Einzureichende Konzepte & Pläne

Die geforderte Einreichung von Konzepten bietet den Bietern die Möglichkeit, ihre fachliche und organisatorische Kompetenz unter Beweis zu stellen. Insbesondere im technischen Facility Management eines Industriegebäudes sind vielfältige Anlagen und Systeme zu betreuen – von Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK) über elektrische Anlagen und Brandschutztechnik bis hin zu Aufzügen und Zutrittskontrollsystemen. In einem ausführlichen Betriebskonzept kann der Bieter darlegen, wie er die Betriebsführung dieser technischen Gewerke sicherstellen will. Er beschreibt beispielsweise seine Strategie zur regelmäßigen Wartung und Inspektion der Anlagen, die Einhaltung vorgeschriebener Prüfintervalle (etwa bei Brandmelde- und Sprinkleranlagen) und den Umgang mit Störungsmeldungen. Eine solche Darstellung zeugt von der technischen Leistungsfähigkeit des Dienstleisters und vermittelt dem Auftraggeber, dass der Bieter die Komplexität der Liegenschaft versteht und alle nötigen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs beherrscht.

Ebenso wichtig ist die organisatorische Leistungsfähigkeit, die durch eingereichte Pläne und Konzepte nachvollziehbar wird. Ein Bieter sollte in seinem Personalkonzept und Organigramm transparent aufzeigen, welche personellen Ressourcen für das Objekt vorgesehen sind. Dazu gehören Angaben zur Anzahl und Qualifikation der Techniker, zur Präsenzzeiten vor Ort (z.B. Werktags rund um die Uhr oder zu definierten Servicezeiten) sowie zur Organisation der Rufbereitschaft für Notfälle außerhalb der Kernarbeitszeiten. Die Arbeitsabläufe werden idealerweise ebenfalls beschrieben: etwa wie Meldungen beim Helpdesk eingehen und bearbeitet werden, wie Wartungsaufträge geplant und dokumentiert werden und wie die Kommunikation mit dem Auftraggeber abläuft. All diese Informationen demonstrieren die Professionalität und Bereitschaft des Bieters, die vertraglichen Leistungen vollständig und zuverlässig zu erbringen. Ein gut ausgearbeitetes Konzept vermittelt, dass der Anbieter vom ersten Tag an handlungsfähig ist – einschließlich einer planvollen Übernahmephase (z.B. ein Übergabekonzept für den Start der Betreuung eines Neubaus) – und dass er in der Lage ist, sowohl technisch als auch organisatorisch den Anforderungen gerecht zu werden.

Im deutschen Vergaberecht, insbesondere im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV), gilt der Grundsatz, öffentliche Aufträge transparent und nachvollziehbar zu vergeben. Dies bedeutet, dass die Vergabeentscheidung anhand klar dokumentierter Kriterien und Unterlagen erfolgen muss. Die Einreichung strukturierter Konzepte und Pläne trägt direkt zu dieser Transparenz bei: Die Angebote sind umfangreich dokumentiert und ermöglichen eine lückenlose Begründung der Wertung. Jeder Bieter liefert die geforderten Nachweise in gleicher Form, was dem Auftraggeber die Einhaltung der formalen Vergabebestimmungen erleichtert. Die schriftlichen Konzepte dienen somit als prüfbare Unterlagen für das Wertungsprotokoll und reduzieren das Risiko von Rechtsunsicherheiten oder Nachprüfungsverfahren, da die Entscheidungsgrundlagen klar belegt sind.

