Dienst- & Einsatzzeitenplan

Regelbetrieb (technische Betreuung während Kernzeiten): Kontinuierliche Besetzung durch Fachpersonal während der üblichen Betriebszeiten (in der Regel werktags tagsüber). Zum Regelbetrieb zählt die tägliche Überwachung und Wartung aller kritischen Anlagen wie Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK), elektrische Energieversorgung, Brandschutz- und Alarmanlagen, Aufzüge sowie Zutrittskontroll- und Sicherheitssysteme. Pro Schicht ist sicherzustellen, dass ausreichend Personal jeder relevanten Fachrichtung (z.B. Elektriker, HLK-Techniker) anwesend ist, um Routineaufgaben zu erfüllen und auftretende Störungen unverzüglich zu beheben.

Rufbereitschaft (Nacht, Wochenende, Feiertage): Einrichtung einer strukturierten Rufbereitschaft für Zeiten außerhalb der Kernarbeitszeit. In den Nachtstunden sowie an Wochenenden und Feiertagen muss qualifiziertes technisches Personal abrufbereit sein, um bei Störungsmeldungen oder Anlagenausfällen kurzfristig reagieren zu können. Diese Rufbereitschaft sollte mit definierten Ansprechpartnern, klaren Bereitschaftszeiten und festgelegten Reaktionszeiten organisiert werden. Ziel ist es, auch außerhalb der normalen Dienstzeiten keine langen Unterbrechungen im Betriebsablauf zu riskieren, indem Techniker im Bedarfsfall schnellstmöglich vor Ort sind oder Hilfestellung leisten.

Notfallbereitschaft: Zusätzlich zur regulären Rufbereitschaft sind Vorkehrungen für kritische Notfälle zu treffen, die ein sofortiges Eingreifen erfordern. In sicherheitsrelevanten oder unternehmenskritischen Bereichen (etwa bei kontinuierlichen Produktionsprozessen oder in Anlagen mit hohem Gefahrenpotenzial) kann es notwendig sein, dass ein Techniker im Rahmen eines Bereitschaftsdienstes vor Ort oder in unmittelbarer Nähe auf Abruf bereitsteht. Der Dienstplan des Bieters sollte aufzeigen, wie in solchen Situationen zusätzliche Kräfte mobilisiert werden (z.B. ein Notfallteam oder Führungskräfte in Rufbereitschaft) und wie die Alarmierung erfolgt. So wird gewährleistet, dass auch bei schwerwiegenden Störfällen oder Sicherheitsvorfällen unverzüglich kompetentes Personal eingreifen kann.

Betrieb der Zutrittskontrollsysteme: Regelmäßige und gegebenenfalls durchgehende personelle Überwachung der elektronischen Zutrittssysteme des Objekts. Qualifiziertes Personal muss die Zutrittskontrollzentrale und die zugehörigen Systeme (z.B. Kartenleser, elektrische Schlösser, biometrische Scanner) betreuen, um Unregelmäßigkeiten oder Ausfälle sofort zu erkennen. Diese Mitarbeiter verwalten unter anderem die Vergabe von Zugangskarten oder Transpondern, überwachen die Zugriffssysteme und reagieren umgehend bei Zutrittsproblemen (etwa wenn Türen sich nicht öffnen lassen oder ein unautorisierter Zugangsversuch erkannt wird). Dadurch bleibt die Sicherheit im Gebäude gewahrt und berechtigte Personen erhalten zu jeder Zeit Zugang, während unbefugter Zutritt verhindert wird.

Detaillierter Dienstplan: Eine vollständige Übersicht über die geplanten Schichten und Einsatzzeiten. Dieser Plan sollte in Tabellen- oder Kalenderform alle Wochentage und Uhrzeiten abdecken und die Anzahl des vorgesehenen Personals je Schicht ausweisen (gegebenenfalls aufgeschlüsselt nach Funktionen oder Qualifikationen, jedoch ohne Angabe von Personennamen). Daraus muss klar hervorgehen, wie die technische Betreuung zu allen geforderten Zeiten gewährleistet wird. Auch geplante Schichtrotationen, Wechselrhythmen und Überschneidungen von Schichten (für Übergaben) sollen hier ersichtlich sein.

