten.

• IT-Sicherheit: Da das Fabrikgebäude und seine technischen Anlagen hochgradig digitalisiert und vernetzt sind (Stichwort: Industrie 4.0), ist die IT-Sicherheit integraler Bestandteil der Betriebsführung.

• Netzwerk-Segmentierung: Die Netzwerkinfrastruktur ist in getrennte Segmente aufgeteilt: Produktionsnetz, Gebäudetechnik/Facility-Netz, Office-IT-Netz und ggf. Gastnetz. Zwischen diesen Zonen sorgen Firewalls und Router für definierte Schnittstellen und filtern den Datenverkehr. So kann ein potenzieller Cyberangriff nicht ohne Weiteres von einer Zone auf andere übergreifen.

• Zugriffskontrollen: Alle Systeme (Server, GLT-Rechner, die CAFM-Plattform, Netzwerk-Switches) sind mit Rollenkonzepten und Authentifizierung geschützt. Techniker und Administratoren erhalten individuelle Benutzerkonten mit starken Passwörtern, wo möglich mit 2-Faktor-Authentisierung. Zugriffe und Änderungen an Einstellungen werden protokolliert (logging), um im Nachhinein nachvollziehbar zu haben, wer was getan hat (Accountability). Externe Zugriffe (z.B. Fernwartung durch Hersteller) sind nur über sichere VPN-Verbindungen und mit vorheriger Freigabe erlaubt.

• Systemhärtung und Updates: Alle digitalen Komponenten werden gehärtet, d.h. unnötige Dienste abgeschaltet, Standardpasswörter geändert und Security-Patches zeitnah eingespielt. Ein regelmäßiger Patch-Management-Prozess stellt sicher, dass Betriebssysteme, SCADA-Software und Firmware auf dem aktuellen Stand bleiben, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen. Gerade der WannaCry-Vorfall 2017 hat gezeigt, dass einfache Updates viele Angriffe verhindern könnten – diese Lehre wird durch diszipliniertes Patchen berücksichtigt.

• Überwachung und Detektion: Eine Intrusion Detection/Prevention System (IDS/IPS) überwacht den Datenverkehr insbesondere an den Schnittstellen (z.B. zwischen Office und Produktionsnetz) auf verdächtige Muster. Außerdem werden Systemlogs konsolidiert und automatisch auf Anomalien geprüft. Bei sicherheitsrelevanten Ereignissen (z.B. mehrfach fehlgeschlagene Logins, Änderung an einer SPS-Konfiguration) erhält der IT-Sicherheitsbeauftragte Alarmmeldungen. Physische Sicherheit spielt ebenfalls mit hinein: Serverräume sind nur autorisiertem Personal per Zugangskontrolle zugänglich; kritische Schaltschränke der Gebäudeleittechnik werden alarmgesichert (Türkontakt).

• ISMS nach ISO 27001: All diese Maßnahmen werden in einem Informationssicherheits-Managementsystem eingebettet. Es existieren klare Policies und Verfahrensanweisungen zur IT-Sicherheit, die von der Geschäftsführung getragen werden (z.B. Passwort-Richtlinie, Vorgehen beim Onboarding/Offboarding von Mitarbeitern im Zugriffssystem, Datensicherungs-Richtlinie). Risiken im Bereich Informationssicherheit werden regelmäßig bewertet, Gegenmaßnahmen geplant und deren Umsetzung im Rahmen interner Audits überprüft. Sollte das Unternehmen als Ganzes ISO 27001-zertifiziert sein oder eine BSI-Grundschutzzertifizierung anstreben, wird das Facility Management hier einbezogen (so wurde etwa Technisches Facility Management eines hochverfügbaren Rechenzentrums vom BSI nach ISO 27001 zertifiziert, was zeigt, dass FM-Prozesse auditierbar sicher gestaltet werden können).

• Notfallplanung IT: Für gravierende IT-Zwischenfälle – z.B. einen Cyberangriff oder einen kompletten Ausfall des Leitrechners – gibt es einen Notfallplan. Darin ist festgelegt, wie der Betrieb zunächst manuell weitergeführt wird (z.B. manuelles Schalten von Anlagen lokal, Nutzung von Notbedienebenen), während parallel das IT-Team die Wiederherstellung einleitet. Regelmäßige Notfallübungen (z.B. Simulation eines IT-Ausfalls) trainieren die Beteiligten.