Darüber hinaus bieten die einzureichenden Unterlagen einen Rahmen, in dem der Bieter seine Einhaltung gesetzlicher Vorgaben darlegen kann. Ein seriöser FM-Dienstleister wird in seinem Konzept ausführen, wie er alle relevanten Gesetze und Verordnungen im laufenden Betrieb beachtet. Dazu zählt die Befolgung von Arbeitsschutzvorschriften (z.B. Arbeitsschutzgesetz – ArbSchG – und Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften) zum Schutz der eigenen Mitarbeiter und der Nutzer des Gebäudes. Ebenso muss die Einhaltung von Arbeits- und Lohnstandards gewährleistet sein – etwa die Zusicherung, dass die Bestimmungen des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und gegebenenfalls tarifliche Vorgaben strikt umgesetzt werden. Auch in Bereichen wie der Arbeitszeit (Arbeitszeitgesetz, ArbZG) oder dem Umgang mit Subunternehmern sind Regeln zu beachten, die im Konzept thematisiert oder durch Eigenerklärungen bestätigt werden.

Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Datenschutz und anderen regulatorischen Anforderungen im technischen Gebäudebetrieb. Moderne Facility-Management-Dienstleistungen gehen oft mit der Verarbeitung personenbezogener Daten einher – sei es durch digitale Zugangssysteme, Videoüberwachung oder das Computer-Aided Facility Management (CAFM). Daher muss der Bieter in seinem Konzept aufzeigen, dass er die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) konsequent einhält. Beispielsweise werden bei Zutrittskontrollsystemen personenbezogene Daten wie Mitarbeiter- und Besucherausweise oder Zutrittsprotokolle erfasst. Das eingereichte Konzept sollte darlegen, wie solche Daten vertraulich und zweckgebunden verarbeitet, vor Missbrauch geschützt und nur im erforderlichen Umfang gespeichert werden (Stichwort Datensparsamkeit). Gegebenenfalls gehört dazu auch die Bereitschaft, mit dem Auftraggeber einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen und technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz umzusetzen. Neben dem Datenschutz müssen auch technische Normen eingehalten werden – so etwa einschlägige DIN- und VDE-Standards für elektrische Sicherheit, Anlagentechnik und Sicherheitssysteme. Indem der Bieter in seinen Unterlagen bestätigt, dass alle vorgeschlagenen Lösungen (bis hin zur Zutritts- und Sicherheitstechnik) normgerecht und zulassungskonform sind, signalisiert er Rechts- und Regelkonformität. Insgesamt unterstützen die standardisierten Konzepte somit den Auftraggeber dabei, nur Anbieter in Betracht zu ziehen, die nachweislich alle rechtlichen, sicherheitsrelevanten und regulatorischen Anforderungen erfüllen.

Aus den eingereichten Konzepten und Plänen kann der Auftraggeber wertvolle Erkenntnisse über das Risikomanagement des Bieters gewinnen. Ein wesentlicher Teil eines guten technischen FM-Konzepts ist die Antizipation von Risiken und Störungen im Gebäudebetrieb sowie entsprechende Gegenmaßnahmen. Durch die Forderung, Notfall- und Betriebssicherheitskonzepte einzureichen, erhält der Auftraggeber Einblick, wie jeder Bieter mit Störfällen, Notfällen und Unwägbarkeiten umzugehen gedenkt. Der Bieter sollte beispielsweise beschreiben, welche Schritte unternommen werden, wenn kritische Anlagen wie die Stromversorgung oder die Heizungsanlage ausfallen, wie er auf Brand- oder Einbruchalarm reagiert, und wie er die Gebäude- und Anlagensicherheit auch bei Ausfällen gewährleistet. Auch der Umgang mit Personalrisiken – etwa plötzliche Krankheitsausfälle mehrerer Techniker – gehört in diese Betrachtung: Das Konzept könnte aufführen, dass der Dienstleister über einen Personalpool oder Rufbereitschaften verfügt, um selbst bei Engpässen handlungsfähig zu bleiben. Solche Ausführungen in den Unterlagen erlauben dem Auftraggeber eine qualitative Risikobewertung der einzelnen Angebote. Bieter, die klare und durchdachte Notfallpläne vorlegen, wirken zuverlässiger als solche, deren Konzepte diesen Aspekt vernachlässigen.