Mindestbesetzung pro Schicht und Fachbereich: Eine Beschreibung der vorgesehenen Personalstärke pro Schicht, bezogen auf die einzelnen technischen Fachbereiche. Der Bieter sollte angeben, welche Mindestanzahl an Mitarbeitern mit welcher Qualifikation in jeder Schicht präsent ist. So wird sichergestellt, dass für jedes Gewerk (z.B. Elektrotechnik, Klima/Lüftung, Aufzugstechnik, Brandschutz) stets kompetentes Personal verfügbar ist. Diese Angabe erlaubt dem Auftraggeber zu überprüfen, ob alle wichtigen Anlagen parallel abgedeckt sind und keine Unterbesetzung in kritischen Bereichen geplant ist.

Qualifikationsnachweise für Nacht- und Notdienste: Belege dafür, dass das in den Randzeiten (Nacht, Wochenende, Feiertag) und für Notfälle vorgesehene Personal die notwendigen Fachkenntnisse besitzt. Der Bieter sollte darlegen, welche Qualifikationen (z.B. Meisterbrief, spezielle Schulungen für Brandmeldeanlagen, Aufzugsbefreiung, Erste-Hilfe-Ausbildung) die eingesetzten Techniker vorweisen können, um auch eigenständig außerhalb der Regelarbeitszeit komplexe Störungen zu beheben. Gegebenenfalls sind Zertifikate oder Schulungsnachweise dieser Mitarbeiter dem Angebot beizulegen, insbesondere wenn gesetzliche Vorgaben (etwa für Arbeiten an elektrotechnischen Anlagen oder sicherheitsrelevanten Systemen) einschlägig sind.

Nachweis der arbeitszeitrechtlichen Konformität: Eine Erklärung oder Berechnung, aus der hervorgeht, dass der vorgeschlagene Schichtplan mit dem Arbeitszeitgesetz konform ist. Zum Beispiel kann der Bieter darstellen, wie die durchschnittliche Wochenarbeitszeit eingehalten wird und dass für jeden Mitarbeiter Ruhezeiten und Pausen gemäß ArbZG berücksichtigt sind. Falls vom Standard abweichende Arbeitszeitmodelle geplant sind (z.B. 24-Stunden-Schichten oder regelmäßige Sonntagsarbeit), ist anzugeben, auf welcher gesetzlichen Grundlage oder Ausnahmegenehmigung dies beruht. Der Auftraggeber kann verlangen, dass der Bieter die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften anhand konkreter Dienstplanbeispiele oder rechnerisch (durch Ausweisen von Stundenkontingenten je Mitarbeiter) belegt.

Konzept zur Vertretung bei Ausfällen: Eine Darstellung, wie kurzfristige Personalausfälle abgedeckt werden. Der Bieter soll erläutern, welche Maßnahmen greifen, wenn eingeplantes Personal wegen Krankheit, Urlaub oder anderer Gründe ausfällt. Mögliche Vorkehrungen sind etwa die Benennung von Springer- oder Reservekräften, die Einrichtung eines internen Pools an Ersatztechnikern oder Vereinbarungen mit Subunternehmen für Notfälle. Wichtig ist aufzuzeigen, dass auch im Falle solcher Ausfälle die Mindestbesetzung jeder Schicht gewährleistet bleibt und keine Lücke in der Serviceabdeckung entsteht. Dieser Vertretungsplan gibt dem Auftraggeber Sicherheit, dass der Betrieb auch unter unvorhergesehenen Umständen aufrechterhalten wird.