Durch diese umfassenden Monitoring- und IT-Sicherheitsmaßnahmen wird erreicht, dass Anomalien frühzeitig erkannt und behoben werden können, bevor sie zu größeren Störungen eskalieren. Zudem wird das Risiko von Cyberbedrohungen, die die Verfügbarkeit der Fabrik gefährden könnten, erheblich reduziert. Insgesamt bleibt der Betrieb der Anlage sicher, zuverlässig und effizient, was ja Kern der Betreiberverantwortung ist.

Eine lückenlose Dokumentation aller technischen Einrichtungen und Prozesse ist das Rückgrat einer rechtssicheren und effizienten Betriebsführung. Im Fachkonzept ist daher vorgesehen, ein stringentes Dokumentenmanagement aufzubauen, das sowohl bei Inbetriebnahme der Fabrik beginnt als auch während des Betriebs fortgeführt wird.

Anlagendokumentation und technische Unterlagen: Für jede Anlage und jedes Gewerk werden Dokumentenpakete vorgehalten. Bereits zum Hochlauf (Commissioning) werden vom Bauprojekt alle relevanten Bestandsunterlagen übernommen: z.B. Ausführungspläne (Grundrisse, Schemas), Revisionspläne der TGA, Hersteller-Dokumentationen (Bedienungs-, Wartungsanleitungen), Prüfprotokolle der Abnahmen, Konformitätserklärungen (CE) für Maschinen etc. Diese werden strukturiert abgelegt – heute idealerweise digital in der CAFM-Plattform, verknüpft mit dem jeweiligen Asset. Auch Verträge und Wartungsvereinbarungen (z.B. Servicevertrag für die Aufzugsanlage) sind Teil der Dokumentation.

Betriebs- und Wartungsdokumentation: Alle durchgeführten Maßnahmen im Betrieb werden dokumentiert. Dazu gehören Wartungsberichte, Prüfberichte von Sachverständigen, Reparaturprotokolle nach Störungen, Kalibrierprotokolle für Messmittel in Labors, und ähnliches. Diese Dokumente werden mit Datum, Ausführer und Ergebnis in der Historie der jeweiligen Anlage gespeichert. Somit lässt sich jederzeit nachweisen, dass z.B. die vorgeschriebene Prüfung einer Druckbehälteranlage fristgerecht erfolgte und mit welchem Resultat. Das Konzept sieht vor, dass Checklisten für Wartungen genutzt werden, um eine einheitliche Qualität der Arbeiten zu sichern (ggf. digital am Tablet ausgefüllt und direkt im System abgelegt).

Betriebshandbuch: Für die gesamte Liegenschaft wird ein Facility Management Handbuch erstellt, das die organisatorischen und prozessualen Festlegungen enthält. Darin finden sich u.a.: Organigramme und Verantwortlichkeiten, Ablaufschemata für Störungsmanagement, Kontaktdaten von Schlüsselpersonen (z.B. Behörden, Feuerwehr, Energieversorger), Notfallpläne, Wartungsstrategien, Arbeitssicherheitskonzepte. Dieses Handbuch dient neuen Mitarbeitern als Einführung und hält den Gesamtüberblick bereit.

Änderungsmanagement und Dokumentenpflege: Technische Anlagen durchlaufen im Lebenszyklus Änderungen (Umbauten, Nachrüstungen, Softwareupdates). Daher wird ein Änderungsmanagement-Prozess etabliert. Jede wesentliche Änderung wird durch ein Change Request erfasst, bewertet (bzgl. Auswirkungen auf Sicherheit, Garantie, Vorschriften) und nach Freigabe durchgeführt. Danach werden die betreffenden Dokumente aktualisiert (z.B. Planrevision, Update der Stückliste). Die Änderungen fließen auch in die Anlagendatenbank ein. So bleibt die Dokumentation stets aktuell und zuverlässig. Zudem existiert eine Versionierung: ältere Stände von Dokumenten werden archiviert, damit im Bedarfsfall nachvollziehbar ist, wie ein System zu einem früheren Zeitpunkt konfiguriert war.

Qualitätsmanagement nach ISO 9001: Wie im Rechtsrahmen beschrieben, ist der Betrieb nach ISO 9001-Grundsätzen organisiert. Alle wichtigen Prozesse sind beschrieben (Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen) und werden gelebt. Beispielsweise gibt es einen dokumentierten Prozess für Wartung & Inspektion, einen für Störungsmanagement, einen für Einkauf von FM-Leistungen usw. Diese Prozessdokumente liegen zentral vor und werden geschult. Die Dokumentation von Prozessen und Ergebnissen dient nicht nur der Erfüllung von Normanforderungen, sondern auch als Basis für kontinuierliche Verbesserung. So werden die aufgezeichneten Kennzahlen und Zwischenfälle regelmäßig in Management-Reviews ausgewertet. Ein zentrales Qualitätsmerkmal ist auch das Risikomanagement: Im Rahmen des QMS werden potenzielle Risiken (z.B. Ausfallrisiko einer bestimmten veralteten Anlage) bewertet und angemessene Steuerungsmaßnahmen festgelegt.

