Rechtliche Verpflichtung

Die Wichtigkeit der Dokumentation wird dann deutlich, wenn in einem Schadenfall eine Behauptung aufgestellt wird, der - um z.B. einen Schadenersatzprozess zu gewinnen - ein gerichtstaugliches Beweismittel entgegengehalten werden kann. Die neue BetrSichV erhebt in § 10 Abs. 2 die zweifelsfreie Forderung, dass der Delegierende, in der Regel also der Arbeitgeber oder dessen verantwortliche Führungskräfte, den Nachweis zu führen hat, dass das eingesetzte Personal eingewiesen wurde und die übertragene Aufgabe hätte erfüllen können. Kann der zur Beweiserbringung verpflichtete Arbeitgeber oder sonstige Betreiber diesen in der Vergangenheit liegenden Sachverhalt nicht anhand entsprechender Dokumente belegen, wird auch diese nicht erfüllte Beweislast zur Haftungszuordnung.

Der Arbeitgeber oder sonstige Betreiber hat durch Betriebsanweisungen den von ihm zu regelnden Rahmen vorzugeben. Eine Betriebsanweisung besteht beispielsweise darin, beim Treppensteigen den Handlauf zu benutzen.

Eine Betriebsanleitung ist eine regelmäßig vom Hersteller geschriebene und die Regularien des bestimmungsgemäßen Betreibens beschreibende Umsetzungsvorgabe.

Der Betreiber hat die Rechtspflicht zur Dokumentation und zum Nachweis, dass er alle Pflichten erfüllt hat.

• Bestandsdokumentation, z. B.

• Baugenehmigung

• technische Anlagendokumentation

• Betriebsdokumentation, z. B.

• anlagenbezogene Herstellerspezifikationen

• Betriebsanleitungen

• anweisende Dokumente, z.B.

• Dienstanweisungen

• Betriebsanweisungen

• Inspektions- und Wartungsanweisungen

• Brandschutzordnung

• Flucht- und Rettungspläne

• Pflichtenheft

• nachweisende Dokumente, z. B.

• Prüfprotokolle

• Bau-, Betriebsgenehmigung

• Aufzeichnungen der Inbetriebnahme

• Abnahme- und Übergabeprotokolle

• Organigramm des Betreibers

• Aus- und Weiterbildungsnachweise des Personals

• Pflichtenübertragungsdokumente

• Aufzeichnungen über Gefährdungsbeurteilungen

• Wartungsprotokolle

• Berichte über wiederkehrende Prüfungen

• Betriebsbücher

• bauaufsichtliche Zulassungen und Prüfzeugnisse

• Konformitätserklärungen

Dem Betreiber muss bewusst sein, dass er im Rahmen einer nachträglichen juristischen Betrachtung den Beweis dafür zu erbringen hat, dass die ihm obliegenden Pflichten ordnungsgemäß erfüllt wurden. Nachlässigkeiten oder Unzulänglichkeiten bei der Dokumentation gehen zulasten des jeweiligen Verantwortungsträgers. Eine gerichtsfeste Organisation setzt voraus, dass die zum Nachweis der Pflichterfüllung erforderlichen Dokumente vorgehalten werden und dem aktuellen Bearbeitungsstand entsprechen. Nur durch das Vorhalten entsprechender Dokumente zur Darstellung der Aufbaustrukturen und Prozessabläufe im Unternehmen ist die Beweisführung möglich. Sind Tatsachen zu späteren Zeiten bei der Beurteilung des Schadensfalls nicht zweifelsfrei anhand der vorgehaltenen Dokumentation auszuräumen, trifft den Verantwortlichen die Beweislast und führt dies regelmäßig zur haftungsrechtlich relevanten Verurteilung desselben.

Die Dokumente sind von den Zuständigen entsprechend den jeweiligen Vorgaben fortzuschreiben und aufzubewahren. Dies betrifft sowohl Art und Weise als auch Zeitdauer.