Durch die so ermöglichte Einschätzung der Risikovorsorge wird auch die Vertragssicherheit erhöht. Das Wissen, dass ein zukünftiger Vertragspartner auf Eventualfälle vorbereitet ist, schafft Vertrauen und reduziert das Risiko böser Überraschungen während der Vertragslaufzeit. Der Auftraggeber kann aus den Konzepten ablesen, ob der Bieter proaktiv Risiken minimiert – etwa durch regelmäßige Schulungen des Personals in Arbeitssicherheit und Notfallverfahren oder durch Vorhaltung kritischer Ersatzteile und Redundanzen für wichtige Anlagen. Zudem zeigen die Konzepte, ob der Dienstleister über etablierte Kontinuitätspläne verfügt, um den Dienstbetrieb auch unter erschwerten Bedingungen aufrechtzuerhalten (z.B. bei einem größeren Zwischenfall im Gebäude oder einer Pandemie-Lage). All das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die FM-Leistungen über die gesamte Vertragsdauer hinweg stabil erbracht werden. Indem der Auftraggeber in der Ausschreibung umfassende Konzepte anfordert, schützt er sich somit vor Anbietern, die Risiken unterschätzen oder im Krisenfall unzureichend reagieren würden. Diese vertragliche Absicherung durch vorgelagerte Risikoanalyse schafft beidseitig Klarheit: Der Bieter weiß, welche Vorsorgemaßnahmen erwartet werden, und der Auftraggeber kann jene Angebote bevorzugen, die die größte Betriebssicherheit versprechen.

Jede Liegenschaft und jeder Auftraggeber hat spezifische Erwartungen, vorhandene Systeme und Abläufe, mit denen sich ein Dienstleister nahtlos verzahnen sollte. Die geforderten Konzepte dienen dazu, aufzuzeigen, wie der Bieter gedenkt, seine Leistungen in die bestehende Infrastruktur und Organisation des Auftraggebers einzubetten. In einem Industrie-Neubau kommen häufig bereits moderne Technologien zum Einsatz, die der FM-Dienstleister übernehmen oder weiter nutzen muss – etwa digitale Plattformen für das Gebäudemanagement oder spezielle Verfahren im Betriebsablauf. Ein zentraler Aspekt ist hierbei die Kompatibilität mit vorhandenen IT-Systemen des Auftraggebers, beispielsweise einem Computer-Aided Facility Management System (CAFM). Der Bieter sollte in seinem Konzept darlegen, ob und wie er das vorhandene CAFM-System nutzen wird, um Wartungspläne zu hinterlegen, Störungen zu erfassen und Berichte zu generieren. Die Bereitschaft, bestehende Systeme des Auftraggebers zu verwenden oder Schnittstellen bereitzustellen, zeigt Kundenorientierung und vermeidet Parallelstrukturen.

Ähnliches gilt für den Umgang mit einem Building Information Modeling (BIM) basierten Gebäudemodell, falls dieses im Neubau zur Verfügung steht. Ein durchdachtes Angebot wird erläutern, wie der Dienstleister die BIM-Daten – etwa digitale Anlagen- und Raumverzeichnisse – für das Facility Management nutzt, um eine effiziente Bewirtschaftung zu unterstützen. Darüber hinaus ist in modernen Industriegebäuden häufig eine umfassende Gebäudeautomations- und -leittechnik vorhanden (GLT oder Gebäudeleitsysteme), ebenso wie Sensorik und IoT-Technologien (Internet of Things) zur Überwachung von Anlagenzuständen. Ein Bieter, der beschreibt, wie er diese technischen Einrichtungen in seine Betriebsabläufe integriert – beispielsweise indem Alarmmeldungen aus der Gebäudeleittechnik direkt in sein Ticketsystem einfließen oder IoT-Sensoren für eine vorausschauende Instandhaltung genutzt werden – verdeutlicht, dass sein Konzept anschlussfähig an die Gegebenheiten des Auftraggebers ist.