Audits und Reviews: Zur Qualitätssicherung werden regelmäßige interne Audits durchgeführt, bei denen die Einhaltung von Prozessen und das Vorhandensein aktueller Dokumentation überprüft werden. Beispielsweise könnte jährlich ein Audit-Schwerpunkt „Wartungsdokumentation“ gewählt werden, um zu prüfen, ob für alle Anlagen die Wartungsnachweise vollständig vorliegen. Zusätzlich ermöglicht das TTS-Modell auch externe Audits – sei es durch den Auftraggeber selbst oder durch Zertifizierungsstellen (falls z.B. ein ISO-Zertifikat angestrebt wird). Dabei wird z.B. kontrolliert, ob alle Betreiberpflichten erfüllt sind (Stichwort rechtssichere Organisation). Auditergebnisse werden dokumentiert, etwaige Abweichungen führen zu Korrekturmaßnahmen, deren Umsetzung nachverfolgt wird.

Reporting und Kennzahlen: Ein integraler Bestandteil des Qualitätsmanagements ist das regelmäßige Reporting an die Unternehmensführung. In Monats- und Quartalsberichten werden die wichtigsten Kennzahlen dargestellt: z.B. Anzahl Störungen nach Kategorien, mittlere Reparaturdauer, Verfügbarkeitsquote der Anlagen, Energieverbräuche im Soll-Ist-Vergleich, statuskritische Prüfungen (überfällige Prüfpflichten = 0), Arbeitsunfälle im FM-Bereich etc. Diese Berichte ermöglichen der Leitung, einen schnellen Überblick über die Performance der technischen Betriebsführung zu erhalten und ggf. strategische Entscheidungen abzuleiten (z.B. Investition in Modernisierung bei auffällig vielen Störungen eines Systems).

Zusammenfassend sorgt das hier beschriebene Dokumentations- und Qualitätswesen dafür, dass alle Aktivitäten nachvollziehbar festgehalten sind und der Betrieb transparent und auditierbar abläuft. Es reduziert Abhängigkeiten von Personen (Wissen ist dokumentiert, nicht „Kopfmonopol“ eines einzelnen Technikers) und stellt im Haftungsfall wichtige Entlastungsnachweise bereit. So wird das Risiko von Organisationsverschulden minimiert und die Compliance gewährleistet. Zudem bildet die akribische Dokumentation die Grundlage für ein erfolgreiches Wissensmanagement – was heute dokumentiert wird, kann morgen zur Optimierung genutzt werden.

Ein Kernbereich der technischen Betriebsführung ist die Instandhaltungsstrategie für die vielfältigen Anlagen der Fabrik. Angesichts des hohen Verfügbarkeitsanspruchs wird eine Kombination aus präventiver, zustandsorientierter und reaktiver Instandhaltung umgesetzt, mit deutlichem Schwerpunkt auf proaktiven Maßnahmen.

• Produktive vorbeugende Instandhaltung (ProvI): Wie bereits im TTS-Modell erläutert, verfolgt der Dienstleister einen präventiven Ansatz gemäß ProvI. Konkret bedeutet dies: Anlagen werden nicht erst gewartet, wenn sie ausfallen, sondern planmäßig vorbeugend nach festen Intervallen und zusätzlich zustandsbasiert je nach Beanspruchung/Befund.

• Für jede relevante Maschine/Anlage existiert ein Wartungsplan mit Intervallen gemäß Herstellerempfehlung und Erfahrungswerten (z.B. monatliche Inspektion, vierteljährliches Schmieren, jährliche Grundwartung etc.). Diese Routinewartungen sind im CAFM-System terminiert.

• Darüber hinaus fließen Zustandsdaten aus dem Monitoring ein: Erkennt z.B. ein Vibrationssensor zunehmend Unwucht an einem Motorlager, so wird ungeplant eine Wartung bzw. der Austausch dieses Lagers vorgezogen (predictive maintenance). Oder wenn ein Brenner in der Härterei außergewöhnlich viele Betriebsstunden erreicht hat, kann eine vorzeitige Revision angesetzt werden, bevor es ausfällt.