Einreichungsform und Fristen: Der Dienst- und Einsatzzeitenplan ist gemäß den Ausschreibungsunterlagen formgerecht und fristgerecht als Teil des Angebots einzureichen. Üblicherweise wird er als Bestandteil des technischen Konzeptes oder als separate Anlage mit abzugeben sein. Der Bieter muss sicherstellen, dass der Plan bis zum Angebotsabgabetermin vorliegt und alle geforderten Details enthält. Formatvorgaben (z.B. als PDF-Dokument oder in einer bestimmten Tabellenvorlage) sind unbedingt zu erfüllen. Angebote, bei denen der Dienstplan fehlt oder in falscher Form vorgelegt wird, können vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Prüfung durch den Auftraggeber: Die Vergabestelle wird den eingereichten Dienstzeitenplan auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen. Dabei wird kontrolliert, ob die geforderten Dienstzeiten vollständig abgedeckt sind und die personellen Vorschläge den Ausschreibungskriterien entsprechen. Beispielsweise wird überprüft, ob die vorgeschlagene Personalstärke ausreichend ist und die gesetzlichen Rahmenbedingungen (Arbeitszeit, Qualifikation) erfüllt sind. Gegebenenfalls können im Zuge der Angebotswertung Rückfragen an den Bieter gestellt werden, etwa wenn Unklarheiten im Schichtmodell auftreten. Ein klar strukturierter und nachvollziehbarer Einsatzplan erhöht die Wahrscheinlichkeit einer positiven Bewertung, da er Professionalität und Verständnis für die Ausschreibungsanforderungen signalisiert.

Aktualisierung und Berichterstattung während der Vertragslaufzeit: Bereits im Vertrag wird festgelegt, in welchen Abständen und in welcher Form der Auftragnehmer seinen Dienst- und Einsatzzeitenplan aktualisieren und dem Auftraggeber vorlegen muss. Typischerweise sind regelmäßige Aktualisierungen (monatlich, quartalsweise oder bei Personalwechsel) erforderlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Änderungen im Schichtplan – beispielsweise neue Mitarbeiter, geänderte Arbeitszeiten oder Anpassungen infolge von geänderten Öffnungszeiten des Objekts – zeitnah mitzuteilen. Zudem kann vertraglich vereinbart werden, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber regelmäßige Berichte oder Prognosen zur Personaleinsatzplanung liefert. Diese Transparenz während der Leistungserbringung ermöglicht es dem Auftraggeber, die Einhaltung der vereinbarten Dienstabdeckung fortlaufend zu überwachen und bei Abweichungen frühzeitig gegensteuern zu können.

Umgang mit unvollständigen oder nicht konformen Plänen: Sollte ein Bieter einen Dienstzeitenplan einreichen, der wesentliche Anforderungen nicht erfüllt oder Lücken aufweist (z.B. fehlende Abdeckung von Nachtstunden, nicht ausreichende Personalstärke), kann dies zur Wertungsminderung oder zum Ausschluss seines Angebots führen. Die Ausschreibungsunterlagen geben in der Regel klar vor, welche Mindestinhalte erwartet werden – ein Nichteinhalten dieser Vorgaben stellt einen Formfehler dar. Auch nach Zuschlagserteilung gilt: Wird vom Auftragnehmer kein aktueller und den Vereinbarungen entsprechender Dienstplan vorgelegt, verstößt dies gegen den Vertrag. In solchen Fällen hat der Auftraggeber vertragliche Rechte, etwa zur Nachbesserung Aufforderung, zur Verhängung von Sanktionen oder in gravierenden Fällen zur Kündigung. Es liegt daher im Interesse des Dienstleisters, von Anfang an höchste Sorgfalt auf einen vollständigen und regelkonformen Personaleinsatzplan zu verwenden.