Speziell die Zutrittskontrolle ist ein Bereich, der eng mit den Abläufen des Auftraggebers verzahnt sein muss. In den einzureichenden Plänen kann der Bieter ausführen, wie er das Zutrittsmanagement in den Gesamtbetrieb integriert. Das betrifft etwa die Abstimmung mit der Personalabteilung und der IT des Auftraggebers, um Berechtigungen für Mitarbeiter und Fremdfirmen effizient zu verwalten, oder die Verbindung von Zutrittssystemen mit dem Besuchermanagement am Empfang. Ebenso sollte das Konzept berücksichtigen, wie die Zutrittskontrolle in Notfallsituationen gehandhabt wird (z.B. Öffnen von Türen bei Feueralarm, Evakuierungskonzepte in Verbindung mit Zugangsdaten) und wie sie sich in das Sicherheitskonzept des Betriebs einfügt. Indem der Bieter diese Aspekte im Vorfeld durchdenkt und darlegt, demonstriert er Flexibilität und die Fähigkeit, seine Dienstleistungen nahtlos an die Kundensituation anzupassen. Für den Auftraggeber wird so ersichtlich, welcher Anbieter nicht nur isoliert seine Leistungen erbringt, sondern aktiv die Integration in die vorhandenen Prozesse und Systeme mitdenkt – ein wesentlicher Pluspunkt für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Die schriftlichen Konzepte und Pläne, die als Bestandteil des Angebots eingereicht werden, fördern die Transparenz im späteren Leistungsprozess und stärken die Rechenschaftspflicht des Auftragnehmers. Sobald der Zuschlag erteilt und der Vertrag geschlossen ist, dienen diese Unterlagen als Referenzpunkt für die Vertragserfüllung. Alle wesentlichen Leistungszusagen des Dienstleisters sind darin festgehalten. Für den Auftraggeber ergibt sich daraus die Möglichkeit, den Fortschritt und die Qualität der Leistungserbringung systematisch zu überwachen. Beispielsweise kann im Wartungskonzept festgelegt sein, in welchen Intervallen bestimmte Anlagen inspiziert und gewartet werden. Der Auftraggeber kann während der Vertragslaufzeit diese Intervalle überprüfen und mit den tatsächlichen Tätigkeiten abgleichen. Ebenso könnten im Personalkonzept Mindestbesetzungsstärken oder Qualifikationsanforderungen definiert sein, die der Auftragnehmer dauerhaft erfüllen muss. Durch den Vergleich von Soll (Konzeptzusagen) und Ist (tatsächliche Leistung) entsteht Transparenz darüber, ob der Dienstleister seinen Verpflichtungen voll nachkommt.

Diese Klarheit geht Hand in Hand mit erhöhter Accountability – also Rechenschaftspflicht und Verantwortlichkeit des Dienstleisters. Hat der Bieter im Rahmen der Ausschreibung konkrete Vorgehensweisen und Qualitätsstandards zugesagt, so kann der Auftraggeber ihn später bei Abweichungen gezielt darauf ansprechen. Die Konzepte fungieren quasi als schriftliches Protokoll der Versprechen, an dem sich der Auftragnehmer messen lassen muss. Für beide Seiten schafft dies Sicherheit: Der Auftragnehmer weiß, dass die Einhaltung seiner Zusagen überwacht wird, und der Auftraggeber kann bei Leistungsproblemen auf die Vertragsunterlagen verweisen. Zudem lassen sich anhand der eingereichten Pläne gemeinsame Kontrollmechanismen definieren, etwa regelmäßige Jour Fixe oder Reporting-Pflichten, bei denen der Dienstleister Rechenschaft über den Status der technischen Anlagen oder die Erfüllung von Service Levels ablegt. Sollte es im Verlauf des Auftrags zu Unstimmigkeiten kommen, dienen die ursprünglichen Angebotsdokumente als objektive Grundlage, um zu beurteilen, was vereinbart war. Damit wird auch der Streitfall proaktiv entschärft – viele potenzielle Konflikte lassen sich vermeiden, wenn von Anfang an klar dokumentiert ist, was erwartet und zugesagt wurde. Letztlich fördert die schriftliche Fixierung der Leistungskonzepte eine Kultur der Offenheit und Verantwortung, da beide Parteien einen gemeinsamen Bezugspunkt für Qualitätsstandards und Verfahren haben.