• Die Mitarbeiter vor Ort werden angehalten, bei Rundgängen auf sicht-/hörbare Veränderungen zu achten (Leckagen, abnormale Geräusche, Geruch). Solche Beobachtungen werden sofort als Wartungs-Tickets aufgenommen.

Ziel dieser zustandsorientierten Wartung ist es, Störungen gar nicht erst eintreten zu lassen bzw. geplant in produktionsarme Zeiten zu verlagern. Dennoch können akute Störungen nie komplett ausgeschlossen werden – für den Fall wird ein effizienter Entstörungsprozess bereitgehalten (Notfallreparaturen mit minimaler Reaktionszeit, siehe weiter unten).

Wartungsorganisation und -durchführung: Das Wartungsteam (eigene Techniker und spezialisierte Servicefirmen) arbeitet nach dem Prinzip: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Jeder Wartungsauftrag enthält genaue Arbeitsschritte laut Wartungscheckliste, sodass nichts Essenzielles vergessen wird. Gleichzeitig wird versucht, Wartungsstillstände zu optimieren, etwa indem Arbeiten kombiniert werden (wenn eine Maschine runtergefahren ist, gleich mehrere Komponenten checken). Wartungen werden, soweit möglich, in Produktionspausen durchgeführt (z.B. ins Wochenend-Fenster der "0,5 Schicht" gelegt), um die Produktion nicht zu beeinträchtigen. Falls ein Wartungseingriff eine Betriebsunterbrechung erfordert, stimmt der Service Desk das im Vorfeld eng mit der Produktionsplanung ab.

Ersatzteilmanagement: Ein kritischer Erfolgsfaktor der Instandhaltung ist die Verfügbarkeit von Ersatzteilen. Es wird daher ein Ersatzteillager für gängige und kritische Teile angelegt: z.B. Pumpendichtungen, Sensoren, Filter, Leuchtmittel, Sicherungen etc. sind vor Ort oder innerhalb kurzer Zeit verfügbar. Für große oder teure Komponenten (Motore, Antriebe) werden Beschaffungszeiten regelmäßig überprüft; gegebenenfalls wird mit Lieferanten ein Vorhaltevertrag geschlossen, um definierte Teile schnell beziehen zu können. Das Ersatzteillager wird in der Plattform geführt – so sind Bestände dokumentiert und Meldungen warnen, wenn ein Teil entnommen wurde und nachbestellt werden muss.

Reparatur und Störungsbehebung: Tritt eine Störung auf, greift der definierte Entstörungsprozess: Der diensthabende Techniker erhält vom Service Desk oder Alarmierungssystem die Meldung und begibt sich umgehend zur Störungsstelle. Fehlerdiagnose-Tools (Messgeräte, Auslese-Software bei CNC oder SPS) stehen zur Verfügung, um rasch die Ursache zu identifizieren. Kleinere Defekte werden sofort vom eigenen Team behoben; bei umfangreicheren Problemen wird nach einer ersten Sicherung (z.B. Maschine in sicheren Zustand, gefährdete Bereiche absperren) ggf. externe Unterstützung angefordert (Servicefirma oder Hersteller). Wichtig ist, dass für Notfälle – z.B. Elektrik-Notdienst, Rohrbruch-Notdienst – bereits Rahmenverträge bestehen, damit binnen kürzester Zeit jemand vor Ort sein kann. Jede Störungsbehebung wird detailliert dokumentiert, inkl. Dauer, benötigten Teilen und Lessons Learned (was war Ursache, wie kann man vorbeugen). Diese Erkenntnisse fließen wiederum in die Wartungsplanung ein (KVP-Gedanke).

Prüfpflichten: Neben der anlagenbezogenen Wartung müssen gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen strikt eingehalten werden. Das Konzept stellt sicher, dass alle überwachungspflichtigen Anlagen nach BetrSichV und Baurecht rechtzeitig durch befähigte Personen bzw. zugelassene Überwachungsstellen geprüft werden.

• Druckbehälter und Druckanlagen: Etwaige Druckbehälter (z.B. Druckluftkessel) unterliegen der wiederkehrenden Prüfung durch eine Zugelassene Überwachungsstelle (ZÜS wie TÜV) in vom Volumen/Druck abhängigen Intervallen (typisch alle 5 Jahre innerer und 10 Jahre Festigkeitsprüfung, plus Zwischendruckprüfungen). Die Prüfplanung nach BetrSichV Anhang 4 wird hinterlegt, der TTS-Dienstleister koordiniert die ZÜS-Prüfungen und Fristeinhaltung. Auch Sicherheitseinrichtungen an Druckanlagen (z.B. Sicherheitsventile) werden regelmäßig getestet und neu bescheinigt.