Vertragsstrafen bei Nichteinhaltung: Viele Ausschreibungen sehen Vertragsstrafen oder Abzüge vor, falls die versprochene Dienstabdeckung im laufenden Betrieb nicht eingehalten wird. Beispielsweise kann vereinbart sein, dass pro nicht besetzter Schicht oder pro verspäteter Reaktionszeit ein bestimmter Geldbetrag als Strafe fällig wird. Ebenso sind Qualitätsabschläge denkbar, wenn unzureichend qualifiziertes Personal eingesetzt wird oder vorgeschriebene Berichte nicht geliefert werden. Bieter sollten sich dieser möglichen Konsequenzen bewusst sein und bereits im Angebot realistische Zusagen machen, die sie auch sicher einhalten können. Durch einen belastbaren Dienstzeitenplan und konsequente Organisation minimiert der Auftragnehmer das Risiko solcher Strafmaßnahmen. Im Ernstfall – etwa wenn wiederholt Schichten unbesetzt bleiben – kann der Auftraggeber neben finanziellen Sanktionen auch weitergehende Schritte ergreifen, bis hin zur Vertragskündigung wegen Nichterfüllung.

Technische Betreuung bei Systemausfällen: Der Bieter muss sicherstellen, dass bei Störungen oder Ausfällen der elektronischen Zutrittskontrollanlage jederzeit umgehend fachkundiges Personal zur Verfügung steht. Sollte beispielsweise ein Kartenleser defekt sein, eine Tür sich aufgrund eines Systemfehlers nicht öffnen lassen oder die Serversoftware der Zutrittskontrolle ausfallen, muss ein Techniker kurzfristig eingreifen können. Dies umfasst sowohl die unmittelbare Fehleranalyse und -behebung (z.B. Neustart des Systems, Austausch defekter Komponenten) als auch übergangsweise organisatorische Maßnahmen. So kann es nötig sein, bei einem Ausfall der automatischen Zutrittstechnik Türen manuell zu öffnen oder Notfallschlüssel bereitzustellen, bis die elektronische Anlage wieder funktioniert. Die Dienstplanung muss solche Eventualfälle berücksichtigen und entsprechende Bereitschaften vorsehen.

Vorgegebene Reaktionszeiten bei sicherheitsrelevanten Vorfällen: Für Probleme im Bereich der Zutrittskontrolle sind klare Reaktions- und Wiederherstellungszeiten einzuhalten. In vielen Fällen wird ver vertraglich festgelegt, dass bei kritischen Zutrittsstörungen – etwa einem kompletten Ausfall des Zugangssystems oder einem sicherheitsrelevanten Alarm – innerhalb kurzer Zeit (beispielsweise 30 bis 60 Minuten) ein Techniker vor Ort sein muss, unabhängig von der Tageszeit. Der Dienst- und Einsatzzeitenplan des Bieters sollte daher eine Rufbereitschaft speziell für Zutrittsthemen vorhalten, mit eindeutig definierten maximalen Reaktionszeiten. Diese Vorgaben richten sich auch nach einschlägigen Sicherheitsstandards und dem Schutzbedarf des Objekts: Höherer Schutzbedarf erfordert entsprechend schnellere Eingreifzeiten und ggf. eine 24/7-Bereitschaft im Bereich Sicherheitstechnik.

Zusammenarbeit mit Sicherheits- und IT-Abteilungen: Die Verwaltung von Zutrittskontrollsystemen erfordert eine enge Abstimmung zwischen dem technischen Facility Management, der Sicherheitsabteilung (Werkschutz, Wachdienst) und gegebenenfalls der IT-Abteilung. Im Dienstzeitenplan ist daher zu bedenken, wie im Ereignisfall die Kommunikation und Verantwortlichkeiten geregelt sind. Beispielsweise sollte definiert sein, wer bei einem Alarm oder Systemausfall zuerst informiert wird, wie die Eskalationswege verlaufen und wie zwischen technischem Personal und Sicherheitspersonal kooperiert wird. Der Bieter sollte darlegen, dass er Prozesse etabliert hat, um in Zusammenarbeit mit dem Wachpersonal und den IT-Verantwortlichen schnell auf Zwischenfälle zu reagieren. Dies kann regelmäßige gemeinsame Übungen, klare Meldeketten und abgestimmte Notfallpläne umfassen, sodass jeder Beteiligte seine Rolle im Sicherheitsfall kennt.