Heutige Auftraggeber – gerade im Industriesektor – legen vermehrt Wert auf Nachhaltigkeit und Innovation in der Gebäudebewirtschaftung. Die Verpflichtung der Bieter, im Rahmen der Ausschreibung entsprechende Konzepte vorzulegen, bringt diese Aspekte frühzeitig auf den Tisch. Ein Energiebewirtschaftungs- oder Nachhaltigkeitskonzept, das als Teil der Unterlagen eingereicht wird, kann aufzeigen, welche Strategien der Dienstleister zur Steigerung der Energieeffizienz und zur Reduzierung von CO₂-Emissionen verfolgt. So könnte ein Bieter beispielsweise erläutern, wie er durch optimierte Regelung der Gebäudeleittechnik den Strom- und Wärmeverbrauch minimiert, welche energieeffizienten Betriebsweisen er für große Verbraucher (wie Lüftungsanlagen oder Kälteanlagen) vorsieht und wie er den Gebäudebetreiber bei Klimaschutzmaßnahmen unterstützt. Auch Maßnahmen wie der Einsatz von umweltfreundlichen Servicefahrzeugen, der Verzicht auf schädliche Chemikalien bei technischen Wartungsarbeiten oder ein Konzept zum Abfall- und Recyclingmanagement bei Ersatzteilen können hier thematisiert werden. Solche Darstellungen geben dem Auftraggeber die Sicherheit, dass der zukünftige FM-Partner seine eigenen ESG-Ziele (Environment, Social, Governance) unterstützt und sich der Verantwortung für nachhaltiges Wirtschaften bewusst ist.

Gleichzeitig fördern die detaillierten Konzepte den Wettbewerb um innovative Lösungen. Indem der Auftraggeber die Bieter auffordert, ihre Methodik und Technik offen darzulegen, entsteht ein Anreiz, mit zeitgemäßen Ansätzen und Ideen zu punkten. Ein Anbieter könnte in seinem Konzept vorschlagen, IoT-Sensoren und datenbasierte Analysen einzusetzen, um vorausschauende Instandhaltung (Predictive Maintenance) zu betreiben. Ein anderer stellt vielleicht sein digitales Ticket- und Reporting-System vor, das dem Auftraggeber in Echtzeit Einblick in alle laufenden Aufgaben gibt. Wieder ein anderer betont seine Erfahrung mit Smart-Building-Technologien, etwa selbstlernenden Heizungssteuerungen oder der Einbindung von KI zur Anlagenoptimierung. Derartige Innovationsbeispiele in den Konzepten zeigen dem Auftraggeber, inwiefern ein Bieter Mehrwert über das Standardleistungsprofil hinaus bieten kann.

Auch im Bereich der Sicherheitstechnik und Zutrittskontrolle können innovative und zugleich nachhaltige Lösungen vorgeschlagen werden. Das Konzept könnte z.B. den Einsatz moderner, energieeffizienter Zutrittssysteme vorsehen, die nicht nur den neuesten Stand der Technik und hohe IT-Sicherheit gewährleisten, sondern auch einen geringen Stromverbrauch aufweisen oder auf langlebige Hardware setzen. Vielleicht plant der Bieter den verstärkten Einsatz digitaler Schlüssel oder Ausweiskarten, was den Bedarf an physischen Schlössern reduziert und flexibel erweiterbar ist. Solche Überlegungen signalisieren, dass der Dienstleister sich aktiv mit neuen Technologien auseinandersetzt und dem Auftraggeber helfen will, den Betrieb zukunftssicher und umweltgerecht zu gestalten. Insgesamt ermöglichen die einzureichenden Konzepte dem Auftraggeber, jene Bieter zu identifizieren, die Innovation und Nachhaltigkeit ernst nehmen. Dies trägt dazu bei, dass der schließlich beauftragte Partner nicht nur heutige Standards erfüllt, sondern auch langfristig die Weiterentwicklung des Facility Managements im Objekt vorantreibt – im Interesse der Effizienz, der Umwelt und der Nutzer des Gebäudes.