• Hebezeuge und Krane: Alle Krananlagen (Hallenkreislaufkran in Produktion, Werkstattkran etc.) benötigen gemäß DGUV Vorschrift 52 mindestens jährlich eine Sachkundigenprüfung (durch eine befähigte Person) sowie alle 4 Jahre eine Prüfung durch ZÜS. Ähnlich sind Hebezeuge, Anschlagmittel und Flurförderzeuge (Gabelstapler) nach DGUV Vorschrift 68 jährlich zu prüfen. Regalbediengeräte im Hochregallager sind ebenfalls Krane im Sinne der UVV und werden dementsprechend geprüft. Zusätzlich ist eine Regalinspektion nach DIN EN 15635 mindestens jährlich durchzuführen (ein Regalprüfer kontrolliert die Regalanlagen auf Verformungen, Beschädigungen).

• Aufzugsanlagen: Sollten Personen- oder Lastenaufzüge vorhanden sein (z.B. im Verwaltungsgebäude oder für Materialtransport), greifen die Prüfungen nach BetrSichV: Alle 2 Jahre eine Hauptprüfung durch ZÜS, dazwischen jährliche Zwischenprüfungen; zudem monatliche Funktionskontrollen durch eingewiesenes Personal. Der Aufzugswart wird durch den FM-Dienstleister gestellt oder beauftragt.

• Elektroanlagen und Betriebsmittel: Die gesamte elektrische Anlage des Gebäudes (Niederspannungshauptverteilungen, Unterverteilungen) unterliegt regelmäßigen Wiederholungsprüfungen nach VDE 0105 (typisch alle 4 Jahre in Industriebauten). Ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel (Werkzeuge, Geräte) werden nach DGUV Vorschrift 3 in regelmäßigen Abständen geprüft (z.B. jährlich oder alle 2 Jahre je nach Gefährdungsbeurteilung). Diese E-Checks werden von Elektrofachkräften durchgeführt und dokumentiert, Prüffristen und -intervalle sind im System gepflegt.

• Die Brandmeldeanlage (BMA) wird monatlich auf Funktion geprüft (Probealarme, Meldertesten) und jährlich durch einen Sachverständigen abgenommen.

• Sprinkleranlagen erfordern vierteljährliche Inspektionen (Pumpentest, Alarmventilprüfung) und eine umfassende Jahresinspektion durch VdS-anerkannte Prüfer.

• RWA-/Rauchabzugsanlagen: Jährliche Wartung und Funktionsprüfung aller RWA-Klappen und Steuerungen, oft im Rahmen der PrüfVO durch Sachverständige.

• Notbeleuchtung/ Sicherheitsbeleuchtung: monatliche Funktionsprüfung (automatisch, zentral), jährlich Inspektion und Batterietest durch Fachfirma.

• Blitzschutzanlage: Prüfung alle 4 Jahre (bei explosionsgefährdeten Bereichen alle 2 Jahre) durch Blitzschutzfachkraft.

• Druckanlagen in der Härterei (falls Gasöfen): hier könnten zusätzliche Prüfungen nach TRBS notwendig sein, wie Dichtigkeitsprüfungen der Gasstrecke etc.

• Arbeitsmittel in Werkstatt/Labor: Schweißgeräte, Druckminderer, Laborabzüge, Autoklaven etc. werden ebenfalls gemäß den einschlägigen Vorschriften regelmäßig geprüft (z.B. Laborabzüge nach DIN 12924 jährlich). Für die Ausbildungswerkstatt gelten die gleichen Prüfvorschriften; zusätzlich achtet man hier auf Unfallverhütung (z.B. jede Drehmaschine mit Not-Aus prüfen, Maschinenschutz).

Für all diese Prüfpflichten führt der Dienstleister ein Prüfregister. Die Plattform erinnert an anstehende Prüfungen, und das Service Desk koordiniert Termine mit Prüforganisationen. Nicht bestandene Prüfungen (falls Mängel festgestellt werden) ziehen unmittelbar Korrekturmaßnahmen nach sich. Nicht zuletzt werden auch Gefahrstoff-Lager regelmäßig inspiziert (z.B. ob Lagermengen eingehalten, Gebinde unbeschädigt etc.), und es gibt Überprüfungen der Persönlichen Schutzausrüstung (PSA) für Mitarbeiter.