Vertraulicher Umgang mit Dienstplänen und Zugriffsrechten: Informationen darüber, welches Personal zu welchen Zeiten Dienst hat und über welche Zutrittsberechtigungen dieses verfügt, sind hochsensibel. Ein solcher Dienstplan darf nur einem engen Personenkreis (z.B. dem Auftraggeber und autorisierten Vertretern des Auftragnehmers) zugänglich sein. Der Bieter ist verpflichtet, die Vertraulichkeit dieser Daten zu gewährleisten – sowohl während der Angebotsphase als auch im laufenden Betrieb. Praktisch bedeutet dies, dass Dienst- und Einsatzpläne nicht offen ausgehängt oder ungesichert elektronisch versendet werden dürfen. Zudem müssen Daten aus dem Zutrittskontrollsystem (wie Protokolle über die Ankunfts- und Abgangszeiten von Technikern) datenschutzgerecht behandelt werden. Jegliche Kopplung von Personaleinsatzdaten mit Zutrittsrechten ist so zu handhaben, dass Unbefugte daraus keine Rückschlüsse auf Sicherheitslücken ziehen können (beispielsweise darf externen Dienstleistern oder unautorisierten Personen keine Einsicht in detaillierte Schichtpläne gewährt werden).

Einhaltung von Sicherheitsnormen (DIN EN 60839, DIN VDE 0833): Bei der Planung und Umsetzung der Zutrittskontrollmaßnahmen sind die relevanten technischen Normen einzuhalten. DIN EN 60839 und DIN VDE 0833 definieren Anforderungen an elektronische Sicherungssysteme und Gefahrenmeldeanlagen, inklusive Zutrittskontrollanlagen, beispielsweise hinsichtlich Zuverlässigkeit, Redundanzen, Alarmierung und regelmäßiger Funktionsprüfung. Der Dienst- und Einsatzzeitenplan sollte diesen Normvorgaben Rechnung tragen, indem er beispielsweise planmäßige Kontrollrundgänge oder Funktionstests der Anlagen durch das Personal vorsieht. Auch muss die Qualifikation des eingesetzten Personals den Anforderungen entsprechen, die aus diesen Normen abgeleitet sind (z.B. Schulung im Umgang mit Gefahrenmeldeanlagen). Indem der Bieter darlegt, dass sein Konzept die Einhaltung von DIN EN 60839 und VDE 0833 sicherstellt, schafft er Vertrauen, dass das Sicherheitsniveau des Gebäudes stets normgerecht gewährleistet ist.

Erklärung zur lückenlosen Serviceabdeckung: Eine schriftliche Bestätigung, dass der Bieter alle geforderten Dienstzeiten abdeckt – einschließlich der Präsenz bzw. Rufbereitschaft in den Nachtstunden, an Wochenenden und gesetzlichen Feiertagen sowie der sofortigen Einsatzfähigkeit in Notfällen. Damit versichert der Bieter, dass zu jeder vorgeschriebenen Zeit qualifiziertes Personal bereitsteht und keine ungeplanten Lücken in der Betreuung auftreten. Diese Erklärung ist oft Bestandteil des Angebotsanschreibens oder einer vom Bieter zu unterzeichnenden Verpflichtungserklärung und wird Vertragsbestandteil.

Verpflichtung zur Vorhaltung qualifizierten Personals: Eine Zusage, dass der Auftragnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit nur ausreichend qualifiziertes und geschultes Personal einsetzen wird, um die technischen Anlagen zu betreiben und zu warten. Der Bieter übernimmt damit die Verantwortung, die vereinbarten Personalstandards jederzeit einzuhalten. Falls während der Vertragsdurchführung Personal wechselt oder ausfällt (z.B. durch Kündigung eines Technikers), verpflichtet sich der Auftragnehmer, umgehend gleichwertig qualifizierten Ersatz bereitzustellen, sodass die Servicequalität und Abdeckung nicht leiden. Diese Selbstverpflichtung unterstreicht die Ernsthaftigkeit des Bieters, für eine kontinuierlich hohe Leistungsqualität und Betriebssicherheit einzustehen.