Umfassende und präzise Angebotsunterlagen dienen schließlich auch dazu, Risiken unterschiedlicher Art bereits im Vorfeld zu minimieren. Wenn ein Bieter von Beginn an alle vorgesehenen Leistungen detailliert beschreibt und sämtliche Verantwortlichkeiten klärt, sinkt das Risiko von Missverständnissen oder Lücken im Vertrag. Die Gefahr, dass nach Zuschlagserteilung Streit über den Umfang der geschuldeten Leistungen entsteht, wird deutlich reduziert. Alle Parteien wissen genau, was vereinbart wurde, weil es schriftlich in den Konzepten fixiert ist. Dies schafft im Zweifel Rechtssicherheit: Sollte es zu Diskussionen kommen, kann auf die im Angebot dokumentierten Leistungspakete verwiesen werden. Damit verringert sich auch das Risiko rechtlicher Auseinandersetzungen oder Nachträge, denn potentielle Unklarheiten wurden bereits im Ausschreibungsprozess ausgeräumt.

Aus Sicht des Auftraggebers bedeutet ein umfassendes Konzept zudem Schutz vor verborgenen Kosten oder unrealistischen Versprechen. Ein Anbieter, der im Wettbewerb lediglich mit einem niedrigen Preis ohne entsprechende Leistungsbeschreibung punkten will, hätte es schwer: Durch die Pflicht, ein vollumfängliches Konzept abzugeben, werden unausgereifte oder unzureichend kalkulierte Angebote offenbar. Wenn ein Bieter z.B. viel zu wenig Personal oder zu seltene Wartungsintervalle in seinem Konzept vorsieht, fällt dies im Vergleich mit den Konkurrenzangeboten auf und kann gezielt nachgefragt oder bei der Wertung negativ berücksichtigt werden. So wird verhindert, dass ein Auftragnehmer aufgrund eines unrealistischen Niedrigangebots den Zuschlag erhält und später entweder Leistungen nicht in der erwarteten Qualität erbringt oder zusätzliche Kosten geltend macht. Stattdessen setzt sich der Bieter durch, der realistische und belastbare Konzepte vorlegt – was zwar möglicherweise einen höheren Angebotspreis bedeutet, dafür aber ein tragfähiges, nachhaltiges Leistungsversprechen beinhaltet.

Nicht zuletzt garantiert die Anforderung detaillierter Konzepte, dass nur solche Bieter im Rennen bleiben, die alle Compliance-Vorgaben und finanziellen Bedingungen verlässlich erfüllen können. Kandidaten, die beispielsweise den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen oder deren wirtschaftliche Tragfähigkeit zweifelhaft ist, scheitern oft schon daran, ein schlüssiges Konzept vorzulegen. Übrig bleiben Dienstleister mit solider Planung und finanziell nachhaltigem Ansatz, was das Ausfallrisiko während der Vertragslaufzeit deutlich mindert. Insgesamt trägt die umfassende Einreichung von Konzepten und Plänen dazu bei, Risiken auf ein Minimum zu reduzieren – von rechtlichen Streitigkeiten über finanzielle Nachforderungen bis hin zu operativen Leistungslücken. Für den Auftraggeber resultiert daraus eine höhere Sicherheit, dass der gewählte FM-Partner vertragstreu, leistungsstark und zuverlässig über die gesamte Laufzeit hinweg arbeitet. Auch für die Bieter zahlt es sich aus: Sie können sich durch transparente und gut durchdachte Konzepte von Mitbewerbern abheben und legen den Grundstein für eine vertrauensvolle, langfristige Geschäftsbeziehung, in der es keine bösen Überraschungen gibt.