Betrieb und Inspektion: Neben den genannten formalen Prüfungen sind tägliche oder wöchentliche Kontrollroutinen Teil der Betreiberpflicht: z.B. täglicher Kontrollgang von Haustechnikern, wöchentliche Sichtprüfung der Fluchtwege, Funktionstest der Sicherheitsbeleuchtung (automatisch). Diese Routineinspektionen werden ebenfalls im System abgehakt.

In Summe stellt die Kombination aus präventiver Wartung, vorausschauender Instandhaltung und strikter Erfüllung aller Prüfpflichten sicher, dass die Anlagen stets in einem sicheren und leistungsfähigen Zustand sind. Mängel werden früh erkannt und behoben, Ausfallzeiten minimiert. Durch gewissenhafte Prüf- und Wartungsdokumentation ist die Betreiberorganisation jederzeit in der Lage nachzuweisen, dass sie ihre Sorgfaltspflichten erfüllt – ein entscheidender Punkt zur Abwehr von Haftungsansprüchen.

Die erfolgreiche Umsetzung der Technischen Betriebsführung hängt maßgeblich von einer klar strukturierten Betriebsorganisation und qualifiziertem Personal ab. Im Rahmen des TTS-Modells wird der Dienstleister eine Organisationseinheit aufbauen, die passgenau auf die Anforderungen der Spezialmaschinenbau-Fabrik zugeschnitten ist.

• Organisationsstruktur: Es wird eine Aufbauorganisation definiert, die alle Rollen und Verantwortlichkeiten abbildet.

• Einen Objektleiter / Site Manager seitens des Dienstleisters, der die Gesamtverantwortung für die erbrachten FM-Leistungen vor Ort trägt. Dieser ist Ansprechpartner Nummer eins für den Auftraggeber und leitet das technische Team. Er kümmert sich um Personalplanung, Einhaltung der Verträge, Reporting und steht in regelmäßigem Austausch mit der Fabrikleitung.

• Elektriker/Elektroniker für Betriebstechnik (zuständig für Stromversorgung, MSR-Technik, Automation, allgemeine elektrische Instandhaltung).

• HKLS-Techniker (Heizung, Klima, Lüftung, Sanitär), der die gebäudetechnischen Anlagen betreut.

• Mechaniker/Schlosser für mechanische Einrichtungen, auch zuständig für Produktionsnahe Instandhaltung (z.B. Krananlagen, Druckluft, Härterei-Öfen aus mechanischer Sicht).

• IT/Leittechnik-Spezialist (ggf. in Personalunion mit dem Elektroniker), der die Gebäudeleittechnik und vernetzte Systeme betreut und bei IT-Schnittstellen vermitteln kann.

• Hausmeister/Allrounder (optional), der einfache Tätigkeiten, Kontrollgänge und kleinere Reparaturen erledigt sowie als „Springer“ fungiert.

• Service Desk Personal (kann in kleineren Objekten vom Objektleiter mit abgedeckt werden, oder es gibt dedizierte Kollegen in einem zentralen Call-Center des Dienstleisters, je nach Konzept). Wichtig ist klar geregelt, wer Anrufe entgegennimmt und Tickets erstellt (24/7-Rufbereitschaft ist organisiert).

• Fachingenieure auf Abruf: Für spezielle Themen (z.B. Energiemanagement, Arbeitssicherheit, Brandschutz) hält der Dienstleister Experten bereit, die periodisch vorbeikommen oder bei Bedarf hinzugezogen werden. Beispielsweise ein Energieeffizienz-Experte für ISO 50001-Optimierungen oder ein Sicherheitsingenieur für Arbeitsschutzbelange.

Schicht- und Rufbereitschaftsmodell: Aufgrund des 2,5-Schicht-Betriebs wird das technische Personal in versetzten Schichten eingesetzt, um eine möglichst breite Abdeckung zu erzielen. Ein mögliches Modell: Frühschicht (z.B. 6:00–14:00) und Spätschicht (14:00–22:00) mit je mindestens einem Techniker vor Ort an Werktagen. Die „halbe“ Nachtschicht wird durch Rufbereitschaft abgedeckt – d.h., von 22:00–6:00 ist kein ständiger Vor-Ort-Einsatz, aber ein Techniker hält sich einsatzbereit, um bei Alarmierung (innerhalb definierter Zeit, z.B. 1h) vor Ort zu sein. An Wochenenden wird ein Notdienst ähnlich der Nachtschicht organisiert, evtl. mit verkürzter Vor-Ort-Präsenz für geplante Wochenendwartungen. Dieses Modell gewährleistet, dass round-the-clock jemand verfügbar ist, ohne dass permanent 3-Schicht-Besetzung nötig ist.