Anweisungen müssen allgemein verständlich sein sowie alle Unterlagen und Angaben enthalten, die zum Betreiben und instand halten der gebäudetechnischen Anlagen erforderlich sind.

Jeder Auftragnehmer hat für seinen Leistungsumfang die umfassenden Unterlagen gegebenenfalls mit erklärenden Bildern und/oder Zeichnungen zu liefern. Hierzu gehören auch Herstellerangaben und Genehmigungsunterlagen, eine Zusammenstellung für regelmäßig benötigte Austauschteile (Ersatzteilliste) sowie Verbrauchsmaterialien nach Art und Menge und Angaben zur Lage der Einbauteile (z.B. Fühler, Regler, Sicherheitseinrichtungen) insbesondere für wartungs- und prüfpflichtige Teile.

Konkretisierungen sind den gewerkespezifischen Folgeblättern der VDI 3810 zu entnehmen.

Die Gesamtheit derjenigen Dokumente, die das Betreiben der technischen Anlagen betreffen, bilden im Wesentlichen die Betriebs-, Wartungs- und Bedienunterlagen (BW&B-Unterlagen).

Diese stellen sicher, dass eine dauerhafte Systembeschreibung und eine Zusammenstellung von Instruktionen und Anweisungen für Betreiben, instand halten und gegebenenfalls Reparatur/Renovieren für die TGA-Anlagen vorhanden sind.

Die relevanten Instruktionen und Anforderungen für Betreiben und instand halten sind erforderlich, um Qualitätsmanagement für Anlagensicherheit, rationelle Energieverwendung und Umweltverträglichkeit sicherzustellen.

BW&B-Unterlagen für die einzelnen Anlagen und Anlagenteile müssen grundsätzlich in der Landessprache verfasst sein und einen festgelegten Mindeststandard einhalten (siehe DIN EN 62079). Auf alle geltenden lokalen Vorschriften für Betreiben und instand halten der Anlage muss in den BW&B- Unterlagen hingewiesen sein.

Diese Informationen müssen dem Betreiber bei der zu dokumentierenden Einweisung zur Anwendung, Fortschreibung und Aufbewahrung ausgehändigt werden. BW&B-Unterlagen sind in dauerhafter Form auszuführen.

• eine allgemeine Beschreibung der Anlage mit Angaben zu Zweck und Nutzung der Anlage, für die sie geplant und vorgesehen ist sowie Anweisungen für Schnittstellen aller verbundenen Anlagen oder Untersysteme

• Übersichtspläne für das Gebäude, die Geräte und Komponenten zur Unterstützung für die Personen, die mit Betreiben, instand halten und/ oder Reparatur betraut sind

• Schemazeichnungen für die Anlage oder das System

• Beschaffenheit, Typ, Angaben und Daten von Geräten und Komponenten der Anlage

• Dokumente der Hersteller von Geräten und Komponenten der Anlage (z. B. Datenblätter)

• eine vollständige Beschreibung von nicht sichtbaren Geräten und Komponenten, die als wartungsfrei angesehen werden

• Angaben zur Erstinbetriebnahme mit Daten

• Bericht über die Inbetriebnahme, Einregulierung und gegebenenfalls hydraulischen Abgleich und Messungen

• Vorgaben des zeitlichen Ablaufs für Instandhaltung der Anlage und der Untersysteme

• alle Gewährleistungsbedingungen

• Kostenkontrollpläne für Betreiben, instand halten und Reparaturen

• Ersatzteillisten

• Hinweise auf zutreffende Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften

• Name der/des Verfassers) der BW&B-Anleitungen, Datum der Aufstellung und Daten aller Überarbeitungen und Änderungen zum neuesten Stand (Ergänzungen, Fortschreibungen)

• Angabe der Stelle, an der BW&B-Anleitungen verfügbar sind oder archiviert werden