Qualifikation des Personals: Alle eingesetzten Mitarbeiter verfügen über die für ihre Aufgaben nötigen Fachqualifikationen und Zertifizierungen

• Der verantwortliche Elektriker wird als Verantwortliche Elektrofachkraft (VEFK) benannt, um die Einhaltung der VDE 1000-10 sicherzustellen. Er trägt dafür Sorge, dass im elektrischen Bereich nur befähigte Personen arbeiten, und organisiert z.B. Schalthandlungen an Mittelspannung nur mit entsprechender Berechtigung.

• Mitarbeiter, die an Kälteanlagen arbeiten (falls Kaltwassersatz/Kühlverbund vorhanden), besitzen den Sachkundenachweis gemäß ChemKlimaschutzV (Kategorie I/II für fluorierte Kältemittel).

• Für den Bereich Brandschutz hat mindestens eine Person die Ausbildung zum Brandschutzhelfer, idealerweise sogar zum Brandschutzbeauftragten, um brandschutztechnische Einrichtungen fachkundig prüfen zu können.

• In der Ausbildungswerkstatt muss Personal sensibilisiert sein, mit Auszubildenden (ggf. Jugendlichen) umzugehen. Hier wäre der Besitz des Ausbilderscheins (AEVO) von Vorteil, falls der FM-Dienstleister sich an der Betreuung von Werkstatt-Azubis beteiligt.

• Alle Techniker sind arbeitssicherheitsgeschult (jährliche Sicherheitsunterweisung) und haben falls erforderlich Zusatzqualifikationen: z.B. Schweißerlaubnisschein (für Notfälle, wenn geschweißt werden muss), Bedienberechtigungen für Flurförderzeuge oder Hebebühnen, Erste-Hilfe-Kurse (so dass immer Ersthelfer anwesend sind), etc.

Der Dienstleister erstellt eine Schulungsmatrix, um Fortbildungsbedarf zu identifizieren. Es wird vorgesehen, dass Mitarbeiter regelmäßig an Weiterbildungen teilnehmen (neue Normen, neue Technologien wie z.B. KNX-BUS-Schulung für Gebäudeautomation, oder eine ISO 50001 Energy Manager Schulung). Auch die Kenntnis der eingesetzten Software (CAFM, GLT) wird durch Trainings sichergestellt.

Fremdfirmenmanagement: Ein bedeutsamer organisatorischer Aspekt ist der Umgang mit Subunternehmern und Fremdfirmen, die für spezielle Leistungen hinzugezogen werden (z.B. Aufzugwartung, Spezialreinigung, Prüfsachverständige, Bauunternehmen bei Umbauten). Der FM-Dienstleister etabliert ein Fremdfirmenmanagement-Prozess

• Jede Fremdfirma muss sich vor Arbeitsbeginn beim Service Desk anmelden, erhält eine Sicherheitsunterweisung (Unterweisung in die örtlichen Gefahren, Fluchtwege, Verhalten im Notfall) und gegebenenfalls einen Arbeitserlaubnisschein (Permit-to-Work) für gefährliche Arbeiten (Feuerarbeiten, Arbeiten in engen Räumen etc.).

• Während der Arbeiten steht ein zuständiger Techniker als Ansprechpartner zur Verfügung und stellt sicher, dass Vorschriften (z.B. elektrische Sicherheitsmaßnahmen, Abschalten von Brandmeldern bei Staubentwicklung) eingehalten werden.

• Nach Abschluss erfolgt eine Abnahme der Leistung durch den FM-Verantwortlichen.

• Alle Fremdfirmen werden nach Qualitätskriterien ausgewählt (Zuverlässigkeit, Zertifizierungen, Preis) und ihre Leistung wird regelmäßig beurteilt. Bei wiederholten Mängeln tauscht man den Anbieter aus.

Kommunikation und Reporting-Linien: Die interne Kommunikation im FM-Team erfolgt durch tägliche Übergabegespräche zwischen Früh- und Spätschicht (zur Weitergabe offener Punkte) und wöchentliche Teambesprechungen, wo Aufgaben verteilt und Probleme besprochen werden. Ein Schichtbuch (digital via Plattform) hält besondere Vorkommnisse je Schicht fest. Der Objektleiter berichtet wöchentlich an seinen Regionalleiter im Dienstleistungsunternehmen und monatlich an den Auftraggeber im Rahmen des zuvor erwähnten Reportings.