• ein Verzeichnis aller notwendigen Kontaktadressen

• zum bestimmungsgemäßen Betrieb

• zur vollständigen oder teilweisen In- und Außerbetriebnahme

• zu Notfallsituationen

• zum Saisonbetrieb

• für die unabhängige Regelung einzelner Systeme und/oder Zonen

• zum Bedienen der Regel- und Sicherheitseinrichtungen

• zu den von Geräte- oder Komponentenherstellern als erforderlich erachteten regelmäßigen Inspektionen und Handlungsanweisungen

• zum Verhalten bei möglichen Anlagenstörungen und Aktivieren eines Not- oder Ersatzbetriebs

• zu Abläufen für Sicherheitsabschaltungen, z.B. im Brandfall, bei Leckagen und anderen vorhersehbaren Gefahrensituationen

• zum Risiko eines unsachgemäßen Betreibens der Anlage in einzelnen Bereichen

• zum möglichen Einfluss anderer Systeme und Einrichtungen auf den Betrieb der Anlage

• zur regelmäßigen Überprüfung der Sicherheitseinrichtungen, der Ausführung und Erfüllung gesetzlicher Auflagen

• für ökonomisches und energiebewusstes Betreiben der Anlage

• Anforderungen an die Instandhaltung, die vom Planer/Errichter der Anlage oder von örtlichen Vorschriften vorgegeben werden

• Hinweise für den Betreiber, dass eine regelmäßige Instandhaltung notwendig ist, um die bestimmungsgemäße Funktion, Effizienz und Sicherheit der Anlage sicherzustellen

• Hinweise auf Verbrauchs- und Verschleißteile

• Hinweise für Inspektion, Kundendienst und Reparatur, qualifiziertes bzw. Fachpersonal zu beauftragen

• Hinweise für ein Wartungsprotokoll

• Hinweise für Bevorratung von notwendigen Ersatzteilen

• Prioritäten für Reparaturen an unentbehrlichen Anlageteilen

• Prüfliste für Fehlerdiagnose

• Hinweise für die Aufzeichnungen der Betriebsabläufe

Die Aufzeichnung muss den jeweiligen Vorgang, den Verfasser der Aufzeichnungen und das Datum nennen.

• allgemeinen TGA-Betreiberpflichten,

• gesetzlichen Betreiberpflichten,

• Anforderungen hinsichtlich Sicherheit,

• Betriebssicherheitsverordnung und

• Anforderungen an die Hygiene mit entsprechend detailliertem schriftlichem Vertragvereinbaren.

Die konkretisierten Anforderungen an das Vertragsmanagement bezüglich der Betreiber- und Instandhaltungsverträge werden in den Ausführungen zur VDI 3810 Blatt 1.1 kommentiert. Für Verträge gilt, dass sie eine auf die Zukunft ausgerichtete Zusage zur Erbringung einer bestimmten Leistung sind.

Die sich aus den Verantwortungsbereichen und den Rollenzuordnungen im Zusammenhang mit dem Facility-Management ergebenden Anforderungen sind in den Verträgen wahrheitsgetreu abzubilden, koordiniert zu regeln und beweistauglich darzustellen.

Das Betreiben und instand halten von gebäudetechnischen Anlagen orientiert sich an dem Werterhalt (Lebenszyklus) und an der Betriebs- bzw. Brandsicherheit.

Demgemäß muss bei der Ausfertigung eines Betreiber- oder Instandhaltungsvertrags die Fachkunde der operativen Ebene bzw. der Ebene der Dienstleistungssteuerer einfließen. Vertragsinhalte erstrecken sich über rechtliche Regelungserfordernisse, kaufmännische Anforderungen und technische sowie infrastrukturelle Konkretisierungen.

Verträge sind damit ein zentrales Instrument zur Umsetzung der Betreiberpflichten. Umfasst ein Vertrag vollständig einen abzubildenden und zu regelnden Lebenssachverhalt und werden die insoweit gemachten Zusagen auf dem Niveau eines definierten Verständnisses erfüllt, dann hat der Vertrag seinen Sinn erfüllt.