Arbeits- und Gesundheitsschutz: Die Organisation integriert auch den Arbeitsschutz: es wird i.d.R. eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vom Dienstleister oder Auftraggeber gestellt, die die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften im FM-Bereich überwacht. Diese erstellt mit dem Team Gefährdungsbeurteilungen für die FM-Tätigkeiten (z.B. Arbeiten an elektrischen Anlagen, Höhenarbeiten am Hochregallager, Umgang mit Chemikalien in der Wasseraufbereitung). Entsprechende Betriebsanweisungen und Unterweisungen werden abgeleitet. Persönliche Schutzausrüstung wird vom Arbeitgeber gestellt. Regelmäßige Safety Walks und Toolbox-Meetings halten die Sicherheit präsent. Gesundheitsaspekte (z.B. Lärmdosimeter für laute Bereiche, ergonomische Hilfsmittel) werden beachtet. Im Sinne der ISO 45001 werden Arbeitsschutzziele (z.B. 0 Unfälle) formuliert und verfolgt.

Zusammenfassend sorgt die Betriebsorganisation dafür, dass immer kompetentes Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist, um den komplexen technischen Betrieb der Fabrik zu gewährleisten. Die Kombination aus einem erfahrenen Leitungsteam, Spezialisten vor Ort und verlässlichen Partnerfirmen schafft die Grundlage für einen sicheren und effizienten Betrieb. Eine klare Aufgabenverteilung, definierte Schnittstellen und ein hoher Ausbildungsstand des Personals stellen sicher, dass das Team auch ungewöhnlichen Situationen gewachsen ist und sowohl Routineaufgaben als auch Herausforderungen (Störfälle, Änderungen) professionell meistert.

Trotz aller Vorsorge ist es unerlässlich, auf Krisen- und Notfälle vorbereitet zu sein. Das Fachkonzept beinhaltet daher umfassende Notfallpläne und ein Eskalationsmanagement, um im Ernstfall rasch und effektiv reagieren zu können und Schäden zu minimieren. Ein strukturiertes Krisen- und Notfallmanagement dient dazu, den Geschäftsbetrieb auch bei schweren Vorfällen aufrechtzuerhalten bzw. schnellstmöglich wiederherzustellen.

Definition von Notfallszenarien: Zunächst wurden auf Basis einer Risikoanalyse die plausiblen Notfallszenarien für die Fabrik identifiziert.

• Brand oder Explosion (z.B. in der Härterei oder Werkstatt),

• Stromausfall großflächig (länger als X Stunden trotz Notstrom),

• IT-Ausfall/Cyberangriff (Produktionsleitsystem oder GLT nicht verfügbar),

• Wasserrohrbruch oder Überschwemmung (z.B. sprinklern, Starkregen – Keller/Lager läuft voll),

• Gefahrstoffunfall (Chemikalienaustritt im Labor/Härterei),

• Kriminalität/Sabotage (Einbruchdiebstahl, mutwillige Beschädigung),

• Pandemie-Fall (Personalengpässe durch Krankheitswellen).

Für jedes dieser Szenarien gibt es einen Notfallplan mit definierten Maßnahmen und Verantwortlichkeiten.

Alarmierung und Kommunikation: Im Ereignisfall greift ein Alarmierungsschema. Dieses ist je Szenario unterschiedlich. Beispiel Brand: automatische Alarme durch Brandmelder lösen Evakuierung aus, die Feuerwehrleitstelle wird über BMA informiert, parallel alarmiert die interne Meldekette den Objektleiter und relevante Techniker (z.B. Elektrofachkraft für Abschaltungen). Der Notfallplan legt fest, wer informiert wen (z.B. Objektleiter informiert höheren Managementkreis, Pressestelle etc.). Wichtig ist eine klare Kommunikationsstrategie, um alle Stakeholder (Mitarbeiter, Rettungskräfte, Behörden, Kunden ggf.) richtig und rasch zu informieren. Im Plan sind Notfallkontakte (Telefonlisten) festgehalten, inklusive Backup-Kommunikationswege, falls Telefon/Internet ausfallen (z.B. Nutzung von Mobiltelefon/SMS, Funkgeräte im Werksschutz).

Notfallorganisation und Verantwortlichkeiten