In der DIN EN 13269:2016-09 wird eine Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen dargestellt. Zunächst werden dort die Basisanforderungen an das gemeinsame Verständnis der Instandhaltung zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer dargestellt, sodann werden in tabellarischer Form die zu beachtenden Vertragselemente, der Zweck der vertraglichen Regelung sowie ein textlicher Vorschlag zur vertraglichen Gestaltung angegeben. Spezifiziert auf den Instandhaltungsbedarf werden zwischen den Parteien verabredete Begriffe verwendet und technische Vereinbarungen getroffen.

• TGA-Umfang (Gewerke, Anlagen, z.B. entsprechend einer Bestandsliste/ Objektliste)

• Leistungsumfang Betreiben, Instandhaltung (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung); dabei müssen folgende Punkte explizit einbezogen oder ausgeschlossen werden:

• Energiemanagement

• erforderliche Hilfsstoffe und Betriebsstoffe

• Entsorgung

• Verbrauchs- und Ersatzteile

• Abladen, Lagern, Transport von/zur Verwendungsstelle

• wiederkehrende gesetzliche Sachverständigenprüfungen in festen Intervallen oder bedarfsabhängig

• Zeitraum für das Betreiben (Stunden/Tag; Tage/Woche; Wochen/Monat; Monate/Jahr)

• Zeitraum für die Instandhaltung (Zeit der Erledigung, innerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit oder nur außerhalb der Arbeitszeit, nur nachts, an Sonn- und Feiertagen)

• Reaktionszeit für eine erforderliche Störungsbeseitigung

• ungehinderter Zugang (baulich und organisatorisch)

• Vergütung

• Versicherungsnachweis

• Vertragsbeginn und Laufzeit

• Kündigungsfristen

• Anforderung an die Dokumentation

Zur Kontrolle des ordnungsgemäßen Betreibens und Instand haltens und der Störungsbeseitigung hat der Auftragnehmer eine lückenlos nachvollziehbare Dokumentation zu erstellen und dem Auftraggeber zu vereinbarten Terminen vorzulegen.

Die Aufbewahrungsfristen für diese Berichte sind zu beachten.

Instandhaltungsmaßnahmen sind ausgerichtet auf den Erhalt oder die Verbesserung des bestimmungsgemäßen Betriebs in den geforderten Bereichen. Vorgaben hierzu finden sich in den technischen Regelwerken. Demgemäß muss der Vertragsgegenstand (Instandhaltung) zunächst hinreichend begrifflich erfasst und bestimmt sein. Ebenso sind die konkret damit verbundenen Umsetzungserfordernisse klar festzulegen.

Die klare Zuordnung der Verantwortungsbereiche, die Eignung der Kommunikationswege und die zweifelsfreie Regelung von Entscheidungsbefugnissen sind zwischen den Vertragsparteien zu verabreden.

Instandhaltung ist eine Rechtspflicht, die erfüllt werden muss. Vertragliche Regelungen treffen andere Zuordnungen im konkreten Einzelfall und bestimmen damit Verantwortungsbereiche und Verantwortliche neu. Von maßgeblicher Bedeutung sind Auswahl, Anweisung und Kontrolle eines Auftragnehmers und dessen Fachkunde sowie Zuverlässigkeit.

Die Leistungen hat der Auftragnehmer durch seinen Betrieb mit Einsatz eigener, qualifizierter Fachkräfte zu erbringen. Sollen Teile der Leistungen des Auftragnehmers mit Zustimmung des Auftraggebers durch Dritte (Nachunternehmer) ausgeführt werden, so sind diese Leistungen sowie der Nachunternehmer schriftlich zu benennen, damit der Auftraggeber die ihm obliegenden Kontrollpflichten erfüllen kann.